办公自动化介绍1

［编辑本段］办公自动化介绍办公自动化Office Automation,简称0A是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活泼和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物计算机的诞生和开展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮演了重要的角色在行政机关、企事业单位工作中,是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策效劳，从而到达提高行政效率的目的一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为利用先进的科学技术，使局部办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成效劳于某种办公业务目的的人一机信息处理系统在行政机关中，大都把办公自动化叫着电子政务，企事业单位就大都叫外，以前常叫无纸化办公,后来叫办公自动化，再后来叫0A办公室自动化是近年随着计算机科学开展而提出来的新概念办公室自动化英文原称Office Automation,缩写为0A办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统办公自动化没有统一的定义，但凡在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的根本特征办公室是各行业工作的领导进行决策的场所领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位这些都需要办公自动化的辅助人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加局部管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等技术设备，计算机是另一因素设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它早详述-H--V-T显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可而设备方面，硬件及必要软件都需齐备我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念早期的办公自动化软件主要完成文件的输入及简单的管理，实现了文档的共享及简单的查询功能；随着数据库技术的开展，客户效劳器结构的出现，OA OfficeAutomation系统进入了DBMS的阶段；办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在LotusNotes、Microsoft Exchange出现以后，所提供的工作流机制及非结构化数据库的功能可以方便地实现非结构化文档的处理、工作流定义等重要的0A功能,开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通时机越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导5）需要一个集中的信息整合呈现平台办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），同时有效地解决组织内“信息孤岛〃问题6）需要一个灵活的业务流程整合平台当组织面临客户不断提出端到端（End toEnd）的效劳时，员工办公环境将会越来越复杂，因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合综合上述各种新的需求不难发现，现阶段的0A系统将以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式［编辑本段］未来趋势之七个演变0A伴随着企业信息化开展的浪潮汹涌，组织流程的固化、改良、知识的积累、应用、技术的创新、提升，0A也在不断求新求变，最终0A系统将会脱胎换骨，全新的“智能型自动化的0A〃将成为未来的开展方向，将更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等全面系统效劳届时0A可能不叫0A,换为更能表达其价值的名称，例如〃企业知识门户EKP〃、〃管理支撑平台MSS〃等，这已经远远超出传统0A的范畴，演变成为企业的综合性强大管理支撑平台作为我国机关企事业信息化的应用基础，办公自动化今后如何开展演变将对我国信息产业格局、机关企事业信息化的应用普及产生重要影响，那么0A未来3-6年将如何演绎？笔者为此扼要形象地将未来0A的面貌概括为〃七化〃人性化传统的0A功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将适宜的功能放在适宜的位置给适宜的员工访问，实现真正的人本管理这与合强软件目标一样，未来0A的门户更加强调人性化，强调易用性、稳定性、开放性，强调人与人沟通、协做的便捷性，强调对于众多信息来源的整合，强调构建可以拓展的管理支撑平台框架，从而改变目前〃人去找系统〃的现状，实现〃系统找人”的全新理念，让适宜的角色在适宜的场景、适宜的时间里获取适宜的知识，充分开掘和释放人的潜能，并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的意念、能力其实〃人性化〃也即一种〃自动化”无线化利用新技术，使移动0A协同应用成为未来增长点信息终端应用正在全面推进融合，3G无线移动技术在中国的应用已经指日可待，它使融合了计算机技术、通信技术、互联网技术的移动设备将成为个人办公必备信息终端，在此载体上的移动0A协同应用将是管理的巨大亮点，实现无处不在、无时不在的实时动态管理，这将给传统0A带来重大的飞跃目前国内一些主流0A软件企业正积极利用现代手机移动技术，使0A移动办公、无线掌控将可信手拈来，随时随处可行智能化随着网络和信息时代的开展，用户在进行业务数据处理时，面对越来越多的数据，如果办公软件能帮助用户做一些根本的商业智能（BI）分析工作，帮助用户快速的从这些数据中发现一些潜在的商业规律与时机，提高用户的工作绩效，（续致信网上一页内容）将对用户产生巨大的吸引力在微软的Office2007版本中已经提供了一些根本的商业智能的功能，如通过不同颜色显示数据的大小和按照进度条来反应数值的大小等，相信未来会有更多的这方面功能另外办公软件还有一些其他的开展趋势，以合强软件为例，今后0A软件本身将更加智能化，如可自定义邮件、短信规则、强大自我修复功能、人机对话、影视播放、界面更加绚丽多彩等等协同化近年来不少企业都建立自己的办公系统，并上马了财务管理软件，还陆续引入了进销存、ERP、SCM、HR、CRM等系统，这些系统虽在提升企业效率和管理的同时，也形成了各自为政的信息孤岛，无法形成整合效应来帮助企业更高效管理和决策因此能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件成了大势所趋，将愈来愈受企业的欢送因此未来0A将向协同办公平台大步前进，协同0A系统能把企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储的企业经营管理业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统

