采购与付款管理制度

采购与付款管理制度第一章总则第一条为规范公司的采购与付款业务，加强内部管理，防范经营风险，依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》等相关法律法规，制定本公司采购与付款管理制度第二条建立公司采购与付款管理制度应达到以下基本目标

（一）建立健全相关的内部控制组织结构，形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，确保经营管理目标的实现；

（二）建立行之有效的风险控制系统，强化风险管理，确保各项业务活动的健康运行；

（三）堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为，保护财产的安全完整；

（四）确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行第二章标准采购作业程序第一节请购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下

（一）常备材料生产管理部门

（二）预备材料:物料管理部门

（三）非常备材料lo订货生产用料生产管理部门2o其他用料:使用部门或物料管理部门第二条请购单的开立、递送

（一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（依事业部别编订），”请购单（内购）（外购）”送采购部门

（二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购

（三）紧急请购时，由请购部门于“请购单””说明栏”注明原因，并加盖”紧急采购”章

（四）总务用品由行政管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制请购单”提出请购第三条免开请购单部分

（一）下列总务性物品免开请购单，并可以总务用品申请单委托行政部门办理，但其核决权限为金额XXX以下（XXX元以上者仍需开请购单），其列举如下lo贺奠用物品花圈、花篮、礼物等2o招待用品饮料、香烟等

3.书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等4o打字、刻印、报表等

（二）金额为XXX元以下的零星采购免开请购单第四条请购核决权限（-）内购lo原物料

（1）请购金额预估在XX万元以上者，由XX核决.

（2）请购金额预估在XX万元至XX万元者，由XX核决

（3）请购金额预估在xx万元以上者，由xx核决2o财产支出

（1）请购金额预估在XX元以下者，由XX核决

（2）请购金额预估在xx元至xx万元者，由xx核决

（3）请购金额预估在xx万元以上者，由xx核决

3.总务性用品

（1）请购金额预估在xx元以下者，由xx核决

（2）请购金额预估在xx元至xx万元者，由xx核决

（3）请购金额预估在xx万元以上者，由xx核决附注凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出核决权限呈核.

（二）外购lo采购金额以CIF美元总价折合在XXX元（含）以下者由XX核决2采购金额以CIF美元总价折合超过XXX元以上者由xx核决O第五条请购案件的撤销

（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单（内购）或”请购单（外购）加盖红色撤销”的戳记及注明撤销原因

（二）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理

1.采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门.2原请购单已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管O理部门据以将原请购单退回原请购部门3原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门，由原请购部门提出相应处O理意见第二节采购一般规定第六条采购部门的划分

（一）内购由采购部负责办理

（二）外购由采购部下单，进口部门负责办理.

（三）磁业公司管理层对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价专案用料，必要时由磁业公司管理层指派专人或指定部门协助办理采购作业.第七条采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列方式进行采购

（一）集中计划采购凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，依据使用部门的使用计划制订年度和月度购买计划并通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购.同时采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购

（二）由采购部牵头进行采购合同或是框架协议的谈判与签定，所有合同与框架协议必须报磁业公司管理层审批后才能签定

1.采购合同的谈判应该由至少两个部门参加，除采购部外，物品使用部门和财务部都可以参与合同的谈判，大额采购应由三个部门同时参与谈判.大额采购合同必须报法务部会签同意

2.大型设备的采购应该坚持技术谈判和商务谈判分离的原则，由使用部门牵头进行技术谈判，采购部门牵头进行商务谈判，谈判结果报磁业公司管理层决策.

3.采购部根据签定的合同，要求供应商按时、按质、按量提供采购物品.第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正.第九条价格复核与市场行情资料提供

（一）采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考

（二）采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考.第十条质量复核检验部门与质量部门应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等第三节国内采购作业处理第H条询价、比价、议价

（一）采购经办人员接获”请购单（内购）后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，如已与供应商签定框架协议的，按照框架协议办理，如需询价的，则需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价

（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核

（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单”询价记录栏中注明，经主管签认后呈核.

（四）对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价

（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理.第十二条呈核及核决

（一）采购经办人员询价完成后，于请购单详填询价或议价结果及拟订”订购厂商”交货期限与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核.

（二）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决第十三条订购

（一）采购经办人员接到经核决的请购单后应以订购单向厂商订购，并以电话、传真或合同确定交货（到货）日期，同时要求供应商于送货单上注明”订购单编号”及包装方式、

（二）需与供应厂商签订长期合同或框架协议者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理

（三）若属分批交货者，采购经办人员应于“订购单上加盖分批交货”章以资识别

（四）采购经办人员使用暂借款采购时，应于订购单加盖暂借款采购章，以资识别.第十四条进度控制及事务联系（-）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购控制表和“物料订购跟催表控制采购作业进度，同时通知仓库收料日期以便办理收料

（二）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应编制进度异常反应报告,并注明异常原因及预定完成日期，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理第十五条退货或退换

（一）内购材料须予退货或退换时，质量部门应适时提出折让或退货建议，交磁业公司管理层审核后交采购部门办理第十六条整理付款

（一）一般情况下的付款参照第三章“付款一般作业程序”进行

（二）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款,并参照第三章“付款一般作业程序”进行

（三）超交应经主管核示始得依照实收数量参照第三章”付款一般作业程序进行整理付款，否则仅依订货数付款第四节境外采购作业处理（含进口事务、关务）第十七条询价、比价、议价

（一）采购经办人员接获”请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，如已与供应商签定框架协议的，按照框架协议办理,如需询价的，以电话或传真方式进行询价作业，除因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于请购单（外购）”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价第十八条呈核及核决

（一）比价、议价完成后，采购部门应填制”订购单（外购），拟订订购厂商预定装船日期等，连同厂商报价资料，送相关领导依采购核决权限核决

（二）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决第十九条订购与合同

（一）订购单（外购）”经核决送回采购部门后，即向厂商订购并将相关材料递交进口部门办理各项手续，递交财务中心办理信用证.

