公司前台工作制度

3.

3.1公司规定9:00〜18:00,但为保证前台工作的顺利开展，需保证每个工作日有一名前台人员8点30到岗（无特殊状况下，该同事17:30下班），为正式上班做好准备如遇重大接待任务则根据公司规定调节工作时间，活动前至少提前半小时到岗电话接听

3.21）铃声响起3声以内接听电话2）电话问候语需以“您好,xxxx”开始，声音需有力量、热情、亲切、吐字清晰以更好体现公司对外形象3）使用规范礼貌电话用语4）接听电话日勺注意点a.如果来电者说出要找日勺人的名字，请先礼貌询问对方姓名和公司，然后“请稍等，我帮您转接”如果该同事乐意接听电话，则转接；如果该同事不在，则告知来电者并询问与否需要留言；如果该同事不以便接听，“对不起，**先生外出了，临时联系不上，请问您需要留言吗？”b.如果是要转接到总监/总经理室，前台询问到基本信息后，转接至秘书问与否需要接听C.如果来电者规定转接某个职位日勺人而无法提供具体姓名，如“请找你们日勺人力资源总监听电话好吗？、请先礼貌询问对方姓名、公司及来电目的I,以过滤掉营销类或其他不善意的电话如拟定与公司业务无关，可委婉回绝，如“对不起，**先生临时不在办公室，请问有什么事情我可以转告吗？”如欧J确无法拟定，则可转接至有关部门的I助理或员工，由他们判断d.如果来电者是征询公司有关业务或其他重耍事情，但所要找欧I人不在前台需记录下来电者日勺联系方式、公司信息及他们所想要理解日勺信息，并转交给有关部门的员工进一步跟进在维护同事和公司隐私的I前提下满足来电客人需求，转接电话发掘合伙机会并及时联系销售部e.不能在不理解对方的动机、目的I是什么时，随便转接电话更不能在未授权欧I状况下说出指定受话人日勺行踪或将受话人的分机号、手机号码或家庭电话号码告知f.如果来电者不拟定和谁通话时，你必须说“有什么可以帮到您H勺吗？”通过与他的对话理解来电者的目的1如果是投诉电话或业务类有关电话，应当仔细聆听后，帮他们找到可以协助的人，但不能将电话直接转到公司领导那里如果是一般性的推销电话，你必须说“对不起，**先生外出了，临时联系不上，您需要我转达什么信息吗？”h.如果来电者拨错了号码，你必须说“对不起，这里是XXXX,您是不是打错电话了呢？i.如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时，并且正在通话日勺电话不是重要的电话，你可以说“对不起先生，您能稍等一会，让我接听此外一种电话吗？”j.电话机旁备纸、笔，积极提供留言服务，随时准备记录客人提出的规定和协助解决欧I事项特别对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和负责人，并和客人复述确认重要信息k.在接到投诉电话时，要注意礼貌用语和说话口气，积极地为客人解决问题，积极留下客人的电话，及时地反馈给部门领导或者有关人员

1.1前台正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话如果电话内容很重要而不能立即挂断时，应告知来访日勺客人稍等，然后继续通话m.通话结束时，需等对方先收线后再挂线，挂线前需询问“与否尚有什么能帮到您”，并对来电表达感谢“谢谢您日勺来电，再会”n.看待所有口勺电话，需一视同仁，以热情的态度接听访客接待

3.31）当有客人来访时，应起身站立，双手交叉放于腹部间面带微笑，热情、积极问候使用礼貌用语“您好，请问有什么可以帮您吗？工耐心倾听客人的来意，并根据客人日勺需求积极予以协助2）同步需询问有没预约、来访者的公司及来访目的然后再打电话请示，得到批准接见日勺批示后，让客人在前台区域等待如果接待人已经安排好会议室，引导客人去往会议室，并提供茶水等3）有预约的客人来访，但电话联系不到有关接待者时，安排客人在前台等待，前台需进入到公司内部寻找，避免让客人始终在前台等待4）有客人未预约来访时，不耍直接回答要找的人在或不在而要告诉对方“让我看看他与否在”同步婉转地询问对方来意“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充足判断能否让他与同事会面如果客人要找的I人是公司日勺领导，就更应当谨慎解决5）如有需要使用行李牌为客人寄存行李，保证行李安全6）两位前台需默契配合，一人询问和接待客人，另一人发放访客牌和联系接待人7）访客进入公司区域，需一方面在前台处登记访客登记表，同步请客人佩戴访客证并且需要在我方接待人员日勺带领下放可进入公司区域8）纯熟掌握公司概况，可以回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息9）客人入座后，需询问客人与否需要饮用水、咖啡或茶等咖啡需问客人与否要加糖或奶10）上茶的顺序一般应为先客后主，先女后男，先长后幼摆放位置为饮水者右手上方5—10公分处，有柄日勺则将其转至右侧，便于取放；11）任何状况下不能和客人起冲突，不能在前台喧哗12）未经容许或未经我司人员带领，客人严禁进入公司区域，发现这样日勺状况，需立即上前礼貌劝阻，如无法解决，请立即告知上级主管13）访客离开时，需收回访客证必要时可请我方接待人协助收回办公室检查和维护