一、账户统一，业务间通过流程进行紧密集成，将来还有可能与电子政务中的公文流转、信息发布、核查审批等系统实现无缝集成协同因此协同理念和协同应用将更多的被纳入0A中，实现从传统0A到现代协同0A转变强调协同，不仅仅是0A内部的协同，而应该是0A与其它多种业务系统间的充分协同、无缝对接通用化90年代初出现的〃工程式开发0A〃以及之后的〃完全产品化0A〃，但其满足用户〃个性需求〃和〃适应性需求〃、〃低本钱普及〃方面则实在让人难以乐观，而〃通用0A〃是0A技术不断进步的结果，正如Windows最终替代了DOS系统，其更强通用性、适应性以及适中的价格，更符合用户的广泛需求，创造了大规模普及的充分条件，〃通用0A〃显然是符合未来软件技术开展潮流但为解决局部用户对〃通用等于无用〃的疑虑，通用化应具有行业化某些特性，而不是空泛粗浅的通用化，能结合行业的应用特点、功能对口需求，未来0A的应用推广将更为迅捷有效门户化0A是一种企业级跨部门运作的基础信息系统，可以联结企业各个岗位上的各个工作人员，可以联结企业各类信息系统和信息资源在基于企业战略和流程的大前提下，通过类似〃门户〃的技术对业务系统进行整合，使得ERP、CRM、PDC等系统中的结构化的数据能通过门户能够在管理支撑系统中展现出来，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等一体化效劳，实现企业数字化、知识化、虚拟化，这时可能它不叫0A,换为更能表达其价值的名称如〃企业知识门户EKP〃、〃管理支撑平台MSS〃等，转变成为〃一点即通〃的企业综合性管理支撑门户网络化网络和信息时代的日新月异，如何能将现有的0A系统与互联网方轻松的衔接是0A未来之势如GO OGLE推出了网上在线的文档处理软件和电子表格软件，实现了网上办公的无缝衔接；微软Office用户可直接在Office软件中搜索到与其工作相关的网络上的资源、用户可在Office软件中直接撰写自己的BLOG,并将其发送到网上的BLOG空间，实现移动办公这给国内0A软件商指明未来一个前进方向，如何将现有的0A系统与互联网有效地衔接互动，而不是〃另起一页〃，将决定自己的竞争力、市场地位未来的0A将融合了协同、知能、门户、蓝牙等精髓，0A这棵〃老树〃必定绽放〃新花〃，脱胎换骨，重新焕发出迷人的光荣⑴国内知名的0A软件用友致远0A软件北京华胜龙腾0A软件华天动力0A软件泛微0A软件信达0A软件金蝶0A软件［编辑本段］办公自动化解决方案企业配备电话、传真、电脑、构建企业内部管理局域网，只能建立了传递信息，辅助决策的根本平台，还不能改变信息化社会的整体格局，当前，在全国兴起的以互联网为先导的信息化浪潮，将会使企业信息化建设的作用发生根本转变，信息化建设将由目前的辅助决策位置转变为经营管理活动的中心位置企业作为现代经济生活中最活泼的经济因素，信息化建设在企业经营管理中的位置也会在这一时代大潮中产生根本转变企业应该视自己的现有信息化程度，建立自己相应的现代企业管理系统，这主要包括办公自动化（0A）、客户关系管理（CRM）、企业资源方案（ERP）等企业应该视自己的实际情况和客观需要决定实施的先后和时间我们的方案是先解决办公中的手续烦杂，浪费严重问题，实施基于WEB的0A或者基于N0TES的0A,0A系统比较标准，实施周期短，见效快，并可作为以后的信息平台的数据交换平台，为以后信息交换和知识管理打下坚实的基础然后，建立CRM和ERP系统，解决销售、决策、市场和客户管理于一体的一条龙效劳乃至企业内部人力资源、财务、质量等管理，使企业迈入现代化管理的殿堂！

