工程档案管理办法

工程资料管理方法第一章总则

一、为进一步加强公司工程资料的管理工作，确保工程资料的完整、精确、平安并充分发挥工程资料在工程规划、勘测、设计、施工、管理等工作中的作用，依据工程建设和工程资料的管理工作的实际状况，特制定本管理方法

二、本工程资料涵盖项目实施过程中全部前期探讨、项目审批、设计规划、工程管理、竣工验收形成的文件、证书、图纸、图片、签证、报告、等资料全部原始和正式的档案资料，以及记载工程建设主要过程和现状以及具有保存价值的各种载体的文件资料

三、公司工程管理部门在整个工程项目建设期间要依据本管理方法的具体规定进行工程资料的接受、建档、运用、保存等相关管理工作，并应依据相关要求规范完善工程资料管理工作其次章工程资料管理的机构及职责

一、管理机构

1、公司工程部为项目工程资料的日常管理机构，具体负责工程资料的收集、整理、登记、归档、保管等日常管理工作，同时对项目工程资料管理的完整性、平安性、规范性负责；

2、每位专业工程师对经手的原始文案资料都有收集、汇总、整理和保管的责任入库归档前工程资料的收集、汇总、整理和保管工作由工程管理资料员负责整理立册后向公司办公室移交

二、工作职责

1、了解部门的工作业务开展状况，驾驭部门文件材料的归档范围，收集部门的文件材料；整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系

2、仔细执行平常归档制度，对部门承办工作所产生的文件材料应刚好收集，每周进行分类登记，归档，部门资料员应自行编制档案书目

3、移交档案时，如有电子文档应同时移交相关文件，对于具有重要保存价值的电子文件，应备份内容相同的纸质文件同时归档对于部门业务工作中仍需运用的文件和资料，应在归档前自行制作复印件，并在本部门内妥当保管

4、部门负责人对本部门工程资料的真实性、完整性及归档的刚好性负总责第三章工程档案的分类

一、工程档案的保存期限依据工程档案资料保存和运用价值的重要性，将工程档案分为永久、长期、短期等三类期限判定标准依据《甘肃省建筑工程资料管理规程》执行

二、工程档案基本项目类别工程资料依据性质与内容的不同，大致可分为以下几类

1、工程打算阶段文件具体包括立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件，预算类文件，建设、施工、监理机构及负责人信息等

2、监理单位资料具体包括监理大纲、规划和细则，监理月报，监理睬议纪，监理对进度限制、质量限制、造价限制的有关资料，分包资质，监理通知，合同与其他事项管理，监理工作总结等

3、施工单位资料具体包括建筑安装工程全部施工图纸与施工文件（涵盖土建、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程，室外工程），工程全部竣工图（涵盖综合竣工图与专业竣工图、工程竣工总结，竣工验收记录，以及相关声像、电子档案等）

6、其它文件具体包括对外往来函件，工作联系单，物业管理资料，工程保修资料等工程资料的具体分类按《甘肃省建筑工程资料管理规程》执行第四章工程图纸管理制度

一、工程图纸的分类与接收

1、工程图纸按专业性质一般可分为图纸书目、设计总说明、建筑施工图、结构施工图、电气施工图、给排水施工图、建筑装修图、设备施工图等

2、设计单位提交工程图纸时，工程管理部应严格依据设计合同及设计任务书的具体规定逐项核对工程图纸，核对无误后，方可进行签收

二、工程图纸的登记

1、工程管理部全面负责全部工程图纸的收取、编号、登记、技术受控、发放、变更与回收等管理工作，并对图纸的完整性、精确性、规范性负责；

2、工程管理部签收图纸或设计变更单后，应刚好按图纸书目对图纸的套数、页数、种类进行分类整理、登记；

2、全部签收的图纸，均应进行登录，详见《图纸书目及信息登记表》（附件一）

三、工程图纸的发放

1、工程管理部应对图纸整理、登记并加盖技术受控章后，应按公司要求的安排方法进行图纸的分发与存档全部图纸发放与领取时，均应按如下规定办理相关手续

（1）图纸（设计变更通知）发放给运用人时，应经公司总工程师及工程管理部负责人签字确认，同时填写图纸发放登记表，并具体注明图纸（设计变更通知）类别、名称、编号、份数、日期、接收部门（或单位）等，且必须要求接收人签字确认（见附件二《图纸发放及回收登记表》）

（2）施工单位的图纸接收人应为施工单位资料员、技术负责人或项目经理，施工单位相关人员领取图纸时，必需在《图纸发放及回收登记表》（附件二）上确认签收

（3）图纸管理过程中，均应建立图纸登记信息与收发台帐；台帐必需包括的内容有:名称、编号、图纸来源、收发日期、份数、标识、图纸原件和复印件份数、发送或领取单位及领取份数、图纸变更状况等

