公司文件管理管理制度（12篇）

公司文件管理管理制度（12篇）公司文件管理管理制度（精选12篇）公司文件管理管理制度篇1第一节总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度

二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率

四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档第二节文件分类

一、规定发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”

二、决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”

三、通知转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理1办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管须由公司总经理亲启的文件，总经理启封后，也应交办公室秘书办理正常手续2公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号，个人不得私自保存第六条公文的阅批与分转1凡正式文件均需办公室主任或副主任根据文件内容及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅力、为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办2一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理，如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理⑶为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天特殊情况例外第七条文件的传阅与催办1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容⑵阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责如有公司总经理“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失、泄密文件阅完后，应送交办公室秘书4办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放、分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转第三章发文的管理第八条发文的规定1全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件2各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核办公室同意发文,则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文3对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件,须由集团公司董事长批准签发第九条发文的范围1凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围2公司下发文件主要用于以下事项

①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件

②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定,发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的重大事项3公司上行文、外发文主要用于以下事项

①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定，同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜

②在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司总经理批准后，由主管业务部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布

③凡各业务部室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文,不备查考，可以用部室名义发会议纪要

④各业务部室与外单位发生一般业务联系，可用各部室的名义对外发函应各自编号备查，不用公司名义发文第四章发文程序与要求第十条发文程序规定1各单位需要发文,应事先向办公室提出申请2办公室同意发文时，主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿3草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写4文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章,标定日期和密级5办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神，对文稿进行审查和修改对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿,应退回拟稿单位重新拟稿6经办公室审查、修改后的文稿，送部门主管领导核稿对文稿内容、质量负责7对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新纂写清楚8需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签9文稿审核、会签后，按批准权限的规定呈送公司领导签发经领导签发后的文稿交办公室秘书，统一编号后送打印室打印10文件打印清样，应由拟稿入校对，校对人员应在发文稿上签名文件打印后，由办公室派专人按量印刷，再由办公室秘书分发并检查落实情况对印刷质量不好的文件，办公室秘书应拒绝盖章分发第五章文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需要本部门负责人签写便条，对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清如发现文件丢失、必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作第六章文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围1上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档2公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等3公司总经理办公会以及各种专业例会记录4参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等5上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料6反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品7公司日志和大事记8公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料9业务部室日常工作中形成的活动资料，由各业务部室负责立卷归档第十六条立卷要求1文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性⑵要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）第七章文件的销毁第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理、造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续

1、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司综合部签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单，送综合部经理审阅后，再送公司领导批阅

2、经公司领导批阅的文件，综合部要及时收回，按批示迅速准确地送阅和传递

3、各部门接文件后，要当日阅办，并根据领导批示及文件要求,主动办理属于各部门联合承办的，主办部门要主动做好协同工作,协办部门要积极配合

4、综合部对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期

5、各部门在文件承办后，要将办理结果写在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间或字号，将文件退交公司综合部，立卷、归档

6、上级下达的业务性文件，承办单位办完后，需要留存的，公司综合部经理签批后可以复印留用

7、各部门收到上级主管部门直接下达的文件或参加有关会议收到会议文件，均需交公司综合部统一登记,并按文件处理程序阅办公司文件管理管理制度篇4第一章总则第一条为提高行文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制订本制度第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料第三条全公司各类文件由办公室统一管理第二章收文的管理第四条公文的签收1凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封在签收和拆封时，收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管1办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管须由公司总经理亲启的文件，总经理启封后，也应交办公室秘书办理正常手续2公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号，个人不得私自保存第六条公文的阅批与分转1凡正式文件均需办公室主任或副主任根据文件内容及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅力、为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办2一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理，如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理⑶为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天特殊情况例外第七条文件的传阅与催办1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容⑵阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责如有公司总经理“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜⑶阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失、泄密文件阅完后，应送交办公室秘书4办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放、分散,如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转第三章发文的管理第八条发文的规定1全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件2各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核办公室同意发文，则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文⑶对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件,须由集团公司董事长批准签发和需要共同执行的事项，用“通知”

四、通报表彰先进，批评错误,传达重要信息，用“通报”

