公司会议管理制度

公司会议管理制度第一条总则

一、为了进一步规范公司会议管理，提高会议效率，依据公司相关制度，制定本制度

二、本制度适用于公司所有会议第二条会议类型

一、公司会议包括内部会议和对外会议两种

二、公司内部会议主要有董事会、中层例会、部门例会以及各种专项会议

三、公司对外会议主要有现场会、报告会、业务洽谈会等第三条会议的内容和要求

一、月度述职会每月召开一次，由公司组织，会议内容为对上个月的工作完成情况进行分析总结，找到不正常问题，并制定解决方案；参加人员为各部门第一负责人

二、部门周会议每周召开一次，由部门组织，会议内容为对上周工作完成情况进行汇报，找出不正常问题，并制定解决方案；参加人员为部门各业务负责人

三、其它会议〔一〕专项会议公司的专项会议主要有协调会、表彰会、专项报告会、工作会、总结会等，专项会议安排依据中心议题的不同，由责任部门具体负责〔二〕公司对外会议主要包括现场会、报告会、新闻发布会、业务洽谈会等对外会议统一由行政部协调，依据其会议内容和所涉及业务，结合公司各部门职责，相关部门给予协助第四条会议的准备工作

一、会议的准备工作由会议的主管部门负责安排、落实

二、要力保开会时间、会议所需时间、会议场所、会议材料、会议议程、人员通知、人员记录、设备音响等准确无误

三、公司对外会议要充分考虑到来宾人数、人员规格、签到、迎来送往、座位排序、会场服务、信息传递、安全保卫、资料礼品等

四、凡重大会议须成立会务组，形成详细的会议具体实施计划，并酌情召开大会准备会第五条会议的审批

一、除公司中层例会、部门例会、规模较小专项会议外，公司大型会议和公司对外会议均需遵循会议审批制度

二、会议审批需填写钉钉”会议审批流程”，注明会议名称、参加会议单位、出席会议人员、出席人数、会议时间、会议地点、中心议题、会期、主办部门、协助部门、会务人数、所需经费〔填写拟办事项申请单〕等，提请行政部审核查验，报公司领导审批第六条会议场所的管理

一、公司现有多功能厅、小型会议室、茶室等可用于召开各类会议的会议场所

二、会议场所的使用由行政部依据会议的规模、等级统筹安排

三、部门间召开的专项会议使用以上会议场所时，需将会议时间、参会人数、是否录音、是否照相等提前告知行政部，由行政部依据告知的先后顺序和轻重缓急统一安排

四、如需外租会议场所，需提报行政部统一协调办理第七条会议纪律及考勤制度

一、与会人员在会议进行期间，必须将机手机调整为静音一般情况下不允许接打电话，有紧急事情需向会议主持人报告,并到会议室外接听

二、汇报工作要简明扼要，吐字清晰，语速适度，表达准确到位

三、认认真真的做好会议纪录，禁止做与会议内容无关的事情

四、坐姿端正，严禁斜靠、趴桌等姿势

五、不允许交头接耳、开小会〔小声议论），需要发言要举手不意

六、与会人员必须提前五分钟到达会场，并在签到本上签到

七、假设因有事不能参加会议，需在提前半个工作日向会议主持人请假，并指派代理人参加会议，否则按旷工论处第八条会议决议的落实

一、会议组织者应指定人员做会议纪要如需行文，需报行政部整理、行文、打印和分发

二、各部门依据会议要求和任务，安排制定本部门具体工作具体实施计划

三、会议主持人应指定人员负责对会议中所提出的任务进行查办、催办和落实，对未按照时间节点完成的工作事项进行落实、考核第九条附则

一、员工违反本制度规定的，按《员工日常行为管理规定》相关条款进行处理

二、本制度自颁布之日起生效，前期制度与之冲突的，按本制度执行

三、本制度解释权归公司行政部。