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本校赞展辨公室自勤化的目的悬符辨公室内、外的公文抄嘉、BI表^文件停遮等各项人工作渠，改由各槿自勤化的族:、硬飕毂J精代熟虑理，K辨公室工作同仁能有更多畤挥月箭力活勤，提昇创新及决策眉次，提高学校整醴行政作渠品迤行的方向卷一提供哪公室内常用的工具软醴供同仁使用，例如Word、Excel等二彝展辨公室自勤化系统，包含公文虑理自勤化及各军位承辨之棠矜表罩霜子化三配合新渠矜推勤由^^中心统篝配置各军位所需相昌昌重月行^儒四各军位配合既有渠移遹畤更新同仁用^^言殳彳莆五资IK中心聚辨各槿^^化IO柬^程，提昇辨公室工作同仁il用重月的技能本校张创辨人建邦博士及校房、副校是一直十分重视各罩位的行政效及制度的检言寸，由校房主簿推勤的，夬行槿责下放即是一例，除每年定期由各罩位横视分Jf负责明细表迤行流程检言寸外，平畤遇到新渠矜亦随畴增加新流程，而迤行公文及表罩虑理自勤化舆雷:子化的同畴，更可以由规副BIIW整寸各槿公文流程作一次穗醴榆
一、本校辨公室自勤化赞展现况可以分成重月慨言殳彳莆、软骨酎殳儒、垣行辨公室自勤化系统作^^目、新一代公文系统、^^化教育司豚柬以及各军位^^化作渠项目襄方面来看近日配合行政院研考畲函分直於九十四年元旦起全面^施公文善横式耆嘉，本校各军位於九十三年d-一月全面招公文善格式改卷横式-雷月然殳倩本校辨公室工作同仁雷月御言殳儒配置早卷一人一檄，印表多探^路方式分享资源，各军位言殳儒配置情形辞兄玖、「^源」近年来本校考量^^^用，未再定期大批更新各罩位行政用重月慨言殳儒，改由各罩位依需要申言青更新除各辨公室配置之彳固人雷月的外，尚有以下重月窗主檄用於辨公室自勤化系统1IBM RS/6000SP2平行伺服主檄一部辨公室自勤化系统作渠用2IBM eServerx345矍CPU伺服主檄二部「安控平台」管理系统用3IBM eServerx345曼CPU伺服主檄一部辨公室自勤化系统^^用4IBM eServerx4454*CPU伺服主檄一部新一代公文系统^^用5IBM eServerx345曼CPU伺服主檄三部新一代公文系统^^用军位别朝1行^目轨行情形轨行效益冬凰矜晨本虑www随畤更新本^内容，提供上^利用区罔路资源，提供快速、室查前各工^^、矜虑相信封^息便捷之^^服矜^及功能新增及各服矜资HU房室建置及雉^政府探建置提供政府探瞒法相^法充分利用,罔路便捷的特性，瞒法及本校招令、规章、表格、槽案及本校提供即畤^^查声旬，^省人力依政府探瞒法辩理之探麟案及畤轨行情形^才务房室校矜行政BBS言占随日寺瞭解BBS上封本虞各工透谩BBS典教殿具工生作曼金恩矜虑板雉^及直渠矜及措施之建^典意兄，向潢通及意见交流，以加弓管理提供各幺且参考改善，儒速回金工作效能覆虑理状况2囱矜房雉^本J®WWW2罔雉^及才席增^^功能室直伺服器以更多元之^^功能，如行政人员冏卷^查…等，提供便捷、有效之潢通管道矜房室雉^及管理本虞存放共用^^及常用槽案，供本充分利用^路功能，资源共FTP伺服器虞各区且取用享，^省人力、物力及高隹耳戢手^筵辨彝挥女罔路功能，缩短公文^才务是室重月普化作渠透遇0A通知各粗筵瓣青隹麟往返畤1^,孚取畤效手余鼠加集整各给且回辍翕辨状况彳度，完成^手^翕辨^牙务房室路傅遮公告^息符本虞各不重公告IR息停至息停播方式主勤而全面，全校各军位及教^^之甯子信且停播速度快速箱工作指派及轨行充分利用0A系统功能，彝路房室状况回覆