五、请示、报告向上级请求批示与批准，用“请示”向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”

六、批复答复请示事项用“批复”

七、函商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用“函”

八、会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”第三节文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容

三、发文字号包括代号、年号、顺序号

四、公司发文代号分为四种:

①“发”、

②“—人发”、

③“客发”冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转力避随意发文“发”用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编第九条发文的范围1凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围2公司下发文件主要用于以下事项

①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件

②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定,发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的重大事项⑶公司上行文、外发文主要用于以下事项

①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定，同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜

②在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司总经理批准后，由主管业务部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布

③凡各业务部室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文,不备查考，可以用部室名义发会议纪要

④各业务部室与外单位发生一般业务联系，可用各部室的名义对外发函应各自编号备查，不用公司名义发文第四章发文程序与要求第十条发文程序规定1各单位需要发文,应事先向办公室提出申请2办公室同意发文时，主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿⑶草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写4文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章,标定日期和密级5办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神，对文稿进行审查和修改对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿,应退回拟稿单位重新拟稿6经办公室审查、修改后的文稿，送部门主管领导核稿对文稿内容、质量负责7对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新纂写清楚8需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签9文稿审核、会签后，按批准权限的规定呈送公司领导签发经领导签发后的文稿交办公室秘书，统一编号后送打印室打印10文件打印清样，应由拟稿入校对，校对人员应在发文稿上签名文件打印后，由办公室派专人按量印刷，再由办公室秘书分发并检查落实情况对印刷质量不好的文件，办公室秘书应拒绝盖章分发第五章文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需要本部门负责人签写便条，对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催力、，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清如发现文件丢失、必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作第六章文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围1上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档2公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等⑶公司总经理办公会以及各种专业例会记录4参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等5上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料6反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的#像摄制品7公司日志和大事记8公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料9业务部室日常工作中形成的活动资料，由各业务部室负责立卷归档第十六条立卷要求1文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性2要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向档案馆（室）移交,清单一式两份（接交单位各留存一份备查）第七章文件的销毁第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理、造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续第十八条经审核同意销毁的文件，由办公室主任和办公室秘书监视销毁公司文件管理管理制度篇

51.目的防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生

2.适用范围适用于公司各部门的日常工作

3.职责

3.1总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察

3.2部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查

4.方法和过程控制

4.1公用设施的标识

4.

1.1机电设备按各设备名称、设备责任人标识，标识牌挂（贴）在设备显眼部位

4.

1.2消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识

4.

1.3配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的标识

4.

1.4所有设备间出入门上应有‘机房重地，非请勿进’的标识

4.

1.5所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态

4.

1.6仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上，并在库房门上贴‘严禁烟火’的告示牌

4.

1.7楼层的标识贴于本楼层的显着位置

4.

1.8在进天台的通道上应有天台重地，非请勿进’的标识

4.

1.9变压器和高压环网柜上挂’高压危险，请勿靠近告示牌

4.

1.10游泳池必须标明水的深度

4.

1.11天台显眼部位应挂贴高空抛物，手下留人’等字样的警示牌

4.2服务过程的标识

4.

2.1高空作业时，在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域，对区域内的财产要做好防护措施，并放置有‘危险勿进高空作业，注意安全等字样的告示牌

4.

2.2配电设备维修时，必须在开关上挂有人工作，禁止合闸的告示牌

4.

2.3清洗办公室及其他较光滑位置的’地面或天气潮湿时,应在显眼部位放置小心地滑’的告示牌

4.

2.4在公共场所刷油漆时，如果油漆未干而现场又无工作人员时，应在显眼位置放置‘油漆未干告示牌

4.

2.5泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间，在显眼部位挂放‘暂停使用告示牌，清洁时挂放‘清洁中字样的标识

4.

2.6维修公共卫生间设施时，应放置‘维修中‘或，停用‘字样的告示牌

4.

2.7楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时，应在单元防盗门或明显位置悬挂此区域在清洁中’字样的标识

4.

2.8对于其他有追溯性要求的服务过程（如一些清洁、保安、设备维护服务）标识，应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现

4.3标识的管理

4.