一、系统应用框架

二、系统特点采用先进的办公自动化技术，将应用单位各种现代化办公设备与办公人员组成完整的人-机信息处理系统，并用其处理各部门的办公业务实现用户内部信息的网上共享和交流，不仅能够实现人与人、部门与部门之间的公文传递，还能够完成充分利用各种信息资源，辅助领导决策，提高用户的办公效率和办公质量通过广域网，系统还可以实现单位之间传递电子公文强大的流程监控能力任何人都能对自己所办的文件或事务进行督办，如果办理超时，系统可以自动发催办单任何时候，拥有权限的个人用户都可以查看文件的办理情况，如办理人、办理时间、办理意见、延误时间等，并且可对超时或紧急要办的文件或事务进行催办多种提示机制提示的方式可以有邮件提示、计算机屏幕提示、手机短信提示，当有文件或信息到达时，无论你是否处于0A环境下，系统都会自动提示你支持移动办公、远程办公系统集成了internet/intranet功能，用户只要申请一个internet帐号，无论身在何处，都可通过0A界面中的移动办公功能，使用浏览器方便地在internet中查询信息、传递信息、审批公文、处理事务等扩展性系统提供大型数据库接口，用户可以通过简单的处理便可以把其他系统接入到办公系统中，这样用户不管以后什么时候想扩展系统，都非常方便强大的痕迹保存功能0A与微软Office系列产品无缝联接，可以方便用户的文字处理，也符合用户以前的文字编辑习惯在文件流转过程当中，用户的修改痕迹完全被系统记录，以不同颜色显示，并且同时显示相应的修改人名和时间红头、印章、正文传送公文的编辑和红头文件的形成均是在Microsoft Word中实现的通过Word强大的编辑功能，可以很容易地实现红头文件、印章、领导签名，并形成正式公文同时，正式公文存在公文管理库中，具有严格的权限控制和保密措施，可以有效地防止非法使用印章和领导签名图片完善的统计打印功能提供全部固定表格的立即打印功能及任意表格的编辑打印功能文档一体化管理公文与图档管理无缝隙联接能够完全实现无纸化办公

三、系统功能由北方电脑研制开发的Nstar办公自动化系统（0A系统）是典型的基于IBM Lotus Domino/Notes办公自动化软件的B/S方式的系统其效劳器端建设在Microsoft WindowsNT效劳器上，采用LotusDoniino软件，其浏览器端采用Lotus Notes软件此系统秉承Lotus Notes一贯的平安稳定性，对公文传递采取指定地址邮件传送的方式，确保文档不会被不可预料的第三方阅读，具有相当的可靠性该系统分为《个人办公》、《行政办公》、《公共信息》和《辅助办公》四个子模块整个系统的功能如下电子邮件、日程安排、电子名片、发文管理、请示审批、网上请图、归档程序、联系单、明细更改书、图样更改书、电子公告、领导查询、经济考核、邮件监控、更改密码、注销身份等

四、运行环境0A可以运行在企业内部网即intranet上，亦可以直接在internet上运行系统的运行需要网络和LotusDomino/Notes系统的支持•效劳器软件Lotus DominoR5■客户端软件Win2000/Win98/WINXP.Lotud NotesR