利用本校0A系统指派各^工特性，缩短作渠畤迅速作，各^完成工作彳爰回覆工完成工作作轨行状况加送回相^资料交通及平教^^工汽檄隼通於本虑,畿||（提供教殿员工曾化申言青手条凯缩短虑理安系且行|§霜月窗化申汽檄隼通行Bi申春青功能，供畴IW,减少人工作渠，提昇教殿员工上^申言青工作效率交通及平阜生汽隼通行瞪曾化抽^作渠程序，缩短作渠安系且重月保化抽籁渠矜於本^^提供擘生申g#汽隼通畤逵到公平、公公正之虞理行瞪登言己及抽籁功能，供擘原生上^申言青汽隼通行BS军位别轨行J1目M行情形轨行效益交通及平擘生檄隼停隼埸曾化申言青手幺心缩短虑理安^通行瞪重月普化申於本^^^提供,罔路申^功能，^减少人工作渠，提昇工作效供阜生上^申通行瞪率曾文^^^室借住申以重月普化取代人工作蕖，事符组^系统各罩位利用本校0A系统，^以霜子表罩取代幺氏强表路查言旬曾文篦各贵^室之^格麓化流程，fl省^提昇借、空槽^加提出借住申太监作蕖效率管理覃位核准彳爰迤住畲^室借用管理系各军位利用本校0A系统直接统查前曾^室借用状况加申^借於重月皆中查前、借用曾吉羲室或由曾^室管理军位直接用於重月窗中核准借用，第省作渠畤提昇工作效率劳、健保加退保及由雷:月母输入劳、健加退保资以重月箭作渠fT省人工抄嘉资料畴嘱增加工作效率员工保费自负省料及自付额，供每月薪资扣直扣缴重月普化作缴a事矜幺且眷舍II水雷费言直接由雷月窗输入眷舍水雷:以重月酎乍棠WT省人工抄嘉十算及建槽费资料，供每月薪资扣缴资料畴曝增加工作效率保管^财羟移斡、辍氤更各军位辨理财羟移斡、W屡、正表格自勤印表更正畴，财羟资料直接由资料直接撷取财羟资料，U省重作渠康抓取至表格中新金建入资料之畤^及人力，麓化人工作提高行政效率保管^军位时羟明细表各军位可随畤由偃1人重月的曾化作渠流程，fl省作渠^印裂作渠中查前或列印本军位保管之即畴提供各罩位时羟明细资时羟明余田料收彝文登金泉、分利用重月斡虞理收彝文之资舆辨公室自勤化系统整合，文作渠系统料登^及分文作棠，典本校0A方便公文之管理舆追限之「送收文管理典追雕」资料康整合文普^氐罔路停遮校内行校内行文、食J稿槽案及公文以霜子垂B遮方式停送公文文、创稿槽案及公抄本皆透谩^路停遮及槽案，可争取畤效，W省人文抄本力，增加工作效率出区内幺且收支停票虑理雷每日收支停票皆利用雷:月皆利用雷月母查吉旬停票状月皆化虑理，加提供重月爵查前功况，免除人工逐肇查堂寸之能麻m,自自省作渠^提昇工作效率出余内系且阜生申言青表件收除人工贩售外，企提供自勤贩方便擘生申fW,fJ省擘生往撼版售自勤化售檄雨部，供擘生以^^或硬第返商管、行政大^之畤^^申吉青表件收撼军位别朝1行^目轨行情形轨行效益豫鲁且修^申言青系统各罩位除透谩^路提出修冬各罩位利用本校0A系统填具善申^外，加可随日寺查前修修^申^军彳爰，停送至管安排^案件虑理状况可管自省人迤行修^事宜；完成修^彳发，工送文畴^0,控制作渠畤程，透遇系统通知修位迤行瞬收提昇作棠效率豫鲁且重月平面圈1^^及更新各建篥平面13以雷:月窗虑理置1槽，方便储存，方自省空加可随畤列印供工程施工畤参考台北校圜各军位各军位重者舌费资料建槽，列重月窗储存各军位^^重言舌费统言十印月辍表料，可了解各罩位各月份雷言舌费支出状况^锦且以重月保软醴^^各平面圈及重月触畲裂各平面［S及檄平面is及檄甯幺檄^^路圈1雷冬泉路ia,方便储存，第泉路m省空IW加可随日寺列印供工程施工畤参考9事室1具工福利互助委具曾子女樊阜金作棠流程^^化2中、英文在雕明由人事资料傅槽印裂3健保余罔路加