《O秘书公共关系》课件

秘书与公共关系现来关维为纽带书代企业越越重视公共系的建立和护作公司的重要,秘在公共关挥过细组协调书系管理中发着不可或缺的作用通精的织和,秘可以有效地促进关企业与各方利益相方的互动交流课程大纲概述公共关系礼仪与沟通信息管理行政管理关习话写习议组应深入了解公共系的定义、目学社交礼仪、电礼仪、接掌握文件管理、公文作、信学差旅管理、会织、标为续课访专转专综和作用,后程奠定基待客等技巧,提高业形象函处理等方法,确保信息流急处理等业技能,提升合础高效服务能力什么是公共关系沟通桥梁信息传播关维过传公共系是一种建立和护与公它旨在通有效的信息播,塑关过众之间良好系的管理程造企业或个人的正面形象目标管理关系维护关还关公共系包括制定和实施一系建立并保持与各利益相方之间针对现关关列有性的策略,以实既定的良好系也是公共系的重要标内目容公共关系的重要性关对关关公共系于企业的健康发展至重要良好的公共系可以提升企业形象,增树过关舆论导强客户粘性,立行业口碑,拓展业务渠道通公活动和引,企业能有效关关场竞关战管理利益相方系,化解危机,提升市争力公共系工作是企业略管理组的重要成部分,值得高度重视公共关系的原则有效沟通诚实透明专业能力关积础对诚专质赢认良好的公共系建立在极主动的沟通基公众企业或个人的信任建立在信、透明卓越的业品和能力,是得公众可的关倾对础诚现诺维础质现专之上注听、理解方需求,并以同理的基之上坦沟通、兑承,是系基提供优服务,展业水平,增强公应关关键心回良好系的众的信任感社交礼仪的重要性现专赢础现举态细节显养良好的社交礼仪是展业形象、得他人信任的基它体在言行止、仪表仪的之中,彰一个人的修和文化水平现专养进络营围体业素增社交网造良好氛传专关现社交礼仪达业能力和品格良好的社交礼仪有助于拓展人际系自身的社交礼仪体可以影响他人社交礼仪的基本准则以友好礼貌为基础掌握基本礼节热举现养养建立良好的初印象非常重要,要以微笑和情待注意仪表止,体出自己的修和教人专注倾听对方尊重他人隐私专倾对讲现诚隐心听方的述,表出真的兴趣不随意侵犯他人的私人空间和信息,保护个人私电话礼仪保持良好语气专语开话让对以友好、业的气始通,方感到受到重视和尊重注意语速与音量语对请适度的速和清晰的发音有助于方理解您的意思控制音量,不要影响他人反复确认信息话过认现误遗在通程中,主动确重要信息,避免出解或漏结束时道谢结话谢别现专在束通前,表达您的感和道,体业和礼貌接待访客的技巧热情迎接周到服务态欢为访带细访贴贴顾访立即主动迎上前去，以微笑和友好的度表示迎客路并耐心回心留意客的需求,提供周到心的服务,体入微地照好客的各种问题答需求123适当引导访为导议当时了解客的目的,根据情况其提供合适的引和建适安排会见间和地点处理投诉的方法倾听1积态倾诉诉以平和、极的度听投者的求分析2细诉关键仔分析投的原因,找出解决的回应3给让诉快速予解决方案,投者感受到重视跟进4续关结诉持注果,确保投得到彻底解决对诉关键职态倾诉诉问题来给针对续进诉于投的处理,最是以同理心和业度听投者的求,深入分析根源接下快速予有性的解决方案,并持跟直至投完这仅诉还全得到解决样不可以化解投,能增强客户的信任度与公众沟通的技巧倾听理解语言表达积倾诉简语专极听他人的想法和求,尊重使用明易懂的言,避免使用试图们观术语轻并理解他的点,有助于建业,确保公众能够松理解您立良好的沟通的表达情绪管理互动交流静对负励时保持冷和耐心,即使面面情主动沟通并鼓双向交流,及反绪专态馈