日常用品管理制度

企业原则1版企业板块GS-XZ-I-007平常用品管理制度0版次阐明编制人审核人同意人同意日期编制部门行政部公布日期实行日期本文南犬知识产权归属企业交易平台所有，未经授权许可,或同意，不得对企业以外任何组织或个人提供，任何外部组织或个人私自获取、使用、转让文献行为均属于侵权本文献由编写部门负责解释企业原则0版企业板块平常用品管理制度GS-XZ-I-007制定目为了加强企业平常用品管理，掌握平常用品构成、保管与使用状况，保证企业资产合理运用以及企业财产不受损失，特制定本制度合用范围本制度合用于企业大宗商品交易有限企业、其下属企业及分支机构（如下简称为“企业交易平台”）实行日期此制度自颁布之日起实行规范事项1定义

1.1办公用品定义本制度所指办公用品，是指消耗性办公文具、办公耗材、劳保用品，及非消耗性单位价值不不小于200元（但并不限于此区间，可视详细状况处理）且有效期限不到1年办公用品用品

1.2低值易耗品定义本制度所指低值易耗品，是指单位价值不小于200元不不小于元（但并不限于此区间，可视详细状况处理）、有效期限超过1年、不能作为固定资产非消耗性办公用品用品

1.3固定资产定义本制度所指固定资产，是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有，单位价值在元以上（含元）且使用年限超过一年房屋、建筑物、企业原则0版企业板块平常用品管理制度GS-XZ-I-007车辆、机器设备、运送工具以及其他与生产、经营有关设备、器具、工具等有形资产2岗位分工与责任

2.1主管部门责任

2.

1.1行政部作为平常用品主管部门，随时掌握平常用品使用状况，监督配合使用部门做好资产维护，保证资产完好，提高资产运用率，并定期对资产进行清点，保证帐、实相符

2.

1.2负责平常用品管理，做好分类及编号，建立并维护各类平常用品管理台账，为低值易耗品、固定资产制作标签，负责发起验收、处置、报销等审批流程

2.

1.3负责对违反本管理制度行为，追查责任

2.

1.4配合财务部定期对低值易耗品、固定资产进行盘点

2.

1.5负责每季度向各部门下发资产清单，查对资产实际状况，及时掌握资产状态

2.

1.6行政部采购人员和固定资产管理人员不能为同一人

2.2使用部门及使用人责任

2.

2.1使用部门及使用人除正常使用资产外，还具有维护资产责任若在资产使用过程中发生问题，须及时告知行政部负责发起资产借用、调拨审批流程，未经同意，不得私自调拨、报废，更不能自行外借和变卖

2.

2.3使用部门对本部门资产使用责任明确到使用人,对于公共使用资产,企业原则0版企业板块平常用品管理制度GS-XZ-I-007负责人是部门负责人调出、离职人员须先办理资产交接手续，方可办理人事调动手续

2.

2.5资产发生故障、损坏等状况时，须及时告知行政部由于保管或使用不妥等人为原因导致资产丢失或损坏，资产负责人承担责任

2.3财务部责任

2.

3.1财务部负责固定资产会计核算，更新财务账中固定资产卡片，计提固定资产折旧，记录资产增减变动状况，登记《财务部固定资产管理台账》,每季度第一种月与行政部《固定资产管理台账》查对上一季度台账精确性与一致性

2.

4.2每年2月，由财务部牵头组织行政部、审计部及其他有关部门制定《盘点计划》，共同对固定资产进行全面盘点，并出具《固定资产盘点汇报》

2.4审计部责任

1.

4.1审计部对上述资产管理制度执行状况至少每六个月检查一次，平时不定期进行随时检查

2.

4.2对制度中盘点状况、采购入库、资产保管、财务核算、台账登记、领用控制及报废处置等流程执行有效性和真实性进行检查3平常用品请购、临时请购和采购

3.1平常用品请购程序按照企业《平常用品采购制度》执行

3.2各部门上报年度和月度请购计划范围正常应控制在《企业平常用品明企业原则0版企业板块平常用品管理制度GS-XZ-I-007细》内（见附件1）

3.3紧急请购平常用品应按照企业《平常用品采购制度》执行

3.4行政部负责人应对平常用品所有请购进行审核，审核增添合用性以及必要性如企业内部可以调拨，由行政部协调调拨部门对已经有库存资产进行调拨

3.5平常用品采购参照企业《平常用品采购制度》和《招标管理制度》执行采购人员需参照平常用品年度采购原则进行采购，如请购需求无法满足、需要调整采购计划时，需经执行总裁同意后，方可执行采购4平常用品验收、入库和出库