退保作渠4各项渠矜工作手册霜子化5同仁在迤修校内^程明细资料列印、查核6提供东罔路下载各^表军7昇勤教肺中英文聘耆印裂作渠甯月皆化8以「人事资料查言旬系统」、「曾言羲余己金录查前系统」、「教自市聘期管理系统」癌助资料查言旬典管理9各校级委员畲资料重月箭化，利於查言旬及裂表10言十室1停票清罩於八十七年九月^始改用资化虑理或以0A停送2停票通知罩常停票核准手^完成彳笈，即印裂停票通知军女合各^^人至出纳^令直款，由於停票量II大，此^工作耗费不少人力，悬曾化作棠及加速停送速度，委言无中心者殳言十程式，已於八十七年十二月十八日起改以0A直接停送3人事费令直款清册全校人事费肇数每年遽增，九十二年祭勺30,458肇，各军位^款畤所填嘉的根本资料常有不清楚或不全的情形，造成登金泉困辘，影^扣缴懑军的正碓性卷改善作渠，於八十八年二月二十六日起改由各罩位提供人事费令直款重月做清册，大幅提高资料正碓度九十三年九月起再由各罩位以e-mail提供人事费所得清阳重子槽，减少拿建槽畤
（4）九十擘年度已符加退逗彳麦衲收（退）费资料透谩E-mail信箱通知擘生辨理更正，以提高祷耨攵催收率及退费完成率
（5）九十二擘年度典^^中心合作完成擘雄费管理资系统，此系统除言羊言已载擘生擘雄费收支明细外，更加弓金原莘南金艮行收退费金肖幔系统之金肖幔、言式算及幸艮表功能，使得擘生擘辘费资料、休退擘退费、加退逗彳友之余肖巾辰等资料皆能互相速结管理，完整表逵擘辘费收退^资料11友服矜暨资源赞展虞提供本虞渠矜资ML申言青表格、校友通^刊物等^^提供校友查言旬，加建用重子垂B件管道提供各项服矜申言青典意兄交流
二、赞展方向淡江大阜在推勤辨公室自勤化上早已完成了^路化的建置，甯子化也已有言午多的成效，因此未来推勤的重黠招放在幺泉上翕核，以便早日完成公文典表罩重子化，至於人技能的提升期是^常性的工作以下分成黑方面^明
（一）配合公文虑理系统上名泉使用，需符纸本资料斡成重子槽案，符规副提供各军位文件揭瞄言殳儒，另外局部渠矜军位视需要招规副结合捕瞄器、傅真檄、影印檄等的多合一印表檄（MFP）；配合IC卡数位筵章舆熬n檄制（「自然人懑瞪」IC卡）配置^卡檄言殳彳情
（二）公文虑理自勤化辨公室的主要工作是公文霓理，聚凡文善裂作、傅遮交换、流程管理、^上窈核、稽催管制、槽案舆影像管理等均涵盖其中，而本校迤行^^的新一代公文筵核系统即是由^收文、分文、退文、改分、U稿、曾辨、提IW及批示以至於彝文、端槽、稽催全部一贯作蕖的自勤化系统系统^^完成彳爰，如何^全醴行政同仁及主管具有虞理雷:子化公文的能力是未来重要题
（三）表军作渠系统表罩亦是辨公室的重要工作之一，在人力有限的情形下符逐年逗择使用步直繁且易上手之渠矜迤行^例如迤行中的「吉青假罩作渠」由於各罩位表罩作渠项目冢多，因此^彝表军作渠系统需先收集、整理、分^以及麓化作渠流程，如此才能妥善规副，^出来的系统也才^用，而造些工作就有赖秘耆室及渠矜主管罩位如人事室、2恩矜霓、畲言十室等的稹趣投入，^^中心在暹行系统^畤，也才能封表军之共通特性建立程式模冬且，同畤统一操作介面，大幅提高程式^^之速度，使其易擘易用也易於雉
（四）文件霜子资料康及影像槽案伺服系统公文腹理重子化以彳笈，结案存槽的公文必须考感保存的方式，卷U省公文系统储存空IW,畤W较久遽的需由公文虑理系统移入文件重子资料廛中保存，利用光碟檀或磁碟檀舆多媒醴资料康来此系统是未来考感的方向五各军位提出之言十重