2、全部图纸或设计变更单必需在加盖了技术受控章后方可发放，工程图纸一般应按施工合同具体份数发放与监理及施工单位；

四、工程图纸的查阅与外借

1、公司各相关部门查阅或借用图纸时，办理借阅手续（见附件三《图纸借阅登记表》）

2、图纸运用过程中，若出现图纸份数不足，可由工程管理部另行支配补印或补晒补印或补晒图纸须要经部门负责人及公司领导批准，申请、领用的相关手续按本规定的程序执行

五、图纸的变更与作废回收

1、由于洽商、图纸会审和技术交底或工程类、技术类设计变更引起的图纸修改和变更，由工程管理部负责统一办理图纸的变更

2、修改、变更后的图纸或设计变更单，工程管理部应依据本方法的相关规定，重新办理接收、分类、登记、技术受控手续

3、发放修改、变更后的图纸时，工程管理部应首先下发原图变更、收回及新图发放的相关通知，并办理变更后图纸的发放领用手续发放变更后的图纸时，要同时收回原图，并将原图加盖“作废”图章

4、图纸变更后，成本部、工程管理部等图纸运用与保管部门均要在《图纸书目及信息登记表》刚好进行图纸信息变更登记

5、全部回收的作废图纸，工程管理部均应在《图纸发放及回收登记表》上进行登记,并应将图纸隔离存放，或报经公司批准后做销毁处置第五章工程资料报送管理

一、工程管理部应严格执行《甘肃省建筑工程资料管理规程》，并依据相关要求刚好对监理及施工单位报送的相关监理资料进行审核、处理、整理与归档

二、对于监理及施工单位报送、保存的相关工作资料，涉及工程质量、进度、成本、平安管理等工作限制事项的，工程管理部应对相应事项的具体落实状况进行跟踪检查；涉及今后政府备案要求的，工程管理部应刚好汇总、存档

三、全部报送公司的监理及施工单位工作资料，均应由工程管理部统一接收、归档与妥当保管

四、全部关于工程资料的报送程序由施工单位报送监理单位，监理单位审查完毕后再由监理单位报送工程管理部接收第六章工程资料检查实施方法

一、工程管理部应对监理及施工单位工作的检查实行定期检查与日常抽查相结合的方法进行，检查前应先制定相应的检查表单，（见附件四《现场检查记录表》）并就重点检查事项与评定标准逐一列举，尽量做到可操作性强与量化检查；

二、以下监理及施工单位工程资料事项每月至少要一次定期检查

1、各月监理及施工单位对工程资料按施工进度填写的资料是否建立与存档；

2、监理工作日志及施工单位施工日志、混凝土施工日志的建立与完善状况等；

3、审核工程资料的真实、齐全、精确度；

4、审核工程资料的时间为每月一次

三、工程管理部对全部的监理及施工单位工作检查状况均应当场由被检查人签字确认，相关检查状况也应刚好向公司领导汇报和通报监理及施工单位

五、对于检查过程中发觉的相关问题，工程管理部应签发书面通知，要求监理及施工单位快速进行工作整改，（见附件五《问题整改通知书》）

六、工程资料填写及归档质量要求

1、严格依据《甘肃省建筑工程资料管理规程》执行

七、本方法未明确或涵盖的其他管理内容与程序，依据《甘肃省建筑工程资料管理规程》执行第七章其他

一、本管理方法自下发之日起施行；

二、本方法由公司工程管理部负责说明附件一《图纸书目及信息登记表》附件二《图纸发放及回收登记表》附件三《图纸借阅登记表》附件四《现场检查记录表》附件一《问题整改通知单》白银银沪置业有限责任公司工程部二O一一年三月附件一图纸发放登记表图纸受控状序号编号图纸名称套数每套页数接受单位接收日期备注况附件二图纸（设计变更单）发放及回收登记表每套受控图章类套数发放日领用人回收回收套交回人序号编号图纸名称页领用单位备注别数期时间数签字附件三借阅复制文件登记薄序号案卷或文件名称卷号或文号份数单位日期签名借阅归还日期备注附件四现场检查记录表施工单位工程名称检查时间受检工程负责人检查方面检查内容及存在问题处理意见参与检查人员审核记录附件五问题整改通知单项目部工程名称项目经理问题方面月日经我部检查，发觉如下问题，限期于月日前按贯标程序整改完毕，并于月日前刚好反馈处理状况签发部门签发部门负责人签发日期注本通知单一式两份，检查签发部门存一份，项目部存一份。