应收应付帐款管理制度

svian松安文件名称应收应付帐款管理制度版本状态A文件编号页数第页共页19发行日期发行方式口网络口纸文档口内加密外来文件名称无外来文件编号无引用内容无编制审核扑准t会签部门■品质部■研发部■行政人事部■工程部■注塑部■厂务部■□财务部部■品保部MIS■物流部■资材部■业务部■生产部修订履历版本制/修订日期修订页制/修订内容修订人李艳红A2010-8-20ALL首版发行目的

1.0为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系，加速资金周转、降低经营风险，对应收帐款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制定本管理办法范围

2.0适用于本公司的所有客户相关文件

3.0无定义

4.0无职责与权限

5.0财务部

5.1负责与各往来单位的款项结算与对账工作

5.

1.1负责供应商管理合作供应商合同管理、结算、嘉奖提成、广告、装修、补贴、存货进价监控、

5.

1.2政策利用、与合作商品供应商、劳务供应商的往来（运费、包装费、委托加工费等）负责超市管理、核算、对账，按时结算款项

5.

1.3负责存货质量、销售品种分布、滞销商品等分析一

5.L4负责短期借款、银行贷款、职工集资款的核算与管理

5.

1.5负责保证金、押金、应收预收款的管理

5.

1.6根据工作流程，复核并执行对外汇款通知

5.

1.7负责提交相关财务报表，保证准确及时，报表包括（但不限于）库存报表、商品销售分析表、

5.

1.8应付帐款表、月度完成任务表、嘉奖报表、广告报表、大额资金使用报表、应收帐款报表、其他应收报表、其他应付款报表等具体事项

3.事前控制

3.1建立客户档案

3.

1.1所有的赊销客户都必须是合法和正规注册的经营体制销售部门在签订合同进行赊销放帐前，按下列程序办理和索取客户基本资料⑴、业务员填写“客户资信评估报告”（附表）1（）、提供合作客户以下正式文件:2）营业执照或注册登记证明（含年审记录）a）国税（地税）税务登记证b）企业法定代表人的有效证明文件c）个体工商户及个人经营者提供经营者本人身份证复印件d以上资料经财务部验证后，留复印件（盖公司红章）存盘进行信用评估和跟踪记录

3.

1.2（）、完成“客户资信评估报告”1业务员在申请客户信用额度和信用期限时应先对客户有一个直观的了解信用额度和信用期限的授予必须考虑该客户的信用，以往付款记录，交易发生频率以及财力背景等等，业务员根据了解客户情况，出具对该客户的《客户资信评估报告》，并完成审批程序（）、确定信用额度和信用期限2客户首次获得信用额度和信用期限，必须根据审批通过的《客户资信评估报告》，任何客户不可能自动拥有信用额度和信用帐期信用额度是在信用条件下，授予客户的赊销限额信用额度的确立按客户月销售平均额确定每逢销售旺季可以申请临时额度作为临时应急处理信用额度，反映其资金能力和对客户所承担的机会成本及坏帐风险的承受能力因此，财务部及销售部门要及时做好客户信用额度的核算和控制，当应收帐款超过客户的信用额度时，业务员须填写《超信用额度/信用期限审批单》（格式见附件），经审批同意后，财务人员才能通2知仓库发货，否则，停止发货信用期限是为客户规定的最长的付款时间界限信用期限一定要在客户合同或定单上明确记录⑶、为确保应收帐款的收回，可使用一定的债权保障手段，对拥有信用额度的客户建议提供担保和抵押等手续签定客户销售合约

3.

