《采购申请培训》课件

采购申请培训深入了解采购申请流程提高采购效率和决策质量本次培训将从采购申请的基,本概念、流程要求以及最佳实践等方面进行全面解析帮助您快速掌握采购申请,的核心技能培训目标掌握采购申请流程熟悉申请表填写要求了解采购申请从提交到审批的全流程学习如何正确填写采购申请表，提供，掌握关键环节和注意事项所有必需信息了解审批状态查询解决常见问题掌握如何查询申请单的审批状态，及了解和预防采购申请中的常见问题，时跟进审批进度提高申请成功率采购申请流程概览提出申请1采购需求提出审批流程2申请单审核批准采购执行3下单采购并跟踪采购申请流程由三个主要环节组成提出采购需求、审批申请单、执行采购过程首先由申请人提出具体的采购需求填写申请单并提交审:,核审批人根据公司采购政策和预算进行审核审核通过后进入采购执行阶段采购部门将根据审批结果下单采购并跟踪整个采购过程,采购申请审批环节发起申请用户提交采购申请单,包括采购物品信息、数量、预算等审批流程申请单进入审批流程,由直属领导、职能部门等依次审批审核决策审批人审核采购内容与预算,做出批准或拒绝的决策通知反馈审批结果通知申请人,同时更新采购申请单状态申请时需要提供的信息项目信息供应商信息包括采购内容、采购金额、采购原因以及预算来源等关键信息供应商名称、联系方式、报价单以及相关资质证明文件申请人信息必要附件申请人姓名、部门、职位以及联系方式如报价单、市场调研、预算审批单等支持性文件采购申请表填写技巧明确采购目的提供充分信息12详细说明采购商品或服务的用包括采购品名称、数量、单价途及预期效果有助于审批人更、总金额等确保审批人获取全,,好地理解申请需求面的采购细节附上相关证明注意书写规范34如报价单、供应商简介等有助确保填写内容准确无误字迹工,,于说明采购的合理性和必要性整,以增加审批人的信任感审批流程示例部门经理审批1对采购申请进行初步审核采购负责人审批2深入审查申请的合理性财务负责人审批3确认采购金额在预算范围内分管领导审批4对整个申请流程进行最终确认采购申请的审批流程包括部门经理初审、采购负责人深入审查、财务负责人预算确认以及分管领导的最终批准每一环节都对申请进行严格把关确,保采购行为合理合规审批状态查询查询审批进度了解审批状态查看审批人信息您可以在采购申请系统中随时查询采购申请系统会使用不同的图标标识申请单的审批状您还可以查看当前申请单的审批人姓名和所单的当前审批进度系统会实时显示申请单态,如待审批、审批中、已通过、已驳回等,在部门,了解审批进度并与审批人沟通所处的审批环节和审批状态方便您及时跟踪申请进度常见采购申请问题在日常的采购申请过程中常会出现一些常见问题比如申请单填写不完整、申,请金额超标、申请内容不符合公司政策等我们需要提前了解这些问题在申请,时加以规避确保申请顺利通过审批,另外还有一些申请人常会忽视的细节问题比如申请金额的精确计算、相关附件,,的准备、申请进度的跟踪等这些都会影响到申请的最终结果,问题解答及注意事项在填写采购申请单时请务必仔细核对所有信息避免因填写错误而造成申请延误