某地产档案分类方案及档号编制规则

档案分类方案及档号编制规则1目的

1.1为规范档案工作流程，统一档号编制规则，结合公司实际，特制定本标准2适用范围

2.1本标准以公司全部档案为对象进行分类，制定了统一的分类方案及档号编制规则，适用于集团各部门及城市公司（地产板块）、商管、酒管、物业公司等档案管理工作3术语

3.1全宗号全宗，指一个独立公司或单位在经营活动中形成的档案有机整体比如，一个独立的项目公司形成的全部档案就构成一个全宗本标准中所说的全宗号，是指为方便管理档案，人为给立档单位编制的一个代号不同公司的档案以全宗号区分开来

3.2分类分类号是以字母、数字形式标识档案内容、载体、特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分每个分类号下的案卷，均从“1”开始编号

3.3项目号项目即取得一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目为此项目编制的代码即为项目号

3.4案卷号若干具有有机联系的文件组合而成即为案卷，案卷是档案保管的基本单位将案卷按照一定的规则进行有序排列形成的顺序号，即为案卷号一般以一盒为一卷，特殊情况也可一盒装多卷

3.5件号件号即卷内文件顺序号，反映文件在该卷内的位置，每一个案卷卷内文件件号均从1开始编写

3.6档号档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用以固定和反映文件排列顺序本标准中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成档号要求具有唯一性，不得重复4档案分类规则

4.1本标准采用“问题（或事件）”分类法，即按照档案的具体内容进行分类，不采用“机构”分类法，即按文件形成部门进行分类的方法根据公司档案产生情况，初步分为九大类证照档案、合同档案、文书档案、项目档案、声像档案、实物档案、专题档案、会计档案、人事档案5一级类目设置

5.1本标准共设置一级类目九个，采用英文字母作为类目代码部分行业如有档案难以归入上述九大类时，可根据实际需要增设一级类目，但需报集团行政管理部备案一级类目代码一级类目代码证照档案A实物档案F合同档案B专题档案G文书档案C会计档案H项目档案D人资档案J声像档案E其他

5.2档案分类类目一般不超过四级，具体

二、

三、四级类目，参见《集团文件资料归档范围、归档时限和保管期限表》6档号编制规则

6.1档号结构全宗号-年度/项目号-分类号-案卷号-件号

6.2全宗号编制说明

6.

2.1公司全宗号由两部分组成

6.

2.2第一部分由集团代码和所属业务板块代码组成集团代码用两位英文字母标识，业务板块用阿拉伯数字标识例如集团代码”取“ZR”两字母表示；业务板块“1”表示地产，“2”表示物业，“3”表示商管，“4”表示酒管，以此类推

6.

2.3第二部分由城市公司名称缩写代码组成例如福州公司的表示方法[FUZ]o

6.

2.4全宗号编制举例说明例如福州地产公司ZR1CFUZ]福州物业公司ZR2[FUZ]福州商管公司ZR3[FUZ]福州酒管公司ZR4EFUZ]以此类推

6.

2.5集团对各级公司设立了统一的全宗代码，不宜随意修改如有新增公司及项目，应报集团行政管理部备案，集团给予编号，以免混淆具体参见《全宗代码一览表》（附件1）

6.3年度/项目号

6.

3.1项目号由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如项目1表示为XM01每家城市公司开发的项目均从XM01开始计数,XM02,XM03……以此类推

7.

3.2集团对各级公司设立统一的项目号，不宜随意修改如有新增公司及项目，应报集团行政管理部备案，集团给予编号，以免混淆具体参见《项目代码一览表》（附件2）

6.4分类号分类号由英文字母和阿拉伯数字组成，可根据需要，灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用”隔开具体参见《集团文件资料归档范围、归档时限和保管期限表》例如一级类目二级类目三级类目四级类目分类号文书档案（C）公文管理

（1）公司收发文

（1）/C

1.

16.5案卷号

6.

5.1案卷号用三位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依次按流水编号，不应有空号

6.

5.2案卷组卷方式有多种，需灵活应用可一盒一卷，如文书档案，综合类合同档案；有按照单个项目组卷，如项目档案；有一户一卷，如拆迁户档案；有以公司为单位组卷，如企业注册证照类等

6.6件号件号用四位阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“0001”开始往下排列7档号编制示例

7.1本标准设置的档号结构为五级结构，即全宗号-年度/项目号-分类号-卷号-件号

7.

1.1在第二级结构“年度/项目号”中，凡是类目中涉及项目类的均取项目号，不取年度，即档号结构为全宗号-项目号-分类号-卷号-件号；凡是不涉及项目类的，一律取年度，不取项目号档号中，其他级结构不变

7.2档号编制示例

7.

2.1非项目类，以文书档案为例ZR1[FUZ]-2O14-C

1.1-001-0001档号格式ZR1[FUZ]-2O14-C

1.1-001-0001*件号案卷号分类号年度“全宗号福州公司注意“企业注册证照”整理时不分年度，同一家公司的证照放在一起，其档号格式为:全宗号-分类号-卷号-件号

7.

2.2项目类,以项目档案为例:ZR1[FUZ]-XMO1-D

1.1-001-0001档号格式ZR1EFUZ1-XM01-D

1.1-001-0001-----------------»件号------------------------►案卷号-------------------------------►分类号----------------------------------------►项目号润城---------------------------------------------------►全宗号福州公司注意项目档案中“项目综合类”是指包含多个项目内容的文件，无法纳入某个具体项目中，故项目号统一设置为XM00,整理时请注意区分对待

7.

2.3其他类别档号设置，参见上述两类档号设置规则，或参见《集团文件资料归档范围、归档时限和保管期限表》附件

1.关联制度

1.1《集团文件资料归档范围、归档时限和保管期限表》

2.附件表格

2.1《全宗代码一览表》（附件1）

2.2《项目代码一览表》（附件2）。