1.3业务部对赊销业务应签定相关销售合同合同样本按公司标准合同执行，签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证合同是解决应收帐款追收的根本依据在销售合同中应明确的主要内容包括

①明确交易条件，如品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；

②明确双方的权利义务和违约责任；

③确定合同期限；

④签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章；签定合同的其它注意事项、销售合同的签订必须经过销售经理审核确认才可以盖章，销售合同一经盖章确立不能再修改，1如果合同条款发生变更，必须签定条款的补充合同；如果合同价格发生变动，必须重新签定新合同所有合同的变更要由销售部经理签字⑵、销售价格必须跟报价单一致，所有报价必须经成本会计审核并经财务负责人签字同后、o、销售合同一式三份总经办、财务部、客户各持一份，只有双方签字盖章的合同才具有法律效3率双方签字盖章的合同原件由业务员交总办和财务部一份存档、外来合同，即公司以外的购货方合同“版本”销售部门业务员必须事先将购货方合同版本交4公司财务负责人审核，才能双方签字盖章为避免不必要的麻烦，一单买卖必须只能在一份合同上签名/盖章，也就是说，应该在我公司标准合同或对方标准合同的任一合同上签字/盖章如有出入或疑问，应协商修改来满足我方要求而不是在双份合同上签字/盖章、客户订货单可以代替合同，必须包括上述合同条款内容5事中控制

3.2发货查询，货款跟踪

3.

2.

1、每次发货前销售部必须将送货清单与销售合同核对一致；

321.

1、、跟单组填制发货清单必须做到销售订单与发货清单一致，发出货物与销售定单内

321.22容相符；如一张定单分几次出货，要确保累计出货数量与订单相一致、财务在确认发货时，要查看客户是否超过信用额度和信用期限；

321.

3、凡货物送达客户时，要确保客户必须在送货单上签收；此款应分以下几种情况处

3.

2.

1.4理、直接送货司机将送货单交客户签收带回a、快递、空运、发大巴、业务员带货自送由业务员跟踪收回b、客户自提应由客户指定提货人员签收c仓库每周一上午前将已发货未签回送货单部分统计填制《已发货未收回送货9:30单清单》，交业务部跟单组及财务部销售会计组各一份，由跟单组跟踪收回，销售会计应跟进回收情况；对于逾期两周尚未收回的送货单，跟单组应了解清楚原因并向销售经理汇报，销售经理应安排采取必要措施确保收回，同时应将此情况告知销售会计、退货作为应收帐款的一个组成部分，应按正常出入库手续办理，并及时将出入库单交财务入帐，d冲减应收帐款、公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策

321.5略，在货款到期的早期进行适度催收，同时由销售人员和跟单组进行全程跟踪，注意维持跟客户良好的合作关系回款记录，帐龄分析、形成定期的对帐制度财务与业务员要分工协调好，每隔一个信用期或一个月必须同顾客核对一

3.221次帐目，不能使管理脱节，以免造成帐目混乱互相推诿、责任不清；、对帐之后要形成具有法律效应的文书；

322.

2、、财务要详细记录每笔货款的回收情况；

1.

12.

3、每周一财务打印客户欠款情况清单给相关部门人员，经常进行帐龄分析；

322.4财务记帐原则应收账款应以风险和报酬完全转移为确认原则，因此财务应按合同约定的条款确认销售收入和应收帐款，以货物发出客户签收后（仅由于单据在途而无其它问题之交易也应算客户已签收）作为确认应收帐款日事后控制

3.3欠款到追收

3.

3.1＞落实催款责任对拖欠帐款的追收，要采用多种方法清讨，催收帐款责任到位原则上采取销

3.

3.

1.1售经理负责制，再由销售经理落实到具体的业务员身上对已发生的应收帐款，可按其帐龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任、落实还款计划对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务

331.2重整策略，做到每次催款必须有一定成果、应收帐款的最后期限，不能超过收帐期限［收帐期=信用期+结算期（包括对帐期、付款期和资

3.

3.1,3金在途期）］；如超过，即马上采取行动追收总量控制，分级管理』、财务部负责应收帐款的额度控制和考核

332、销售人员是应收帐款的直接责任人，将货款的回收与业务员的工资、奖金挂钩；如

3.322当货款收到时才能计算月度奖金；

3.

322.

1.

1.1若货款逾期一个月，并在三个月内收回，该部分奖金扣发放；3322220%若货款逾期三个月收回，该部分奖金扣发放；3322350%对销售部门考核的最终焦点是回款率，回款率应直接与业务员收入挂钩［月回款率

3.

