2-0500-001文件控制程序

标准XXXXXXXX■QIEBH02-0500-001AO文件控制程序目的

1.为使公司各体系有关的文件和资料处理迅速、正确、流通、应用及管制，以确保相关职能适时获得适当且有效的最新文件和资料范围

2.适用于公司内所有与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件编制、审核、批准、发放、回收及更新、保存、作废、销毁等管理定义

3.外来文件:指公司、客户、供应商提供的图纸、规定、检验标准、以及由相关职能搜集的MSDS国际/国家/行业标准、法律法规等引用文件

4.《一体化管理手册》

4.11-QEH-01《制作及管理办法》

4.2WI3-0300-001职责

5.公司总经理负责批准发布一体化管理手册和各体系程序文件

5.1公司管理者代表负责审核一体化管理手册及各体系程序文件

5.2公司质量管理职能负责人

5.3负责参与编制一体化管理手册、程序文件，编制公司“受控文件清单”，及时更新;

5.

3.1负责各类体系文件的复制、发放、回收、作废和归档管理

5.

3.2公司安环职能负责人

5.4负责环境安全管理体系相关程序文件及作业指导书的编制；

5.

4.1负责环境安全相关的国际/国家/行业标准、法律法规等的收集

5.

4.2公司各职能负责人

5.5负责编制及控制本职能适用的有关文件，同时报质量管理职能的体系人员备案

5.

5.1负责本职能适用文件的签收和贯彻实施，编制本职能适用的“受控文件清单”并及时更新

5.

5.2负责本职能相关的质量/环境/安全管理记录的保存及归档管理，不涉及三体系的记录

5.

5.3不作保存期限要求内容

6.文件分类

6.1按文件的产生层次分以下四类一体化管理手册；

6.

1.1XXXXXXXX2022-10-30发布2022-11-01实施1/11修订记录

8.序号更改日期旧版本号新版本号更改者更改内容附加说明本标准由标准化管理机构负责提出XXXXXXXX本标准由质量部负责起草或修改XXXXXXXX本标准主要起草、修订人王大壮审核方亮核准沈敏批准金健本标准由质量部负责解释XXXXXXXX本标准于二一四年十月三十日第一次发布，二一四年十一月一日实施附录文件管理理流程A文件策划文件编码申请---------------------文件使用回收处理各体系程序文件；

6.

1.2各体系管理三阶文件如下分类

6.

1.3作业类文件如生产作业指导书、检验作业指导书、设备仪器操作维护保养类作业文件等；

6.

1.

3.1管理类文件如规章制度、职责、规定、各类计划、环境安全检查文件等；

6.

1.

3.2技术类文件如图样、产品标准、检验及验收标准、环境安全类技术标准等；

6.

1.

3.3外来文件

6.

1.

3.4）客户提供的产品图纸、产品标准、检验标准等；a）各体系相关的国际/国家/行业标准、法律法规等，如（国际标准、b IS090012008环境/安全卫生法律法规等）记录表单

6.

1.4文件的受控管理

6.2各体系管理文件均需公司质量管理职能的体系人员加盖印章后方可使用，供内部使

6.

2.1用加盖“受控”印章，供外部使用加盖“非受控”印章，外部使用的文件不受统一更改限制；各体系管理手册、程序文件及三阶文件属受控文件，由公司质量管理职能的体系人员统一管

6.

2.2控；与产品有关的外来文件，如法律法规、产品标准等，由接收职能负责人确认其有效

6.

2.3性，并经文件审批流程后交公司质量管理职能的体系人员统一发放管理；质量/环境/安全相关记录属受控文件，以签名、签时、盖章等进行标识；

6.

2.4公司内部使用的各类文件更改及使用应保持一致

6.

2.5文件的编制

6.3文件编制人按照附录”文件编写模板”的要求编制质量/环境/安全相关文件，文件

6.

3.1B中需规范的重要作业内容与管制办法，应按作业内容发生之先后顺序加以叙述，文字应使用简化汉字，不使用繁体字，表达应准确、简明、语言通顺、层次清楚避免产生歧义，不可使用“可能”“大概”等模棱两可的词语对于文件中可能造成误解的名词或英文简体代表字，或为了避免因文件的繁杂叙述

6.

3.2而不易阅读的，需予以定义说明若文件大章节无内容时，仍应留下该名称，并于其后加“无”字

6.

3.3每个段落所叙述的作业内容应详细说明，以利作业相关单位或人员有所遵循

6.

3.4如现场发行的文件（例如、）等有发现不准确之处时，可由编制人在书面上手改签

6.

