综合事务管理办法

管理文件综合事务管理办法综合事务管理办法1目的为了加强公文处理工作，提高公文质量，提高综合事务管理,特制定本办法2适用范围适用于公司综合事务3内容

3.1公文处理公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全

3.

1.2综合部是公文处理机构，主管公文处理工作

3.

1.3各部门设兼职人员负责本部门公文处理工作

3.

1.4公文处理指以、、名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核，缮印、用印、登记、分发、整理、归档等程序

3.

1.5根据工作实际需要，各专业性公文由各部门拟定初稿、核稿，综合部负责修改、二审，其他公文和统一由综合部负责起草各部门公文起草完毕，附上发文稿纸，并将发文稿纸的所有要素（拟稿单位、拟稿、核稿、标题等）填写完毕后送综合部,同进将负责人核稿后的电子文档发至文书中心，综合部文秘人员根据文件内容进行修改，报综合部二审，再报各分管副总经理、总经理签发或会签后方可上报或下发

3.

1.7公文在发文稿纸上填写完所有要素后报总经理签发或会签，然后上报或下发经委书记授权，部分公文可由委副书记签发

3.

1.8行政、公文统一用、相关公文纸上报或下发；无论是行政公文的公文号必须连续

3.

1.9公文必须加盖公章后方可生效

3.

1.10公文正本留综合部归档存查，由综合部将文件复印送上级部门或下属各单位，各单位不得越级上报；下发的公文根据公文份数、工作需要由文书中心以电子文档或纸质文件下发到各相关单位公文处理完毕，应当整理归档，按照编号、日期、文件名、处理意见等内容，综合部统一在计算机或纸制上进行登记、保存有领导指示的，还应附批复件

3.

1.12各相关部门领件人统一在发文登记簿上填写文件名称、发文编号、姓名、日期，以备查

3.

1.13文书中心以电子文档下发的文件，由各相关部门领件人通过0A接收，每天上、下午必须各接收一次，保证公文的时效性

3.

1.14对重要的请示或报告有批复函的，综合部应当在第一时间将批复函上报主管领导阅示，并根据阅示意见传达到相关责任人

3.

1.15对公文的流转、记载、归档、销毁等工作由综合部统一管理，保管期限为五年

3.2接待管理

3.

2.1接待管理主要规定了接待分工、接待程序、接待工作内容及要求、业务招待费使用程序

3.

2.2本标准的接待管理适用于接待来视察、考察、检查、稽查、走访、调研、参观等活动以及联系工作、洽谈业务、参加会议、参观学习、出席庆典、投资合作的国内外宾客的接待工作

3.

2.3层面的接待由综合部牵头负责，各单位配合各部门负责本部门的接待，需要领导参加的接待活动，提前一天报告综合部统一协调

3.

2.4接待程序层面接待应遵循的程序为接待开始一接待信息审核一接待工作审批一接待工作准备一接待工作实施一接待结束a）接待开始通过电话、传真、邮件、文件等方式接收到接待信息后，接收人员要认真核对信息的完整性和准确性要求接待信息必须有“六要素”:公务信息来宾公务目的和工作需求；人员信息来宾单位、人数、职务；时间信息来宾到达时间，预计返程时间；交通信息往返交通方式；接待信息来宾需要的接待内容（会谈、参观等）；资料信息单位和主宾背景资料（可以通过自我收集或者客方提供）；各单位对外接待所涉会议、培训、项目、科研等大型接待活动必须提前报告主管领导批准后再报总经理审批，并提前1天将接待的全套资料报综合部备案b）接待信息审核层面的接待信息由综合部负责审核，对来宾来访的目的和要求、来宾人数、日程安排、重要单位和贵宾的背景资料等“六要素”确认清楚后，并提出审核后的接待意见c）接待工作审批层面的接待由综合部将接待信息和接待意见呈报领导审批d）接待准备工作根据领导的批示，综合部制定接待计划，按照接待标准，对来宾的迎送、陪同、食宿、交通、活动内容作出详细安排，必要时需提前与来宾方确认接待计划各项准备均要求提前到位重要接待、重大活动还将组织参与接待的领导和相关部门负责人进行接待计划的讨论和准备事项的商定；根据准备工作进度，还将组织对准备事项到位情况的检查e）接待工作实施按照确认后的接待计划组织实施，认真做好迎送、宴请、会谈、参观、外出考察等主要接待活动，达到好的效果f）接待结束接待计划完成后，要及时将接待资料存档综合部对接待中产生的交办事项，列入工作督办，直到完成为止

3.

2.5层面的接待在制定接待计划时，所涉的迎送、陪同、食宿、参观线路、外出考察活动等事项必须严格执行西南铝相关接待标准

3.

2.6会见、会谈及会议场在公司内安排在铝城宾馆、民丰公司、以及各制造中心的会议室，不允许安排在办公室或生产场所

3.3印章管理

3.

3.

13.1综合部是印章管理的主管部门

3.

3.2印章由综合部设专人保管，确保印章安全印章管理人员要有责任心、坚持原则、认真细致、严守纪律如因故请假需交其他人代管印章时，须请示领导同意后，并办理工作委托；因工作变化，调离本岗位时，需办理印章交接手续

3.

