办公室文档管理标准作业指导书

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5.

1.3制作分发清单列明需分发的文档名称、文号、密级、分发数量、分发对象等信息，以便于分发过程中进行跟踪和核对

5.

1.4分发通知以书面或电子形式通知接收部门或人员，说明文档的分发时间和地点，提醒接收人员及时签收

5.

1.5分发实施按照分发清单，将文档逐一送达接收部门或人员，保证分发过程有序、准确

5.

1.6签收与确认接收人员收到文档后，应在分发清单上签字确认对于电子文档，接收人员应在系统中进行签收确认

5.2文档分发方式

5.

2.1纸质文档分发纸质文档分发可采用以下方式a）亲手交付直接将文档递交给接收人员；b）邮寄通过快递或挂号信等方式将文档寄送至接收人员；c）部门内部流转在部门内部通过办公系统或指定人员进行分发

5.

2.2电子文档分发电子文档分发可采用以下方式a）邮件将文档以附件形式发送至接收人员的电子邮箱；b）网络共享将文档至公司内部网络共享平台，设置相应的权限供接收人员查阅；c）即时通讯工具通过企业钉钉等即时通讯工具发送文档

5.3文档回收与销毁

5.

3.1回收范围对已分发且不再需要的文档，或因更新、撤销等原因需要回收的文档，应及时进行回收

5.

3.2回收方式a）纸质文档通过部门内部流转、快递或挂号信等方式，将文档收回；b）电子文档通过邮件、网络共享或即时通讯工具等方式，通知接收人员删除或回收文档

5.

3.3销毁对已回收的文档，根据其密级和性质，采取适当的销毁方式，保证信息安全销毁过程应记录在案，并由相关人员签字确认

5.

3.4销毁记录销毁完成后，应将销毁记录归档保存，以备查阅记录内容包括销毁日期、销毁文档名称、文号、数量、销毁方式等第6章文档使用与借阅

6.1文档使用规范

6.

1.1使用目的文档主要用于公司内部工作指导、信息记录、决策依据及知识分享员工在使用文档时，应保证其目的符合公司规定，不得用于非法、违规活动

6.

1.2使用范围员工仅可在授权范围内使用文档，未经许可，不得随意传播、泄露文档内容

6.

1.3使用要求

6.

1.4在查阅、复制、打印文档时，应遵循文档管理规定，保证文档的完整性和准确性

6.

1.5不得随意修改文档内容，如需修改，应提交申请并经审批通过后方可进行

6.

1.6应爱护文档，防止文档损坏、丢失

6.2文档借阅流程

6.

2.1借阅申请

（1）员工需借阅文档时，应向文档管理员提交书面或电子借阅申请，填写相关信息，包括借阅人、借阅部门、借阅文档名称、借阅期限等

（2）文档管理员收到借阅申请后，应核实申请人的借阅资格及借阅文档的权限

6.

2.2借阅审批

（1）文档管理员根据借阅申请，进行审批，并在规定时间内给予答复

（2）审批通过后，文档管理员负责将文档提供给借阅人

6.

2.3借阅登记

（1）借阅人领取文档时，需在文档登记表上签字确认，记录借阅时间、归还时间等信息

（2）文档管理员应做好借阅记录，以便于跟踪和管理文档

6.

2.4归还文档

（1）借阅人应在规定的借阅期限内归还文档，如有特殊原因需延长借阅期限，应提前向文档管理员申请

（2）归还文档时，借阅人需与文档管理员共同检查文档完整性，确认无误后，双方签字确认

6.3文档保密与安全

7.

3.1保密级别

（1）根据文档内容的重要性和敏感性，将文档划分为不同保密级别

（2）员工应按照文档保密级别，严格执行相应的保密措施

6.

3.2保密措施

（1）员工在查阅、使用、传递文档时，应保证文档安全，防止泄露、丢失

（2）未经许可，不得将文档带离公司或向无关人员透露文档内容

（3）借阅人应妥善保管借阅的文档，不得随意复制、传播、泄露文档内容

6.

3.3安全管理

（1）文档管理员应定期对文档进行检查，保证文档安全

（2）发觉文档泄露、丢失等情况，应立即采取补救措施，并向公司领导报告

（3）对于违反文档保密与安全规定的员工，将按照公司规定给予相应处罚o

7.1归档原则与要求

7.

