办公用品管理制度

第十七章办公用品管理制度、办公用品管理制度第一章总则第一条为加强办公用品管理，规范办公用品领用，提高利用效率,降低办公经费，特制订本制度第二条办公用品由办公室集中管理，统一采购和发放,并设立专职或兼职管理员负责第三条根据办公用品的性质，将办公用品分为消耗品和管理品1消耗品铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、刀片墨水、胶水、胶带、订书针大头针、曲别针、夹子、图钉、修正液、橡皮、名片、账册、卷宗、档案袋盒、标签、纸杯、电池等2管理品文件夹、文具盒、剪刀、钉书机、打孔机、打码机、圆珠笔、钢笔、章戳、印泥、直尺、计算器、算盘、验钞机、电话机、传真机、复印机、饮水机、电风扇、电脑软硬件及外设、扫描仪、投影仪、计算机网络、办公桌椅、文件厨、档案厨、沙发、茶几等第二章办公用品计划第四条各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划,部门负责人审签后报办公室第五条管理员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，编制办公用品购置计划办公用品需经办公室负责人审签后购买第六条购置单位价值100元以上办公用品时，须报请总经理批准第三章办公用品购置第七条管理员根据审签的办公用品购置计划实施购买,并于月底完成第八条管理员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量第四章办公用品领用第九条每月1〜5日,各部门根据办公用品领用计划集中到办公室领用，其他时间不予办理（特殊情况除外b第十条打印、复印或传真文档时，应自觉登记，否则，按两倍用纸量计算第十一条管理品自第二次领用起须以旧换新，如有故障或损坏，应及时申请修理或以旧换新,如遗失应由领用人或领用部门照价赔偿第十二条员工到岗时，所需办公用品由部门报请办公室审批后领用第十三条员工离职时,须根据有关规定与管理员交接办公用品第五章办公用品管理第十四条管理员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理第十五条管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符第十六条管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能第十七条管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用第六章办公用品考核第十八条每月底，管理员对各部门办公用品和电话费等的消耗情况进行统计和汇总，并上报办公室负责人或总经理,考核办法另行制订第七章附则第十九条本制度未尽事宜，按公司有关规定执行第二十条本制度自XXXX年XX月XX日起实施,由办公室负责解释

二、办公用品及设备申购、发放规定第一条为使公司办公用品及设备申购、发放工作规范化，特制订本规定第二条办公用品及设备的申购、发放,须遵从“方便工作、节省开支’的原则申购要从实际需要出发，严格按预算执行员工使用办公用品和设备时要爱护，杜绝浪费第三条本规定所指办公用品及设备是指文具、纸张等文案用品，办公桌椅、档案柜等低值易耗器具，传真机、计算机、打印机等办公机具设备,电扇、空调等家电设备第四条各部门所需的办公用品及设备要统筹计划，纳入年度预算计划当中,经批准后,按季、月制订具体计划第五条办公用品及设备的申购实行集中管理，由总务部负责总务部根据财务管理部提供的专项预算计划填写“采购申请单”报采购部采购部负责采购，总务部负责验收，综合库负责保管和发放第六条各部门需用办公用品和设备（预算计划内），须由领用部门填写物品领用单’（本单一式三联，一联综合库存根，一联报财务核算部记账，一联领用部门留存），先由部门经理签字同意，再视领用物品金额多少由行政总监或总经理最终批准，然后到综合库领取，这期间所有手续由领用人办理其中领用物品金额在1000元（含）以内由部门经理批准,1000元以上至2000元（含）以内由行政总监批准,2000元以上由总经理批准第七条对低值易耗器具、办公设备和家电设备的使用与管理，按公司《资产管理制度》的有关规定执行第八条领用物品价值在50元（含）以上须登记财产登记卡（本卡一式三份，一份综合库存根，一份领用人交本部门指定专人保管,一份由领用人报财务管理部）第九条领用物品需要移交的，须到财务管理部办理过户手续，更改相应的财产登记卡”第十条凡需用预算计划外的用具或设备,一律由需用部门填写办公、劳保用品申请单，按规定履行审批手续第十一条凡纯属人为原因致使办公器具、设备损坏的，由责任人赔偿修理费的70%;造成报废或丢失的，视情况由责任人赔偿购入价的50%~80%对有意破坏者，除承担赔偿责任外，按《员工奖惩制度》予以处罚第十二条本规定未尽事宜,按公司有关的规章制度执行第十三条本规定由总务部制订和解释，报行政总监批准后自公布之日起执行

