会议管理制度及表格

会议管理制度

一、目的为规范集团公司各级单位会议管理、提高会议质量，提高公司的执行力，特制订本制度会议原则提高效率、节约资源、解决问题

二、范围适用范围本规定适用于集团公司各部门，各子公司及项目部根据其实际情况遵照制定执行并上报集团公司备案

三、名词解释

1、会议类别

1、紧急、临时会议具有明确时间限制性的突发性、重要性会议

2、常规会议、例会指已经确定于固定时间召开、有固定议题和参加人员的会议各部门、各子公司例会时间在责任书中已明确会议会议时间会议内容参会人员组织部门类型会议地点集团董事会、总经各部门当日工作计划和前一日工作总周一至周五上午理、以及总部各部会议室行政部集团总部管理层日结以及各部门/子公司间工作沟通协830门负责人常经营例会调集团总部操作周工作总结和计划以及部门间工作集团公司职能部层周工作协调每周五下午4:00会议室行政部协调与沟通门负责人会

1、各部门/子公司季度、月度工作目标另行集团公司季度工作每季度举行一次具体集团董事会、总经理、行政部达成及经营状况分析；通知总结会时间每年通知以及总部各部门负责

2、下季度工作任务下发及分解人、子公司负责人

1、半年、当年各部门/子公司年度集团公司半年工作目标达成及经营状况分析；另行度、全年度工作每半年举行一次具体集团董事会、总经理、行政部

2、次年各部门/子公司工作任务下通知时间每年通知以及总部各部门负责总结会达及分解人、子公司负责人

3、专题会议各中心、多部门围绕某议题进行专门研究、讨论并形成决议

2、与会人员

1、主持人负责对会议进程进行整体现场组织、控制，保证会议目标实现、进行会议总结

2、参会人员对会议议程参与讨论和决策

3、列席人员列席会议，可不参与会议议题的讨论和决策

四、职责

1、集团公司行政部为集团公司会议统筹管理部门子公司、项目部办公室主任作为本部门会议组织、推进、反馈责任人

2、集团公司行政部、子公司、项目部办公室作为会议主管部门，负责集团公司或者本单位会议的议程安排、议案归纳、议题上会协调以及会议设备、会议室安排、座位、会议用水、用餐、用车等后勤保障工作

五、管理制度

1、会议说明⑴、为保证会议效率和质量，一般性会议的时间应控制在3个小时以内⑵、涉及两个或者两个以上部门或者子公司/项目部的议题的，部门之间应提前沟通，并提交解决方案建议上会讨论⑶、会议组织部门必须作好会议纪要，完整书面记录所有的决定、建议等要点，以及责任人、完成时间、完成标准

4、参会人员到达会场后应在签到表上签到，签到表由会议组织部门准备⑸、各子公司及项目部例会为至少每周一次，未开会的每周也必须进行相关工作的书面汇报

2、会议通知见附件1例会会议通知均由集团公司行政部、子公司/项目部办公室下发；临时或者紧急会议由会议召集部门提前下发，会议通知应该包括以下几项内容•会议目的明确说明举行此次会议要达到的效果•会议时间应包括会议的开始时间和结束时间•会议地点会议地点应该明确标此如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图•会议议程会议议程的第一项是主持人宣布请假者人员或部门名单、点名、讲解会议要求及会议注意事项•每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、时长

3、会议主持人会议主持人要对会议的进程进行整体控制，保证会议按时、按会议通知要求进行；会议主持人对会议按时召开、确定参会议题、确定参会人员及会议过程中负责控制讨论的方向、保证达到会议目标负责

4、会议请假

1、与会人员，如不能参加会议或不能按时参加会议，必须提前请假无故不参加会议者处罚500元/次

2、得到批准方为有效，凡不被批准的请假，一律要求申请人按时参加会议

5、会议纪律

1、人员应按时到会，不得迟到；

2、凡会议涉及保密和暂时保密的事项，与会者必须严守秘密，不得泄密

（3）、参加会议人员不应处理与会议无关的工作会议期间禁止大声喧哗，开小会或从事其它影响会议秩序的行为

（4）、参会人员均须将手机调成静音确因工作需要须接听电话时，应向主持人请假到会议室外接听

6、会后管理

（1）、会议纪要（见附件2）是公司各级会议的议题、议案讨论结果的记录，是各级部门执行会议决定的备忘录，故会议组织部门应详细记录、及时下发、定期归档，会议纪要接收人员应认真阅读纪要,执行会议决定各子公司/项目部办公室必须在会议结束后8小时内将会议纪要上传至集团公司行政部行政部将定期对会议纪要形成的会议决议的执行、推进进行检查、反馈，集团行政部是会议纪要下发、跟踪、归档的主管部门关于各类会议的会议纪要下发时间:会议类别会议纪要下发时间紧急4小时内例会8小时内专题会12小时内

（2）、会议上形成的专项任务需明确任务的内容、完成标准、责任人、完成时间等相关内容，详见公司《专项任务书》（见附件3）会议组织部门和集团公司行政部是《专项任务书》执行落实、跟踪、推进、督办的主管部门

7、处罚

（1）、无故延迟下发会议纪要的，会议组织部门和会议主管部门负责人各处罚500元/次⑵、凡违反会议纪律者，均依照公司《奖惩管理规定》进行行政处罚七.附件

1、《会议通知格式》

2、《会议纪要格式》

3、《会议签到表》

4、《专项任务表》会议通知签发人签发时间会议名称组织部门主持人开始时间会议时间会议地点结束时间

1、参会人员与会人员

2、列席人员会议议题发文单位拟稿审核

1、必须按时参会（时间以公司考勤机时间为准），不能参会者需报主持人批准未请假或者未按时参会者处以500元/次罚款；备注

2、请相关部门有需要在会议上沟通的事宜，提前做好会议准备，并在会议耐艮会议主持人；

3、其他说明事项；联络人及联系电话:会议纪要会议时间:会议地点:会议主题:参会人员:列席人员:会议主持:会议记录:会议内容:会议决议:专项任务书简要:集团公司X义部门/子公司X年X月X日主送:专项任务单任务编号xx（年份）XXX号工作任务、现阶段情况、完成达到的要求及时间**部门***（岗位）根据**的要求完成的**工作事宜，由于你未在约定期限完成**工作，现下发专项任务，要求你部门于**工作日内完成**工作，具体要求如下总经理意见签字日期董事长意见签字日期专项任务完成情况及处理办法行政部意见相关子公司/部门意见总经理意见总经理意见:会议签到表会议名称:会议地点:会议时间:姓名部门签到时间。