3.3印章管理人员应按照申请、批准、登记、用印的规范程序管理印章先由用印部门提出申请，须经领导审批，并进行登记后用印严禁在空白纸张及表格上用印

3.

3.4印章不得转借使用，不得擅自携带印章外出用印特殊情况确需外出用印的，应经综合部审核备案，报领导批准后，安排专人、专车，并由印章管理人员随行监印

3.

3.5各类印章必须存放在铁质密码文件柜内，防止丢失、损坏、盗用如发生印章丢失、损坏等情况时，应立即报告被盗印章事件发生后立即报保卫部门查处

3.

3.6印章审批及使用

3.

3.

6.1印章使用应建立严格的审批程序，明确印章的审批权限和审批流程行政印章应经主管领导审批后用印

3.

3.

6.2正式公文的用印，按发文程序经签发人签发后并完成印制的公文，可直接用印

3.

3.

6.3其他事项的用印，应履行用印审批程序使用印章必须填写用印审批单，并严格执行用印登记

3.

3.

6.4用印审批单填写内容包括用印单位、用印事由、用印去向、用印日期、批准人、用印经办人、用印份数用印前，印章管理人员应对实际用印内容和审批内容予以认真核对，经确认无误方可用印并对用印审批单与登记薄一并保存，确保管理完善到位

3.

3.

6.5坚持按程序使用印章凡需要使用印章的,导须经主管领或分管领导签字批准财务、计划、统计、销售、环保外贸、安全等报表、借款、贷款合同、承兑汇票、报关单、材料等各单位报审必须由主管领导审批；授权委托书、担保函、更、组织债权产权变机构及人员变动对外用印，需加盖法人代表印章等用印申请事项，必须由总经理审批签字后方可用印；公函、协议及出具的各种证明（包括外对说明材料、资质证明及申报评审材料等）由公司主管领导或综合部经理（副经理）签字审批后用印

3.

3.7对涉及向上级汇报、债权产权、改革改造等重大事项内容的用印，印章管理人员应同时保留一份用印后的复制件备查

3.

3.8用印未按审批程序办理的，印章管理人员应拒绝用印

3.

3.9印章使用必须正确、规范公文加盖印章应端正、清晰、居中压在成文日期上，不得歪斜或模糊不清当印章下弧无文字时，采用下套式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套式，即印章中心压在成文日期上其他材料的用印，也必须保证印迹端正不斜、清晰整洁

3.

3.10公司用印审批单及相关记录资料由综合部印章管理人员保存，次年6月前归档保存

3.

3.11印章由公司总经办根据机构设置统一刻制、颁发、备案登记及启用

3.

3.12因业务工作需要，各单位可刻制业务专用章，但事先需书面报告，经综合部经理审核后报领导批准，由综合部统一刻制任何单位和个人不得私刻行政印章和业务专用章

3.

3.13印章因损坏、丢失需重新刻制时应做好申请、审核、登记备案、交旧领新或声明作废等工作

3.4通讯管理

1.

1.

14.1办公电话的安装、维护、搬迁等由综合部统一负责协调管理

1.

1.

24.2公司核定的办公电话属公司电信资源，任何单位和个人不得转为私用凡列入的家庭电话，使用者在退休、解聘（不享受待遇者）、调离后一月内撤除离休干部和退休厂级（公司级）领导本人不再使用后，三个月内撤除（三个月内通话费自理）

1.

1.3各单位需安装、拆除、迁移办公电话以及部门负责人需配置电话的，由部门提出申请，报综合部审批后办理新装或拆除电话由电信分局放号或收号，并负责实施；迂移、维修电话由综合部审批，并通知电信分局实施

1.

1.4对通讯费限额及管理作如下规定a）通讯费纳入各部门费用统一考核，费用限额由综合部核定各部门要严格控制单机费用，尽力降低通讯费b）根据实际需要，各部门的办公电话应根据实际工作需要从严控制开通范围，事先应报告综合部核准c）副处级以上负责人（高级业务经理、主任工程师）电话通话费用实行定额管理、董事长、总经理，总经理、财务总监、副总经理、总经理助理，实报实销；副总师、综合部经理300元/月；供销部经理、供销部副经理、供销部高级业务经理600元/月；其余部门正处级干部、副处级干部、高级业务经理、主任工程师、调研员200元/月d）班子成员电话通讯费用由综合部统一缴纳，到财务部凭据报销；其他副处级以上负责人电话通讯费用由本人缴纳，将固定电话、移动手机费用凭据交综合部，由综合部到财务部按限额报销

1.

1.5各单位办理电话通话以外的其他功能（如传真等），必须根据工作需要，经综合部批准后办理，否则按违规处理，追究领导和经办人责任

1.

1.6综合部所需通讯材料，由综合部报计划，供销部采购，按物资管理规定领用

3.5监督与检查综合管理执行情况，由综合部TEIE管理办评价管理小组进行不定期评价执行情况

3.6考核综合部根据评价、检查的结果，对执行不好的单位按业绩评价标准的要求，给予一定的处罚，并在TEIE管理运行分析会上予以通报

3.7本管理办法由综合部负责解释，自批准之月起开始执行。