还剩14页未读，继续阅读
本资源只提供10页预览，全部文档请下载后查看！喜欢就下载吧，查找使用更方便
文本内容:
一、办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）按上司的口头或书面指示完成记录上司指令及会谈、会1文书撰写信函议内容2文书制作复印资料打印文稿及表格在权限内按自己的意思发出信3文书处理信函和邮件的处理函4档案管理档案管理记录上司指令及会谈、会安排会议事务，并做会议记录或纲5会议组织议内容要协助上司准备书面的财务报告、研6调查研究究报告7信息资料准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息替上司接洽外界人士例如记者、8信访工作工会职员等接待宾客和员工的来访9接待工作接待来访宾客；以电话往来维持和外界的良好公共10协调工作关系11督查工作督导一般职员或速记员
4.文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？
1.提神醒脑的服务上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作
2.私事方面的协助协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事1特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题,所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利2纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务
3.财物管理包括1薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续2支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领
4.其他如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管
一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合
1.口头语言的基本特征1语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清荒，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象2有重音口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的3有歧义因为汉字一音多字4口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些
2.敬语使用的一般场合1对于自己尊敬的人，当然会使用敬语2与并非熟悉的人或是在正式场合生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话也需要使用敬语3敬语一般针对年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给给过自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者同学们要注意，本题有两个问题一是口头语言的基本特征；二是敬语应用的一般场合其中第二个问题实际上就是考察“敬语的用法”这个知识点
5.举办一般规模的宴会，需要做哪些淮备工作，请列出相关要点，并选择其中某一项工作，做出较为具体的说明1234举办一般规模的宴会，需要做如下工作、客人的选择、确定时间、会场的选择、56拟订菜单、寄发请柬、席次的排列以会场的选择为例决定举行宴会后，要及早选定会场会场的选择应配合宴会的性质、客人的数目以及预算1费用等，如果是新建筑物落成，多半在自己公司举行应注意下列几点宴会的形式与23气氛交通是否方便场地大小是否合4适菜式有无停车场作业
41、简要阐述社交话题的选择原则
1.合适的话题包括D谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；2一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；3显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；4比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；5积极、健康的生活体验的话题；6风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛
2.不合适的话题包括1应当忌讳的话题如个人私生活等2令人不快的话题如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等3过于敏感的话题如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等4自己不甚熟悉的话题如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥5夸耀自己的话题6庸俗的、色情的话题7不宜谈论的保密的话题如涉及商业机密的话题
2、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？1本题主要考核本课程的第十三章第点的“印章的使用”这一知识点
1.印章的使用的主要形式为
（1）
（2）
（3）
（4）
（5）
（6）落款章；更正章；证见章；骑缝章；骑边章；
（7）密封章；封存章
2.落款章、骑缝章、更正章的使用范围
（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性;
（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上
（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信本题在教材上有明确的答案，得分率很高要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点,否则会失分
3、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则3本题主要考核本课程的第十四章第点中的“收文处理”这一知识点
1.收文处理的程序签收和拆封——登记——分送——拟力------------批办——承力--------催办——注办2,分送的基本原则
（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；
（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅力、；）
（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；
（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理;
（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心,进行轮辐式传阅本题在教材上有明确的答案，得分率很高要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明
4、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义6本题主要考核本课程的第十四章第点中的“文书立卷标准”这一知识点
1.类型:
（1）
（2）
（3）
（4）按问题特征立卷；按作者特征立卷；按文种特征立卷；按
（5）
（6）时间特征立卷；按地区特征立卷；按通讯者特征立卷2,按问题特征立卷的含义将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述回答第二个问题时，应举例说明
六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义7本题主要考核本课程的第十四章第点中的“档案的利用”这一知识点
1.通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；
2.通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；
3.根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；
4.利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；
5.以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答,提供咨询服务；
6.将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；7,通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用同学们在回答本题时，一定要注意审题，本题实际上只有一个问题——“通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义”，本题实际上就是要回答“档案利用的意义”弄清楚了这一点，同学们就能在教材上找到明确的答案了
5.简要说明电子文件归档的基本方法1将应归档的最终版本的电子文件存入磁、光介质上,脱机后可存放在别处；2采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上，但采用压缩工具的过程必须统一，规范；3将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上对备份系统归档一般在局域网或其他网络环境下采用;4采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式，一般适用于永久和长期保存的电子文件的归档，这种方法应在两种载体中同时保存规范的机读目录，并在两者间建立便于检索的联系备用题
一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合口头语言的基本特征1语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，2尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象3有重音口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的有歧义因为汉字一音多字4口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同比如，庄重的场合,口语应规范、简明些;休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些敬语使用的一般场合1对于自己尊敬的人，当然会使用敬语2与并非熟悉的人或是在正式场合生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话也需要使用敬语3敬语一般针对年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给给过自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者
二、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义1通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；2通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；3根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；4利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；5以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务；12日程安排替上司定约会并做好记录；13日常事务阅读并分类信件通讯事务、电话；办公室环境的布置和整理14办公室管理保管办公室设备及用品其他临时交办15以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项的事项-替上司申报交纳所得税及办理16退税外出办事，如银行、邮局17等
18、办公用易耗品主要包括哪些
12.
34.5办公用易耗品主要有.信封、纸张；软盘、光盘等；.铅笔圆珠笔；签67,8,字笔或钢笔；,修正液或修正带；印盒；各种小型机器，如订书机（包括订书针）、9打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；.
10.
