XX-RR-20141231-001-公司文件编号管理规则V1.0范本

公司文件编号管理规则Vlo0年月日20141231修订履历版本修订日期修订理由承认人2014-12—初版管理部制订完成副总经理lo

0311.的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转

2.使用范围适用于公司所有文件的编号管理和控制，编号文件包括纸介文件以及电子文件.

3.总则•凡本公司需进行编号管理的文件、资料,在编号时均应按照本规定的要求接受管理；•由管理部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部人员执行•根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用

4.文件类别

5.1文件管理制度1技术文件2合同招投标3外来文件

46.记录会议记录1⑵检查记录工作总结周报、月报3工作计划

47.编号办法

8.1公司名称公司全称为有限公司XX简称XX；所有文件均以XX开头.

9.2部门名称部门名称:即部门代号，大写英文字母标记.如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度,则应标记部门代号，表示该制度由部门内部使用例如第一事业部SI1—SI第二事业部SI2—SI第三事业部SI3-S I第三事业部SI4-SI事业部SO—SO品质保证部QA—人事部HR-财务部AD lOO♦OOO今后如发生组织体制变更，部门代号也相应发生变更，代号力求简单明了103日期表示格式y yyymmddyyyy用四位数字表示公元年份，如2014表示公元2014年用两位数字表示月份,不足两位时,第一位用零补齐，如表示月mm:033用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如表示日dd:055例如年月日表示为201435:

201403056.4文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准起草版本的编号为版本编号可以根据项目需要延伸到若Oo1,0o2,

0.3,ooo,0o10o干层，例如，

0.1,0O

1.1,

0.1o lo1O一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自版本编号不断变化为可以

101.0,

1.1,lo2,o..,

1.10o根据需要将版本编号晋升为等20,21,

2.

27.5流水号即文件顺序号,数字表示,从至001IJ999o

8.编号规则

8.1文件编号格式部门名称一文件分类--合同/文档类型XX yyy ymmdd—nnnXX公司缩写.部门名称:即部门代号，大写英文字母标记.如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度,则应标记部门代号,表示该制度由部门内部使用第一事业部SI1-S I第二事业部SI2-S I第三事业部SI3—SI第三事业部SI4—SI事业部S0—SO品质保证部QA——人事部HR一财务部FD—管理部AD文件分类一般只设一级分类，如需要可设二级分类甚至三级、四级分类、最多不超过五级大写英文字母,文件类型一级分类文件类型代码一规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度RR质量保证管理文件,公司运转过程中的各类文件和记录QA-—信息安全管理文件，公司运转过程中的各类文件和记录IS公司合同管理文件CT—一会议记录MR-检查记录CL-工作总结周报/月报WR工作计划WP—公司上述文件之外的其他文档文件0T-yyyymmdd发布日期，参见

6.3节nnn流水号，参见

6.5节合同/文档类型针对合同或模板文件可增加该项；销售合同S-—采购合同P合作协议c—派遣合同H--其它合同

07.2文件名称电子文档在保存时按以下规则命名格式:文件编号一文档名Vnn文件编号参见节.71文档名文档的名称，用汉字准确表示，力求简单明了版本号,参见节nn:

6.4例如一员工守则XX—RR-20141208—001VI.

0.p df（）-部门卫生值日规定XX SI1—RR—20141010—002VI

0.pdf

7.3传真编号传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存,则应对其复印，并以次规则进行命名并管理.发出的传真编号结构为XX（（人员姓名））一S-v yyymmddn nn传真的主题收到的传真编号结构为（（人员姓名））一传真的主题XX R-yyy ymmdd nnnyyyymmdd发布日期，参见

6.3节流水号，参见节nnn:65表示收到传真，表示发出传真R S例如（）—某项目需求的回复（表示王甲在年月日收至XX S^—R—CACST-20140928012014928从上海东京支店的传真,主题为“某项目需求的回复工CAC

7.4电子邮件的命名规则电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名

7.5外来文件格式:文件的主题-对方公司名XX-yyyymmdd nnnyyyymmdd:发布日期，参见6・3节nnn流水号，参见65节

7.6对内（外）发文指公司发给公司内（外）部的通知、公函等格式（内/外）字（）第号:XX yyyynnnyyyy阿拉伯数字，发文的年份nnn流水号，每年1月1日自动归

0.内外分别编号

7.7文件附件所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加内容类别（文件名称）nnn内容类别「表格附件A:补充文件S:nnn附加文件流水号

8.编号管理合同协议由公司管理部统一编制管理对内、对外的发文统一由管理部编制和管理.

9.文件页眉格式文档名+最新版本号V rm文件编号微软雅黑字体，左对齐如公司文件编号管理规则VI.0XX—RR-20141231-

00110.文件页脚格式页号+页数；如第错误!不能识别的开关参数页共错误!不能识别的开关参数页

11.首页文档名最新版本号Vn n最新修改日期如公司文件编号管理规则Vlo02014年12月31日

12.修订履历如修订履历版本修订日期修订理由承认人2014-12-3初版10管理部制订完成

113.管理文件的格式规定

13.1文件幅面优先使用幅面纸张如果采用幅面存在明显浪费、或影响美观，则采用和幅面.A4A4A5A

313.2文件边框左边框（装订边）和右边框均约为下边框约为上边框约25mm,30mm,35mm

13.3文字行间距正文部分文字行间距为磅，其他部分按美观原则由编写者确定

2313.4页码格式页码位于下边框中部，采用“第页共页”格式X X

13.5段落编号内容或段落编号依照文件的层次用阿拉伯数字按隶属法编号,各层数字之间用英文字符点（“）相J隔

13.6字体正文叙述部分优先使用小四号宋体字，正文中的标题可以使用四号宋体、四号黑体；正文表格中的字体、字号按照节约、美观的原则由编写者确定

14.说明编号规则由管理部统一管理,并建立规则清单如有追加需到管理部备案,管理部更新清单后统一发布无论合同是否已有客户编号，公司内部仍按此规则统一编号管理已有的体系文件如GSSP以及IS027001的相关文档仍可沿用原先编号规则，也可使用新规则・批准人批准时间年月日。