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文献目录条目页码01合用范围1参照文献1定义22职责24程序〜4附则58附件〜修订履历版本H期修订状况编制审核同意A/0/10/31初次公布1目实现企业人事档案制度化、规范化、科学化管理，维护人事档案材料真实和完整，防止档案丢失、损坏、遗漏，便于有关人事档案借阅和使用2合用范围本制度合用于四川上美商业管理有限企业全体员工3参照文献无4定义员工人事档案员工自入职之日起，企业为其建立包括入职、转正、考核、岗位调动、职级变动、薪资调整、培训、奖惩、离职、劳动协议、有关协议等各项资料集合5职责
5.1人力资源部负责企业员工人事档案建立、搜集、审核、更新、归档、借阅、销毁等工作
5.2企业全体员工有义务提供个人档案管理所需材料，并保证其真实性和有效性6程序
6.1档案分类
6.
1.1入职档案个人简历、应聘登记表、面试评估表、笔试试卷、健康证明、身份证复印件、学历证复印件、有关资格证书复印件、户口本复印件户主及本人页面、录取审批表、人力成本表、劳动协议、应届毕业生就业协议、实习协议、保密协议等
6.
1.2薪酬考核档案试用期考核表、试用期总结表、季度或年度考核登记表、薪资调整中请表或审批表、绩效考核表、考核面谈表等
6.
1.3培训档案新员工入职培训、专业培训、外派培训、培训登记表、培训考核表、培训登记表、效果评估反馈表等
6.
1.4职务异动档案平级调动、晋级、降级登记表和审批表
6.
1.5离职档案离职申请、离职工作交接单、离职面谈、离职证明存根等
6.
1.6其他档案员工奖惩记录、各类补充协议等
6.2档案归档与信息核算
6.
2.1档案入档一般流程1对新入档材料进行鉴别，判断与否符合归档规定，有关信息与否真实完整2按照材料属性、内容，确定其归档详细位置3在人事档案表上补登该材料入档记录，并最终归档4在电子版人事档案索引表中同步更新入档信息
6.
2.2档案初次建立1员工正式入职后，档案管理员须在员工录取审批表审批通过后7个工作日内，将员工入职有关资料搜集、整顿完毕并单独寄存入新档案袋，同步建立员工人事档案表详见附件一【上美人事档案表】并对其进行编号2初次建档时，须对员工个人信息进行仔细核算，并查核有关学历证明、资格证书证明真实性，保证员工各项档案信息完整性和有效性
6.
2.
32.3归档规定和规范1归档形式＞纸质归档人事档案原始资料以纸质形式存档，且必须使用碳素、蓝黑墨水笔书写,严禁使用圆珠笔或铅笔＞电子版归档电子版文档用于记录员工各项档案资料类目、存档日期、存档状况等,需根据归档状况及时更新和补充，以便索引查询2编号规则＞每个员工档案分派唯一档案编号，编号格式为四位数，从“1”开始，如
0001、0002……,依次排序＞同一员工纸质档案和电子档案记录编号须保持一致＞离职工工档案编号不可重新使用3存档位置规定＞每个员工档案分设一卷，资料独立装袋，每个部门分设一档＞卷内文献材料应依其形成规律或特点，保持文献之间亲密联络并进行系统排列,密不可分文献材料应排列在一起
6.
2.4双重管理人员档案管理1企业经理级人员或者受集团有关部门双重管理人员，其档案管理参照集团有关人事管理措施及本制度管理措施执行2岗位编制在我司双重管理人员，人力资源部仍需建立并备份员工档案资料原件或复印件，以备查询及跟进员工信息动态
6.
2.5档案检查1突发事件之后，或发现可疑状况，须对档案进行检查与核算；2对于存档时限较久文档，应定期进行检查，对其破损状况采用补救措施
6.3档案调动和借阅
6.
3.1人事档案调动在集团内部，发生跨子企业之间人员调动，应由所在企业人力资源部和接受企业人力资源部进行档案交接
6.
3.2人事档案查阅权和知悉权1企业总经埋、副总经理、总经理助理等高层领导，人力资源部经理、档案管理员及集团行政人力中心、集团高层领导具有对企业全体员工档案查阅权和知悉权2部门负责人具有对本部门员工档案查阅权和知悉权3其他部门人员因工作原因，需要调阅人事档案，须提交有关申请1档案调阅人员应提交《人事档案调阅申请》详见附件二【人事档案调阅申请表】，经人力资源部经理或总经理审批后实行调阅2档案调阅人员偿还档案时，档案管理员必须当面查清，并填写《人事档案调阅状况登记表》详见附件三【人事档案调阅状况登记表】，如有损坏和遗失应及时追查3调阅人员应爱惜档案，保证档案整洁、安全，不得私自涂改、翻印、抄录或损坏，更不得转借他人
6.4档案管理期限及销毁
6.
4.1在职工工档案自入职之日起建立并持续维护，职工级和主管级员工档案自解除劳动协议之日起保留3年，经理级员工档案自解除劳动协议之日起保留5年，超过年限后按照规定进行销毁
6.
4.2档案销毁1档案管理员将须销毁档案登记造册，呈送总经理审批后销毁2文献销毁可采用碎纸机粉碎或直接焚烧方式，销毁文献须登记造册，以备查考3档案销毁时，必须由企业指派专人与档案管理员同步在场进行监督，防止资料外泄
6.5档案保密
6.
5.1档案管理员必须按照制度规范进行档案管理，防止档案资料遗漏、损坏或信息外泄
6.
5.2档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容7附则
7.1本制度经总经理办公会讨论通报董事会审批，自公布之日起生效
7.2本制度由人力资源部负责解释及修订，未尽事宜参照企业有关制度执行或另行补充8附件
8.1附件一上美人事档案表
8.2附件二人事档案调阅申请表
8.3附件三人事档案调阅状况登记表
8.4附件四人事档案管理流程图附件一上美人事档案表上美人事档案表编号基本资料姓名性别出生年月民族籍贯户口所在地政治面貌婚姻状况□已婚口未婚身份证号码联络方式邮箱现详细住址备注教育经历最高学历毕业院校专业毕业时间参与工作时间职称资格证书个人专长备注入司状况工号所属部门担任职务入职时间转正时间档案所在地初次签订续签协议签订开始时间到期时间日期原部门/岗位新部门/岗位岗位调动日期原部门/岗位新部门/岗位日期原部门/岗位新部门/岗位备注档案所含资料文献名称文献数量文献名称文献数量文献名称文献数量应聘登记表学历证复印件劳动协议书面试评估表户口本复印件保密协议录取审批表身份证复印件健康证明人力成本表职称复印件岗位调动审批表转正审批表资格证书复印件工资变更审批表备注存档人存档日期:附件二人事档案调阅申请表人事档案调阅申请表档案类别文献名称调阅部门调阅用途调阅期限自年月日起至年月日合计天调阅人签字档案管理员签字部门负责人人力资源部意见意见总经理意见附件三人事档案调阅状况登记表档案调阅状况登记表文献名称备注档案编号调出日期调阅人偿还日期偿还人经手人■tIf•t、,二■~r^♦■12豳
41.I屎■汇’芦匕a■WB^鎏.■附件四人事档案管理流程图。
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