（二）需与供应厂商签订长期合同者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理第二十条进度控制及异常处理

（一）采购部门应以订购单（外购）及”采购控制表”和“物料订购跟催表”控制外购作业进度

（二）采购部门于每一作业进度延迟时，应主动编制进度异常反应报告记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门

（三）采购部门于外购案件装船日期有延误时，应主动与供应厂商联系催交,并制进度异常反应报告记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理第二十一条采购部门应准备全部文件送进口部门向政府机关申请核准进口外购材料订购后，采购部门应即准备订购单（外购）”及有关申请文件，以”申请外汇处理报告（需在一星期内办妥结汇时，加填紧急外购案件联络单”）送进口部门办理签证.进口部门应依预定日期向政府相关部门办理签证，并于进口许可证核准时通知采购部门第二十二条进口保险

（一）FOB、FAS、CF条件的进口案件，进口部门应依订购单（外购）采购部门指示的保险范围办理进口保险.

（二）进口部门应将承保公司指定的公证行在”订购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时,进口部门凭以联络该指定的公证行办理公证第二十三条进口船务

（一）FOB、FAS的进口案件，进口部门（船务经办人员）于接获”订购单（外购）时,应视其装运口岸及装船期限并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运.

（二）进口部门（船务经办人员）应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于“开发信用证申请报告”列明，作为信用证条款，向发货人指不装船

（三）如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，采购部门应于”订购单（外购）”上注明，避免在信用证上指定船公司而改由委托发货人代为安排装船.第二十四条进口部门应依订购单（外购）标示的开发信用证日期办理结汇，并于信用证（L/C）开出后以开发L/C快报通知采购部门联络供应厂商第二十五条免税申请进口的货品可申请免税者，进口部门应于进口许可证”核准后，准备必需文件，向税务局申请，经取得核准函后向海关申请免税第二十六条进口许可证、信用证的修改供应商要求本公司修改进口许可证或“信用证”时，采购部门应开立信用证、进口许可证修改申请报告”经呈核后，准备修改申请文件送进口部门办理第二十七条装船通知及提货文件的提供

（一）采购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制”装船通知单”分别通知进口部门、请购部门、物料管理部门及有关部门

（二）进口部门收到供应商的装船及提货文件时，应准备进口许可证”及有关文件，办理报关提货第二十八条进口报关

（一）进口部门收到订购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制”进口报关处理单连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时通知仓库收料日期以便办理收料

（二）不结汇进口物品，进口部门应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会采购部门确认需要提货者再行办理报关提货

（三）关税缴纳前进口部门应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳

（四）海关估税的税率如与进口部门估列者不符时，进口部门应立即通知采购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查,并申请暂借款办理押款提货押款提货的案件，进口部门应于进口报关追踪表记录，以便督促销案

（五）船边提货的进口材料，进口部门应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货.第二十九条报关进度控制进口部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表控制通关进度第三十条公证

（一）各事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目（如外购散装材料），通知进口部门于材料进港时，会同公证行前往公证

（二）外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口部门应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证

（三）进口货品办理公证时，进口部门应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门第三十一条索赔

（一）采购部门接到收货异常报告（材料检验报告表或“公证报告”等）时，应立即填制”损失索赔通知书连同索赔资料交索赔经办部门办理

（二）以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口部门办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由采购部门办理索赔

（三）索赔案件办妥后，”损失索赔通知书”应依原采购核决权限呈核后归档.第三十二条退货或退换

（一）外购材料须予退货或退换时，质量部门应适时提出折让或退货建议,交磁业公司管理层审核后交采购部门办理，采购部门应适时通知进口部门依政府规定期限向海关申请.

（二）复运出口、进口的有关事务，采购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托进口部门配合办理

（三）退换的材料进口时依本节有关规则办理第三章付款一般作业程序第三十三条发票管理

（一）仓储部门于办理收料手续完妥并经检验部门检验合格后，应将各项单据转送采购部门

（二）采购部门每月定期发出发票申请单至供货商处要发票

（三）采购部门收到仓储部门转来之单据，批上采购材料单价，经主管签核后会同发票转磁业公司财务部审核价格，磁业公司财务部审核价格后递交财务中心审核入账第三十四条应付款入帐（-）财务中心根据采购部提供的发票每月制作应付款分析表和应付款清单，经财务中心会计部主管审批后依应付款清单控制付款第三十五条请款

（一）采购部门填制付款申请单，报财务中心资金管理部审批（或财务中心提供额度建议），财务中心资金管理部提交磁业公司管理层审批第三十六条记帐

（一）请款条件审批通过后，财务中心开立“应付凭单”，记入账册.

（二）财务中心于每月固定日期整理“应付凭单”交由出纳单位开出支票第三十七条开立支票

（一）出纳单位收到应付凭单后，应注意其支付程序是否已齐备

（二）支票送盖印鉴时，应在应付凭单注明银行账号、支票号码及日期

（三）支票之到期日应与付款条件相符第三十八条盖印

（一）将填妥支票送印鉴保管人员审核、盖章、签字

（二）印鉴保管人员须先审核各项凭证是否齐全，始可盖章、签字第三十八条领款付款之时间，出纳单位可视作业状况而排定之，其方式为定期（如每个月之

5、20日等）或随时第四章附则第三十九条本制度呈总经理核准后实施，增设修订亦同第四十条本规定自2006年1月1日起执行。