1.1原则

（1）及时性文档或处理完毕后，应及时进行归档

（2）准确性保证归档的文档内容真实、完整、准确，不得随意篡改

（3）完整性保证文档的原始性、连续性和完整性，不得遗漏任何附件和资料

（4）安全性保证归档的文档安全可靠，防止丢失、损坏、被盗用

（5）分类明确按照文档的类型、性质、用途等分类，便于查阅和管理

7.

1.2要求

（1）归档范围包括但不限于公司内部文件、外部来文、合同协议、会议纪要、项目资料等

（2）归档形式分为纸质文档和电子文档两种形式，要求内容一致

（3）归档标识归档时需注明文档名称、编号、密级、归档日期等

（4）归档周期定期对文档进行归档，原则上每年至少进行一次全面归档

7.2归档流程

7.

2.1纸质文档归档流程

（1）文档整理按照分类原则，对文档进行排序、编号

（2）预归档将整理好的文档暂时存放于预归档区域，等待审核

（3）审核归档由文档管理员对预归档的文档进行审核，确认无误后进行归档

（4）归档存放将审核通过的文档按照规定位置存放，保证安全、便于查阅

7.

2.2电子文档归档流程

（1）整理与编号将电子文档按照分类原则进行整理，并赋予唯一编号

（2）转换格式将电子文档转换为通用格式，如PDF、Word等

（3）存储将转换格式的电子文档至公司指定的电子文档管理平台

（4）权限设置根据文档密级和查阅需求，设置相应的查阅权限

7.3文档整理与排序

7.

3.1纸质文档整理与排序

（1）按照文档类别、时间顺序进行整理

（2）对文档进行编号，编号应具有唯一性，便于检索

（3）对重要文档进行标注，如密级、紧急程度等

（4）将整理好的文档放入规定的文件夹或档案盒，并在封面注明相关信息

7.

3.2电子文档整理与排序

（1）按照文档类别、时间顺序进行整理

（2）对电子文档进行编号，编号应具有唯一性，便于检索

（3）在电子文档管理平台上建立相应的文件夹，按照分类原则进行存放

（4）对重要电子文档进行权限设置，保证安全第8章档案管理

8.1档案分类与编目

8.

1.1档案分类根据档案的性质、内容、形成过程和用途，将档案分为以下几类

（1）行政管理档案；

（2）人事管理档案；

（3）财务管理档案；

（4）项目管理档案；

（5）合同管理档案；

（6）设备管理档案；

（7）其他特殊档案

8.

1.2档案编目对档案进行编目，以便于查找、利用和管理具体内容包括

（1）编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录和文件目录；

（2）对档案进行编号，保证唯一性；

（3）对档案进行著录，包括档案题名、责任者、日期、页数等；

（4）编制档案索引，便于快速检索

8.2档案存储与保管

8.

2.1档案存储

（1）按照档案分类，合理规划档案存放区域；

（2）档案柜、架应具备防火、防盗、防潮、防虫等功能；

（3）档案存放应遵循“先进先出”原则，保证档案的有序存放；

（4）重要档案应采取双份或多份备份，分别存放于不同地点，以防丢失或损坏

8.

2.2档案保管

（1）建立健全档案保管制度，明确档案保管责任人；

（2）定期检查档案存储环境，保证符合档案保管要求；

（3）对受损档案及时进行修复，防止进一步损坏；

（4）对档案进行定期清点，保证档案数量准确无误

8.3档案的利用与销毁

8.

3.1档案利用

（1）制定档案借阅制度，明确借阅范围、程序和权限；

（2）档案借阅应遵循“一事一借”原则，保证档案安全；

（3）建立档案利用登记制度，记录档案借阅情况；

（4）定期统计分析档案利用情况，为档案管理提供参考

8.

3.2档案销毁

（1）对已到销毁期限的档案进行审核，确定销毁清单；

（2）报请领导批准，进行档案销毁；

（3）采取安全、环保的销毁方式，保证档案信息不被泄露；

（4）销毁过程中，应有专人负责监督，保证档案销毁彻底第9章文档管理信息系统

9.1系统概述文档管理信息系统是办公室文档管理工作的重要组成部分，旨在实现文档的全过程管理，提高工作效率，保证文档的准确性、完整性和安全性本章主要介绍文档管理信息系统的基本概念、构成及其在办公室文档管理中的应用

9.

