员工办公物资配置标准及办公经费管理制度

办公物资配置原则管理规定

1.总则

1.1目的规范办公物资口勺管理，明确各岗位员工办公物资配置原则，减少成本、增进资源的合理使用

1.2合用范围本原则合用于企业各部门

2.3分类及定义分类办公物资包括员工平常办公所使用的办公设备、办公用品及办公家俱三类业行政部立案每季度总企业行政部开展物资台账管理的检查、抽查事宜

7.2办公用品的台账管理及盘点各企业行政人员负责每月办公用品的领用台账梳理《每月最终一日前，盘点办公用品当月使用量、库存形成盘点表，与物资部进行物资总量查对

7.办公物资的外借、偿还及遗失

7.1办公物资日勺外借因工作等原因需长期借用公用日勺办公自动化设备（如笔记本电脑、投影仪、数码相机、录音笔等）需填写《物品借用登记表》，以记录物品日勺借用及使用偿还状况，并需要按《物品借用登记表》中在规定期间及时完好偿还

7.2办公物资日勺偿还

7.

2.1员工离职员工离职时，退还企业原所属部门的口勺管制品（如电脑、打印机、U盘、电话机等），行政人员需按领用记录查对并办理移交手续，未完毕移交的I不予办理离职手续，若出现遗失需进行赔偿员工异动员工异动时，原则上不能带走原所属部门的办公物资，如电脑、办公家俱等，如办公物品需随人员调拨，应由行政部进行物资流转备注

7.3办公物资日勺遗失借出的物品或部门领用的管制品如出现遗失、损坏等状况，在事发时需要及时向行政部汇报状况，损坏的应及时偿还行政部进行维修处理，遗失日勺且不能提供遗失时间及详细状况则当由借用人按借用物品时折旧价值赔偿，折旧价值以财务部数据为准

8.办公物资的维修与更新员工在工作中要爱惜办公设备，能维修使用的用品原则上不进行新购与更换，当发生故障时物品使用人或部门应及时向行政部汇报设备出现的问题，进行办公设备的维护与保养，并将每次维修问题进行记录

9.办公物资的报废管理当办公物资的性能发生变化，不能正常使用且无法修复或维修成本高于其使用价值时，可申请报废由使用人发起申请，填写《资产报废申请单》，经部门负责人签字后，在确认无法修复或维修成本过高后，报总企业行政部审批，同意后方可实行报废无回收运用价值或回收运用价值低于变卖收入时物资，应考虑变卖处理；无使用价值且无法进行变卖的物资,应适时清理，变卖后所得物资需交由财务管理部入帐

10.办公物资的库房管理办公物资的库房应按不一样类别、性能、特点和用途分类分区、分库码放，做到物品摆放洁净整洁企业办公经费管理制度

1.总则L1为加强企业内部管理，控制企业运行成本，通过数年运行，在企业原办公经费管理的基础上，结合企业实际状况，全面推行预算管理，特制定本制度L2本制度所指办公经费为各部门开展平常办公所需的费用，包括办公用品费用、交通费、电话费、复印费、传真长话费等

1.3本制度合用于企业对各业务部门平常办公所产生的费用的量化考核

2.4若因企业管理体制与本制度有关联的制度有变化时，本制度另行修订

3.办公用品、办公经费的界定及使用原则

3.1办公经费范围界定办公经费包括办公用品费、交通费、电话费、复印费、传真长话费、打印耗材费本制度所指的办公用品是指各部门为开展平常工作所需的，且达不到列入固定资产条件的所有物品包括书写工具、文献储存、桌上用品、水票、打印耗材等交通费是指不配置车辆日勺部门因开展业务需要，自行乘坐出租车、公交车发生时实际费用电话费是指使用企业提供的办公电话所产生口勺费用复印费是指需要到企业办公室复印资料所发生的费用

3.2办公经费测算原则及原则

3.

2.1因工作需要，自行乘坐出租车、公交车发生时费用，据实报销，并计入部门交通费考核

3.

2.2电话费核定电话费实行总额控制，企业核定各部门电话费后来，发生费用，以电信部门提供日勺实际费用为准原则上每个部门自行进行话费时及时充值由安所有统一负责欧（电话账号由有关负责人进行通讯费用时及时充值

3.

2.3办公经费预算管理

3.1办公经费日勺核定企业根据各部门的工作性质、耗材预估状况、企业年度财务计划等方面综合考虑后，由行政部和财务部确定本年度办公经费使用计划，经企业审批后执行

4.2波及办公经费管理过程的部门职责行政部负责办公用品、办公耗材的统一采购、入库、发放、管理，采购必须向经企业评估的合格供货方实行采购；负责记录核算各部门领用办公用品的费用、复印费、交通费；电话号码日勺开通及停机使用事宜财务部负责对办公经费管理与预算制度日勺对接；对办公用品采购、台帐、各部门费用入账等环节的监控；月末、六个月、年终对办公经费使用的查对

3.3办公费按月按部门核定企业各部门可在核定日勺办公经费范围内，根据部门实际工作所需对办公用品进行领用若因乘公共交通工具、采买特殊办公用品发生费用的I,凭发票填报销单，按费用报销程序进行报销所发生费用最终纳入部门办公经费进行考核定义办公设备指用于办公室处理文献日勺设备，泛指使用年限至少一年以上且通电的设备指电脑、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等办公自动化设备办公用品指办公室内常用的某些现代文具，如签字笔、水笔、钢笔、铅笔以及笔筒等配套用品办公用品按类别可分为管制品和消耗品，分类明细详见附件管制品非员工办公必需品，为部门领用物资，如u盘、计算器、订书机、剪刀等；消耗品为个人领用物资，如签字笔、圆珠笔、笔芯等办公家俱包括指在办公区域使用的工作家俱指办公桌椅、会议桌椅、沙发、文献柜等满足办公的家俱

1.4原则

1.