3.1各部门自行制作的标识，必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式，所有ci手册所规范的标识,部门必须严格执行

4.

3.2各部门如需设置中英文对照标识，需将中文及译文内容报品质主管审批

4.

3.3如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意义，应及时更换、替补或撤消

4.

3.4当设置标识的位置需要更改或撤销标识时，必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行

5.相关文件《ci标识手册》公司文件管理管理制度篇6

（一）总则第一条舄减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理

（二）收文的管理第四条公文的签收

1、凡来厂公兽文件（除厂领导订兽的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）接分别交两办机要秘书拆封在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收

2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管

1、两办机要秘书对上级来文拆封接应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管须由工厂承办或归档的厂领导亲普文件，厂领导普封接，也应分别交两办办理正常手续

2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存第六条公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签接，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批接分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办

2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系接再分转处理

3、篇加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）第七条文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完彳爰应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅接应签名以示负责如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密

4、文件阅完接，应送交两办机要秘书，切忌横传

5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意接，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转

6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文

（三）发文的管理第八条发文的规定

1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群策团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件号；“—人发”、“客发”分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，总经办统一认定（公司其他部门均以“发”的代号发文，以

②、

③代号发文，须在发文权限范围内）

五、文件必须盖章或签字

六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”O

七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确

九、发文单位必须注明全称

十、多页文件应标明页码

十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位

十二、文件纸一般使用a4型第四节收文

一、收文一律使用《—有限公司收文簿》

二、外单位来文均由行政部指定专人收文，由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序

二、办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理

四、文件的催办由总经办负责，防止漏办或延误

2、各群聚团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党一字、厂一字发文群聚团体文件由党委批转

3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件,须由党委书记或厂长批准签发其馀文件均由分管厂领导批准签发第九条发文的范围

1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围

2、党委、厂部下发文件主要用於

（1）公布全厂规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布全厂性的重大生彦、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关全厂的重大事项；

3、党委、厂部上行文、外发文主要用於:

（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生筐、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜

4、在工厂日常生姓、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准接，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布

5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文,不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要

6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文

（四）发文程式与要求第十条发文程式规定

1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;

2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的‘方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4、文稿拟就彼，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6、经两办审查修改彼的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新眷写清楚；

8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

9、文稿审核会签接，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

10、经领导批准签发彼的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；n、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12、文件打字彼，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发

（五）文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意接方可借阅第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作（一般舄月底一小清，季末一中清、年终一总清）如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作

（六）文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围

1、凡下列文件统一分别由两办负责归档

（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生姓经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

（8）反映本厂生筐、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

（9）工厂日志和大事记；

（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料

2、业务科室，各群聚团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群策团体负责立卷归档第十六条立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）

（七）文件的销毁第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁公司文件管理管理制度篇

71.编订依据本公司为了规范化质量流程，提升任务运营流转效率，以对接国际化质量管理为努力方向，为完善内部质量追溯管理，特编制此制度

2.适用范围本制度适用于公司内部记录和内外部发放文件的管理，是对公司记录和文件编号的诠释文件，适用于本公司现涉及的所有记录和文件

3.责任部门本制度的编订和修订部门为公司ISO体系部

4.制度细则

4.1记录编号规定

4.

1.1公司记录分为内部记录和外来记录

4.

1.2内部记录的设定格式为QR+++_/_记录缩写+隶属部门+记录编号+版本号

4.

1.3外来记录的设定格式为WL QR++外来记录缩写+隶属部门+记录编号

4.2公司文件编号规定

4.

2.1公司文件分为内部文件和外部文件内部文件可以有1标准操作指导书SOP2标准检验指导书SIP3标准管理程序SMP

4.

2.2质量手册的编写格式为T_JY+QM+_/_公司简称+质量手册缩写+手册版本号

4.

2.3程序文件的设定格式为T_JY+QP++_/_公司简称+程序文件缩写+文件编号+版本号

4.

2.4操作/检验规程、管理程序的设定格式为SOP/SMP/SIP+++_/_文件类别+文件所属部门+文件编号+版本号

4.

2.5外来文件的设定格式为WL++外来文件缩写+隶属部门+部门内部编号

4.3部门编号的规定

4.