322.

2.

2.4二（实际收回的以前月份到期本月应收回帐款+实际收回的本月到期本月应收回帐款）/（以前月份到期本月应收回帐款+本月到期本月应收回帐款）］、收款期限前一周，业务员应电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜

3.323访、应收帐款对帐单的确认应收帐款的对帐单必须发给所有的债务人，原则上每月确认一次，

3.

3.

2.4请确保所有对帐单必须由双方签字盖财务章或公章，同时原件必须收回存档对帐单未能签回可能导致贸易中断或法律诉讼，信用额度将撤回，相关业务人员有责任确保对帐单的确认和签回、应收帐款的调节所有客户确认的应收帐款必须与公司记录完全相符，如有出入，要求写明不符

3.

3.

2.5事项，由业务员进行调查将结论反馈并通知财务部并做出调节改正、追款三步骤

3.

3.

2.6电话联系电话联系沟通，进行债务分析，分析拖款征兆

1.

1.

1.

6.1销售人员及销售会计要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆信函实地考察、保持压力、确定追付方式

1.

1.

2.2销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的走访进行资信调查、寻找合适的催讨方式

1.

1.263销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收遇到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助、逾期帐款管理程序如下

332.7对于超过收帐期天的客户，相关业务员写《货款逾期报告》（格式见附件）交部门经理，

332.

7.153部门经理在每周工作例会上说明原因并落实追款日程；、客户超过合同收帐期天，销售部门经理向财务总监附《货款逾期报告》说明原

332.

7.2210因（格式见附件.客户超过收帐期天，且经通知超期及日常沟通无明显效果，财务发出限期“催

332.

7.315款单”（格式见附件）,同时开出《收款通知》（格式见附件），停止发货业务员持“催56款单”和“收款通知”拜访客户催款，同时，带回有客户确认的“催款回执”（格式见附件）7交财务部（）、催款书上“限期时间”根据部门经理书面意见商讨协议1（）、如销售部门有特殊要求或客户反馈的情况可作调整

2、客户在“限期时间”未办理付款，财务部发出警告通知，同时应编制《风险应收帐款报告表》33274格式见附件（），整理相关原始凭证，以备进一步解决债务纠纷使用；还应与销售部门共同8商议将采取的进一步工作（如上门催讨等措施），此项工作应在确定日程内进行、任何应收款应在自到期之日起，逾期两个月，一律报告公司总经理，并研究通过法律等其

332.

7.45它手段启动催收程序天天天限期11015（）（）（）（）（）12345（到期货款（通知超期（限期通知（警告通知，部门讨（总经理决定通知到期）书面确认）书面催收）论采取进一步工作）较激烈手段）正常业务段（停止发货）非正常业务段、对已拖欠款项的处理事项

332.

8、文件检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；

33281、收集资料要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性；

332.

8.

12、追讨文件建立帐款催收预案；根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件一一一预告、

332.

8.23警告、律师函，视情况及时发出；最后期限要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义；

332.

8.4要求协助使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼

332.

8.5预警管理

3.4定期审查信用额度

3.

4.1每年必须定期对每一个有信用额度的客户进行检查对于需要调整信用额度的客户,必须由总经理同意审查要求销售部根据财务部提供的每一个有信用额度的客户近半年的销售业绩并作一个资料上的分析报表供作参考请销售部按财务提供的资料及要求进行分析填列并作出解释，如月均销售额小于月均额度及额度占用时间较长的客户作出详细分析预警

3.

4.2业务人员及财务人员需及时留意客户的异常情况和危险信号，比如付款比以前慢，合同约定的付款没有实现，经常换银行账户或开户行，突然大额订货、突然改变付款方式等等预警处理:

3.

4.3客户发生异常情况和危险信号时，业务员和财务人员必须及时报告，并调整其帐期和信用额度附件；、客户资信评估报告

1、超信用额度/信用期限审批单

2、货款逾期报告

3、对帐单

4、限期“催款单”

5、收款通知

6、催款回执、风险应收帐款报告表78。