1.11归口管理、分级控制

1.

1.2统一采购、定期比价

1.

1.3事前审批、台账管理

1.

1.4费用分摊、勤俭节省

2.管理职责

2.1总企业行政部为办公物资的归口管理部门

2.

1.1负责管理规范口勺确定、公布、统一宣贯、解释与修订；

2.

2.2组织办公物资供应商的统一选择与管理，定期比价；

2.

1.3负责企业常规办公物资的统一采购、分发、调拨及台账的管理，负责参与办公物资供应商的I考察、选择和管理，办公物资的核价工作；

2.

1.4负责审核各企业每月采购计划合理性；

2.

1.5定期或不定期组织办公物资及台账日勺管理检查

2.2分企业行政部为各企业办公物资归口管理部门:

2.

2.1负责管理规范在我司的内部宣贯、解释；

2.

2.2负责我司办公物资采购计划的申报、发放、费用控制及设备H勺维修与保养，并建立管理台账;

1.3行政部与物资部对接

2.

3.1对接办公设备日勺询价、比价；

2.

3.2对接办公设备的台账管理、平常维修；

3.

3.3参与每季度办公资产日勺盘点工作；

3.预算管理与计划的申报

3.1预算管理办公物资采购的预算费用应列入各企业预算，并符合年度预算计划，超过预算部分不予申报，经各企业负责人审批确认后初步纳入工作计•划

3.2计划申报

3.

2.1办公设备的计划申报当各企业有办公设备时采购需求时，需填写《申购单》，经行政负责人确认后统一将需求总企业行政部，由总企业行政部对照资产管理查验与否有库存可调拨，再决定与否进行采购

4.

2.2办公用品的计划申报各企业行政部于每月末记录各部门次月办公用品需求，并进行估算，填写部门次月《采购单》随附《办公用品月度盘点表》，经分企业负责人同意后作为次月采购计划，于每月底28日前上报至总企业行政部各企业当月临时需要增长采购计划外日勺办公文具时，需向总企业行政部提出申请，严禁私自与供应商联络采购，一经发现不予报销办公家俱的计划申报各企业有需求时，提前上报需求计划至总企业行政部审批后进行采购

4.采购

4.1供应商日勺选择原则上由总企业行政部在合作供应商处采购，如有特殊需求而既有供应商无法提供日勺，可另行选择供应商并经行三方比价后采购此外，行政部门应定期询价，原则上1季度内不少于1次

4.2采购H勺流程

5.

2.1办公设备/办公家俱的I采购流程有采购需求时，由行政人员填写《请购单》一经行政负责人审核确认一总企业行政人员进行查验、调拨一总企业行政部审核确认一总企业行政进行采购一供应商送货一物品入库一月底时总企业统一发起“采购报批单”

6.

2.2办公用品的采购流程各企业于每月28日前提报次月《采购单》--总企业行政部进行汇总、审核一供应商报价、备货/网上采购一总企业行政部统一发起“采购报批单”-供应商送货/配送一各企业验货入库

5.办公物资的入库管理

5.1办公用品日勺入库办公用品采购至企业后，各行政人员应根据《采购单》上所列日勺名称、规格、数量、单价、金额进行查对、清点，经验收合格后，方可入库行政专人要严格把关，有如下状况时可拒绝验收或入库1入库物品与《采购单》上的采购物品不相符的；2不符合物品入库规定日勺采购物品，如出现破损、原装短少、靠近或超过有效期等

5.2办公设备的入库各行政专人填写固定资产验收单一总企业行政部进行固定资产编号一使用人验收签字确认新购办公设备的有关保修卡等由行政专人进行统一保管，包括电脑、打印机、移动硬盘等，并及时录入资产管理系统

5.3办公家俱的入库各行政专人填写固定资产验收单一使用人验收签字确认一总企业行政部确认

6.办公物资的J领用管理此处办公物资的领用重要指办公用品H勺领用，办公自动化设备申请后无需再行领用手续

6.

1.1领用时间各部门由负责人负责办公用品的领用，于每周三至行政部领用部门本周所需物资，其他时间不予办理文具的领用手续

6.

1.2消耗品的领用在规定期间至各企业行政部领用消耗品，并填写《办公用品领用登记表》，再次领用时需以旧换新

7.

1.3管制品的领用管制品为部门共同使用品，统一由部门内勤申领和保管，员工有使用需要时可至各部门内勤处进行领用，并及时偿还

8.办公物资台账管理及盘点

8.1办公设备/办公家俱的I台账管理及盘点新采购的办公设备/办公家俱，各行政人员需进行物资信息台账登记每月初5号前将更新的物资台账发至总企。