3.1各部门的编号以组织机构图中的部门名称为标准，如行政部AD、人力资源部HR、质量部QM、市场部MD、销售部SD、售后服务部AS、商务部MC、采购部PD、仓库WD

4.4文件编写格式的确认

4.

4.1本公司所有文件和记录分为标题和正文

4.

4.

1.1公司文件和记录的标题抬头采用仿宋字体三号，以保证字体标头清晰醒目表格宽度设定为15厘米，表格内容采用单元格对齐方式为中心对齐，行间距设置为单倍行距，段前首行缩进2字符，段前段后间距设置为0,同时设定为自动调整中文与数字的间距

4.

4.

1.2文件内容中的一级标题及二级标题采用统一字号，文字方向为从左向右，文字对齐方式为左对齐，字体为宋体（标题）四号，编号方式为多级递进的编号方式如:

1.

1.

11.

1.

14.

4.

1.3公司文件和记录的正文采用宋体（正文）四号，行间距设置为单倍行距，段前段后间距设置为0,页面布局设定为上下页间距

2.54厘米，左右设定为

3.18厘米正文中的数字与序号全部使用阿拉伯数字，章节序号后空一格编写内容以保证美观对于正文中出现的部门、规章制度、法律法规应名称完整，不得使用简称正文编写完成后，应通读流畅，对于应进行断句的内容使用中文标点符号进行断句

4.5文件的发放和管理

4.

5.1文件发行

4.

5.

1.1公司所有现行文件，如操作规程、检验规程、岗位操作说明书等文件全部由体系部进行统一发放，并对发放的文件记入《文件发放管理台账》，在台账中记清发放文件数量，并由签收人当面进行签收

4.

5.2文件补发

4.

5.

2.1文件签收入应对发放的文件妥善保存，如因文件保存不当，不慎丢失，请填写《文件补发申请表》并交于体系部留档，当体系部收到文件补发申请后，将于三内日将补发的文件交于申请部门

4.

5.3文件更换

4.

5.

3.1本公司所执行文件如有更新、替换情况发生，将由体系部发送邮件至相应文件隶属部门，通知并予以更换，更换的文件将计入《文件更新换版台账》请各文件执行部门注意，换版的文件的版本号将有所发生变化，如原文件版本号为A/0,那么修改后的版本号则为A/1,如发生换版，则版本号变化为B/

04.

5.4文件受控

4.

5.

4.1下发文件应加盖体系部的文件受控章，由部门编制的文件应统一交由体系部进行文件格式的确认审核，审核后的文件下发至员工手中应具有受控章，无受控章的为无效文件

4.

5.5文件编号

4.

5.

5.1由各部门编号的文件应统一编号格式，部门内编制的文件应及时进行梳理，文件编号不得重复如部门文件编号在执行中发现重复应及时上报体系部进行核对并处理公司文件管理管理制度篇8第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度

五、严格按照时限要求完成

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续，防止文件遗失

七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档第六节发文

一、发文一律使用《—有限公司发文稿纸》

二、发文程序如下公司内部发文拟稿人一部门经理核准f主管副总经理一总经办统一编号f打印一盖章（签字）一发文一备案对外发文拟稿人一部门经理审核一主管副总经理一总经理核准一总经办统一编号一打印一盖章（签字）一发文一备案第七节其他

一、时限要求

1、特急限4个工作时内完成

2、急限8个工作时内完成

3、平限16个工作时内完成

二、文件的保密要求

1、绝密文件阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内

2、机密文件阅后应立即保存在保险柜内

3、秘密文件阅后立即保存在文件柜内

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件（党支部和行政）统一由办公室归口管理

（二）收文的管理第四条公文的签收

1.单位所有文件（除领导订启的外）均由收发员（文书）登记签收、拆封（由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外）在签收和拆封时，收发员（文书）需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管

1.收发员（文书）拆封和签收后应及时附上”文件处理传阅单，作分类登记编号、保管

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员（文书）进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用第六条公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由收发员（文书）分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅力、为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理

3.为加速文件运转，收发员（文书）应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）第七条文件的传阅与催办