三、电话、传真管理制度为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展,特制订本制度第一章需求申报第一条各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责第二条部门经理填写办公用品需求申请表，根据表格规定的内容填写第三条部门经理负责将填写完毕的办公用品需求申请表呈报中心总监，中心总监从中心的实际需求角度考虑后批示第四条部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理第五条人力资源部经理对表格的内容进行初审,呈报总经理进行批示第六条总经理同意采购,由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购第二章使用管理第七条各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责第八条上班时间禁止利用公司电话进行聊天、炒股等非业务活动第九条各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至“加锁”状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担第十条员工因业务需打长途电话时，要在“长途电话记录’上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意第十一条员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在“长途电话记录‘上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意费用由员工本人承担，由人力资源部在其当月工资内扣除第十二条员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由中心总监进行审核公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担第十三条各部门应在每月25日将本部门的“长途电话记录‘送交人力资源部第十四条人力资源部负责将各部门的“长途电话记录备案，并根据记录内容,计算员工应当扣减的话费第三章维修与报停第十五条各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责第十六条电话或传真出现故障，部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部，由人力资源部安排专业人员进行维修部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任第十七条各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前三天通知人力资源部经理,由人力资源部指定行政专员处理第十八条本制度由人力资源部负责解释，总经理批准即日实施第一条为管理办公场所物品的整洁及安全，特制订本管理规定第二条总公司钥匙由行政部或办公室统一管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理第三条总公司大门钥匙分配四把,各部门大门钥匙分配二把第四条如因公需使用钥匙,得向保管人说明使用目的,用毕后应立即归还第五条部门负责人负责管理钥匙的使用,不得任意复制或允许同事借予他人使用,否则负连带赔偿责任第六条钥匙保管人应遵守下列规定，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办1离职时应将钥匙缴交行政部或办公室负责人2钥匙遗失时，应立即向管理部门报告3非经管理部门同意不得复制4不能任意借给外人使用第七条办公场所的桌、抽屉等钥匙应由行政部、办公室或部门负责人统一保管一套，并依类保管，以备急需第八条本规定自颁布之日起实施

五、计算机安全管理制度为保护公司的计算机正常运行,特制订本制度第一章病毒防护第一条装有软驱的计算机一律不得入网第二条对于联网的计算机,任何人在未经批准的情况下，不得向计算机网络拷入软件或文档第三条对于尚未联网的计算机，其软件的安装由计算机室负责第四条任何计算机需安装软件时，由相关专业负责人提出书面报告，经经理同意后,由计算机室负责安装第五条所有计算机不得安装游戏软件第六条数据的备份由相笑专业负责人管理，备份用的软盘由专业负责人提供第七条U盘在使用前，必须确保无病毒第八条使用人在离开前应退出系统并关机第九条任何人未经保管人同意，不得使用他人的计算机第十条由计算机室指定专人负责计算机部管辖范围内所有计算机的病毒检测和清理工作第十一条由计算机室起草防病毒作业计划含检测周期、时间、方式、工具及责任人，报计算机经理批准后实施第十二条由各专业负责人和计算机室的专人，根据上述作业计划按时每周最少一次进行检测工作，并填写检测记录第十三条由计算机经理负责对防病毒措施的落实情况进行监督第二章硬件保护及保养第十四条除计算机室负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机或相关的计算机设备第十五条硬件维护人员在拆卸计算机时,必须采取必要的防静电措施第十六条硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原第十七条要求各专业负责人认真落实所辖计算机及配套设备的使用和保养责任第十八条要求各专业负责人采取必要措施，确保所用的计算机及外设始终处于整洁和良好的状态第十九条所有带锁的计算机，在使用完毕或离去前必须上锁第二十条对于关键的计算机设备应配备必要的断电继电保护电源第二十一条各单位所辖计算机的使用、清洗和保养工作，由相应专业负责人负责第二十二条各专业负责人必须经常检查所辖计算机及外设的状况,及时发现和解决问题第三章奖惩办法第二十三条将计算机的管理纳入对各专业负责人的考核范围，并将严格实行1凡是发现以下情况,计算机部根据实际情况追究当事人及其直接领导的责任