关问题也要保持业和友善的度和解答公众切的新闻发布的注意事项信息准确时间恰当闻须闻时选择关新发布的信息必准确、可靠，不新发布的间要在公众注的错误虚时能含有任何或假成分段,避免与重大事件冲突内容简洁渠道选择闻简针对选择当闻新发布要明扼要,重点突出,避免冗不同媒体特点,恰的新发杂长和复的表述布方式和渠道活动策划的流程目标确定1标预明确活动目，确定受众群体和期效果方案制定2标内细节根据目确定活动形式、容安排等资源协调3财资整合人力、力、物力等各方面源执行落实4计组顺进按划织实施活动，确保流程利行效果评估5结验训为分析活动效果，总经教，下次活动做好准备标资协调执评关键骤这骤环环开预标员活动策划流程包括目确定、方案制定、源、行落实以及效果估等步些步相扣，确保活动能够有序展并达到期目策划人需要全面考虑环节应对现问题圆满各,灵活各种可能出的,确保活动成功礼品选购的技巧了解受赠人喜好选择实用性礼品12选择时虑赠礼品要充分考受人实用性强、可长期使用的礼品爱现为赠带来的个人好和品位,以令其感到更能体心意,并受人受重视实际用处注重包装美感考虑场合需求34传细场应精心包装的礼品能递出更不同合的礼品与之相符,体腻档现当的心意,提升整体礼品的次恰的礼仪和心意个人形象的管理仪容整洁展现自信质让专保持仪表端庄、衣着得体是个人自信的气会人感受到业与础细养认关形象管理的基从头到脚的能力培正确的自我知是节键都需要注意言行举止修养品质为举给质内优雅大方的行止能他人留高雅的气和在品德同样重要语语续习养下良好的印象注意言用,保持学提高自己,培健康向持得体有礼上的情操办公室环境的布置办环员产良好的公室境布置能提高工的工作效率和生力从合理规计综虑的空间划、色彩搭配到照明设,都需要合考摆线计当绿合理的家具放和动设能最大化使用空间适的化和装饰让办现品也能公室更加舒适,体公司的形象会议组织的要点会议准备现场管理会后跟进沟通协调议员时场环证议纪时员协确定会目的、参会人、提前到达会布置境，保整理会要并及发送跟与参会人保持良好沟通关键详细频转导进议议执续调议顺进间地点等信息制定音视设备运良好引参会决的行情况，后各方需求,确保会利议议资员场签评议问的程，准备好会料并提会人入并做好到工作提供支持估会效果并提行耐心解答疑,并收集反时顺时进议馈前发送适控制发言序和间出改建意见文件管理的规范文件分类整理文件编号标识集中统一保管电子文件备份内标编编将资专对进根据容、日期或部门等准使用统一的文件号制体系,各类文件料集中保管在定期重要电子文件行备份,对进标档独储文件行分类整理,便于快速清楚明文件的类型、日期和用的文件柜或案室,确保安全保存在立的存设备上,防止归档查找和序号性和可追溯性意外丢失公文写作的技巧结构明确用词规范12应该开规词语公文有清晰的头、主体使用范、通用的,避免生结层内逻辑涩术语让读和尾,次分明,使容僻、晦的,者容易理性强解语言简洁格式统一34简练畅规表达、通,避免冗余和重遵循公文格式范,页眉页脚、语当复,突出重点并注重气恰字体大小等要保持统一信函处理的流程撰写1写内根据收件人需求和要求撰信函容审核2细检认内误仔查并确信函容和格式无发送3过当将通适的渠道信函发送至收件人跟踪4监时进馈控信函的送达情况并及跟反项关书写审关键环节内当时终信函处理是一重要的公共系工作,要求秘全程把控信函的撰、核、发送和跟踪等,确保信函容准确、格式得、及送达,最达到与客户或合作伙伴良好沟通的目的财务管理的基本知识财务报表财务分析财务预算财报资产负