4.1验收接受到低值易耗品、固定资产后，由行政部资产管理人及时组织使用人、使用部门负责人、行政部经理共同进行验收，波及专业技术还应由有关专业技术部门人员参与验收验收应查对其数量、品质、规格型号等与否与《月平常用品请购计划》、《新员工平常用品请购单》、《紧急采购申请单》或协议信息相符，同步关注固定资产品种、规格、技术规定等详细信息，以保证其有效识别与盘点，并由行政部资产管理人填报《企业低值易耗品验收表》（见附件2）或《企业固定资产验收表》（见附件3）,参与验收人员需签字确认大型固定资产项目竣工验收程序按照企业《验收管理制度》执行

4.2入库采购办公用品及验收合格低值易耗品、固定资产应在1个工作日内企业原则0版企业板块平常用品管理制度GS-XZ-I-007办理入库，按照实际数量和价格填写《入库单》，由行政采购人员、库管员共同签字确认后，报行政部经理签字

4.

2.2行政部资产管理人员根据《入库单》和对应验收表中信息及时更新《办公用品管理台账》（见附件4）、《低值易耗品管理台账》（见附件5）和《固定资产管理台账》（见附件6）同步按照《企业低值易耗品编码规则》（见附件7）及《企业固定资产编码规则》（见附件8）对新增低值易耗品或固定资产分派持续、唯一编码，将编号一并登入对应管理台账行政部资产管理人员需为低值易耗品、固定资产制作标签，并在实物上粘贴标签

4.3出库

4.

3.1新员工入职后，由所在部门向行政部提交如下材料后，方可领取必备平常用品

（1）人力资源部出具《新员工录取审批表》复印件；

（2）员工联络单；

（3）《新员工平常用品请购单》其中领用办公用品明细参照《新员工办公用品领用明细》（见附件9）

4.

3.2各部门在收到行政部发出领用告知后，按告知详细规定领取请购平常用品

4.

3.3行政部应按照各部门实际请购数量发放平常用品，并填写《出库单》,务必填写清晰名称、数量、单价、总价、领用人、领用部门等信息，由库管员、领用人共同签字确认后，方可领用出库单需由行政部经理进行签企业原则0版企业板块平常用品管理制度GS-XZ-I-007字确认

4.

3.4库管员应根据《出库单》更新对应管理台账资产管理人员每季度第一种月将上季度《低值易耗品管理台账》和《固定资产管理台账》报送财务部进行查对，保证账实相符5以其他方式获得固定资产

5.1以应收债权或非货币性交易换入固定资产，必须报经企业有关部门同意按照企业同意金额，作为应收债权或非货币性交易换入固定资产公允价值以及协议金额以应收债权或非货币交易换入固定资产，必须和对方签订有关协议应收债权换入固定资产还应出具应收债权详细事项汇报未经企业有关部门同意一律不容许私自处理

5.2接受捐赠固定资产，对方提供有关凭据，按凭据上标明金额加上应支付有关税费作为入账价值；对方没有提供有关凭据，按同类或类似固定资产市场价格估价，报经同意后入账6平常用品使用、维护和外借

6.1使用人负责资产平常维护与保养，使用人应贯彻详细安全防护措施，对资产状况进行检查、维护、保证完好和使用安全，及时消除资产风险隐患

6.2资产使用部门负责人对本部门所使用资产负重要管理责任，行政部资产管理人对此负责监管

6.3如资产使用人在使用部门内部发生变更，须及时上报行政部，并在季度资产清单中做出标明资产管理人应及时更新对应管理台账企业原则0版企业板块平常用品管理制度GS-XZ-I-

0076.4如因使用人调任、离职、继任等原因，导致使用人暂缺，由使用部门负责人充任资产使用人，并需及时告知行政部，资产管理人应及时更新对应管理台账在季度盘点时，如尚未分派使用人，行政部应对该资产进行回收入库

6.5行政部固定资产管理人应根据固定资产性质确定固定资产投保范围以及有关政策

6.6各部门之间临时借用低值易耗品、固定资产，由各部门自行管理，借出期间资产管理责任仍为借出部门

6.7员工因公需要短期外借固定资产时，应发起借用固定资产流程并填制《借用固定资产登记表》（见附件10）,由借用人所在部门负责人和借出部门负责人签字确认后，将《借用固定资产登记表》提交至行政部固定资产管理人员，其根据实际状况选择填写固定资产有关信息，报送至行政部经理签字后，方可借出固定资产管理人员对《借用固定资产登记表》进行留存，并填制《借出固定资产登记汇总表》（见附件11）借用人偿还所借固定资产时，需到行政部索要《借用固定资产登记表》进行偿还登记,固定资产管理人员更新汇总表借用人须按照规定履行登记和偿还手续7调拨

7.1对于各部门之间调拨低值易耗品、固定资产，由调入部门填制《企业资产调拨申请表》（见附件12）,经行政部审批，方可办理

7.2对于调拨后低值易耗品、固定资产，行政部应及时更换对应标签，并更新对应管理台账财务部应及时更新对应固定资产卡片，并更新对应管。