5、Office97/0ffice2000o・效劳器采用小型机系列或pc效劳器，至少512M内存，20G硬盘

五、产品优势企业办公自动化系统可实现企业门户、企业集成、IS

09000.知识管理、战略价值流整合、电子商务、决策支持、工程管理、ERP进行无缝连接和整合

六、效劳优势专门效劳队伍一支具有软、硬件技术支持的高素质队伍；宏观决策推荐向客户介绍世界IT方面最新开展动态和趋势，供客户在进行信息化建设时参考；全面的系统效劳为客户提供软件开发、系统集成、信息效劳、技术咨询等一系列配套效劳；多种灵活的合作方式一为客户提供技术支持与咨询以及全套系统整体的解决方案；一作为系统集成商可以与客户共同进行系统整体规划、方案设计及工程实施；一支持客户当地的合作伙伴共同进行系统整体规划、方案设计及工程实施；快速响应能力客户效劳中心与厂商配合共同为客户排忧解难，做到备件更换及时、供货及时、维修及时；技术支持方式热线电话效劳、E-mail效劳、现场效劳、定期回访效劳等；

七、企业文化公司目标为企业信息化建设提供一流的解决方案和技术效劳公司精神创新、图强、诚信、卓越公司宗旨用信息技术增强企业的竞争力经营方针真诚地为用户着想（诚信为本、客户至上）工作方针以人为本，以市场为导向，以科技为基础，以质量为保证，以全国为目标价值观我们认同一劳动、知识、企业家和资本创造了公司的全部价值⑸0A应用进入了实用化的阶段；但随着管理水平的提高，Internet技术的出现，单单实现文档管理和流转已经不能满足要求，0A的重心开始由文档的处理转入了数据的分析，即所说的决策系统，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，浏览器作为前台三层次结构的0A模式，这种模式下，可以将0A系统纳入由业务处理系统等系统构成的单位整体系统内，可以通过0A系统看到、分析、得到更全面的信息基于B/S结构的办公自动化系统，适用于施工企业的办公自动化，它涵盖日常办公管理的根本流，具有较强的通用性⑵［编辑本段］办公自动化的内涵和外延在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的开展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网Intranet,从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累技术只是办公自动化的手段只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的平安和分层使用，使得数字化办公系统有可以启用的前提，通过开放，使得信息共享成为现实办公自动化建设与现阶段政府上网工程之间的关系，政府上网工程一直是近一两年业界炒作和关注的热点之一，政府上网工程是由于互连网的普及，政府部门把一些政务信息发布到Internet上，进而在网上建立与老百姓沟通的渠道，以实现政务公开和政府行为接受监督的目的从实际效果来看，很多政府部门只是在网上存放一些静态的政府信息，实质性的工作却非常少并且，在很多情况下，很多人将办公自动化和政府上网混为一谈这种现象导致很多部门重上网工程轻办公自动化工程甚至把上网工程误认为是办公自动化工程实际上，从网络划分的角度，政府上网工程是外网建设，办公自动化工程是内网建设，办公自动化工程是政府信息化的基础，政府上网工程是政府信息化的对外表现形式，办公自动化工程在政府信息化建设中所占的比重远高于政府上网工程只有办公自动化工程的建设并运转成功，政府上网才会有源源不断的信息发布，政府上网才有意义，否则政府上网工程就会变成无源之水当然，政府上网工程的宣传对我国信息化建设也起了一定的推动作用［编辑本段］办公自动化技术三个层次0A系统、信息管理级0A系统和决策支持级0A系统是广义的或完整的0A系统构成中的三个功能层次三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出-体化的0A系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的0A系统集成一个完整的0A系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率一体化、网络化的0A系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享第一个层次0A办公自动化技术分为三个不同的层次第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统办公事务0A中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值此外，在办公事务处理级上可以使用多种0A子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统如全文检索系统、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等在公用效劳业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等事务型或业务型的0A系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的为了提高办公效率，改良办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境第二个层次信息管理型0A系统是第二个层次随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加信息管理型的办公系统，是把事务型或业务型办公系统和综合信息数据库紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用效劳事业单位的综合数据库包括和效劳工程有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营方案、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库这个数据库建立在事务级0A系统基础之上，构成信息管理型的0A系统第三个层次决策支持型0A系统是第三个层次它建立在信息管理级0A系统的基础上它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策随着三大核心支柱技术网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的0A已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点▲1集成化软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成〃的开放式系统▲2智能化面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等▲3多媒体化包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理▲4运用电子数据交换EDI o通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理这个层次包括信息管理型0A系统和决策型0A系统例子事务级0A系统称之为普通办公自动化系统，而信息管理级0A系统和决策支持级0A系统称之为高级办公自动化系统例如，市政府办公机构，实质上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅领导者研究各种文件之后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示这一过程，是一个典型的办公过程在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过程例如，北京市东城区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构，市有关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规，又需要研究全市的经费预算，以及其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意并以文件或通知的形式把决定这一信息反应给东城区政府这个例子中，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据信息研究决定过程，主要是领导者的意志但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化如可以用计算机查询各种资料数据,这是更进一步的自动化如果由计算机自动分析有关本领件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化再进一步分析这个例子，如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统，计算机自动从有关系统中寻取机关资料，这种系统就是办公自动化更高层次的集成化另外，如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统，可以通过网络传递信息，可以远程处理业务，那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一局部业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统［编辑本段］办公自动化意义虽然诸如Lotus1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担忧对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/效劳等信息从而起到宣传介绍的作用随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大办公自动化已经成为企业界的共识众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的开展形成良性循环办公自动化（OfficeAutomation,简称0A）是20世纪70年代中期兴旺国家迅速开展起来的一门综合性技术我国的0A经过从80年代末至今10多年的开展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，开展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品现在，办公自动化到底要解决什么问题呢？我们说，办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作具体来说，主要实现下面七个方面的功能▲