,,或被退回同时注意遵守公司采购政策填写合理的申请理由和预算金额如有,任何疑问可随时向采购部门咨询,在申请审批过程中请耐心等待并保持与审批人员的沟通如果申请被退回请根,,据反馈信息及时修改并重新提交及时了解申请进度有助于提高审批效率案例分享申请失败的原因:在采购申请过程中有时申请会因为一些细节问题而被驳回常见的失败原因包,括申请单填写不完整、缺少必要的支持文件、预算不足、申请理由不充分等:我们通过分享具体案例希望帮助大家了解潜在的问题从而提高申请成功率,,案例分享申请成功的关键:以下是一例成功申请案例分享了申请成功的关键要点,:•充分了解采购流程和审批环节,事先做好充分准备•申请单填写详实,信息齐全,无遗漏,便于审批人员评估•及时沟通并取得相关部门的支持和配合,确保顺利审批通过采购申请系统使用指引系统登录1使用专属账号登录采购申请系统，确保用户权限与角色已设置正确创建新申请2点击新建申请按钮，填写采购所需信息并上传相关附件文件提交申请3审查无误后提交申请单，等待相关部门进行审批流程系统登录及用户权限设置系统登录用户权限权限维护密码管理采购申请系统提供专属账号登系统设置有不同的用户角色,管理员可根据实际需求调整用出于安全考虑,建议定期更新录入口,用户可通过电脑或移如普通申请人、审批人、管理户权限,如增加审批权限或限登录密码同时请勿将密码告动设备登录登录时请输入已员等每个角色拥有相应的操制某些功能操作变更权限后知他人,以免造成账号泄露或获分配的用户名和密码作权限,确保数据安全请及时通知相关人员非法使用创建新的采购申请单登录系统1使用账号和密码登录采购申请系统选择申请类型2根据需求选择合适的采购申请类型填写申请单详情3输入采购商品名称、数量、预算等详细信息上传附件文件4添加相关支持性文件以供审批参考提交申请5完成申请单填写后提交审批流程在创建新的采购申请单时,用户需要先登录到采购申请系统,选择合适的申请类型,如采购新商品或重复采购等然后认真填写申请单详细信息,包括商品名称、数量、预算等,并上传相关附件文件最后提交申请单进入审批流程填写申请单详细信息添加采购项目选择采购类别在申请单上准确列出需要采购的根据采购物品的性质选择正确的物品、数量和单价等详细信息采购类别,如办公用品、IT设备等填写采购理由附加相关文件详细说明采购该物品的必要性和上传相关的价格比较、预算等文用途以便审批人员更好地理解件增强申请单的说服力,,添加相关附件文件上传申请附件选择要上传的文件查看附件预览在申请单中添加相关支持文件如报价单、点击添加附件按钮从电脑本地选择需要上传完成后可以预览附件内容确保附件信,,,合同、授权书等,帮助采购人员更好地理解上传的文件支持常见的文档、图片、视频息准确无误如有问题可以及时替换和审批您的申请等格式提交申请并跟踪进度提交申请单填写完所有必要信息后，点击提交按钮即可将申请单提交至审批流程查看审批进度可在系统中实时查看申请单的审批状态和当前所处的环节获取反馈信息审批人员会通过系统及时反馈审批意见和结果您可据此了解申请进度审批人审核及授权操作

