单位公司企业档案管理制度

档案管理制度第一章总则第一条为做好投资管理有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，规XX范档案管理活动，有效保护和利用档案，促进档案工作为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及档案工作相关国家标准，结合公司实际情况特制定本管理制度第二条本制度所称的档案是指公司从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的有保存价值的各种文字、图纸、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电子文档、照片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录第三条本制度适用于公司及全体员工第二章档案的分类第四条档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要求一定范畴，不能笼统含糊（如证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）第五条公司档案大致分为以下几类

（一）证照类目营业执照及各类证照、年检资料、公司章程、各类资质、荣誉证书等

（二）文件类目董事会文件、外部来文（政府职能部门往来文件）和内部发文

（三）制度、法规类目各类管理制度、业务流程、国家行业法规等

（四）合同类目分内部管理合同和业务合同两种

（五）经营类目战略发展规划、经营计划、年度月度计划及总结、客户2222第二十八条当某些档案保存期限届满，且不再具有保存价值时，由档案官理综鲁:曹合部通报档案生成部门，再由档案生成部门编制一式三联的《档案销毁为本制度清的补充册》，由总经理审核批准后方可销毁《档案销毁清册》应当永久保存附件一第九章档案室管理要求及罚则第二十九条档案室、资料室管理员必须分门别类进行系统整理，严格按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订、登记、排列、上架、入柜，按照档案类别进行序号排列，建立档案管理台帐第三十条公司档案室专设会计档案专柜、人事档案专柜，分别由相关部门档案管理员负责管理第三十一条档案室做好档案的登记、分类、统计工作，严格按照借阅、复印、外借的流程办理相关登记、审批手续第三十二条档案室应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全性，对破损、字迹褪色和载体变质的档案及时修补和复制档案员每年要进行一次全面、彻底的清查整理工作，做到帐、卡、物相符第三十三条严格遵守保密制度，不得私自删除或销毁档案材料；不得将档案存放在档案室之外的地方第三十四条档案管理部门或借阅人对档案不注意保密，致使公司档案泄密且给公司造成损失的，给予相关责任人严肃处理；情节严重的移交司法部门依法处理第十章附则信息资料、项目资料、销售资料等

（六）会议纪要类目各项经营例会及其他重要会议的纪要等

（七）资产管理类目办公设备、固定资产档案文件等

（八）会计类目各种财务凭证、报表、会计账册等

（九）人力资源类目个人档案、招聘、绩效、劳动合同文件等

（十）法务审计类目法务、风控、审计类文件

（十一）题赠性资料类目包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等

（十二）技术性资料包括各类工程图纸、竣工资料、报批报建资料等

（十三）信息宣传类目公司各种宣传及印刷资料、影音文件、实物资料、市场调研资料、业务资讯、考察资料等，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等

（十四）电子文件类目所有档案的电子文本或录音文本的档案第六条档案编号

（一）档案分类各级名称经确定后，应编制《公司档案编号管理参照表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅

（二）档案分类各级名称及其代表编码一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆

（三）公司档案员负责对公司各类文件材料的收集、整理，按照《公司档案编号管理参照表》要求“对号入座”进行分类、编号、归档工作，各部门配合公司档案管理工作

（四）公司综合部和公司各部门需要按照《公司档案编号管理参照表》上要求，明确相关文件的归档部门和管理权责，由各部门负责立档的文件，需由各部门指定档案管理员按照管理要求统一进行编号、归档工作第三章档案管理机构的设置及基本要求第七条公司设立档案室，隶属于综合部，并设置专职档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责第八条综合部根据公司范围内的档案性质划分为以下几个日常具体管理单位:

（一）公司档案室

（二）各部门内部资料室

（三）财务部

（四）人力资源部综合部负责统一指导、监督此四类档案管理单位的档案管理，包括档案的形成、积累、整理和递交工作其中公司档案室、资料室由综合部直接管理，其他两个单位日常自行管理第九条实行维护档案完整与安全的原则各管理单位在经营、管理、发展过程中形成的各类档案的所有权归公司所有各部门内部形成的文件、规定、资料等必须规范管理，确保完整、安全，并主动提交公司档案室存档综合部对上交给公司档案室的档案的安全性、完整性负责第十条实行档案标准化与信息化建设同步原则档案管理应按照要求做到规范、及时的归档，尽力实现档案的标准化、程序化管理档案信息要录入电脑，并把纸质档案扫描成电子版存档，实施档案的信息化管理档案的信息内容应当包括但不限于档案的名称、生成部门、生成时间、类别、保管期限、件数、页数、存放位置、借阅记录、销毁记录等第四章档案保管权限范围、保管期限第十一条公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级

（一）公司级档案应按标准规范进行分类，规范档案编号和档案标签，并建立电子与纸张分类目录

（二）各部门资料档案管理必须设兼职的档案管理员，制定明确的各部门、各公司档案管理员岗位职责，规范档案管理工作，明确各部门、各公司档案与公司档案的归管理第十三条归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为永久和定期，定期按文件材料的保持价值分为年、年、年1515

（一）永久保存.公司成立、合并、撤消、更改名称、启用印章及公司章程、营业执照、生产经营许1可证、法人代码变更；直属、控股、参股企业设立协议、公司章程、产权变动、股权证书、红利（股）分配的决议、股东会决议、董事会纪要、年度审计报告以及公司对全资、控股企业的批复、决定等；直属、控股、参股企业的终止、解散、撤并等清算、报告及终止解散协议等、公司的历史沿革、大事记，反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证2书,有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等材料.公司颁发的（包括转发的）各种正式文件的签发稿、重要文件；直属全资子企业3的情况汇报、请示报告、重大事项说明及公司批复、决定等.公司及其各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告公司公务活动形成的重4要信件、讲话稿等材料；董事会、会议纪要、决议、公司与有关单位签订的各种合同、协议书等法律性文件材料;公司与子企业签署的各种5责任书等文件资料；公司批准的基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料.公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；公司科研项目的调研、立项、研究、6试验、总结、鉴定、报奖、推广运用等反映科学技术管理的专业文件材料、各种法律仲裁、纠纷、起诉书、判决书等文件材料