1.文擘院1加弓市公文虞理甯月的化，揩阜校各^^^以E-mail的方式停送本系教^具，以提昇行政效率及品2利用公文追雕系统，掌握公文流程及畴效3善用擘校校矜资言孔系统，如I算系统、系统、霜子看板等4定期更新系^^及BBS,招最新的^息以最有效率的方式公告给全校白币生
2.理擘院1畲者薪羲程於1r前透it E-mail停送幺合舆畲人具，期加弓金^^^效之控制2鼓勘同仁参加^^中心所辨之重月皆^程，加弓金霜月箭操作能力
3.工擘院1土木系A.以email赞彳布各息给研究生，提昇工作效率、麓省通支B.加弓负使用0A系统完成各^行政渠矜2檄雷系持^加强辨本系辨公室自勤化渠矜，增加^路行政效能3^^系持^加弓金系^^之功能，加委言青^樊耋老肺负责规割裂作，完成白干生互勤系统，擘生除可上^濯］霓余罔直任何资言乱，加能透谩互勤系统招重要Ml息以垂B件方式停至每位阜生之信箱或才疑招畲言羲太已^资料上供系上老白币查前
4.管理擘院1持^稹趣以E-MAIL、OA.BBS等重月经罔路系统增加辨公室自勤化，加弓鱼畴效，提昇行政效率2透谩0A及E-mail方式典本系教肺聊槃互勤3符阜校及系辨公室之规定事项於BBS及^站上公做叠成阜生上^查前资料及舆系辨公室互勤之曾惯
5.外11宫吾文^院1英文系现有十二台重月第中八台卷系才务行政工作及编审第第1直使用，四台供系上老白干典擘生使用符翥可能育省幺氏张的印刷，加利用雷子垂B件符最新的公文迅速通知傅逵给教肺或擘生2法文系现有九台重月箭中四台卷系矜行政工作及编$1法文使用，五台供系所老白市典擘生使用同畤翥可能省幺氏泵的印刷，符相昌代礼息藉由雷子垂B件或上余罔张贴公告遇知3德文系利用霜子酬件符最新的公文迅速通知傅逵幺合教白币或阜生，加善用辨公室自勤化系统有效地虑理各^事矜，殿格控管本系各^筵呈文稿及申言青事项之暹度4日文系充份了解重月慨言殳儒之功能典使用方法，望能加速辨公室自勤化5俄文系善用琪有0A自勤化方式来停遮公文以育省公文流程；同畤善用本系现有的重月皆言殳儒，建立相居昌渠矜制式流程及表格
6.技辨亍阜院1管理系鼓勘行政人具稹趣迤修^^概念、参舆^^中心所辨之教育柬，平日寺配合需求更新系上敢:、硬骨翳殳借利用0A系统提升行政效率，透谩霜子垂B件、系^真的耳箫给，加弓鱼系上肺生感情及缩短速槃畤以提升文害虞理效率2便除企渠幺空管系本系自勤化的定位在於逐步的辗余氏化公文；垣卜皆段本系事兼任教肺接收本系的樽知信函比率逵95%,中房期目檄除狸知率往上升外，希望能配合$1醇兼任教白市使用阜校赞展之成^言己分簿系统，逵人人皆能上手之境界3财矜系配合擘校资Ml化赞展、教白币助理用度及！算^^之考量，逾畤介It或申^所需之软硬醴，提供最具效率之工作璟境4建篥技街系定期雉本系重月的^^及系统建作，^稹趣参舆擘校聚辨之辨公室自勤化^程研雪，以提高本系行政效率5管建系畿^利用霜子垂B件方式停逵公告^息及0A系统辨理行政渠矜外，另活用BBS II子怖告橄系统及^^上停方式，加稹趣鼓勘迤修瓷Ml方面之技能6鹰用日言吾系行政人员、教白市接受擘校安排之柬^程，提昇服矜品提高行政效率
7.教矜虑1於0A辨公室自勤化系统完成借用教室作渠2暑修女罔路辍名作渠，提昇服矜，增加效率
8.擘矜虑1言源辘且A.曾化彳固另若咨商条勺流程及言己^^^化B.癌助兼任老肺熟悉维I路^商系统，提高彳固案^条勺程序效率C.透谩重月慨^^化，成立精神疾病者咨商重子信箱及斡介流程系统D.掌握擘生求助^型，增聘陶床心理擘精神瞽擘之事渠考咨商人员、瞽自限E.增加擘生利用本校心理申甫醇资源之知能，及畤解决生活遹鹰冏题F.加弓市社II心理衢生资源配合G.加弓金校圜精神疾病路H.持^心理测瞬重月窗分程式，逐年建立本校阜生常模，做卷未来相昌身研究之参考I.研彝心理测瞬幺泉上施测作棠，含储条勺人工言十分资源，提昇施测之效率