1.收到申请1审批人收到新的采购申请单

2.检查信息2审核申请单内容及附件是否完整

3.审批决策3根据公司政策做出审批决定

4.反馈状态4及时将审批结果反馈给申请人作为采购申请的审批人我们需要认真审核每一项申请确保信息的准确性和完整性在此基础上我们要依照公司的采购政策做出审批决策并将结果,,,,及时反馈给申请人让整个流程顺利推进审批过程中如有问题也要及时沟通解决确保采购申请得到合理高效的处理,,采购申请单状态说明草稿状态待审批申请单处于编辑中的草稿状态，尚未申请单已提交,等待审批人审核批准提交审批已批准已驳回申请单已通过审批进入采购执行阶段申请单未通过审批需要修改后重新提,,交采购申请单打印输出申请单打印打印预览12可以将已完成的采购申请单打在打印之前可以先预览申请单印出来，以便保存和归档的格式和内容,确保信息无误打印设置添加水印34可以自定义打印的页面范围、打印输出时可以添加公司标识份数、纸张尺寸等打印设置或其他水印以标识文件来源历史申请单查询与导出查看历史申请单按条件筛选申请单可以在系统中搜索和查看以往提交的所有采购申请单，了解申请进度和状可根据申请人、申请日期、审批状态等多个维度对历史申请单进行检索和态筛选123导出申请单数据用户可将需要的申请单数据以Excel表格等格式导出，方便进行后续分析和报告生成申请单编辑与撤回在采购申请系统中您可以对已提交的申请单进行编辑和撤回操作编辑功能允许您修改申请单上的信息如采购品类、数量或预算等撤,,回功能则可以将已提交的申请单取消在审批流程中停止流转这两个功能使您能灵活地管理和调整已提交的采购申请,请注意申请单一旦进入审批流程是无法再编辑的同时申请单状态一经变更为通过或拒绝后也将无法再进行撤回因此请您在提,,,,,交申请前仔细核查各项信息的准确性注意事项及常见问题汇总注意事项常见问题及时沟通持续改进申请采购时需格外注意审批流如采购品类不合规、预算不足如遇特殊情况,请及时与采购关注并总结过往申请经验,持程、所需材料和提交期限等细、申请信息缺失等,可能会导部门沟通,寻求协助,避免耽误续优化申请流程,提高申请成节,以确保申请顺利通过致申请被驳回,请提前了解常申请进度功率见问题采购申请系统新功能介绍审批流程优化移动端支持新增快速审批通道针对低金额或采购申请系统增加了手机和,App常规采购提供更简捷的审批流程微信小程序,允许用户随时随地提交和审批申请智能化建议数据可视化系统利用大数据分析为用户提供采购数据实时展示帮助管理层更,,智能化的采购建议和预算指引好地分析采购情况并制定策略采购申请系统使用技巧分享提高效率减少错误跟踪进度通过熟练使用系统功能，如批量导入、模板培养良好的填写习惯，充分利用系统智能提了解审批流程节点•保存等，可显著提高采购申请单填写效率示和校验功能，可有效预防常见错误的发生设置申请单自动提醒•及时沟通推进审批•采购申请系统使用培训小结培训收获未来展望培训反馈总结与展望通过这次培训，大家对采购申采购申请系统未来还将推出更请大家在培训结束后填写反馈感谢大家的积极参与希望通请系统的功能、流程和应用场多新功能，届时我们会继续组表,让我们了解培训效果并持过这次培训,大家对采购申请景有了更深入的了解希望大织培训以帮助大家掌握使用技续改进您的反馈对我们很宝系统有了更深入的理解和运用家能将所学运用到实际工作中巧欢迎大家提出宝贵意见和贵让我们共同推动采购管理工建议作的不断进步!答疑环节在本次培训的结尾阶段将开放问答环节让参训人员提出关于采购申请流程、系统操作等方面的疑问我们将耐心解答各种提问并结合实,,,际案例进行讲解分析确保大家对整个采购申请流程和系统使用都有更加深入的理解请大家踊跃提出问题我们将竭尽全力为您解答,,培训后续跟进跟踪培训效果就培训效果与学员展开持续跟进,了解学员对培训内容的理解程度以及在工作中的应用情况收集反馈意见及时收集学员对培训的反馈,包括对内容、讲师、安排等方面的评价,为后续优化提供依据提供持续支持建立培训后支持体系,为学员在应用中遇到的问题提供解答和指导,确保培训成果得到有效应用培训反馈与改进建议收集培训反馈分析反馈内容12采用问卷调查和讨论交流的形式全面了解学员对培训课程仔细梳理反馈意见找出培训过程中的问题和不足为后续改,,,的满意度和改进建议进提供依据制定优化方案持续完善培训34根据反馈结果制定切实可行的优化方案提升培训内容和培将反馈和改进纳入常态化管理持续优化培训体系满足学员,,,,训效果的不断变化的需求培训课程总结通过本次培训，学员对采购申请流程和系统使用有了全面的了解我们希望大家能充分运用所学知识提高工作效率预祝各位在今后的采购管理工作中取得更大,,成就。