文件管理制度内容

一、目的为对公司所有文件的收、发、阅、签、存、修订等环节进行有效管理、控制，确保公司文件管理的“现行、完整、有效”，防止文件流失和泄密，特制订本制度

二、名词解释

2.1法定公文指公司与政府有关部门、上级主管系统、公司内部各部门之间、公司与不相隶属的各企事业单位和社会团体往来的文件；文种以《国家行政机关公文处理办法》为依据

2.2决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项

2.33通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员

2.4通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况

2.5报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问

2.6请示适用于向上级单位请求指示、批准事项

2.7批复适用于答复下级单位的请示事项

2.8意见适用于对重要问题提出见解和处理办法

2.9函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等

2.10会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项

2.11资料:凡是公司在生产经营管理活动中形成的各类资料和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、财务账簿、照片、影像、电子文档等，如与安全、环保、设备设施相关的设计、施工、技改等基础资料，如与工艺设备图纸、施工、检修、验收竣工等相关的基础资料，以及与本公司生产经营活动相关的上级文件

三、适用范围适用公司各级文件管理

四、上游和参考程序《公司管理手册》

五、程序责任部门和主要相关部门综合部及各级职能部门

六、职责总经理职责

（1）负责对收文办理的文件进行批示；⑵负责对发文办理的文稿进行签发分管领导职责

（1）负责对收文办理中涉及到本人分管的文件进行批示；⑵负责对发文办理中涉及到本人分管的文稿进行审阅人事部

（1）制订文件管理制度；

（2）负责公司级文件编号；

（3）负责公司级文件归档、各部门存放到档案室重要文件（含资料）的归档、及借阅管理；

（4）进行必要的文件管理知识培训；

（5）对各部门文件管理情况进行检查考核各部门

（1）负责起草本职能部门相关的文件；指定专人负责本部门文件管理工作（包括收发、呈报审批、登记归档、定期梳理及上传文件至公司文件服务系统等）；

（2）负责本部门接收外来文件的呈报签阅、会签和向综合部报送复印件；

（3）负责本部门以公司名义发文的呈报签阅、会签和向综合部报送复印件；

（4）负责本部门接收外来文件、以公司名义发文在公司内部执行情况的督导；

（5）负责本部门内部发文管理（编号、分发、组织实施、检查督导等）；

（6）建立本部门收发文件记录，做好本部门职能范围内相关文件档案管理工作，保证所用文件“现行、完整、有效”

七、规定1工作程序公司文件分为外来文件（含集团公司文件、政府部门文件）、内部文件（含公司级文件、其他部门相关文件、本部门内部文件）、体系文件三类（D外来文件接收

（1）对外来文件，接收部门要进行文件、文号、密级等的核对，确保接收文件的准确性；

（2）接收部门按《文件签阅登记表》所示流程呈报审阅，组织会签，并做好存档、备案相关工作《文件签阅登记表》须随来文一并存档执行接收部门按公司领导批示，组织相关部门和人员认真落实文件要求延误责任人承担延误执行相应责任

（2）外发文件发文类别外发文件包括公司各部门上行文和对外发文，主要包括以下几类

（1）对上级部门呈报工作计划、请示、报告、处理决定；

（2）与政府相关部门工作联系的文件、计划、请示、报告、通知、通报、决定；

（3）与其他公司有关重大安全生产、技术、财务、人事、物资供应、科研、基建等工作联系事宜的文件发文程序文件编制部门拟稿完成后，按公司规定要求报审报批，所有外送文件必须做好保存、备案、存档等相关工作各部门及所属人员、各级领导按对应职责对外送文件进行审稿、审核及审批未严格按公司规定的审稿、审核及审批程序执行的文件一律禁止公布、外送及实施公司对外发文流程如下拟稿（承办部门）一核稿（文件管理部门）f审稿（承办部门的分管领导）一审批（总经理）一校对、缮印（文件管理部门组织承办部门）一存档、记录（文件管理部门/承办部门）

（3）公司内部发文发文条件各部门在公司范围内安排布置重要工作时，可以按程序申请发放公司内部文件发文程序文件编制部门拟稿完成后，按公司要求报审报批，并做好保存、备案、存档等相关工作体系三级类及以上文件（如作业指导书、操作规程和公司制度等）的发文首页必须注明文件编号、版次、编制人、审核人和批准人、发文号及实施日期等内容文件编制部门完成体系三级类及以上文件审批下发后，须三日内将文件书面版或电子版报公司文件管理部门（综合部）备案记录其他未定之处参照体系规范的文件控制程序要求执行公司内部发文流程如下拟稿（承办部门）一核稿（文件管理部门）f审稿（承办部门的分管领导）一签发（总经理）f校对、缮印（文件管理部门组织承办部门）一《文件签发表》（文件管理部门）一一预立卷（承办部门）f归档或销毁（文件管理部门）

（4）文件编号人事部负责公司文件编号管理，具体编号规则如下例如mmnn--001A/0,mm表示公司代号，nn表示部门代号，001表示文件号，A/0表示文件版次涉及体系规范管理的文件须严格按照体系规范的文件控制程序要求执行公司各部门字母代号如下人事部在文件编号同时，做好公司内部发放文件登记（电子版）文件版次第一次发行文件为原版发行，版次为A/0；第一次修改版次为A/1,……第九次修改版次为A/9o2归档要求

