采购内控管理制度

采购内控管理制度目录

2.35

3.27询价与报

1.

3.612

4.

5.119供应商应遵守合同约定，保证产品质量和服务水平，满足采购方的要求采购部门应组织内部评审小组对收到的报价文件进行评审，评审内容包括价格、质量、服务等方面评审结果应根据评分标准和方法进行量化评分，确保评审过程的公正性和客观性对于符合采购要求的供应商，应向其发出成交通知书；对于不符合要求的供应商，应说明原因并重新组织询价或谈判根据询价结果和采购需求，采购部门应与选定的供应商进行价格谈判，确定最终成交价格和合同条款合同签订前，采购部门应仔细审查合同条款，确保合同内容符合法律法规和公司政策要求订单下达

3.4订单收集与整理采购部门负责接收来自各个销售渠道的订单，包括电话、邮件、传真等所有订单应确保信息的准确性、完整性和及时性订单收集后，需进行分类整理，便于后续流程的执行订单审核审核订单时，应对订单中的产品规格、数量、价格、交货期等信息进行逐一核查确认无误后，形成正式的采购订单，并编号存档订单下达经过审核无误的采购订单，应按照公司规定的流程进行下达可通过内部系统直接下达至供应商，或以书面形式提交至相关部门订单跟踪与反馈采购部门应密切关注订单的执行情况，包括供应商的生产进度、质量状况以及物流配送等如发现异常情况，应及时与供应商沟通并协调解决订单关闭与归档当供应商完成订单要求并确认收货后，采购部门应对订单进行关闭操作将相关文件和记录进行归档，确保可追溯性和保密性物资验收

3.5物资到货前，采购部门应通知仓库和质检部门做好验收准备，包括准备相应的检验工具和设备物资到货后，供应商应提供完整的送货单据，包括送货清单、发票、质量证明等如发现物资数量、质量等问题，应立即停止验收，并通知采购部门处理如问题涉及金额较大或严重影响企业利益，应上报公司领导，按照公司规定进行处理结算与付款

63.为规范公司的结算与付款流程，提高财务管理效率，降低财务风险，特制定本结算与付款管理制度公司采用银行转账、支票、汇票等多种结算方式，具体根据业务性质和双方协商确定审批人按照权限对付款申请进行审批审批流程包括经办人申请、部门负责人审核、财务经理复核、总经理审批等财务部门根据审批结果办理付款手续，包括确认付款金额、收款人信息、付款方式等经办人及部门负责人一般无权直接审批付款申请，如遇紧急情况需先行支付，须在事后补办审批手续对于违反本结算与付款管理制度的单位和个人，公司将视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任

四、采购内部控制采购流程管理公司应建立健全采购流程管理制度，明确采购申请、审批、执行、验收等各环节的操作规程，确保采购活动的合规性和效率加强对采购人员的培训和指导，提高其业务素质和风险意识供应商管理公司应建立供应商资质审核制度，对供应商的信誉、资质、产品质量、价格等方面进行全面评估，确保供应商的质量和服务水平加强与供应商的沟通与合作，建立长期稳定的合作关系采购合同管理公司应制定采购合同管理制度，明确合同的签订、履行、变更、终止等各环节的操作要求，确保合同的有效性和合规性加强对合同履行情况的监督和检查，防止合同风险的发生采购资金管理公司应建立健全采购资金管理制度，明确采购资金的筹措、使用、报销等各环节的操作规程，确保采购资金的安全和合规性加强对采购资金的监控和管理，防止资金滥用和挪用现象的发生采购信息管理公司应建立采购信息管理制度，明确采购信息的收集、整理、存储、传递等各环节的操作规程，确保采购信息的准确性和完整性加强对采购信息的保密和安全措施，防止信息泄露和损失采购绩效评价公司应建立采购绩效评价制度，对采购活动的效果进行定期评估和分析，为采购决策提供依据加强对采购人员的绩效考核，激励其提高工作效率和质量内控审计公司应定期开展内控审计工作，对采购内部控制制度的执行情况进行检查和评价，发现问题及时整改，确保内控制度的有效性和合规性将审计结果作为改进内控管理的重要依据风险控制