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员（文书），阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责如有领导”批示、拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密

4.文件阅完后，应交收发员（文书），切忌横传

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文

（三）发文的管理第八条发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党一字、政一字发文群众团体文件由党支部批转

3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发其余文件均由主要领导批准签发第九条发文的范围

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围

2.党支部、行政办公室下发文件主要用于1公布单位规章制度；2转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；3公布单位体制机构变动或干部任免事项；4公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；5发布有关奖惩决定和通报；6其他有关重大事项；

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于1对上级机关呈报、请示报告、处理决定；2同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜

4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文

5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要四发文程序与要求第十条发文程序规定

1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；

2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员（文书）统一编号送打字室打印；n.文件打印清样，应由拟稿入校对，校对人员应在发文稿上签名；

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员（文书）分发并检查落实情况

（五）文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等第十三条办公室收发员（文书）对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告

（六）文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员文书负责归档1上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；2党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；3党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；4支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；5有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；6参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；7上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；8反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；9单位日志和大事记；10单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档第十六条立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

（七）文件的销毁第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续第十八条经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员（文书）和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁公司文件管理管理制度篇9文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理

一、收文的管理与公文的签收

1.公司所有文件（除董事长、总经理订启的外）均由总经办专人登记签收、拆封在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因

2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号

二、公文的编号保管

1.文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用

三、公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办为避免文件积压误事一般应在当天阅签完

2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理

3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外

四、文件的传阅与督办

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容

2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密

4.文件阅完后应交收发员切忌横传

5.总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存

6.按照阅文范围一线员工一般由有关部门定期组织学习相关文件或由总经办通知到单位阅文

五、发文的规定

1.公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公公司文件管理管理制度篇2

（一）总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度

（二）文件管理内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理

（三）收文的管理

1、公文的签收凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封在签收和拆封时，收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号

2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存

3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任（或室各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件

2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密一字、政一字发文各分公司团体文件由总经办批转

3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发其余文件均由主要领导批准签发

六、发文的范围

1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围

2.总经办、行政办公室下发文件主要用于1公布公司规章制度2转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件3公布公司体制机构变动或干部任免事项4公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定5发布相关奖惩决定和通报6其他相关重大事项

3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于1对上级机关呈报、请示报告、处理决定2同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜

4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文

5.各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要

七、发文程序规定

1.总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿

2.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写

3.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级

4.总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿

5.经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责

6.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚

7.文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发

8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印

9.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名

10.文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况

八、文件的借阅和清退各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作一般为月底一小清季末一中清、年终一总清如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告文件的立卷与归档范围

1.凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档1上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复⑵总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等3高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录4总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等5有保存价值的人民来信来访记录及处理结果6参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等⑺上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料8反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品⑼单位日志和大事记10单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料

九、立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档

2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

十、文件的销毁

1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续

2、经审核同意销毁的文件，应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁公司文件管理管理制度篇10为了开发人力资源，为公司注入新的血液，规范公司的员工招募如下

一、招聘

1、准备各部门经理根据其工作需要进行人员编制或根据人力需求填写人员增补单，经总经理批准后交行政部进行招聘

2、本公司所需人员一律公开条件向社会公开招聘，以学识、品德、能力、经验、体格适合于该工作岗位为聘用原则公司内部人员也可以推荐，但必须按规定程序进行

3、初试应聘人员自备个人简历带齐相关证件到行政部进行面试，技术人员、销售人员需进行笔试

3、复试行政部面试后将其资料与笔试试卷一起交予部门经理再由部门经理和总经理统一安排时间对应聘者进行复试，再把最后结果通知行政部

二、录用

1、经复试合格的人员接到通知后，按其指定日期到行政部办理入职手续，并缴相关证件（学历证、身份证复印件各一份，照片两张），由行政部统一安排岗前培训

2、凡应聘者有以下情形之一者，不予录用1）曾在本公司被开除或未经批准擅自离职者2）经指定医院体检不合格者3）未满16周岁的未成年公民4）品性恶劣，经其他公私营机构开除者（需有确凿证据）5）违法犯法吸食毒品者