11.小刀；日历等；其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等
三、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何文员工作分为三个步骤计划、实施和检查
1.计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最
2.佳实施的步骤，要注意同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的工3作无论是哪一种，都要正确地实施;配合上司预期的期限.检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析三者的关系为先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划一实施—检查”这样一个滚动的过程开展三者相互联系形成一个循环文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示同学们在回答这道题时，需要注意本题一共有两个问题不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何
四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行1,A.B.C.将自己要做的事情分为是否应该做的事？是否做或不做都无所谓的事？A BC是否不可以做的事？对于要集中精力做，对于和可以从计划中删掉A对于类事情再进行分类，分为重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧
3.急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示
五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识
1.
2.
3.
45.请示方法和报告方法；计划方法和总结方法；受意方法；.传达方法；
6.
7.进言方法；变通方法和挡驾方法；分工方法与合作方法受意就是文员接受和领会上司的意图可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）
（1）
（2）受意方法要注意善于领会上司意图，不要曲解上司意图；备好记录
（4）本，记录下指示要点;⑶注意倾听,用心判断指示的用意必要时可以提问，直至明了
（5）意图为止，但不要打断谈话；如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要6）注意方式、态度；接受指示后，要不失时机地贯彻实施
2.结合实际谈体会我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性才开始工作时，我到一家房地产公司当文员有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩当时，我没有经验，没有带上记录本,记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性作业2
一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同
1.
2.
3.同都应先问好，再传达自己的信息都应保持耐性、热情的态度通4,话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；都应简明扼要表达自己的意思异
1.2—4打电话应首先查清荒对方的电话号码；接电话应等电话铃响声就接听
2.打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步
二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方
1.基本用途“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室
2.F两者与一般会议的不同可以消除时空上的局艮性
3.各自的优劣F电视会议”一优通达范围广，消除时空上的局艮性，生动形象；劣技术上的要求较高“交互式电话会议”——优方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣费用高，技术含量高
三、简要回答邮件分栋的一般标准
（1）
（2）
（3）按照收件人的姓名分拣；按照邮件的重要性分拣；按照收件部门的名称分拣
四、怎样处理上司不在时的邮件？5本题主要考核本课程的第四章第点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点72本题的答案请同学们见教材第页教材上有明确的答案，在此不再详细说明
五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？
1.
2.
3.
4.答上司正在开会时；上司繁忙时；上司即将外出时；远道来访或有重要事情的来访时作业
31、提高会议效率，文秘人员应注意那些方面，请列出相关要点工作会议注意事项
（1）、会议通知会议通知的发放时间一般是会前一周发放，以便于参加会议的人员做工作计划（紧急会议可以电话通知）会议通知的内容应包括如下几项会议标题标题要简洁、明了，要突出会议内容会议时间具体开会时间，会议地点具体开会地点（如果是在外部开会要具体详细，最好附带行车路线，在会议地点摆放指示牌）会议内容具体工作会议的内容参会人员具体参加会议的人员
（2）著名发文单位/部门的著名、日期（在通知的右下角）、会议材料的准备会议3材料最好要提前一天准备好、会议会场布置
①、会议条幅:要提前一天制作好并认真仔细检查条幅的内容的正确性（特别是要注意词义的具体情境），最好在会议的前一天下午挂好（会议在第二天上午召开）或上午挂好（会议在当天的下午召开）；
②、音响、话筒:会议前一天要把音响、话筒调试好（注意话筒的电池有无充足的电量，最好换未经使用的电池）；
③、投影设备:会议前一天要调试好；
④、臬椅位置的摆放位置的摆放要讲究次序，特别是领导的座次（具体情况具体分析，一般情况下领导是很在乎的，一定要小心哦），领导出席牌的排放位置
⑤、茶水安排工作后勤人员的倒茶工作，领导到茶水到，工作后勤人员要具备基本的礼仪常识
⑥、签到表一般的会议要准备签到表，要求到会的各位签到，一边留底登记
⑦、会议纪要一般会以结束后有会议记录人员撰写会议纪要，纪要会议的主要内容，留底存档，作为历史资料社会化大生产和快节奏生活要求节约会议成本，提高会议效率，这也是企事业单位提高经1济和社会效率最本质的要求要提高会议效率，文秘人员必须注意以下几点、遵循法23456律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、89简化会议程序
7、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本XX
一、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份预定表4本题主要考核本课程的第八章第点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点以
1.下为参考答案日程安排计划表的种类
（1）年预定表是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门
（2）月预定表、周预定表、日预定表月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动
2.P.166—P.170各种预定表的编制请同学们参照教材上的例子，编写本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题
3.文秘人员应为上司的商务旅行做好哪些准备工作？请列出工作要点⑴准备旅行计划和旅馆信息旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他（她）的家人，一份给办公室存档如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份⑵制定约会计划约会计划表应该包括:城市名和省（州）名（如果是国外旅行,写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司⑶为商务洽谈收集资料把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚⑷决定旅行用品把上司作商务旅行时需要带的信笺,信封和文具用品列出清单打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西旅行用品一览表•信纸、信封（普通的、公司的、大号的）、邮票•笔记本•地址目录电话、传真等号码•日历卡•世界各地时间表•国际电话号码表•文件夹•商业名片•声像材料・手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等•现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡•相关档案•旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍・日程表、约会安排表、时间表和计划表•护照、签证等・钢笔、铅笔回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子・图章和印泥盒•急救药盒⑸行李问题上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李文秘人员通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些信息而且经常旅行的人总是增加他们的个人保险金以获得毁坏、损失的赔偿要准备随身携带的行李，有些主管人员短途旅行时随身带一只小梃箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格的公文包可以把衣服放在下格，这样下飞机可直接去约会，而不必先去旅馆放行李。
个人认证
优秀文档
获得点赞 0