3.5Wl SIP名即可挂至现场使用（有效期星期），（如客户有特殊要求，则依客户要求执行）1文件编码规则

6.

3.6一阶文件编码规则（共码，后面两码为版本）

6.

3.

6.16X XXX XXXX■■修订次数流水号版次一体化手一体化手、、

12、、、、链接符号链接符号0102链接下勺A BJ册-1册QEH3……03……C……

二、二阶文件编码规则（共码，后面两码为版本）

6.

3.

6.28X XXXX XXXXX二阶流水号、

001、002阶别程序・・・・・・003-

2、作业指职能代码修订次数三阶流水版次:A、链接符号链接符号链接符号导书/制度参考职能、、12号

100、B、C…・・・/规定/办代码规则3……、101法…-

3、….

102、

200、201202……例:表示质量管理职能二阶文件中第一份,其版本为版2-0500-001-A0A03-0500-100-A0表示质量管理职能三阶文件中第一份，其版本为版A0四阶文件编码规则（共码，后面码为版本）

6.

3.

6.3101X XXXX XXXXXX职能代码对应上阶流水号参考职能的文件四阶表单、、版本A、0102链接符号代码规则链接符号（

二、三链接符号、-4B C……03……阶）编号•••例表示质量管理职能二阶文件表单中第一份表单，其版本为版4-0500-001-01A A职能代码规定如下

6.

3.7职能代码职能代码管理层0100或人口计划保障-物资0701或BM财务部或计划保障-经营计划或0200FIN0702BM制造部0300或PD计划保障-安环0703或EHS设备部或或0400EM0801HR人事行政部-人力资源质量部或人事行政部-行政或0500QA0802AD工艺技术部0600或RD厂务部0900或FM计划保障部0700或BM工业工程办1000职能代码可以使用数字或相对应字母，但流水号不得重复文件、表单格式编写要求

6.4文件格式编写要求

6.

4.1类别文字内容字号和字体备注正文-汉字宋体/小四（12号）半角输入/中文标点符号正文-数字/字母/英文Arial/小四（12号）/英文标点符号一级编号Arial/小四（12号）/加粗正文多级编号Arial/小四（12号）页眉-Logo高度

1.3cm/宽度

2.73cm页眉/页脚具体见“文件编写模板”附录与记录名称宋体/三号/加粗文字■汉字宋体/小四（12号）建议使用格式文字-数字/字母/英文Arial/小四（12号）建议使用格式附录与记录页眉-公司Logo高度

1.3cm/宽度

2.73cm页眉-公司选项图标高度

0.9cm/宽度

6.4cm页眉/页脚-汉字宋体/五号/加粗页眉/页脚-数字/字母Arial/五号/加粗文字-汉字宋体/小四（12号）使用Visio制图流程图文字-数字/字母/英文Arial/小四（12号）使用Visio制图文字制表位位编号编号位置文字缩进位置置一级编号

1.

0.6cm

0.6cm左对齐，对齐位置0cm二级编号

1.

11.0cm

1.0cm三级编号LL

11.5cm

1.5cm四级编号L

1.LI

2.Ocm

2.Ocm二级编号下的并列项左对齐，对齐位置LOcm

1.5cm

1.5cmabc三级编号下的并列项左对齐，对齐位置L5cm

2.Ocm

2.Ocmabc四级编号下的并列项左对齐，对齐位置

2.0cm

2.5cm

2.5cmabc其他设置格式行矩多倍行距

1.25页面设置上二下二

1.2cm,左=右=

2.0cm,左侧装订二0cm,页眉二页脚二L2cm表单格式编写要求按照附录“记录编写模板”，表单格式至少应包含下列部分

6.

4.2C公司抬头应将公司抬头加于表单上方

6.

4.

2.1表单名称依该表单之功能命名，不同表单严禁使用同一名称

6.

4.

2.2填表日期以公历年、月、日表示

6.

4.

2.3表单本体表单因其本身之功能或目的而需准备叙述之内容

6.

4.

2.

46.

4.

2.5表单编号及版本表单编号+版本，列于表单之右下角，表单的版本以A〜Z依次类推例如修订后变成以及保存期限4-0500-003-02A,4-0500-003-02B,表单若需跨职能会签，需于表单下方注明签核流程

6.

4.

2.6文件的批准

6.5文件编制完成后，由公司质量管理职能的体系人员对文件的编码、版次、格式、体

6.

5.1系的充分性及适宜性进行标准化，标准化后再由编制人员填写“文件评审单”或走电子流程文件需转换成档，按其使用范围和性质，由其相应的领导审批后生效审批人应就PDF文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、发放职能、发放份数、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求、文件体系的水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方的接口等等必要时，可采用会签或会议方式予以沟通，确保文件的使用者都能理解和得到相应的文件文件发布审批权限如下表:

6.