1.1系统定义文档管理信息系统是指运用现代信息技术手段，对办公室文档进行收集、整理、存储、检索、利用和销毁的全过程管理该系统通过计算机软件、硬件及网络设备，为办公室工作人员提供便捷、高效、安全的文档管理服务

9.

1.2系统构成文档管理信息系统主要包括以下部分

（1）硬件设备包括服务器、客户端、网络设备等，为系统运行提供基础设施支持2软件系统包括操作系统、数据库管理系统、文档管理软件等，实现文档的存储、检索、利用等功能3网络环境包括内部局域网、外部互联网等，为文档的传输、共享提供通道4信息资源包括各类文档、数据、图片等，是系统管理的核心内容

9.2系统功能与管理文档管理信息系统具有以下功能，以实现办公室文档的有效管理

9.

2.1文档收集与整理系统支持多种文档收集方式，如电子文档、纸质文档扫描等同时系统提供文档分类、编码、归档等整理功能，保证文档的有序存储

9.

2.2文档存储与备份系统采用可靠的存储设备和技术，保证文档的长期保存同时系统支持定期备份，防止数据丢失，保障文档安全

9.

2.3文档检索与利用系统提供全文检索、分类检索、组合检索等多种检索方式，方便用户快速找到所需文档系统支持文档的在线预览、打印等功能，提高文档利用率

9.

2.4文档共享与协作系统支持文档的在线编辑、审批、共享等功能，方便办公室内部工作人员之间的协作同时系统提供权限控制，保证文档在授权范围内使用

9.

2.5文档销毁与归档系统支持文档的销毁和归档操作，保证过期或无用的文档得到妥善处理，释放存储空间

9.3系统安全与维护为保证文档管理信息系统的安全稳定运行，办公室应采取以下措施

9.

3.1物理安全加强硬件设备的管理，保证服务器、客户端等设备的安全运行同时对重要设备进行定期检查和维护，防止硬件故障

9.

3.2数据安全采用加密技术、访问控制等手段，保护文档数据的安全同时定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏

9.

3.3网络安全加强网络安全防护，防止外部攻击和病毒感染对内部网络进行合理规划，提高网络访问控制，保障文档传输的安全性

10.

3.4系统维护定期对系统进行升级、优化，保证系统功能同时对系统运行情况进行监控,及时发觉并解决故障，保障系统的正常运行

11.

3.5用户培训与支持加强用户培训，提高用户对系统的操作熟练度和安全意识同时提供技术支持服务，解决用户在使用过程中遇到的问题第10章文档管理培训与监

111.1文档管理培训

12.

1.1培训目的为保证办公室文档管理工作的高效、规范，提高员工文档管理意识和技能,制定本节培训内容

12.12培训对象办公室全体员工

10.

1.3培训内容1文档管理基础知识；2文档分类与编码；3文档的收集、整理、归档与保管；4文档的检索与利用；5文档管理的法律法规及公司内部规章制度；6文档管理软件的操作与使用

10.

1.4培训方式1集中授课；2实操演练；3线上学习；

（4）经验交流培训时间根据实际情况安排，原则上每年至少组织一次

10.

1.6培训效果评估通过培训考核，评估员工对文档管理知识的掌握程度及实际操作能力

10.2文档管理监督与检查

10.

2.1监督与检查目的保证文档管理工作规范、高效，预防文档遗失、损坏、泄密等问题

10.

2.2监督与检查对象办公室全体员工及文档管理相关岗位

10.

2.3监督与检查内容

（1）文档管理制度的执行情况；

（2）文档的收集、整理、归档与保管情况;

（3）文档的检索与利用情况；

（4）文档管理软件的使用情况；

（5）文档安全与保密情况

10.

2.4监督与检查方式

（1）定期检查；

（2）不定期抽查；

（3）员工自评与互评;

（4）上级领导视察

10.

2.5监督与检查结果处理对检查中发觉的问题，及时反馈给相关部门和员工，并督促整改

10.3持续改进与优化建议

10.

3.1改进与优化目的提高文档管理效率，保证文档安全，促进办公室工作持续改进

10.