9.1配合政府推勤公文雷子化作渠畴程，祝副包括收彝文、槽案光碟化等自勤化系统，结合多项管理系统，提供便捷的文善裂作、流程控管以及迅速的槽案功能，以逢到曾化作渠流程、有效控管槽案、提升文善品^及提高行政效率之目襟2配合行政院研考畲自九十四年一月一日^始各级檄^阜校全面^施公文横式耆嘉方案，本校重子交换文作棠已自九十三年九月十五日起迤行测就，透谩资中心愤助，揩於碓熬遹用性彳笈，依教育部推勤畤程，正式探行3持^加弓金现有^^化各项渠矜功能，新的公文自勤化作渠目，提供更完善的服矜，以落^辨公室自勤化的目襟
10.人事室1研擦符釐有文害槽案如薪津册、教自币名册、通^鹰聘耆等以数位照相或描描方式建成光碟储存2持^修IT「人事资料查前系统」、「曾太已^查前系统」、「教肺聘期管理系统」，增加附腐功能3公保、健保、互助金等脩文规定、重黠事项言兑明裂作成曾幸艮，精减畤人力，以提高工作畤效4同仁在^迤修校内^程明细资料列印自勤化5全校教H员通资料巽勤、更新探名泉上作渠方式6耳戢具考，^、出勤、樊懋等资料^上作渠7配合推勤公文文耆横式耆嘉，修改^^内各工直表罩格式加修正相^列印程式
11.校友服矜暨资源彝展虞建用^路技街建置^上服矜管理系统，建立一套完整的客服系统，提供校友^上申言青、查前等服矜，配合TQM^立流程控管H黠，提供追踪考核依撼
（二）tu爵殳儒
1.IBM AIX作渠系统（雷月窗主檄用）
2.Windows2000/2003Server作渠系统（霜月的主檄用）
3.LOTUS NotesDomino Server辨公室自勤化伺服端系统（霜月的主檄用）
4.LOTUS NotesMail重子信箱（霜月做主檄用）
5.SQL资料廛系统（霜月窗主檄用）
6.Visual Studio.Net程式^言（霜月做主檄用）
7.Project Server事案管理歉:皆亶（重月留主械用）
8.Windows作棠系统（偃1人重月做用）
9.LOTUS NotesClients辨公室自勤化使用端系统（偃1人^^用）
1.1IE濯IJ霓器（偃I人霜月的用）
11.Office套装工具敢:醴（彳固人重月能用）
12.Frontpage到同^^作歉:飕（彳固人重月做用）
13.Project事案管理软醴（彳固人^^用）
14.Visio^fH^tf（彳固人^^用）
15.Photolmpact影像编软醴（彳固人重月箭用）
16.PhotoExplorer看O软骨亶（彳固人霜月留用）
17.莘康金蝶字型（彳固人重月箭用）
18.中文手嘉输入板及蒙恬^音输入法（值I人重月母用）
19.Dr.eye群黠通翻群软醴（彳固人雷月的用）
20.Symantec防毒敢:皆亶（彳固人重月做用）
21.Symantec防火亶（彳固人重月皆用）
22.Symantec Norton工具软骨要（彳固人重月第用）
23.Acrobat可播式文件PDF裂作软骨亶（彳固人^^用）
24.自然输入法（彳固人雷:月窗用）
（三）垣行辨公室自勤化系统作^^目本U摘金录的是目前全校使用的共通性蕖矜，其程式言殳言十典资料雉均由瓷II中心负Wo本校各军位在辨公室自勤化系统上都有一值I事腐的重子信箱，由罩位指定事人负责虑理其中的各槿来文此重子垂B遮作渠除能停送本身裂作的霜子文件外，也可以停送以其他工具敢:艘（如Word、Excel）裂作的槽案早自七十八年始本校一般性的公文作棠即大量使用此功能，之彳笈卷加速^息的傅遮，更舆教耳戢具值I人信箱速系吉，凡典同仁相^的即直接送至同仁信箱