5.2文件制订、修文件发放文件阶层审核人会签人批准人原稿管制编号订、废止发布回收公司公司的文件涉公司公司公司质量质量公司管理公司管理及的职能负责公司总质量质量一阶手册管理职能管理者代表者代表人/分管领导/经理管理管理负责人员职能管理者代表/职能职能负责总经理负责负责人员人员人员公司质量公司公司的文件涉质量管理职能公司责任及的职能负责公司职能公司总管理负责人员二阶程序文件职能负责人/分管领导/人员经理职能人管理者代表/负责总经理人员公司质量公司质量作业类文件公司的文件涉公司职能公司团队公司分管理管理/制及的职能负责SOP/SIP/WI人员负责人管领导职能造IE职能操作规程人负责负责人员三阶文人员件公司公司的文件涉质量公司责任及的职能负责公司质量管理/技术类公司职能公司分管理职能负责人/分管领导/管理职能文件人员管领导职能人管理者代表/负责人员负责总经理人员公司质量公司责公司职能公司团队公司的表单涉管理记录表单任职能人员负责人及职能负责人职能负责人负责人员外来文件/公司职能负责每年确认一次本职能文件的适用性文件编号由公司质量管理职能负责人员按文件编码规则统一编制，文件制作者向质量部申请，

6.

5.3自己不能随意编号，质量管理职能负责人员须在“文件编码登记表”上登记文件的发放和领用

6.6公司质量管理职能体系人员收到各职能部门通知需发行的文件后，及时将文件以

6.

6.1方式通知公司相关职能新文件的发行，公司一二阶文件的纸质档不发行至现场，三阶E-mail文件仅发行现场操作性文件（、、工艺参数、操作规程、保养规程等）；书面文件发Wl SIP放前，由公司质量管理职能体系人员根据文件制作部门要求的分发职能及分发份数发放，受控文件应加盖红色“受控”印章，文件领用人应在“文件分发/回收记录表”上签收；表单由公司使用的职能人员套印使用并由使用职能集中保存公司各职能应宣传贯彻受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容

6.

6.2文件因破损严重影响使用时，使用者应向发放职能办理更换手续，交出破损文件换

6.

6.3发新的文件并记录于“文件分发/回收记录表”受控文件不得随意自行复印

6.

6.4文件丢失

6.

6.

4.1）公司使用的文件遗失，由文件遗失的职能人员追究原因，并填写“文件遗a失状况说明表”后经质量管理职能领导、文件编制职能负责人会签后，填写“文件副本申请单”并清楚填写申请理由，经申请职能负责人、质量管理职能领导批准后由质量管理职能的体系人员补发文件，并做好发放记录）公司文件原稿遗失，由质量管理职能的体系负责人追究原因，并填写“文件遗失状况b说明表”后，经质量管理职能领导、文件编制职能负责人会签后文件制作单位重新制作原稿，重新发行，将所有发放文件回收后重新发放文件，以避免混淆文件申请领用

6.

6.

4.2）文件制作部门所要求的分发份数不能满足分发职能需求或未发放文件之部门需要文件a时填写“文件副本申请单”，经申请职能负责人审核，公司质量管理职能负责人批准后发放，加盖“受控”章，并做好发放记录；）如需提供给顾客、供应商、认证、咨询机构而需申请领用时，由申请人填写“文件副b本申请单”，经申请职能负责人审核公司质量管理职能负责人批准后发放;提供给顾客等相关方的文件，加盖“非受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录文件的使用

6.7所有场所使用的有关文件应是现行有效的版本

6.

7.1所有文件使用人应经常查阅“受控文件清单”和本职能适用的“受控文件清单”，

6.

7.2了解文件的现行修订状态文件的更改

6.8文件内容不适用时可考虑对文件进行更改，文件更改由原文件编制部门进行，申请

6.

8.1者填写“文件评审单”，注明“修改”，并将修改前、修改后内容写明，按原评审程序批准后进行更改作业质量管理职能的体系人员及时将更改的文件以方式通知公司相E-mail关职能文件的发行，并按申请者及文件的要求将电子档文件或书面文件发放至相关部门，同时收回相应的作废文件并在“文件发放/回收记录表”上作相应的记录，文件变更发放时坚持“以旧换新”的原则文件更改后需升版，更改后的版本、、…依次后推（表示版次，、、表示修

6.