（一）建立内部的通信平台建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅▲

（二）建立信息发布的平台在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的开展动态▲

（三）实现工作流程的自动化这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以标准各项工作，提高单位协同工作的效率▲

（四）实现文档管理的自动化可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享实现办公自动化以后，比方说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节▲

（五）辅助办公它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化▲

（六）信息集成我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息、，提高整体的反应速度和决策能力▲

（七）实现分布式办公这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公现在来讲,地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求［编辑本段］办公自动化程度和自动化方法目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类▲起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率▲已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益▲已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显▲已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、效劳；Int ranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断开展壮大办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需耍较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第

二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可到达目前办公自动化的最高水平那么，什么样的企业适合使用办公自动化（0A）系统？儿乎所有企业都适合使用办公自动化（0A）系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是▲［1］信息化尚未入门的企业由于没有信息化应用基础，先上办公自动化（0A）,注0A有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的根本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展［2］信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP,给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择▲［3］缺少信息化资金准备的企业信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化（0A）,有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性▲［4］已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业办公自动化（0A）与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容［编辑本段］掌握办公自动化，需要学会Word高级排版、表格设计；Excel表格处理、函数、图表；PowerPoint幻灯片课件制作;商务办公基础（打印、复印、传真等）；Word的窗口介绍，数据录入方法，字符格式化操作方法Word中的常用排版，包括段落格式化，页面格式化Word中如何插入图片、文本框、艺术字，Word中如何绘图Word的表格操作Excel的窗口介绍，数据录入方法，表格的格式设置Excel中的公式与常用函数的应用方法Excel中的高级应用，如图表的插入，数据透视表的制作如何使用PowerPoint制作精美的演示文稿［编辑本段］办公自动化历史演变起步阶段（1985年—1993年）是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平这一阶段实现了根本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳应用阶段（1993年—2002年）随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速开展也促进了软件技术发生巨大变化，为0A的应用提供了基础保证，这个阶段0A的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录效劳、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，标准了组织管理、提高了运营效率开展阶段（2002年至今）0A应用软件经过多年的开展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息效劳,逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织局部同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台［编辑本段］办公自动化软件介4Microsoft Office是微软公司开发的办公自动化软件,Office