公司内部文件管理制度模板范本

目的10为做好文件与资料的归口管控工作，保证档案归档质量，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，以更好地为公司运营、内控、管理、基建等工作提供支持与服务，特制定本管理规范范围20O仅适用于深圳市三旺通信技术有限公司的文控管理

2.1定义

3.0立卷归档按照一定的要求和方法，对建档范围内的文件与资料进行有序且系统性的整理、组

3.1合成案卷并（交）由管理部的文控中心归档的过程内控主要是指财务、会计、审计、预算等方面的管控

3.2文控中心即（）是公司建档文件资料归口管控单位.3o3DCC DocumentControl Central,职责

4.0管理部负责本制度的归口管控4o1管理部文控中心负责对公司建档范围内的所有文件与资料进行归口管控，非文控中心管理人员4o2不得私自接收、保管、发放、回收和销毁之公司内部各职能部门和个人应严格遵守本管理规范，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护

4.3文件与资料的义务.管理性作业文件如规程、作业表格、制度、质量记录等由各部门负责按“类别一日期“进行立44O卷并每月次（次月日前）将当月“公司建档范围内的文件与资料“统一移交文控中心归档管110控.外来文件可由相应的对外接口部门做预签（接）收一再转文控中心签收、立卷归档4o5内容5o0文控中心建档范围5o1体系文件:质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业规范/表单（原始体系文件）技

5.1o2术文件技术标准、图纸、控制计划、工艺流程图、项目研发各类文档/B0M外来文件、工程规范:技术标准、法律法规及相关识别、第二/三方图纸等5o lo3运营内控及基建档案公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;财务、会计

51.4及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料;仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材.料；其它具有利用和保存价值的文件材料以上（）文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、5o

1.55lo4重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司总部与外埠工厂集体活动和员工在从事技术革新和管理改善等各项工作活动中形成的,对公司具有保存价值的文件材料公司资料还包括声像资料照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）；公司历史成长音像图片资料管理机制、机构职责

5.2管理机制实行集中与分散管理相结合的机制由公司管理部负责主体文件资料的归口管理，

5.21并对其它部门的文件资料管理工作进行督促和指导管理部设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作并由管理部负责人直接领导文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便机构职责:文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护5o

2.2文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心其主要职责如下

①负责规划、协调全公司文件与资料管控工作，对各职能部门文件与资料工作进行监督、指导和检查

②制订和组织实施公司关于文件与资料工作的规章制度

③负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作

④严格执行保密制度，做好文件资料密级控制和守密、解密工作

⑤开展文件与资料宣传、咨询活动/故好文件与资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务

⑥发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一

⑦开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用

⑧组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作.

⑨做好防火、防盗、防虫等工作,确保文件资料安全文件资料的收集5o3建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分长期、年、5o

3.153年、年等）；注明文件的版本号相关具体内容按《记录控制程序》执行1对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

5.3o2及时跟进并将办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档文件资料的归档、立卷与管理5o4区分业务模块，确定立档职能部门.5o

4.1分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别分类除按大类外，542同时按部门、是否保密、保密程度来分

①大类分为:制度/规定、文件、资料、档案、合同S FD AC

②业务模块汉字拼音缩写深圳市三旺通信技术有限公司；销售部:；商务部:外贸部:SW XSSW;WM;技术部:管理部行政管理部人事；研发部；生计部:；仓库；品质:…其JS;XZ;RS YFSJ CKPZ它依此类推.

③保密用表示，非密级则用表示密级绝密、机密、秘密、无Y NTS VSSE NO归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内5o4o3案卷排列立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放5o4o4在一起，编制案卷目录和案内目录整理案卷，使之厚度适宜，控制在至之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整

5.451cm2cmO齐；字迹难辨认的，应附抄件；每一案卷须端正书写标题对所有文件资料进行系统排列,确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排5o4o6列和存放每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复5o

4.7制.公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密.对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门5o

4.8公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种,介于两种保管期限的，保管期限从长对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁文件资料的保管

5.5为维护文件与资料的安全（预防损坏、延长寿命）,绝密、机密与秘密类电子档文件与资料须刻551录成光盘或在专用服务器上做备份公司应设立专门地点或专用文件库保存文件资料；文控中心积极采用电脑信息系统对文件资5o5o2料进行管理，以提高管理效率管理人员应做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强

5.5o3光等工作，门窗应结实牢固文件资料借阅5o6副总级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》，经文控中心负责人审核后方能调阅公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级文件资料禁止调阅；机密级文件资料只能562在文控中心阅览，不准外借且需办理相关借阅审批手续；秘密级文件资料经审批后可以借阅，但借阅时间不得超过小时.秘密级文件资料的借阅.如属本部门则由部门负责人审批；如属于跨部门的4则由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准,总经理因公外出时可委托副总经理或总经办负责人审批，具体须按委托书的内容执行.案卷一般仅供在文控中心查阅，立卷的文件与资料可外借，但外借的必须办理登记及相关审5o63O批手续借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续.5o

6.4借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或565损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，文控中心管理人员应及时报告主管领导外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心,5o6o6其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出公司内文件资料利用的方式有:

①提供文件资料原件；

②提供文件资料复印件；

③提供文献索5o

6.7引资料.出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息5o

6.8服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等文件资料的鉴定和销毁5o7公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料当某些文件资料到了销毁期时,由文

57.1控中心管理人员填写《作废文件（记录）销毁登记表》，交所属负责人审核，经公司总经理批准后执行.凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由综合管理部负责人批准后方可销毁.销毁时，必须由总经理或主管副指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字

5.7o2对己失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理人员须认真核对，编制《销毁清单》，

5.7o3将批准的《作废文件（记录）销毁登记表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。