7、公司与国（境）外合作伙伴签订的协议书、合同及外事活动中形成的请示、8报告、计划、考察总结、考察报告、会议纪要、记录、声像材料、互赠礼品清单、工作来往文件等

（二）年保存:

15.预算、决算书类

1.会计凭证

2.规划、经营目标等资料

3.法务审计文件等

4.人事部门文件及其他经核定须保存年的文书515

（三）年保存

5.员工工作计划或非重要内部会议纪要等文件

1.行政、人事非重要性管理文件及其他经核定保存年的文书25

（四）年以下暂时保存1结案后无长期保存必要的文书

（五）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定第四章会计档案、人事档案的保管第十四条会计档案管理要求公司各类会计档案指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算，按国家会计法及会计档案管理准则执行，由财务部统一保管，保存期限为永久保存，接受公司综合部监督和抽查会计凭证、会计账簿、会计报表、纳税申报表、统计报表、财务方案、资金合同、税务文件等，此类资料由总经理审批查阅外借需由总经理或总经理授权人员批准，并于日之内归还10第十五条公司员工人事档案公司员工人事档案的建档、归档和管理由人力资源部负责，接受公司综合部法务监督和抽查具体要求如下

（一）员工档案必须包含以下内容员工应聘申请表、一寸照片两张、录用审批表、身份证、学历证明、岗位证书、职称证书等复印件，转正审批表、调动/升职审批表、奖惩文件、劳动合同、体检报告及其他反映员工工作的信息等

（二）凡正式录用后的员工，在办理完入职手续当日，人力资源部负责建立员工基础档案员工人事档案以公司为单位，部门为类别进行管理归档工作，档案管理员应按员工顺序号进行存放保管，每位员工在公司工作期间拥有唯一的一个档案顺序号，不重复同时，档案管理员应建立相应的电子版员工档案方便查询

（三）离职员工离职时，其档案按制度及时放置到离职人员档案柜，若要销毁，需按相关时间规定进行销毁并报人事行政分管领导审批后执行

（四）人事档案为保密文件，人事档案需严格遵守保密制度，坚持保密原则无关人员不得查阅凡因工作需要查阅员工档案的，必须经分管领导同意，在指定时间，指定地点查阅第五章整理装订规则第十六条档案的整理装订工作由档案生成部门根据本管理制度的规定在移交至公司档案室之前承办，综合部进行指导第十七条档案在整理时应以件为单位进行整理、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化一般而言，每份文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件第十八条档案可采用装订和不装订两种形式装订时必须剔除金属物，采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用第十九条归档文件的装订单位分别是卷、件、页装订成卷的文件应当遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用的基本原则第二十条工程技术档案、会计档案、人事档案按照行业业务要求进行归类整理，并按年度进行排序第六章归档要求第十六条归档是指公司各部门在规定的时间内将档案整理、上交至各管理单位的过程第十七条归档的文件材料应为原件因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料非纸质文件材料应与其文字说明一并归档外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档文件材料归档后不得更改归档的文件材料一般一式一份第十八条公司的归档工作实行年度归档制度，每年一月份为各部门向公司档案室移交档案资料的时间各部门、各公司要将上年度在积累的各类纸质、实务档案，及微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名目后，存档备查对于权利证照、设备随机技术资料、保险、荣誉实物等特别重要的档案应当自取得后小时内归档24工程项目档案一般在该项目各阶段结束后的个工作日内归档10公司的组织结构、关键岗位发生变更的，相关责任人应当在变更决定作出之日起10日内办理相关档案移交手续第十九条各部门向公司档案室归档时，应当认真填写《档案移交清册》以明确双方责任《档案移交清册》应当包括移交部门、接交部门、案卷类别、件数页数、保管期限、移交人、接交人、监交人、移交日期、移交人对准确性、完整性的声明等内容档案移交清册一般一式三份，分别由移交人、接交人、监交人签字后保存第二十条综合部在每年的三月下旬编制档案室现存档案统计表呈报董事长审阅第七章电子文档第二十一条本管理制度所称电子文档是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件包括但不限于图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件及相应的支持软件、相关数据等具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件说明第二十二条电子文档生成部门应当定期将符合条件的电子文档向档案室移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上电子文档归档分为逻辑归档和物理归档两类其中逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文档的管理权限向档案室移交的过程物理归档是指把电子文档集中下载到可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程第二十三条各档案管理单位在收到移交上来的纸质档案时，应根据档案的性质转存成为相应格式的电子档，并存入其他介质的保存媒体中第二十四条对磁性载体每满年、光盘每满年进行一次抽样机读检验，抽24样率不低于如发现问题应及时采取恢复措施对磁性载体上的归档电子文档，10%,应每年转存一次原载体同时保留时间不少于年44第二十五条归档电子文档的封存载体不应外借未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文档利用时应使用拷贝件第八章借阅与销毁第二十六条各部门、各公司经办人员因业务需要，经过批准可以查阅档案因工作需要借阅档案时，根据档案保存级别的相关制度，由制度的审批人签字批准后，方可借阅查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密第二十七条原则上任何档案严禁带出档案室如确因工作需要，必须由专用人员写出书面借条，报相关领导签名批准后借出借阅档案时应当注明借阅期限，一般地借阅期限最长为天10。