XP是最新的版本（第四代）Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作，可进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作；Excel主要用来进行又繁重任务的预算、财务、数据汇总等工作；PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯及投影片等，甚至可以制作贺卡、流程图、组织结构图等;Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序;Outlook是一个桌面信息管理的应用程序，可以用于联系人列表、日程安排等；FrontPage主要用来制作和发布Internet的Web页面这几个软件之间的内容可以互相调用，互相连接，或利用复制粘贴功能共享数据资源Lotus公司的Smartsuite是另一个流行的办公套件，商业办公领域应用广泛WPS我国珠海金山软件股份有限公司推出OpenOffice5年前一家名为Star的德国公司开始致力于开发一个跨平台的办公软件StarOffice并提供免费下载它是世界上唯一一个非常接近Microsoft Office而又可以跨平台的产品2年前Sun公司收购了Star软件公司，并继续开发，直至2000年10月13日传出惊人消息Sun开放了StarOffice的绝大局部源代码，并且成立了0epn0ffice.org组织专门从事开放源代码办公软件的开发工作现在基于OpenOffice开发的软件遵循两种协议要开放源代码的GPL协议或不开放源代码的SISSL商业版权协议，RedOffice就是遵循后者的⑶［编辑本段］办公自动化的开展方向办公自动化的开展方向应该是数字化办公所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现从技术开展角度来看，特别是互连网技术的开展，平安技术的开展和软件理论的开展，实现数字化办公是可能的从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化开展的必然趋势［编辑本段］数字化办公的根本框架实现数字化办公既不同于传统的0A,也不同于MIS的建设，它的结构是Intranet网的结构，它的构建思路是自上而下的，即首先把整个内部网看成是一个整体，这个整体的对象是网上所有用户，它必需有一个基础，我们称这个基础为内网平台，就好象PC必需有一个操作系统为基础一样内网平台负责所有用户对象的管理、负责所有网络资源（含网络应用）的管理、网络资源的分层授权、网络资源的开放标准和提供常用的网络效劳（如邮件、论坛、导航、检索和公告等）在平台的基础之上，插接各种业务应用（可理解为传统的MIS）,这些应用都是网络资源用户通过统一的浏览器界面入网，网络根据用户的权限提供相应的信息、功能和效劳，使用户在网络环境下办公［编辑本段］数字化办公的技术思路实现数字化办公必需有良好的技术支撑，考虑到数字化办公的授权和开放这两个特点，首选技术应该是互连网技术及标准，在此基础上采用相关技术实现数字化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术现在随着WEB技术的开展，基于Intranet模式下的工作流软件也越来越多，这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便、并且易于和网上其他业务系统结合这种技术也和电子商务所使用的技术方向是一致的因此基于WEB的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位办公自动化的开展策略根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题，使我国办公自动化建设走上健康快速开展的轨道，在办公自动化建设方面应采取如下对策在组织实施方面，从传统的工业工程管理体制转向专业化和产品化实施体制，确保系统的运行维护和系统持续的升级，走合作与分工并举的道路由此可造就一批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司在技术选向方面选择与世界开展潮流吻合的技术现在还在流行的技术并不能代表未来一定能够流行技术的标准化程度要高，开放程度要好关键应用主张自主开发，开展民族产业在技术结构方面，尽快从Client/Server结构体系转Browser/Server结构体系，采用B/S思路，最终用户界面统一为浏览器，应用系统全部在效劳器端，是标准的三层结构体系系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便系统设计方法考虑到我国办公自动化的现状，采用生命周期法和快速原型法相结合，在已有产品的基础上，以快速原型法为主在实施方面遵随统一标准和分布实施的原则在设计思想方面，从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，即将设计的着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行相关业务设计将面向对象的思想引入到系统设计中去在实现方法方面，从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统（CAS）理论进行实现，即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统，该系统能够适应环境变化，系统使用越久，积累的有价值的东西就越多⑷.［编辑本段］应用面临的新需求0A随着知识经济时代的到来，社会进步正在不断加速，组织迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统，从而提升其管理水平具体表现在1）需要一个高效的协同管理工作平台能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理.2）需要一个有效的知识资产管理平台过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，无视了知识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力3）需要一个个性化的系统访问门户传统的0A功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将适宜的功能放在适宜的位置给适宜的员工访问，实现真正的人本管理4）需要一个良好的组织文化管理平台。