某建筑分公司管理制度-22页

山西国基建设集团开封分公司管理制度总则一.分公司管理采用指定负责制，所有工作的组织、协调、分公司经理的选用建议、相关人员的组成建议、成本控制、财务审计及奖罚制度的执行均由公司指派的负责人协调上报解决二郑州分公司管理采用划片区管理，关B州（郑州公司）所承接的项目及所拓展出的分公司暂由公司直接负责管理，郑州分公司所承接的项目及拓展出的分公司由郑州公司负责管理三.郑州分公司所有人员对公司指定负责人负责，指定负责人有权对违反公司相关规定的人员依照公司规定进行处罚，但需报由公司总经理审批方可执行四.郑州分公司分为两类第一类为直营分公司（注直营分公司为郑州直接控股的分支机构），第二类为合作分公司（合作分公司泛指因合作商需要共同成立的分公司及项目部）后也必须以文书形式记录下来第十九条文书的管理原则规定如下

1、文书的收发、领取与寄送，原则上由分公司专人负责

2、到达文书（包括邮件、传真件及其他文书）统一由分公司专人接收，并按照下列要点处置A.一般文书立即予以启封,并根据内容确认相关部门,予以发送B.私人文书或指定部门接收文书不必开启，送收件人或部门C.发送到各部门的文书若有差错，必须立刻退回指定人员手中D.所有到达文书必须由分公司专人在“外来文件一览表”登记后，方可予以发送，总公司的文书及其它外来重要文书，分公司应留存一份备案

3、寄发对外来文件，需在“邮寄文件一览表”上登录,如为特快专递，需将表单附后备查

4、传真发送需按照标准传真格式，收发必须填写“传真收发一览表”第二十条文书的保存原则规定如下

1、文书按内容进行整理后，按照所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理和编辑，并在“档案分类编号表”上做好登记，归档保存

2、制度规定、不动产权证材料、合同书、特许专利等特别重要的文书，由分公司专人填写“重要文书目录”后，单独列档予以保存

3、全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或档案室中加锁铁柜中分公司指定专人负责重要文书的保存工作，如需借阅，必须做好登记工作，并注明归还日期到期应归还时，手术室负责人应负责催收第二十一条文书制作原则规定如下

1、文书必须简明扼要，一事一议（公司），语言措辞力求准确规范可以口头的通知的不必一定成文

2、公司内部文书分类包括以下几种A.决定对重要问题或行动，经会议讨论通过作出的决定及采取的措施，用“决定”B.通知发布规章、任免人员、传达指示，向各部门布置工作，要求共同执行的，用“通知”C.通报表彰先进、批评错误、交流经验，传达重要精神，用“通报”D.请示向上级管理人员或总经理请求、批准，用“请示”E.报告向上级管理人员或总经理汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级的询问或要求，用“报告”“报告”与“请示”的区别在于不得夹带请求指示和批准事项F.批复上级人员向下级部门答复请示，用“批复”为减少工作成服复杂程度，一般可直接在“请示”上标注批复意见G.会议记要记载和表达会议主要精神和议定事项,要求相关部门共同遵守，用“会议记要”

3、公文格式A.页眉公司所有文书使用页眉为标志尺寸

5.

41.57CMoB.页脚郑州#200X00X内部/外部文件一XXX号第X页共X页第一个X表示年份；第二个X表示部门，部门编号为:总经理室001,财务部002,总工室003,行政人事部004,开发部005,工程部006,经营部007,机财部008oC.标题标题字统一采用一号加粗黑体，尽量表明文书类型，如通知、报告、会议记要等D.正文正文等级为“章”、“节“条、『

9、A-Z、a-z,除“章”使用小三号加粗黑体，“节”使用小四号加粗宋体外，其余字体统一采用五号宋体E.落款对外公文使用公司全称，日期采用大写而不用数字，需加盖公章内部通知、通报等公示性公文需总经理/副总经理签字后生效执行内部请示、报告等需请示部门及责任人落款F.公文底部需注明颁发、拟制、报送、抄送、主题词,视公文性质可适当调整具体分项G.页面规范纸型统一采用A4型正文保持