3.41）保持前台区域干净整洁，抽屉、柜子、桌面、背景和地面整洁有序，无杂物、食品摆放在桌面上前台区域不堆放杂物，收到的快递和包裹统一寄存在收发室2）根据办公室例行检查表，前台轮流每天早晚各巡视公司一次有问题记录下来，并且持续跟进直至解决a.办公室卫生环境、绿植等b.如果办公室浮现空调、消防设备故障等物业问题，及时联系大楼物业解决；办公室内部装修、家具维护等状况，联系园区建设部同事解决c.及时关注各个打印区的纸张、打复印机器的维护，如有问题联系IT helpdeskd.零食、文具、饮用水的I检查3）如遇特殊状况，请及时向主管请示阿姨、保安工作的监管

3.51）指引和监督阿姨在办公室平常保洁、茶水准备、茶水间食品管理等方面的工作2）指引和监督白班保安日巡、晚班保安夜巡工作3）有问题，及时和主管联系收发快递/信件/包裹

3.61）所有收到日勺快递/包裹/信件需登记好，并当天发放，收件人需签名同步，所有寄出快递时底单需要分日期存档，以便寄件人领取以保证每一种进出的快递均有记录可循2）寄出的公司快递请选择资费比较便宜的月结快递公司3）原则上不为私人提供快递服务，如有的话，则私人快递需要员工以钞票当场结算客户接待和会议室管理

3.71）每天在系统里检查会议室和培训室日勺在线预订每天下班前检查第二天与否有重大会议需提前做好布置安排2）当有任何冲突，例如时间、会议室、使用冲突，协助有关部门人员妥善协调3）协助接待小组完毕客户接待任务，涉及制作席卡，播放字幕等根据会议或培训需要，保证有足够日勺会议用品（如笔、信纸、饮用水、点心、水果等），并提前摆放布置好4）在客户到来之前保证前台到岗随时迎候和指引客户5）客户接待和公司会议时，监督阿姨提前煲好茶水，前台负责把茶水送进会议室，并且定期添加茶水5）做好会议用录音笔、激光翻页笔的保管、借出和登记6）及时告知阿姨在每次会议室和培训室使用结束后的清理或者物料更换7）关注会议室内屏幕、灯、空调、投影仪的开关状况员工服务

3.81）新员工入职文具H勺发放和门禁卡日勺领取员工离职时负责签收行政有关的门禁卡、名片等物品2）热情的回答和协助公司同事们，提供多种力所能及日勺行政支持3）为员工提供文具、水果、健身卡、食品、饮用水、咖啡机、名片、药物等服务4）关注重要领导的动向，为他们提供及时的J行政服务，提前预估和迅速执行礼物和仓库

3.91）公司内所有礼物口勺保管、盘点和发放，每周盘点一次并且更新数据，每月发出一次库存报表2）公司PR物品口勺保管、盘点和发放，每月更新库存表3）仓库的状态跟踪，定期检查内部卫生和设施、物品安全4）对于提供应公司其他部门使用的仓库，做好仓库登记和监管工作订餐

3.10a.订购加班晚餐，并制作分部门报表、月度报表和付款申请b.每周二订加班晚餐肯德基、每周四订加班晚餐必胜客c.会议餐、培训餐预定支持，并做好费用结算和分部门报表d.协助有需要日勺总监或同事联系外卖餐厅，外卖送届时联系用餐人付款公司绿色环保政策的支持

3.11前台设立“废弃电池回收箱”和“过期药物回收箱”回收电池盒药物，一段时间统一交到有关部门统一解决工作纪律41）遵守公司各项规章制度，穿职业装、化淡妆上班2）工作时间内前台工作岗位必须有人，离开前需与后备人员积极沟通，不可以同步离开座位，中午用餐时间请错开3）需保证仪容仪表大方整洁、时刻以饱满、热情、亲切的态度接听电话及接待访客4）前台人员应当尽量避免长时间的电话占线更不应当出目前前台与其他同事闲谈日勺场面5）不能在前台用餐、吃零食及水果等6）阿姨不能长时间在前台逗留，特别需避免阿姨和保安坐在前台。