25.囹收彝文作渠本校^收彝文作渠由余恩矜虑文^^负责，利用此功能招外来公文资料登挂卜文号虎、迤行分文虑理，再结合「公文送收文言已^」功能，由承（畲）辨军位直接在霜月窗上筵收；樊文畤亦利用此功能符彝文资料登挂卜文号虎，若卷外来文覆文畤，系统1r自勤勾稽收彝文此外，文善人具暹行公文稽催、息帚槽作渠、公文注金肖、裂作各类其统言十辍表等均可透谩「2恩收彝文作渠」完成
3.曾便行文作渠本校公文虞理凡不涉及窈核的，如各^函件、通知以及人事命令的樊彳布等等，均已利用此功能来裂作及傅送涉及筵核的部份，刖於^^中的新一代公文系统中祝睿点殳th目前暂畤仍探纸本作渠
4.分Jf负责明细表查考旬本校卷曾化工作及提高行政效率，多年前即由秘善室麋整各罩位工作工直目及决行^^Jf次，编制涂行^^明细表，II校房核定彳爰公布使用，各渠矜承辨人具於窈辨公文畤需先正碓襟示决行才瞿责，方便公文的停遮舆虑理，如有需要可利用此功能能查知，夬行不翟责Jf次分Jf明^表内容的更新，由秘善室^
5.^^手^作蕖雕^手是早在七十八年即在「淡江大阜辨公室自勤化系统」上建作的棠矜之一各军位於雕IB人员的公文核准彳缸即以霜子垂B遮送出^^通知军，通知人事室、曾言十室、BI害篦、名恩矜霓、^矜虑出区内余且、中心事案樊展幺且、瓷中心^路管理教矜虑教擘科技幺且等军位，迤行雕麟相昌身手^的虞理，人事室再根撼各罩位的核辨言主言己情形翕彝蹄明等文件
6.公文送收文典稽催本校目前正在^^新一代公文虑理系统，未来配合已建置之雷:子窈章及言忍瞪檄制，即可於太泉上迤行公文的筵核现陷段在公文虑理上使用的是公文的送收文典稽催的部份校内公文由窈瓣军位裂好纸本公文彳度，在辨公室自勤化系统中建立^份公文的送文军送文军上除言已戴文虢等根本资料外，同畤言己鳏公文的送文流程收文军位於收到纸本公文彳爰在雷月箭上加以翕收，公文虑理完^畤再於重:月箭上揩送文军傅到下一彳固军位在虑理的谩程中曾辨军位可以配合需要增加新的畲辨军位至於校外求文即於文^^收到公文彳度，先在^收彝文系统中登金录幺恩收文及承辨罩位，系统1r自勤羟生此份公文的送文军，承辨军位於收到来文彳笈，依前述方式筵收利用造项功能，送文军位可以追雕公文，稽核罩位也可以迤行稽催的工作
7.畲言羲室申^典管理此项功能提供东泉上申^典曾易冬泉上筵核的甯子化作渠申言青军位在雷月箭上查言旬畲^埸所的空槽畤再填嘉申言青军加送出，申^^即依事先言殳定的作渠流程送往核定军位，核定军位在^^上加以核示核准的借用畤^系统1t自勤予以登金录，同畤符申吉青支援事工直通知支援军位，如^矜虑事矜或^矜国且、教矜虑教擘科技^等目前纳入本系统管理的畲言羲室言十有HP祭^中正幺己念堂、校友曹篦，及中小型^^室等共十食余值1埸地提出申使用埸地的畤IW最早是四彳固月前，最遽是三偃I工作天前•^改善傅统幺氏本修^军作渠的缺失，^^中心舆^矜虑管，^幺且於九十年共同^^了『修女善申言青霜子表军』作渠，不但加快申^作渠的虑理速度，申^者it可以随日寺追蹬查言旬申吉青案件的下落，充分瞭解整偃I修^作渠的迤度藉由此系统，渠矜承辨人具能更有效率的安排虑理各项修^案件，棠矜军位主管亦可充分了解及盛督棠矜承辨人员的工作效率修^完成彳爰，渠矜罩位透谩此系统可快速的通知申言青罩位暹行瞬收