3.1在进行采购活动的过程中，我们将充分识别与分析可能存在的风险这些风险包括但不限于供应商风险、市场风险、财务风险以及法律风险我们鼓励所有参与采购活动的员工保持警惕，积极发现并汇报任何可能的风险因素，以确保我们的采购活动能够在风险管理框架下进行针对识别出的风险，我们将采取一系列控制措施来降低风险的发生概率和影响程度这些措施包括但不限于以下几点供应商管理建立严格的供应商评估和准入机制，确保供应商的稳定性和可靠性定期对供应商进行绩效评估，对表现不佳的供应商进行整改或淘汰市场调研定期进行市场调研，了解市场动态和竞争对手情况，以便在采购过程中进行策略调整财务风险管理对采购活动的预算和成本进行合理规划和控制，防止财务风险的发生对于超出预算的采购项目，需要向上级管理部门报告并批准法律风险管理严格遵守国家法律法规和相关政策，防止法律风险的发生对于重大采购项目，需要聘请专业法律顾问进行法律审查内部沟通与协调加强内部沟通与协调，确保采购信息的及时传递和共享，提高决策效率和准确性建立风险应对机制对于可能出现的风险，建立应急响应机制，确保能够迅速有效地应对风险事件我们将建立风险监控机制，对采购活动中的风险进行持续监控和评估对于重大风险事件，需要及时向上级管理部门报告，并采取相应措施进行处理我们将定期对风险管理情况进行总结和分析，以便不断优化我们的风险管理策略内部审计

3.2本制度旨在确保采购活动的合规性、合法性和有效性，通过内部审计对采购活动进行全面、系统的监督和检查，提高采购管理水平，降低采购风险内部审计应遵循独立性、客观性、公正性的原则，采用多种方法和程序进行具体方法和程序包括收集和分析采购合同、支付凭证等相关文件，审查采购资金的使用和管理情况；内部审计人员应根据审计结果编写审计报告，报告应包括审计目的、范围、方法、主要发现、问题定性及建议等内容报告应及时提交给公司领导及相关职能部门，对于发现的问题，应提出整改要求，并跟踪整改落实情况相关部门应积极配合，确保问题得到及时、有效的解决权责分离

4.3权责分离旨在确保采购流程的透明度和公正性，通过分配不同岗位和职责给不同员工，形成相互制约和监督的机制，避免单一员工在采购过程中拥有过多的权力和责任，降低潜在的风险和冲突采购需求提出由使用部门或相关部门提出采购需求，确保需求真实、合理采购计划制定采购部门根据需求制定采购计划，包括预算、供应商选择等采购决策审批审批人员负责对采购计划进行审批，确保符合公司政策和预算要求采购执行采购人员负责具体的采购操作，如发出询价、谈判、签订合同等验收与付款验收部门负责到货验收，财务部门负责付款审核和账务处理本段落内容为公司采购内控管理制度中的一部分，员工应严格遵守执行本制度将根据实践情况不断完善和调整，如有疑问或建议，请及时向上级领导或相关部门反馈采购监督

44.内部审计与监督定期由内部审计部门对采购活动进行独立审计,评估采购流程的合规性、价格公允性以及供应商选择的合理性审计结果应及时向管理层报告，并作为改进采购管理的重要依据合规性检查采购部门负责确保所有采购活动符合国家法律法规、行业规范以及公司内部政策的要求应对采购需求进行严格审查，确保采购物品或服务的合法性、合规性廉洁从业教育通过培训、研讨会等形式，加强采购人员的廉洁自律教育，增强其拒腐防变能力建立举报机制，鼓励员工对违规行为进行举报，营造风清气正的工作环境第三方评估与审计对于重要采购项目或特定供应商，可引入第三方机构进行评估和审计，以提供客观、公正的评价意见这有助于增加采购决策的透明度，降低采购风险采购进度跟踪与反馈建立采购进度跟踪系统，实时掌握采购订单的执行情况定期与供应商沟通，了解交货进度、产品质量等信息，并及时将反馈意见传递给相关部门，以确保采购目标的顺利实现绩效评估与奖惩机制将采购绩效纳入部门及员工的绩效考核体系，根据采购成本控制、质量满意度、交货准时率等指标进行综合评价对于表现突出的个人和团队给予表彰和奖励，对于违规行为则依法依规进行处理

