项目部物资采购管理办法

项目部物资采购管理办法为规范项目物资供应，规范公司物流系统工作程序特制定本规定适用范围项目办公用品、食堂食物、工程物资、工程机械租赁等一切项目所需物资原则采购前有计划或依据，采购后有验收，采购全程有监督、有记录、有据可查

一、计划管理

1、由项目经理、工程技术负责人组织施工员、预算员、劳务班组一道制定整个工程的物资需求计划，详细列明采购物资名称、规格型号（或技术参数）、质量要求、数量、要求到场时间等，相关记录为附表

（一）《项目部物资需求总计划》

2、各部门须于每月25日前向物供部门提供附表

（二）《-部物资需求月计划》

3、上述附表

（二）若有变动，由变动部门填写并提供附表

（三）《-部物资需求计划变动表》交物供部门执行

4、各部门须按上述规定时间上报计划，否则极易造成物资缺口、资金缺口和采购上的经济损失

5、若有计划外临时急需的物资需求，由提出部门填写并提供附表

（四）《-部急需物资申请表》

6、价值5000元以上的物资采购必须事先经总经理审批后执行，5000元以下的物资由物供部门负责人审批后执行

7、若上述物资需求计划或申请制定失误，导致购回物资不符合工程要求而无法使用等造成的损失，由公司视情况对相关责任人给予处罚

二、采购管理

1、对大额（金额在10万元以上）物资的采购，具备招标条件的，应实行招标采购公司成立招标委员会，招标委员会成员为*****

2、物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，保证做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度,合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经总经理批准

3、采购员必须根据申请部门核准的采购物资名称、规格型号（或技术参数）、数量、时间要求进行采购，对申请表填写不完善的应加强沟通

4、采购员对单次单项金额在500元以下的物资采购必须记录供应商的经营地点、名称、联系人和联系电话，上述内容由采购员在《入库单》库房联或供应商《发货单》上写明后交库房主管，对经常供应商可由采购员和库管员共同建立供应商信息库后以编码形式写明

5、库管员（或其他指定人员）负责整理供应商信息并用计算机建立供应商信息库

6、对单项或累计采购金额在1000元以上的物资采购必须向3家以上供应商询价、10000元以上必须向5家以上供应商询价、10万元以上必须向8家以上供应商询价，采购人员收到附表

（二）、

（三）、

（四）等采购单据后必须在十五日内完成询价工作并填写《物资采购询价记录表》（若采购时限不足15日，可采购后进行补充询价，但完成时限仍为15日）但钢材等市场价变化幅度较大的材料必须在采购前完成对5家以上供应商的详细的询价记录

7、采购物资进入工地现场时，由库管填开《入库单》（涉及工程质量的材料必须经质检员、监理验收后签字），清点入库并登记库存台账

8、采购经办人必须凭《入库单》、发票到财务部办理报销

三、工程机械台班（含运输车辆）管理

1、每月由施工员、预算员、工程机械使用计划由工程部组织制定《机械台班使用（月）计划表》，此表简单列明本月拟使用机械名称、机械型号、预计台班数

2、每个工作日的前一天由工程部提出《检测中心项目机械调配表》，交物供部调配，调配表内容包含工程部位、预计工程量、预计机械台班时间等内容现场施工人员执行后将当天执行情况如实填入上表，内容应包括实际完成工程量、实际使用台班数台班计时人员（若需要专门计时人员时）同时在上表签字确认台班时间

3、机械台班（含运输车辆）计量（时）签单后，由施工员每周星期六汇总后移交物供部库房主管，由库房主管进行统计

四、材料收方管理砂、石、水泥、钢筋大宗材料的计量收方工作由物供部指定专人负责。