9.畲文ft贵寅室借住申典管理方便各军位替逮到贵寅安排住宿，^^中心舆^矜虑事矜幺且於九十年共同^^了『畲文篦贵寅室借住申言青舆管理系统』，提供各军位东泉上查前畲文^可供借住房^的相^资言乱、畤段，以及余泉上申言青借住、取消借住等功能，同畤也提供渠矜主管军位余泉上核准、分配、整、取消房^等功能，大大曾化了管理军位的作渠程序
10.^^化言牍柬吉果程幸艮名作渠本校资制1中心每年均封教H真聚辨各槿瓷化制牍柬^程，藉以提昇同仁资IK技能，卷方便同仁特於辨公室自勤化系统中提供查言旬资IK中心聚辨之各项^^化柬^程资料，以及^路^^舆幸艮名功能卷方便同仁查阅相^法规，提供共有文善检索功能，招本校各类取去令、规章、辨法等公用^^建成共有文害法规建勤畤由文善^於秘善室公布彳及七日内更新，主明所依撼之法源，以保持法规的完整及正碓目前存放於法规麋编槽案中的有淡江大^^且程、辨事规章、文善虞理规划、擘彳杆研究及交流、人事规章、教矜规章、擘矜规章、才务规章、曾言十烷章、圈1善规章、瓷Ml规章、醴育规章以及其他相^法规等
12.日程表作渠利用此功能，各罩位的秘耆或助理可以招主管的日程登金录在系统中，需要畤也可以印出下一遇的日程供主管使用只要主管凭的日程都能建入系统中，即系统遢能根撼主管的空槽畤^自勤安排^畲的畤IW
13.通MU录管理由^^中心聘全校所有0A使用者幔虢建立成公用通录，再利用公用通HU录建立校内常用的收文军位群^^耦，如“本校各
一、二级军位”、各教擘
一、二级军位、全校教真〃等，以方便送文畤指定收件人使用，至於彳固人常用之收件人幔虢即可建成他I人通录
（四）新一代公文系统
1.建立数位翕章典檄制在公文虑理重子化中，筵核方式的改建是最最具挑戟的一槿傅建，也是最H居建的项目，缺少了^上筵核也就辗法完成公文虑理的再造工程本校在公文^息的停送典接收上早已做到重子化的程度，然而需要筵核的渠矜，目前暂畤遢是雉持傅统的方式由於傅统的太氏本窈核方式不易被篡改，因此一套可以防止偏造、冒名、篡改的系统，就成卷能否改燮翕核方式的居哥维「公^金输基碘建檄制（PKI）提供相常平安及可信赖的数位筵章典熬瞪檄制，内政部「自然人懑H」IC卡即探用此技街，本校亦7夬定探用内政部「自然人懑Bi」IC卡作^新一代公文系统身份熬Bi及^上窈核的依撼目前全校教耳戢具多已申^「自然人懑瞪」IC卡，PKI相后哥「安控平台」管理系中心亦已建置完成
2.公文虑理系统一值I好的重子化公文虑理系统，需是彳他^收文^始到分文、退文、改分以及创翕稿、＜辨、II核、决行、彝文、槽管、^卷、查前作蕖等全都纳入雷月做管理、追跟典稽核的系统,承辨罩位（人具）利用此系统可以很方便的掌握公文的流向，稽核覃位利用此系统可以很清楚的瞭解公文虑理的效率，在言殳言十畴只要烧轮好每槿公文的虞理H寺限，系统可以自勤横视逾期文件，赞送公文稽催通知军目前本校的^收彝文登^已探重月皆虑理，承（畲）辨的送收文言己^也以重月慨来管理，承辨军位（人员）已能掌握公文的流向，目前迤行的工作是
（1）结合自然人懑II舆霜子窈章技辨亍，^新一代的公文窈核功能
（2）招现有送收文言已^系统舆自收彝文系统使用^^，结合本校特有的分眉负责明幺田表，建立正碓的公文流程
（3）由秘善室IJ定校内各槿公文的虞理畤限
（4）配合教育部公文重子交换系统，结合校内收彝文作渠，使霜子交换作棠一氧呵成本校在^^此新一代公文虑理系统畤，遢由相^^位秘善及行政同仁言十二十二位，於「公文自勤化规副小^1」下成立「0A任矜小品且」，就本校公文^矜il作情7兄提供作渠需求，由^^中心及委外之摩商共同迤行系统分析等^^事宜，目前此系统正由^^中心测音式常中