①计算机感染病毒

②私自安装和使用未经许可的软件含游戏

③计算机具有密码功能却未使用

④离开计算机却未退出系统或关机

⑤擅自使用他人计算机或外设造成不良影响

⑥没有及时检查或清洁计算机及相关外设2凡发现由于以下情况，造成硬件的损坏或丢失的，其损失由当事人照价赔偿

①违章作业

②保管不当

③擅自安装、使用硬件和电气装置3计算机部将根据检查的结果，按季度对认真执行本制度的专业负责人和系统维护人员进行奖励具体办法另行公布

六、计算机室管理制度第一条计算机室员工应遵守公司的保密规定,禁止非计算机室人员进入计算机室输入计算机的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供泄露违者视情节轻重给予处理第二条计算机室员工必须按照要求和规定，科学地采集、输入、输出信息,为公司领导和有关部门决策提供信息资料采集输入信息以及时、准确、全面为原则第三条信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效任何人不得将信息载体带出计算机室第四条计算机室员工应爰护各种设备，降低消耗、费用对各种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作第五条计算机室应每月统计、核算费用并上报办公室，同时抄报财务部第六条严禁将计算机用于私人学习或玩游戏违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名第七条计算机室设备应由专业人员操作、使用禁止非专业人员操作、使用,否则,造成设备损坏的应照价赔偿

七、网络安全管理制度第一条为维护公司计算机网络安全、正常运行，确保服务器及各个终端正常使用使网络资源充分安全共享，为业务经营活动提供安全的网络环境第二条本制度适用于公司内部办公局域网络和业务局域网络第三条职责1信息部

①系统管理岗负责公司整体网络安全的规划、管理及其相关的技术支持

②系统管理岗负责公司网络系统数据的安全备份

③其他岗位协助系统管理岗进行公司网络的安全管理2各部门

①负责各自部门使用的计算机网络设备的安全管理

②负责各自部门数据的安全备份

③负责及时通知信息部有关计算机病毒发生情况及其他安全隐患情况第四条系统管理岗工作程序1公司整体网络安全的规划、管理2网络安全信息的追踪，黑客、病毒的日常防护工作

①每天至少一次上网浏览相关网站，下载最新病毒代码

②跟踪最新防病毒信息及其防杀方法，将其及时发布在公司内部网络上

③及时跟踪防火墙的软硬件升级信息3负责公司本部办公网络安全防护工作

①及时升级本公司网络的最新病毒代码

②实时对各个工作终端进行病毒监测

③及时将染病毒的工作终端逐一脱离网络

④对染毒终端逐一进行全面查杀毒

⑤及时对防火墙软、硬件进行升级

⑥建立日常病毒记录日志，记录病毒代码4监督、检查、落实公司本部业务的网络安全防护措施等工作5协助本部相关部门进行重要数据的定期备份6业务、办公网数据的交换和相关数据输入、输出的管理第五条相关文件有《计算机及相关设备管理办法》和《计算机机房管理制度》第六条在《病毒记录日志》上做好记录

八、印章管理制度第一章总则第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制订本办法第二章印章的雕刻第二条由需刻印部门负责人根据工作需要，提出雕刻印章的申请，经总经理批准方可雕刻第三条经过批准后的雕刻申请,统一由采购部办理第三章印章的领取和保管第四条公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管第五条印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人第六条公司建立印章管理表，专人领取和归还印章情况应在表上予以记录第七条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的,须办理归还印章手续后方可办理离职手续第四章印章的使用第八条公司各级人员每次需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核第九条经有关人员审核,并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章通过审批后的销售订单递至财务盖章,无特殊情况一般规定五分钟内给予落实第十条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章第十一条在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回第十二条公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权第十三条涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字第十四条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章，无须经上述程序第十五条用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期进行整理后交财务部归档第十六条印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写《印章借用申请单》，注明事项，经公司总经理批准后方可携带使用第十七条公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权第五章印章的作废和销毁第十八条印章的作废包括不适用作废、磨损作废、遗失作废等第十九条经确认作废的印章由使用部门提出销毁申请，填写印章销毁申请，经公司总经理批准后方能销毁第六章责任第二十条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时报告第二十一条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用第二十二条违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分,造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理第七章附则第二十三条本办法解释权归公司总经理。