3.2改进与优化措施

（1）定期收集员工在文档管理过程中的意见和建议；

（2）分析文档管理工作中存在的问题，制定相应的改进措施；

（3）加强内部沟通与协作，提高文档管理信息化水平；

（4）借鉴同行业先进经验，优化文档管理制度；

（5）定期评估文档管理效果，调整培训内容和监督与检查策略

10.

3.3改进与优化建议反馈对员工提出的合理化建议，给予适当的奖励，并采纳实施对不能采纳的建议，给予解释说明

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1.1文档管理的重要性文档管理作为办公室管理工作的重要组成部分，具有以下重要性1保障信息准确传递文档是信息传递的主要载体，有效的文档管理能够保证信息的准确性、完整性和及时性，为决策提供可靠依据2提高工作效率合理的文档管理有助于提高工作效率，减少因查找、整理文档所耗费的时间，降低工作成本3促进知识共享文档管理有助于知识的积累和传承，促进团队内部的知识共享，提高团队整体素质4规范工作流程文档管理有助于明确工作职责，规范工作流程，保证各项工作按照既定目标和要求高效推进5防范风险通过文档管理，可以有效监控和预防工作中可能出现的风险，为企业的稳健发展提供保障

1.2文档管理的目标与原则文档管理的目标如下1保证文档的准确性、完整性和可追溯性2提高文档的利用率，降低工作成本3促进团队内部的知识共享与交流4规范工作流程，提高工作效率5防范和降低工作中的风险文档管理应遵循以下原则1标准化原则建立统一的文档管理体系，保证文档的格式、标识、存储、检索等方面的一致性2分类原则根据文档的性质、用途和涉及的业务领域，对文档进行合理分类，便于管理和使用

（3）动态管理原则及时更新文档内容，保证文档与实际工作保持一致

（4）安全原则采取有效措施，保障文档的安全，防止文档遗失、泄露或损坏

（5）共享原则鼓励团队内部文档的共享与交流，提高知识利用效率

（6）节能减排原则在文档管理过程中，注重节能减排，降低对环境的影响第2章文档分类与编码

2.1文档分类为提高办公室文档管理的效率与便捷性，保证文档的安全、完整和可追溯性,应对各类文档进行科学合理的分类文档分类应根据公司业务、部门职能及文档性质进行，具体分类如下

2.

1.1公司级文档

（1）公司规章制度

（2）公司战略规划

（3）公司年度报告

（4）公司重要会议纪要

2.

1.2部门级文档

（1）部门工作计划

（2）部门工作总结

（3）部门内部管理制度

（4）部门业务指导书

2.

1.3项目级文档

（1）项目立项文件

（2）项目计划与方案

（3）项目进度报告

（4）项目验收与评价

2.

1.

41.4个人级文档

（1）个人工作计划

（2）个人工作总结

（3）个人学习资料

（4）个人通讯录

2.2文档编码为便于文档的检索和管理，应对各类文档进行编码文档编码应遵循以下原则

2.

2.1简洁性编码应简洁明了，易于理解与记忆

2.

2.2唯一性同一类文档的编码应具有唯一性，避免重复可扩展性编码应具备一定的可扩展性，以便于添加新类别的文档顺序性文档编码应具有一定的顺序性，便于查找和归档文档编码结构如下

（1）公司级文档编码公司代码（2位）文档类别代码（2位）顺序号（4位）

（2）部门级文档编码公司代码（2位）部门代码（2位）文档类别代码（2位）顺序号（4位）

（3）项目级文档编码公司代码（2位）项目代码（4位）文档类别代码（2位）顺序号（2位）

（4）个人级文档编码公司代码（2位）个人代码（4位）文档类别代码（2位）顺序号（2位）

2.3文档命名规范为便于文档的识别、检索和归档，文档命名应遵循以下规范

2.

3.1文档名称应简洁、明确，反映文档的主要内容

2.

3.2文档名称中不得使用特殊字符，如\、/、、？、＜、＞、等

2.

3.3文档名称应使用全角字符，避免使用半角字符

2.

3.4文档名称中应包含以下信息文档类别、文档日期、文档版本等

2.

3.5文档名称示例

（1）公司级文档公司规章制度2021版.docx

（2）部门级文档市场部工作计划2021年1季度.xlsx

（3）项目级文档项目A实施方案vl.

