项目文档管理办法

项目档案管理办法XX二零一七年二月项目档案管理办法第一章总则第一条为了规范项目组文档归档工作，更好地利用现有的文档资源，实现文档资源共享，确保各类项目的关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管，特制定本办法第二条为了更好地进行项目文档管理，项目组应指定一名文档管理员，专门规范文档的调阅、归档，并实施严格的文档分类控制和登记制度对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理第三条所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责第二章项目文档编写规范第四条文档版本管理1文档状态变迁规则项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种文档刚建立时，其状态为“草稿”文档通过评审后，其状态变为“正式”此后若更改文档，其状态变为“修改”修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式”2文档版本号文档的版本号规则与文档的状态相关1处于“草稿”状态的文档版本号格式为VO.YZ,YZ的数字范围为0199,随着文档草稿的修正，YZ的取值应递增YZ的初值和增幅由〜文档创建人或修改人自己把握2处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y,X为主版本号，取值范围为19Y为次版本号，取值范围为0~9〜文档第一次成为“正式”文件时，版本号为VI.03处于“修改”状态的文档版本号格式为VX.YZ,文档正在修改时，一般只增加Z值，X.Y值保持不变当文档修改完毕通过评审，状态成为“正式”时，将Z值设为3增加X.Y值参见上述规则2第五条文档标识项目分类编号A、B、C……;项目标志本项目的标识，表明本项目是“XXXX”；日期编号文档创建日期；版本号本文档的版本号一个文档编码的例子为A-MYD-20161111-V

1.0第三章项目文档管理制度第六条项目归档内容主要包括招标书、投标书、项目合同及附件、项目进度计划、项目进度控制表、项目成本计划、成本估算表、项目人员配置计划、项目例会纪要、演示文件、项目成果等相关文档第七条文档的保密和安全根据文档安全管理需要，大致可划分为三个保密级别I级具有比较高的保密需求，仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权，其他人员查阅需经文档作者和项目负责人同意n级限制性保密需求文档，只允许项目组内部相关人员操作使用的文档其他人员查阅需经项目负责人同意iii级一般保密性文档，正常业务流转文档及一般审批流转文档公司内部人员查阅需经项目负责人同意第八条项目文档归档项目经理必须在项目开发过程中，重视项目文档的建立、整理、保存，并确保项目归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性项目组文档管理员生成文档存放目录，项目组其他相关人员仅设置只读权限项目经理或有关人员按文档命名要求定期负责将项目文档提交给文档管理员文档管理员审核后进行归档项目组负责人应会同文档管理员定期检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名规范等第九条项目文档调阅公司内部人员因工作需要调阅文档，必须由借阅人填写《项目文档借阅单》（见附件一），经所在项目组经理批准后提交文档管理员，经本组项目经理审核后，开放调阅权限调阅的权限统一设置为只读对于电子文档的权限开放应设置期限，到期后，调阅人的权限将被关闭对于纸质文档的调阅，相关人员应在借阅期内及时归还如需延期借阅，需重新办理相关手续第十条项目文档保存方式分为电子和纸质，原则上应以电子方式保存电子文件应尽量转换成PDF格式，统一设置为“不能修改”模式，并视需要设置为“不能打印”模式应确保相关电子文档无病毒感染第十一条项目组文档管理员应按对项目文档进行清点，核准无误后正式接收移交的电子文档和纸质文档，并视作该项目归档工作的完成若发现有关清单和文档不符合归档规范要求的，项目组文档管理员有权要求对文档重新进行编制和完善，直至符合归档规范第十二条项目组文档管理员对项目文档实施统一保管，并负责定期进行刻盘备份，保证归档项目文档的安全可靠附件一项目管理文档借阅单项目文档借阅单编号:借阅日期计划归还日期借阅事由序号文件编号及名称媒质密级实际归还日期12345678910借阅人签字项目负责人签字部门负责人意见（高涉密文件借阅）备注借阅人应对所借阅的文件妥善保管，并及时归还非密文件的借阅应由项目负责人签字授权，涉密文件的借阅应由部门负责人签字授权涉密文件的使用，根据有关规定涉密文件只可以纸质方式存在，且非经允许不可复印流转。