五、采购人员管理与培训采购人员的选拔与任命公司应根据采购岗位的要求，对应聘者进行严格的面试和背景调查，确保其具备相关专业知识、业务能力和职业道德对于通过选拔的员工，公司应按照相关规定进行任命，并对其进行岗位培训，使其熟悉采购流程和内控制度采购人员的职责划分公司应明确采购人员的职责范围，包括需求分析、供应商寻源、合同谈判、采购执行、质量检验等要求采购人员在工作中严格执行内控制度，确保采购活动的合规性和有效性采购人员的绩效考核公司应建立完善的采购人员绩效考核制度,对采购人员的工作绩效进行定期评估绩效考核应以采购成本控制、供应商质量管理、合同履行情况等为主要考核指标，以激励采购人员提高工作效率和质量采购人员的培训与发展公司应定期为采购人员提供专业培训，包括采购流程、供应商管理、合同法律知识等方面的内容鼓励采购人员参加行业交流活动，提高自身综合素质对于表现优秀的采购人员，公司应给予晋升和发展机会采购人员的风险防范意识公司应加强采购人员的风险防范意识培训，使其充分认识到违规操作可能带来的法律风险和经济损失要求采购人员在工作中严格遵守法律法规，杜绝腐败现象采购人员的廉洁自律公司应建立健全廉洁从业制度，加强对采购人员的廉政教育和监督管理对于违反廉洁从业规定的采购人员，公司应严肃处理，维护公司的声誉和利益采购人员任职要求

5.422

6.224

一、总则为了规范公司的采购行为，加强采购内部控制和管理，提高采购效率，降低采购成本，特制定本采购内控管理制度本制度适用于公司内部所有部门、子公司和关联企业进行的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等采购内控管理应遵循公开、公平、公正、诚信的原则，确保采购活动的合法性、合规性和经济性公司设立采购管理部门，负责采购活动的组织、协调、监督和检查工作各部门、子公司和关联企业应积极配合采购管理部门的工作本制度所称“采购”是指公司为了获取所需物资、服务或工程，通过购买、租赁、委托加工等方式进行的活动本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释如有未尽事宜，可另行制定补充规定和经验采购人员应具备自我学习和发展的意识，积极参加公司组织的各类培训活动，不断提升自己的专业技能和知识水平应具备创新意识和变革意识，根据公司发展的需要和市场的变化，不断改进采购策略和方法对于表现优秀的采购人员，公司应提供晋升机会和广阔的发展平台采购人员行为规范

5.2采购人员应具备良好的职业素养和服务意识，积极履行职责，确保采购活动的顺利进行采购人员应严格按照采购计划和预算进行采购活动，不得擅自变更采购事项或超预算采购采购人员应坚持原则，严格执行询价、比价、谈判等采购程序，确保采购活动的公平、公正、公开采购人员应保护供应商的商业秘密和合法权益，不得泄露供应商的商业机密或其他不应公开的信息采购人员应加强与供应商的沟通与协作，确保采购物资的质量、数量、交货期等符合采购合同的要求采购人员应对采购活动进行记录和归档，确保采购过程可追溯、可审计采购人员应自觉接受监督和检查，对存在的问题及时整改，不断提高自身工作水平专业培训

5.3为了提高采购人员的业务能力和合规意识，公司将定期组织专业培训培训内容涵盖采购流程、合同管理、供应商评估、成本控制等方面，以确保采购人员具备扎实的专业知识和良好的职业素养采购流程培训培训采购人员熟悉公司的采购流程，包括需求确认、供应商选择、谈判、合同签订、订单执行、验收等环节，确保采购过程规范、高效合同管理培训培训采购人员掌握合同的基本知识，包括合同的种类、条款、履行义务等，以及如何进行合同管理，确保合同的有效性和合法性供应商评估培训培训采购人员建立供应商评估体系，包括供应商的资质审核、信用评估、质量控制等方面，以确保供应商的质量和服务水平符合公司要求成本控制培训培训采购人员掌握成本控制的方法和技巧，包括成本分析、成本预算、成本优化等方面，以降低采购成本，提高公司盈利能力法律法规培训培训采购人员了解国家和行业的相关法律法规,包括《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》等,确保采购活动合规合法职业道德培训培训采购人员树立正确的职业道德观念，遵守公司的规章制度，廉洁自律，为公司创造良好的商业环境持续教育