债润现过对财报进评财预对来务表包括表、利表和金流通务表行分析,可以估公司的务算是未收支情况的估算,可以帮财状营这财状营资资量表,反映公司的务况和经成果务况,了解经活动的效率和盈利能力,助公司合理分配金,提高金使用效率,降报对财关为财些表管理公司的务活动至重要决策提供依据低务风险差旅管理的注意事项行程安排费用管理安全保障行为规范规虑严费维合理划出差行程,考交通格控制出差用,保留票据注意身体健康和人身安全,避遵守商务礼仪,护公司形象时报销导损时滥、住宿等因素,以提高出差效和收据,及遵守公司免因意外事故致失保持合理利用出差间,不用报销时资率制度联系,适沟通公司源应急处理的原则问题识别快速决策现问题结紧断时迅速发的症所在，快速做出在急情况下，做出果、及的决断关分析判策至重要信息沟通恢复重建关畅时应转与相方保持通沟通，同做好信在急处理后，迅速恢复正常运并续进息管控与发布持改机制职业道德的重要性70%过职场认为职超70%的人士业道德是工作中最重要的因素之一85%将职为员标有85%的企业会业道德作工晋升的重要准95%费选择职95%的消者会有良好业道德的企业职仅员应尽责赢场竞关键诚责专层对员良好的业道德不是企业和工的任,也是得公众信任和市争的它包括信、任心、业精神等多个面,工职远关键的业发展和企业的长发展都有着作用人际交往的技巧主动沟通倾听和体谅问对现识关倾对谅对让主动与他人打招呼、询方近况,展出良好的社交意和心用心听方的想法和需求,体方的感受,能人感受到被重视和这关有助于建立positive的人际系理解礼貌有度适当表达时语这让亲当观过当进刻保持微笑、礼貌用,尊重他人,能人感受到友善和和力恰表达自己的想法和点,不度或不,能增双方的了解和交流团队合作的方法明确目标分工协作有效沟通积极配合队员队专开诚倾应积团成需要清楚地了解团根据每个人的长,合理分配保持放、坦的沟通,听每个人都主动参与、极配标识责挥的目和方向,并达成共任务和任相互配合、互帮他人意见,尊重差异,共同解决合,发自身的才能和潜力这为标挥队势问题进队有助于大家同一个目而互助,发团的整体优良好的交流有助于增建立团凝聚力,共同完成团队标努力理解和信任目培养主动意识积极思维设定目标养积乐观态这为标详细计这培极的心,相信自己有能力完成任务,种自信心会激发主自己设定明确的目,并制定的行动划,样会促使自己主动动性采取行动主动学习主动沟通习识断这级议现善于主动学新知和技能,不充实自己,种主动精神会提高工作主动与同事、上沟通交流,表达自己的想法和建,展出主动参与态效率的度提高工作效率集中精力合理安排时间利用工具过习惯规时时项软通减少分心因素和建立良好的工作,合理划工作任务和休息间,避免间浪合理使用电子文件、目管理件等效率工费简节时可以大大提高注意力,从而提高工作效率,有助于提高整体工作效率具,可以帮助化工作流程,省大量间职业发展的规划自我评估观职了解自己的兴趣、技能和价值,确定适合自己的业方向制定目标职标标设定明确的业目,包括短期、中期和长期目制定计划详细计训资制定的行动划,包括培、工作机会、源等持续学习断习应断职场不学新技能,提升自己,以适不变化的要求把握机会积寻资现职标极主动找发展机会,充分利用源实自己的业目总结与展望总结回顾顾课内结习获获为来础回程容,总学成果,反思收与收,未发展奠定基展望未来职标规来为现远制定明确的业发展目,划未工作方向,实更长的理想而努力持续学习时关态习断专识刻注行业动,保持好奇心和学欲望,不拓展业知和技能。