（0）pdf

（4）个人级文档个人工作总结2020年12月.docx遵循以上文档分类、编码和命名规范，有助于提高办公室文档管理的效率与效果，保证文档的安全与合规性第3章文档的创建与审批

3.1文档创建流程

3.

1.1确定文档类型在创建文档之前，需明确文档的类型，如行政文件、业务报告、项目计划等根据文档类型，选择合适的模板和格式

3.

1.2收集资料根据文档内容需求，收集相关资料和数据保证所收集的资料真实、准确、完整

3.

1.3编写文档按照规定的格式和内容要求，编写文档注意以下几点

（1）文档标题应简洁明了，反映文档主题；

（2）内容结构清晰，层次分明；

（3）语言简练，无歧义；

（4）数据准确，图表清晰；

（5）附件齐全，与文档内容相关

3.

1.4检查文档在提交审批前，对文档进行认真检查，保证内容无误、格式规范、字迹清晰

3.2文档审批流程

3.

2.1提交审批将编写完成的文档提交给相关负责人进行审批

3.

2.2初审审批人收到文档后，对文档内容、格式等进行初步审查，保证无误

3.

2.3复审对于重要或复杂的文档，需进行复审复审人员对文档进行深入审查，保证文档质量审批人对文档进行审批，如无异议，则批准通过

3.

2.5退回修改如审批人对文档内容有异议，需将文档退回，并给出修改意见编写人根据修改意见进行修改，并重新提交审批

3.3文档修改与更新

3.

3.1修改文档根据审批人提出的修改意见，及时对文档进行修改修改时注意以下几点

（1）修改内容用不同颜色或字体标注，便于审批人查看；

（2）修改后，重新检查文档，保证无误；

（3）修改记录应详细记录在文档修改记录表中

3.

3.2更新文档当文档所涉及的业务或项目发生变化时，应及时更新文档内容更新流程参照文档创建和审批流程

4.

3.3版本控制对于重要文档，应进行版本控制每次修改后，文档版本号递增，并在文档标题或页脚注明版本号同时保留历史版本，以备查阅

5.章文档存储与保管

4.1纸质文档存储

4.

1.1存储环境

（1）纸质文档应存放于干燥、通风、避光、防潮、防火、防盗的环境中

（2）存储区域应保持清洁，避免有害气体、灰尘、霉菌等对文档的损害

（3）存储区域温度控制在1424℃,相对湿度控制在45%60%

4.

1.2存储设备

（1）使用符合国家标准的文件柜、文件架等存储设备

（2）存储设备应易于移动，便于文档的查找和整理

1.

1.3分类存放

（1）按照文档的类型、密级、用途等对文档进行分类

（2）各类文档应分别存放，并在存储设备上标注明确标识

2.2电子文档存储

4.

2.1存储设备

（1）使用可靠的电子存储设备，如硬盘、服务器等

（2）定期检查存储设备，保证数据安全

5.

2.2数据备份

（1）定期对电子文档进行备份，备份数据应存储在安全的环境中

（2）采用多种备份方式，如本地备份、远程备份等，保证数据可靠性

4.

2.3信息安全

（1）采取必要的信息安全措施，如防火墙、加密等，防止数据泄露、篡改等风险

（2）对重要电子文档设置权限，限制查阅、修改等操作

4.3文档保管要求

4.

3.1保管期限

（1）根据文档的类型和重要性，确定相应的保管期限

（2）定期对到期文档进行审查，按相关规定进行处理

4.

3.2保管责任人

（1）明确文档保管责任人，负责文档的存储、保管、查阅等工作

（2）保管责任人应具备一定的文档管理知识和技能

4.

3.3查阅与借阅

（1）建立文档查阅、借阅制度，规范查阅、借阅流程

（2）查阅、借阅文档应遵循保密原则，保证文档安全

4.

3.4消毁与销毁

（1）对已到保管期限或无需继续保管的文档进行消毁或销毁

（2）严格按照国家相关规定和程序进行，保证信息安全第5章文档分发与回收

5.1文档分发流程

5.

1.1分发准备在进行文档分发前，应保证文档已经完成审批流程，内容准确无误，格式符合规范负责分发的部门或人员应对文档进行认真审查，确认无误后，准备分发。