5.4为确保采购内控管理制度的有效性和适应性，我们将定期组织相关人员进行持续教育和培训活动这些培训将涵盖最新的采购法规、政策、行业标准和最佳实践，旨在提升采购团队的专业知识和技能水平法律法规更新定期收集并整理国家和地方关于采购的法律法规、政策文件，并及时组织员工进行学习和培训，确保采购活动符合法律法规的要求行业动态与趋势关注国内外采购行业的发展动态和趋势，组织员工参加行业研讨会、论坛等活动，了解最新资讯，拓展视野专业技能提升:针对采购工作中的实际需求,开展专业技能培训，如谈判技巧、成本控制、供应链管理等，提高员工的业务处理能力内部经验分享鼓励员工之间分享采购经验和案例，通过交流学习，不断提升团队的整体协作和问题解决能力外部专家讲座邀请行业专家或顾问进行现场授课，为员工提供更直观、更专业的指导和建议

六、附则本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品等各类采购各部门应按照本制度的要求，制定相应的采购内控管理制度，并报公司财务部门备案公司财务部门负责对采购活动进行监督和审计，确保采购活动的合规性和有效性对于违反本制度的行为，公司将依据相关法律法规和公司规定进行处理，包括但不限于警告、罚款、解除合同等措施解释权

6.1本制度的解释权归本公司采购管理部门所有，本制度的解释是指在实施采购内控管理过程中的各项条款、规定及其实施细则的诠释、说明和澄清为确保制度的统一理解和执行，避免因理解差异导致的操作失误或管理混乱，特设定此解释权采购管理部门将根据制度执行过程中遇到的问题，对制度内容进行适时解释，以确保采购内控管理制度的权威性和准确性在实际操作中，如遇对制度条款存在疑问或需要明确的情况，应及时与采购管理部门沟通，以获得准确的解释和指导采购管理部门也会定期对本制度进行审查，根据公司的实际情况和市场环境的变化,对制度内容进行必要的修订和完善，以确保制度的时效性和适应性全体员工应遵守本制度的各项规定，确保采购内控管理的有效实施生效日期

6.2本采购内控管理制度自发布之日起生效，并作为公司内部管理和操作的基本准则其具体条款和规定适用于公司内部所有与采购活动相关的部门和人员请各部门和相关人员严格遵守，以确保采购活动的合规性和效率本制度的解释权归公司管理层所有，如有任何疑问或需要进一步的信息，请及时与公司管理层联系

二、采购组织与职责采购部门应根据公司业务发展需要，设立采购专员、采购主管、采购经理等职位，明确各职位的职责和权限采购需求确认由各部门提出采购需求，经过审批后，由采购部门统一组织实施供应商选择采购部门负责对供应商进行评估、筛选，确保供应商具备相应的资质和能力合同签订采购部门负责与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务采购执行采购部门负责按照合同约定进行采购活动，确保采购物资的质量、数量和交货期验收入库采购部门负责对采购物资进行验收，确保物资符合要求后入库建立供应商信息库，对供应商进行分类管理，确保供应商的质量和服务水平采购部门

1.1采购部门是负责企业采购活动的核心部门，其主要职责包括制定采购计划、供应商管理、采购谈判、合同签订、订单跟踪以及验收入库等部门内部应建立完善的组织结构，确保各项职责得到高效执行具体职责如下采购部门应根据企业生产经营需求，制定年度、季度、月度的采购计划，并确保采购计划的合理性和准确性根据市场变化及时调整采购计划，确保生产运营的正常进行采购部门应建立供应商信息库，对供应商进行资质审查、评估与选择与优质供应商建立长期合作关系，确保采购物资的质量和稳定性采购部门负责与供应商进行价格、交货期等条款的谈判，确保企业采购的物资性价比最优谈判完成后，与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务采购部门应跟踪订单的执行情况，确保供应商按时按量交货收到货物后，组织质量、仓库等部门进行验收，确保货物数量、质量符合合同约定采购部门应建立高效的团队，通过培训、考核等方式提升团队成员的专业素质加强部门内部的沟通与协作，提高工作效率在组织结构上，采购部门应设立岗位如采购经理、采购员、供应商管理员、物流协调员等，确保各项职责得到有效执行采购经理负责部门的整体运营和管理，其他岗位人员各司其职，共同推动采购工作的顺利进行部门职责

1.2物资部（或物资采购管理部门）负责具体实施物资或服务的采购工作具体职责包括负责供应商的选择、评估和管理工作，确保供应商的质量和服务满足要求通过各部门的协同配合，共同构建完善的采购内控管理制度，确保采购活动的规范、高效和廉洁，为公司的发展提供有力保障采购团队职责