1.5倍行距及页边距上

2.5CM,下2CM,左

2.5CM,右2CM；装订统一订左侧，加封纸胶第五节电话使用规定第二十二条电话为办公配备、使用不得用电话进行长时间的聊天，不得拨打声讯信息电话，私事打市内电话不得妨碍联系公务第二十三条未经许可不得拨打长途电话和发传真，拨打长途必须加拨IP违者除补交长途电话费外，给予罚款处理第二十四条接听来电时，必须做好电话记录第二十五条电话规范用语A、电话铃响在三声内接听

1、您好郑州！

2、请稍等，我请他来听！

3、对不起，他不在座位上！有什么事我能转告他吗？

4、请问您贵姓？

5、对不起，他出差了，有什么事我能处理吗？

6、对不起，他正在开会，您方便留电话吗？我请他与您联系！

7、您好！我是xxx（别人转接）

8、再见！B、打电话时

1、您好！请问x x x在吗？…我是郑州公司的，我姓…

2、您好！这里是郑州#公司，请给传真信号

3、麻烦您请他跟我联系，我是xxx,谢谢您，再见!第六节安全管理第二十六条资料安全

1、不得私自将公司的内部文件、资料以任何的方式提供和透露给他人

2、不得将公司的商业秘密以任何方式提供给他人第二十七条电脑安全

1、未经许可不得私自进入他人电脑、阅览拷贝和破坏文件

2、未经许可不得将电脑借给他人使用

3、未经许可不得私自装卸电脑硬件、软件、程序、设置等

4、不得利用网络从事非法活动

5、下班时必须关闭电脑电源、插座电源

6、重要岗位（如财务、人事等）的电脑必须设置操作口令第二十八条办公仪器设备安全

1、未经许可，不得擅自使用打印机、传真机、复印机、扫描仪等设施

2、除公司规定配备外，必须到指定的部门使用以上设备

3、公司配备的办公设备由行政部负责办理使用登记，未经许可不得移动任何办公设施第二十九条场所安全

1、下班之前必须检查所有电源是否关闭

2、检查所有门窗是否关紧、上锁

3、检查是否有烟火没有熄灭

4、领用钥匙必须登记，不得私自将钥匙交给他人使用，不得私自复制钥匙第七节分公司印章管理规定第三十条分公司章及项目章的申请需遵照公司流程进行审批,经公司总经理批准方可启用，同时报备其项目分管单位注上述为郑州直营分公司机构设置,合作分公司则只派驻项目分公司管理架构负责人和公司会计人员分公司管理规定第一章行政管理制度及细则第一节总则第一条为完善分公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使分公司各项行政工作有章可循，照章办事，特制定本制度第二节考勤第二条分公司工作时间实行每周五天工作日制，每日工作

7.5小时，周六上午900公司例会10月4月上午800—1200下午1400—1730〜5月9月上午800—1200下午14301800〜〜各分支机构可依据实际情况制定上班时间表，但必须向总公司行政人事部报备第三条法定假日元旦一天，五一劳动节三天，春节三天；三八妇女节女员工半天第四条公司内定假日元宵节半天中秋节半天清明节一天端午节半天年休假按职员工龄，1—3年3天/年，4—6年5天/年，6年以上7天/年第五条分公司考勤执行刷卡制度职员应按时亲自刷卡，任何情况下不得代刷卡，若经发现，双方当事人及负责考勤职员当天按旷工论，代打卡人员另做记过处理第六条职员忘记打卡，限于当天下班前将考勤卡交至负责考勤行政人员核实签认，部门经理忘打卡需同级管理人员证明签认或总经理室签认后，行政人事部核销第七条职员上下班迟到早退1-4分钟累计3次算迟到早退5—9分钟1次；迟到早退5--9分钟，扣款额为当月基本工资的1%;迟到早退10—19分钟，扣款额为当月基本工资的2%；迟到早退20分钟以上按旷工半天论处；或当月累计迟到、早退每4次按旷工1天论处，旷工1天扣款额为当月基本工资的10%当月累计旷工3天者，公司可酌情考虑予以记大过或者除名第八条次月1日上午分公司汇总核对考勤表后提交总公司行政人事部，总公司行政人事部审核后转财务部造册，总经理确认后予以发放当月薪资第九条职员因私无法出勤，须提前办妥请假手续，违者以旷工论请假手续