8.2A1A2A3A123订次数，如新版为修改后则为）,若形成文件的基本条件发生重大变化而需要进行A0,A1大幅度修改或文件经多次修改时，由原职能相关人员进行换版（如修改前的文件版本为A3,换版后则为）BO o制造更改升版则按照《制作及管理办法》执行

6.

8.3WI WI文件的管理

6.9放置于系统上的文件，公司质量管理职能的体系人员需及时维护以保证系统中的

6.

9.1文件为最新版本，管理人员每周备份防止因储存装置故障而损毁资料IT任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁、完好和以

6.

9.2防丢失当组织机构、职责和权限调整，文件制作负责人应组织对文件符合性的评审，确定是否需要

6.

9.3修订，修订文件应重新履行审批流程公司发放至各职能的文件由本职能负责人保管，对受控文件，各职能的文件负责人应及时填

6.

9.4写本职能的适用“受控文件清单”，并及时按需更新公司质量管理职能的体系人员负责汇总填写公司的“受控文件清单”，并及时按需更新

6.

9.5受控文件保管人因工作变动或岗位调整，由本岗位人员进行交接，本职能负责人为文件保全

6.

9.6第一责任人文件的作废与销毁

6.10公司文件作废，由原拟制人员填写“文件评审单”，注明“作废”，经由原文件编制人员按

6.

10.1评审程序批准后，由公司质量管理职能的体系人员按原发放清单逐一收回并记录于“文件发放/回收记录表”公司将旧版及作废文件的书面原稿上加盖“作废”章，保存于质量管理处；副本作废文件，

6.

10.2由质量管理职能的体系人员盖“作废”章并直接销毁（碎纸机销毁）旧版及作废文件的电子原稿则由公司质量管理职能的体系人员直接从系统中移除作业现场不准保留作废文件

6.

10.3试行性文件的管理

6.11公司如有新文件急需使用（例如试产用、）需求部门可制作试行文件，但仅限

6.

11.

1.1WI SIP,于三阶文件试行文件制作后须经过制作职能人员最高主管核准

6.

11.

1.2文件核准后公司质量管理职能的体系人员盖“试行文件”章，之后交使用单位使用，登录

6.

11.

1.3于“试行文件签收记录表”，同时将试行文件备案试行文件必须有明确的开始使用时间和截止时间，有效期限最长为个月，超过有效期

6.

11.

1.43则自动作废外来文件的管理

6.12外来文件的收集

6.

12.1公司各职能根据各自业务需求定期向相关机构、客户、供应商、集团、网站等收集相关外来文件外来文件的接收

6.

12.2公司各职能接收到与各体系有关的“外来文件”（如外部的标准、规范、法律法规、客户提供的图纸和规定、检验标准、、集团发布的文件等）时，需对其适用性和有效性MSDS进行初步确认，并及时知会质量管理外来文件的评审

6.

12.3）针对非集团的外来文件，公司质量管理职能的体系人员确认后，由外来文件收集人员填a写“文件评审单”或走系统审批流程，确定文件发放范围和数量，由各项目公司质量管理职能的体系人员加盖“外来文件”印章统一发放，并记录于“文件发放/回收记录表”；）针对集团发布的文件，由公司综合管理职能的负责人员收集后转给公司质量管理职能的b体系人员进行评估，公司质量管理职能的体系人员筛选出与各体系有关的文件并组织相关职能的负责人员共同评审其适用性，若适用则直接参照执行或由相应职能的负责人员及时修订公司相关文件，评审方式可采取邮件/会议形式外来文件的登记

6.

12.4）公司职能负责人员收集到与各体系有关的“外来文件”时，应及时登记在台账中,公司a质量管理职能的体系人员对各职能的外来文件的管理情况做不定期检查）公司质量管理职能的体系人员需将与各体系有关的外来文件登记到“受控文件清单”中，b并及时更新文件归档

6.13公司质量管理职能的体系人员负责各职能的原稿的归档管理及保存，各职能负责本

6.

13.1职能文件的归档管理及保存附录与记录

7.文件管理流程附录

7.1A

7.2文件编写模板（电子档）附录B

7.3记录编写模板（WORD版和EXECL版电子档）附录C文件评审单4-0500-001-

017.4保存期限年3文件分发/回收记录表4-0500-001-

027.5保存期限年34-0500-001-03受控文件清单

7.6保存期限永久（随时更新）4-0500-001-04文件遗失状况说明表

7.7保存期限年14-0500-001-05文件副本申请单

7.8保存期限年14-0500-001-06文件编码登记表

7.9保存期限永久（随时更新）

7.10试行文件签收记录表4-0500-001-07保存期限年3。