1.3对供应商进行初步评估与筛选，确保供应商的质量、交货期及价格等满足公司的采购需求根据公司的生产计划和销售计划，制定采购计划，包括采购需求、预算和进度安排与公司内部相关部门（如生产、研发、财务等）保持密切沟通，确保采购活动的顺利进行处理采购过程中的各种问题和纠纷，确保采购活动的顺利进行和公司的利益最大化

三、采购流程管理各部门根据业务需求，填写采购申请表，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、预算及交货期限等谈判过程中应确保公平、公正，充分了解市场行情，力求在保证质量的前提下，寻求最优惠的价格和付款方式经过谈判确认的供应商，双方签订正式采购合同，明确双方的权利和义务采购部门负责合同的执行和管理，确保供应商按时交货，并对货物或服务进行验收根据合同约定的付款条款，采购部门与财务部门共同确定付款时间和金额采购部门应建立完整的采购记录，包括采购申请、谈判过程、合同签订、交货验收等各个环节的信息定期对采购流程进行内部审计，检查是否存在违规行为或效率低下问题采购申请

3.1本节旨在明确采购申请的流程、内容和要求，确保采购活动的合规性、效率性和透明度通过规范采购申请行为，降低采购成本，提高采购质量，保障公司生产经营的顺利进行本制度适用于公司内部各部门、子公司及关联企业进行的各类物资、设备、服务等采购活动合理性原则采购申请应符合公司财务预算和资金状况，避免盲目采购和浪费审批权限原则采购申请需按照公司审批权限逐级审批，确保决策科学、合理填写采购申请表申请人根据实际需求，填写采购申请表，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等详细信息审核采购申请采购部门或相关职能部门对采购申请进行初步审核，包括价格、质量、交货期等方面的评估审批采购申请经过审核后，采购申请需提交至公司管理层或相关部门进行最终审批审批过程中应综合考虑库存状况、市场需求、采购周期等因素生成采购订单获得批准后，采购部门将根据采购申请制定详细的采购计划，并生成正式的采购订单本节未尽事宜，按照公司相关管理制度执行如有未尽事宜，由公司管理层根据实际情况进行补充和调整供应商选择

4.2在采购过程中，选择合适的供应商是确保采购质量、成本和服务水平的关键环节为规范供应商的选择和管理，特制定本供应商选择管理制度供应商资质要求供应商应具备国家相关法律法规要求的法人资格，具备相应的生产许可证、产品认证等资质，并在行业内具有良好的信誉和稳定的经营业绩供应商评估标准采购部门应建立供应商评估体系，包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、创新能力等方面评估结果将作为选择供应商的主要依据）采购部门对供应商进行初步筛选，剔除不符合基本资质要求的供b应商；）采购部门组织内部评审小组对筛选后的供应商进行综合评估，c包括产品质量、价格、服务承诺等；）采购部门根据综合评估结果确定中标供应商，并向中标供应商发d出中标通知供应商合同管理采购部门负责与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务合同内容应包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款供应商履约监督采购部门应定期对供应商的履约情况进行跟踪检查，确保供应商按照合同约定履行义务如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施予以纠正或采取其他补救措施供应商评价与更新采购部门应定期对供应商进行评价，包括产品质量、服务质量、交货期等方面对于表现优秀的供应商，可给予一定的奖励和政策支持；对于表现不佳的供应商，应要求其进行整改或取消合作关系询价与报价

3.3在采购过程中，询价与报价是关键的一环，它直接关系到采购成本和供应链管理的效果为了规范询价与报价行为，提高采购效率和质量，特制定本询价与报价管理制度明确询价需求采购部门应根据项目需求或销售订单，明确询价的具体要求，包括产品名称、规格型号、数量、预算范围等发布询价公告采购部门应通过公司官网、供应商平台或招标代理机构等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与报价收集报价文件供应商应在规定的时间内提交报价文件，包括产品详细信息、价格、交货期、售后服务承诺等内容询价对比分析采购部门应对收到的报价文件进行整理和分析，对比各供应商的价格、质量、服务等方面，形成询价报告供应商应按询价文件的要求提供完整、准确的报价信息，不得有任何虚假陈述或隐瞒事实供应商应提供合理的价格构成，包括原材料成本、生产成本、运输成本、税费等，并给出明确的报价有效期。