3.表军作渠系统辨公室狸除筵、稿等公文外，最常虑理的就是表军类直的格式化公文了，因此招表军醇入霜子化作渠，同畤结合数位筵章典者忍檄制，亦是提昇辨公室行政效率不可缺少的一璟之前已彝使用的有「畲言羲室申^典管理」、「修^申言青」、「曾文^寅室借住申言青典管理」、「雕IB手等雷子表罩，迤行中的划卷「言青假覃作棠」烧副的内容除一般的言青假^言青假事由、假别外，遢包括代理人檄制、自勤塞查言青假畤数及数位筵章之^上筵核等功能，希望藉由此^作渠的推使用，能^每位同仁熟雪霜子作渠，暹而落^公文虑理重子化目上票五^^化教育制豚案卷提昇辨公室工作同仁建用重月做技能，中心每擘期率瓣资舒1化教育言豚柬^程，相居有资料^「伍、^^教育活勒I」六各军位^^化作渠情形除前述全校共通性的蕖矜之外，言午多军位也^了一些内部使用的系统以下卷各军位提供之作渠情形
1.文擘院各系所使用擘校提供之各项^^化系统
2.理阜院1畿^加弓鱼全院公文虞理重月箭化，揩擘校公文以E-mail方式停送教耳敲具，以提昇行政效率及品2各系癌助系友畲建立重月窗资料槽案，加弓国系友速槃工作，以凝聚向心力3各系所利用E-mail停送IK息区合研究生，以提昇效率
3.工阜院1土木系A.改善本系幺罔真功能，弓由化招生文宣和系友曾耳都格资IFUB.利用余罔路和曾:子垂B件虞理公文，公彳布僖逵相^^提升辨公室作蕖效率2重檄系:A.本系目前有Pentium雷月母五部，^^系上的文善虞理工作，另有E-MAIL SERVER.雷言舌接接系统及重檄系WEB SERVERo卷免警鹰璟保，减少幺氏泵的消耗，典老肺的月箫给典公文的傅遽翥量使用E-MAIL,已逵到整瀑、快速之目的B.卷逵到即畤舆迅速的^^傅遮目的，本系硕博班公告舆资料缴交等耳解给作渠皆探甯子垂K件彳固别通知方式虞理，有效掌握擘生状熊舆增迤行政效率3资1ft系A.Email停送擘校各^合任II教自加B.公告擘生相信昌^^於BBS、WWW±,即畤答复阜生BBS上各类真冏题
4.管理阜院1各项公文、通知、演吉苗、活勤、公告等资言h皆以E-MAIL,0A、余罔直、BBS等重月融罔路系统停送，提昇行政效率、育省纸张浪费，增加辨公室自勤化2利用公文追蹬系统，掌握公文流程及畤效3公文登言己及时羟的登^管理均利用相居昌醴4以女罔路资源分享方式，共享软硬醴减少重覆晴置的冏题5阜生相信代R息藉由BBS公告，加利用WWW提供系友速槃的@1地
5.外阈言吾文阜院德文系系公文、送收文系统、借畲言羲室系统、阜街活勤重子看版、修,善申言青系统、法规麋编、全系教白币E-mail幔虢停送息、槽案依槽案夹槿储存、於系版BBS上傅逵阜生系上重要通告等
6.技彳行阜院1管理系鼓勘阜生及加弓金行政人具使用校矜行政资IR系统来查前所需资言心系矜之公文傅逢及相^哥I息赞布皆利用重子垂B件傅送，以提高行政效率，缩短公文往返畤2管建系公告^息本系利用重子垂E件方式傅蓬白币生，或利用本校之0A系统辩理行政蕖矜
7.教矜虑利用以下系统方便白市生辨理相^^矜1学生^路申^成^^作渠系统2教^^路申言青言誉羲印刷作渠3多媒ft教室雉修通甄系统4媒醴服矜器材借用系统
8.4囹矜虑罩位别孰行^目凯行情形孰行效益矜房室各^申言青表军及整理本虞各类直表军及槽案充分利用^路资源，方便日常槽案存放於WWW幺五十四矛重，供各罩位下载使作弟提昇作棠效率罔直伺服器用。
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