三、担保

1、经公司雇用的经济管理（财务人员）或认定其职务有必要提供担保者（仓库保管员、安全保卫员等）必须于到职前办理担保手续（经济担保，本地有正当职业、固定收入、固定资产的人士担保，合法有实力的团体担保）

2、被担保人如有下列情形之一者，连带赔偿责任1）营私舞弊或其他不法行为使本公司造成损失者2）侵占、挪用公款、公物或损坏公物者3）窃取机密技术资料或财物者

四、试用

1、本公司新进人员除特殊情况经总经理批准免予试用外，一律先经试用

2、新进人员一般试用期为1—3个月，试用期表现特别优秀者，经直属主管呈报上级核准可缩短试用期限，但至少不少于原试用期的一半；若在试用期表现不佳者，可当场予以辞退

3、新进人员试用期满后由行政部通知部门经理对其进行试用期考核，考核合格者由行政部办理转正手续；考核不合格者若有培训潜能可考虑延长试用期（最长2个月），否则予以辞退，且不得提出异议公司文件管理管理制度篇

111.目的及时纠正在服务过程中产生的不合格，防止不合格服务的再发生，识别潜在的不合格原因，防止潜在不合格服务的产生，实现持续改进，为顾客提供更优质的服务

2.适用范围适用于公司所有纠正预防措施活动的实施

3.职责

3.1管理者代表负责监督、协调改进、纠正和预防措施的实施

3.2质主管负责在公司质量体系（活动）出现或存在潜在的质量问题时发出相应的通知，并跟进验证实施效果

4.3部门相关主管负责落实纠正和预防措施的实施

5.4产生不合格服务的部门主办以上管理人员负责组织调查产生不合格的原因，制定纠正措施

3.5公司所有员工都有提出和实施纠正预防措施的责任

4.方法和过程控制

4.1纠正措施

4.

1.1对公司所有活动中存在的不合格进行分析，确定不合格原因，采取纠正措施予以改善，消除不合格并防止其再次发生

4.

1.2对以下信息采用统计技术或试验的方法进行识别，对不合格项进行确定a.顾客的投诉（建议）b.紧急事件及重大质量事故c.品质主管对各部门日常工作的检查和建议d.对分承包服务的评估e.顾客满意度调查的输出f.内、外审报告g.管理评审的各项输出h.其他不符合公司质量方针、目标及质量体系要求的情况

4.

1.3对于情况f,审核小组按《内部质量审核程序》的要求执行

4.

1.4对于情况d,品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》，交责任部门通知分承包方，要求分承包方对原因进行分析，提出纠正措施反馈；品质主管对其措施审核后由责任部门跟进落实情况，相关结果在《纠正和预防措施实施记录表》上进行记录，并签名确认，该表品质主管和责任部门各存一份

4.

1.5对于情况g,由管理者代表负责监督执行

4.

1.6对于其他不合格，品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》，对不合格事实进行描述后发往责任部门，责任部门对不合格事实进行确认后填写原因分析项目，制定纠正措施并实施,品质主管负责对纠正措施进行评估并跟踪验证实施效果，表格品质主管和责任部门各留存一份

4.

1.7对日常工作中出现的不合格，按《不合格服务处理程序》和《顾客投诉（建议）处理程序》进行处理

4.

1.8因质量体系或服务规范引起的不合格，由品质主管组织相关人员进行论证，提出修改意见，呈交总经理或管理者代表审批后修改下发，并保存与此有关的文件和记录

4.

1.9因员工素质引起的不合格，由人事行政主管会同责任部门主管采取人事调整、处罚或加强员工培训等措施，总经理负责监督实施

4.

1.10因服务设备或设施引起的不合格，采取的纠正措施包括增加或更换设备设施、重新选择分承包方、内部调配及进行合理技术改造等，由总经理负责监督实施

5.

1.11对出现的.严重或具有代表性的不合格，由品质主管根据总经理意见组织有关部门开展专题讨论，对质量问题进行综合分析，指定措施并组织实施，并总经理负责监督

4.2预防措施

4.

2.1对公司所有活动中潜在的不合格进行识别，分析其原因并采取相应预防措施，以防止不合格的发生

4.