（1）文件（包括重要工作、重要会议形成的文件材料等）归档时应按照内容、名称、时间顺序、密级等分门别类进行整理归档

（2）归档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性进入公司资料室归档的文件必须完整、有效

（3）文件管理者必须将纸质文件、资料、档案做目视管理，每本文件档案上需要有文件清单、目录；字迹清晰、明了，没有涂改，总账清晰，清单、文件、资料一致

（4）部门文件原则上都须换成电子格式进行存档，并要求以月为单位整理上传至公司文件服务系统统一备档（文件上传参考操作指南）

（5）上年度形成的文件材料，要求在下年度第一季度完成整理

3.文件修订文件因公司管理、业务变更或环境发生变化等原因需要修订时，按公司文件修订会签审批程序进行

4.文件传阅过程中的保密规定

（1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容⑵阅读文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过1天，阅后应签名以示负责如有领导批示、拟办意见，有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理文件借阅手续，以防止丢失泄密

5.文件借阅管理1有关人员借阅一般文件，需经本部门、分管领导负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或文件管理人员主管领导同意后方可借阅，并按要求在《借阅文件登记表》上登记2借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许在文件上勾划、做标识等

6.文件废止对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，各部门应每年按公司年度统一安排进行废止管理，有特别规定的按有关规定执行

八、奖惩规定

1.不按文件制度流程、规定办理的人员，第一次口头批评，退回上一流程处理；第二次不按流程办理的人员给予经济处罚50元/次，第三次加倍处罚；

2.不按流程办理的制度、文件、资料、单据等，流程接收者/部门有权拒绝接收，并退回上一流程，退回后不及时处理者，由此耽误工作或造成损失由其自己/部门承担责任；3各部门必须建立电子版《接收外来文件记录》、《接收内部文件记录》、《上行文文件记录》、《本部门内部发文文件记录》，并做好日常维护抽检发现登记错误或者不全的，给予部门负责人和相关人员每次50-200元经济处罚

九、附录

1、本制度及附则内容解释权和修订权归综合部所有

2、本制度自下发之日起实施，其他制度、文件等内容与本制度内容抵触的，遵从本制度

3、支持文件包括但不限于，《文件签阅登记表》、《对外报送文件审批权限表》、《文件签发表》、《接收外来文件记录》、《接收内部文件记录》、《上行文文件记录》、《本部门内部发文文件记录》、《基础资料清单》等附则一基础资料管理办法

一、职责分工

1、公司领导

（1）审核分管部门《基础资料清单》，并每季度抽查相关工作开展情况

2、综合部

（1）拟订公司《基础资料管理办法》；

（2）指导本部门所属人员及资料室建立公司《基础资料清单》（纸质版和电子版各一份），并做好更新维护工作；

（3）指导本部门所属人员及资料室做好日常管理，做好基础资料的收集、分类、整理、立卷、归档工作；

（4）每月对公司基础资料及各部门基础资料管理情况进行监督考核；

（5）不断提高案卷管理质量，使基础资料管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理

3、各部门

（1）明确一名管理人员担任本部门基础资料管理员；

（2）建立本部门及所属班组《基础资料清单》（电子版），并做好更新维护工作；

（3）按质量管理体系要求，做好质量管理资料的日常记录和相关管理工作；

（4）每周组织整理《基础资料清单》中各项资料，做好收集、分类、整理、立卷、归档工作

二、工作要求

1、凡安全、管理、技术、经营与商务、设备、财务等方面的重要资料（如图纸、证书等，但财务原始凭证等账册由计财部另行单列管理），必须在资料获取一周内存入公司资料室，再根据需要办理借阅手续

2、各部门要结合实际，甄别本部门及所属班组现有基础资料中哪些是企业持续经营和发展需要留存的（要充分考虑人员流动的因素），以及对应的留存期限；哪些基础资料目前还没有建立记录，需要建立记录和有计划留存的，以及对应的留存期限；在本部门对接的外部检查、对外申报工作中，需要其他部门提供支持的资料名称，以及对应的留存期限等要求

3、各部门根据甄别的结果，提出本部门《基础资料清单》，明确各项基础资料收集整理的责任人，明确本部门基础资料兼职管理人员

4、各部门《基础资料清单》纸质版需呈报本部门公司分管领导审阅，之后报送综合部审核、备案《基础资料清单》如有更新，需在一周之内按上述程序重新审核备案

5、各部门根据本部门工作实际，每周或每月组织进行基础资料整理工作，确保基础资料管理能够很好地服务于公司的生产、经营、发展

6、所有资料必须按“分门别类、入框上架、科学排列、便于查找”的原则进行归档和存放，做到依据目录能够快速准确存取和查阅

7、资料柜、资料室要保持整洁卫生，认真做好基础资料防火、防鼠、防潮、防盗工作

8、基础资料管理过程中发现问题应及时处理、报告并做好相关记录，确保基础资料的完整与安全

9、档案室每月要对各部门基础资料的管理情况进行检查督促，对未按本办法要求开展此项工作的责任人，按《制度建设与执行考核标准》（另文下发）进行考核

三、资料查询

1、公司内部管理、专业技术人员因工作需要查阅资料室资料，须报请本部门负责人批准

2、外单位人员要查阅、复印公司资料，必须持单位介绍信并经本公司部门负责人和分管领导批准后，方可查阅

3、公司所有资料一律不允许向本公司以外人员借阅，特殊情况下需经公司总经理批准同意后，方可出借

4、任何人查阅、复印资料，资料室资料管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容

5、对于公司机密资料，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。