QP4.2.3-1文件控制程序范本

目的1对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供符合要求的质量管理体系有效运行的证据，并为采取纠正措施和预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息.适用范围2适用于公司质量管理体系文件的控制职责

33.1管理者代表负责对公司质量管理体系文件的总体控制，以及程序文件、作业指导书的评审和批准32工程品质部负责质量管理体系文件和与质量管理体系相关的外来文件0的整理、发放和更改控制3o3各部门负责管理本部门持有的质量管理体系文件，并确保在使用处可获得有关版本的适用文件.程序441质量手册的控制0（见《质量手册》“

4.23文件控制

2.4质量手册的控制”）42程序文件和作业指导书的控制（本条款专指书面形式文件的控制o）4o

2.1编写（或修改）管理者代表负责组织人员编写（或修改）质量管理体系文件，编写方法见《质量管理体系文件编写指南》.编写（或修改）完成后，工程品质部记录在《文件编写（修改）状态清单》上.

4.

2.2标识与编码a）受控的《程序文件》和《作业指导书》的批准页应有红色“受控文件〃印章（填写发放号）、审核人和批准人签字（签章），而且《程序文件》和《作业指导书》的首页加盖红色“受控文件〃印章（批准页、文件清样和记录表格除外）；b）公司内部使用的非书面装订形式的质量管理体系文件或其部分（如上墙的制度或流程图等），加盖红色“受控文件〃印章C）文件的编码方法见《文件编码规定》d）质量管理体系文件对公司外部的非受控发放应加盖红色“非受控文件字样的印章,不受更改控制；e）无受控章或已失效的质量管理体系文件（清样和表格除外），在本公司内禁止使用，一旦发现,工程品质部应予以没收销毁,并通报批评；

4.23评审与批准0程序文件、作业指导书经管理者代表审核和批准后才能发放

42.4发放（包括电子版本的发放）Oa）程序文件和作业指导书工程品质部在管理者代表批准后，按《文件发放登记表》发放到各相关部门；对于电子版相关文件，主任助理及主任助理以上级别人员有权保存、使用公司质量管理体系整版文件并加密码，相关部门只可拥有与之相关的部分质量管理体系电子版文件并加密保护各部门内部发放的文件由本部门负责人发放到各使用场所和人员，并记录在《文件发放登记表》上b）质量记录公司通用的记录表格由各部门资料管理人员统计每月用量，并在每年12月前把下年通用质量记录用量报工程品质部，并由工程品质部审核后集中统一印刷，每月1-5日前各部门向工程品质部领取不通用的记录表格由各部门资料管理人员自行控制印刷.c）复印因破损严重影响使用、不慎遗失或本部门内部需要增加发放份数时，由资料管理人员填写《受控文件发放申请表》，经本部门负责人评审后，报管理者代表审批工程品质部负责复印和发放除得到工程品质部批准外，任何部门不得擅自复印（复制）质量管理体系文件的任何部分或全部（包括电脑贮存的文件），否则按本程序“

422.e〃处理.

42.5使用各部门确保在使用处可获得有关文件的适用版本4o2o6保管质量管理体系文件清样（包括电脑贮存的文件）由工程品质部负责保管，各部门持有的质量管理体系文件由本部门资料管理人员负责保管；各部门应确保文件保持清晰、易于识别和检索4o

2.7文件更改a）更改批准程序文件及作业指导书、质量记录的修改,可由公司任一员工提出并填写《文件修改建议表》，经本部门负责人评审后，报管理者代表审批并组织修改工程品质部在文件修改后，应更新相应文件的目录和《文件编写（修改）状态清单》.b）程序文件、作业指导书和质量记录的修改，见本程序“

42.1编写（或修改）c）版本变更每个程序文件、作业指导书和质量记录都有独立的文件号、版本号和生效日期，均以换版方式进行变更，见《文件编码规定》“

4.3文件号”和“44版本号、生效日期”d）作废文件的处置工程品质部负责收回各部门的作废文件,加盖“作废”章后销毁或另保存，防止作废文件的非预期使用除工程品质部外,其它部门不得保存作废文件,否则按本程序“

4.

2.2oe”处理e）重新发放（见本程序“424发放”）O4o

2.8电脑（网络）保存/发放文件的控制此类文件（如电子版本的质量管理体系文件清样、停车场收费数据库、教学演示软件、网上办公系统文件等），应加以标识和保护，见《计算机及电子信息管理规程》.

4.3质量记录的控制（见《质量记录控制程序》）

4.4外来文件的控制（本条款专指与质量管理体系密切相关的外来文件）

4.41公司从顾客或相关方收集的与公司质量管理体系密切相关的外来文件，应予以控制这类文件包括法律法规、规范标准、批文、信函、图纸等,包括电子化信息.

44.2工程品质部负责不定期的收集公司外来文件，经管理者代表批准O后，记录在《外来文件清单》上，并控制其分发（见本程序“

4.

2.4发放”）

4.5非受控文件的发放非受控文件包括但不限于:质量体系文件的非受控版本，如向顾客或相关方提供的《质量手册》、培训用投影胶片、报刊杂志节选刊登或宣传栏张贴等等如果这类文件需要向公司以外提供的，应经过总经理批准后，由工程品质部发放46档案的管理（见《档案管理程序》）5相关文件和记录a）《质量管理体系文件编写指南》QW4o

2.3-1-1b）《文件编码规定》QW4o

2.3-1-2c）《计算机及电子信息管理规程》QW

4.

2.3-1-3d）《档案管理程序》QW

4.

2.3-1-4e）《文件编写（修改）状态清单》QPR423-1-1Of）《文件发放登记表》QPR

4.

2.3—1—2h）《受控文件发放申请表》QPR4o2o3-1-3i）《文件修改建议表》QPR4o23-1-4Oj）《外来文件清单》QPR4o

2.3—1-5k）《质量记录控制程序》QP4o

2.4~1。