2.2对以下信息进行分析，识别潜在不合格a.日常工作中反映出来的问题副主任）根据文件内容和性质阅签后，由办公室文书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办

4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密文件阅完后，应送交办公室办公室文书，切忌横传办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散，如需备查,应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转

（四）发文的管理

1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围b.品质主管对日常工作的检查和有关建议C.顾客满意度调查结果d.以往管理评审的情况e.以往预防和纠正措施的实施情况f.内、外审结果

1.

1.3各部门应根据日常工作中反映出来的问题识别潜在不合格，并根据其影响制定预防措施

1.

1.

42.4各部门未能识别的潜在不合格，根据潜在问题的影响程度，由品质主管召集相关部门讲明原因，制定预防措施，同时指定责任部门品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》的潜在不合格事实栏，责任部门分析原因后制定预防措施并付诸实施，品质主管负责跟踪并验证实施效果，同时对有效性进行评审在《纠正和预防措施实施记录表》上签字确认，表格品质主管与责任部门各留存一份

1.

1.5品质主管负责对各部门所采取的预防措施、实施过程和结果予以记录，整理后提交管理评审

4.3在改进、纠正和预防措施的实施过程中，管理者代表负责配置必要的资源，协助分析原因和确定责任部门，并监督措施实施过程

4.4由改进、纠正和预防措施引起的对体系文件的任何更改,按《质量体系文件管理办法》执行

5.质量记录和表格jsnhwy

8.0-04-f1《纠正和预防措施实施记录表》公司文件管理管理制度篇121目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性结合公司实际工作情况，特制定本制度2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案3定义

1.1文件公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具

3.2受控文件需要对文件的分发、更改、回收进行控制随时保持有效版本的文件

4.3非受控文件不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人

3.4外来文件指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件（法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）4职责

5.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督

6.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理

4.3文件编制、审批、发布的权责

5.

3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件

4.

3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件

4.

3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核（核稿）、发布、汇总5文件分级分类

5.1文件分级

5.

1.1一级文件公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等

5.

1.2二级文件规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件

5.

1.3三级文件各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准

5.

1.4四级文件表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等6文件编号、标识与控制

6.1文件编号［Microsoft公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间注各部门代号部门代码部门代码部门代码部门代码

7.2文件的标识与控制文件分受控与非受控两种，在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件，以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识；长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本；一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本7文件编制、审核、批准和发布

7.1行政文件与管理性文件的编制与审批1公司级行政性文件公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制2公司级管理性文件如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度

4.3条负责编制3各部门行政性文件各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制4公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发5公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发

8.2文件归档、发放、保管

8.

2.1文件归档1经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档2各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》

7.

2.2文件发放公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放1管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门；2作业文件、记录下发至使用文件的相关部门；3各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件，并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名4文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名

7.

2.3文件保管与借阅1文件保管所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门2各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续,各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还3存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作4文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续

7.3文件的更改与回收作废

7.

3.1文件更改1当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改2文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改3文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版4公司文件更改状态按版本号为A版B、C、D等/修改状态为

01、

2、

3、4等依此编号版本号与更改状态之间的关系为每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10,当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推特殊情况下，换版不受此限制5文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果6公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见

7.4文件的作废与销毁1各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期2文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁留用记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样3各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行

7.5外来文件管理

7.

5.1外来文件接收与归口1国家法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》2外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理3外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档

7.6保密文件的管理

7.

6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理

7.

7.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则文件密级发放、传阅范围绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象

2、公司下发文件主要用于公布公司规章制度；公布公司体制机构变动或干部任免事项；公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的.重大事项

3、公司上行文、外发文主要用于对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文

（五）文件的立卷与归档

1、凡下列文件统一分别由两办负责归档

①上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；

③经理办公室各种专业例会记录；

④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

⑤有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；

⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；

⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；

⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；

⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料

2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档

3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份接交单位各留存一份备查

4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续公司文件管理管理制度篇3第一章总则第一条为提高行文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制订本制度第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料第三条全公司各类文件由办公室统一管理第二章收文的管理第四条公文的签收1凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封在签收和拆封时，收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管。