1、二天以下（含）填写申请单报分公司经理审批；

2、二天至五天（含）报分公司经理审批，并向总公司人事行政部报备；

3、五天以上须报总公司总经理室审批；

4、分公司部门经理请假除按要求办理相关手续外，均应向总公司行政人事部报备

5、请假扣款事假二（基本工资+岗位津贴）+24天（工地30天）X请假天数病假二事假扣款的三分之一

6、职员请假需提前申请，如遇特殊情况无法提前申请，应事先电告直属行政人事部或分公司经理室，后续补办手续第十条职员上班时间外出需在“职员外出登记表”上注明时间、地点及内容，分公司考勤人员予以记录，总公司行政人事部将不定期检查，如有不符按旷工半天论处；外出未在去向板上注明，以旷工半日或一日论处第十一条以上处罚、考评每月适时在工作例会上通报第二节办公环境管理第十二条为使分公司有一个良好的工作环境，每位员工必须进行办公环境的维护

1、职员上班时间服装整洁大方，女士须淡妆，违者酌情予以口头警告或申诫处理

2、上班时间按规定佩戴胸卡，违者予以申诫处理

3、来访者请在会客室接待，非工作需要一律不得带入工作区，违者予以申诫处理

4、非工作需要上班时间不得在总台逗留，违者予以申诫处理

5、职员上班时间应专心工作，不得串岗谈天，不得聚众喧哗，不得在工作区饮食，不得在上班时间看小说或非专业杂志，违者酌情予以申诫或记过处理

6、上下班时间不得玩电脑游戏或浏览非法、色情网站违者予以记过处理

7、公司内禁止讲粗话、骂人吵闹、打架等不文明行为，违者予以记过处理

8、保持办公桌面整洁，文件有序摆放，不乱扔纸屑、烟蒂，乱倒茶水渣滓，一次性水杯用后及时处理，违者予以记过处理

9、行政人员应在电话铃响3声内接听电话，接听时应注意礼貌用语的应用，来电未挂断前不得挂机；行政人员外出，办公区内其他人员应积极接听电话，如有电话缓接或未接，办公区内所有人员予以记过处理第十三条值日管理

1、职员按值日安排做好公共区域卫生，保持洗手间卫生干净

2、下班后，值日人员及各部门职员需及时关闭灯光、饮水机电源、个人电脑等电器设备；如有发现违规,则值日人员及当事人均予以申诫处理

3、值日人员午间如在公司，应检查午休时间无人办公区域灯光关闭，如有发现违规，则值日人员及当事人均予以申诫处理，否则当事人单方予以申诫处理下班后最后离开公司职员应检查所有电器及照明设备并予以关闭，否则当事人予以申诫处理

4、公司值日安排另行颁布第三节固定资产及办公用品管理规定第十四条固定资产管理规定

1、分公司提出大宗购买需提前填写“申购单”，提交总公司行政人事部预审后报总经理室，总经理室审核后报总经理审批（1000元以下物品采购总经理室审核即可）后购买.

2、固定资产购买后，分公司需编入固定资产管理表，同时财务部入帐并向总公司行政人事部报备，固定资产使用由相关使用责任人签收确认，如因使用不当导致坏损,维修费由责任人与公司平均承担；如因使用不当导致在有效使用年限内报废，责任人赔偿扣除旧费用后产品价值的一半费用

3、公用固定资本的管理由分公司指定专人负责责任人应尽量保证专人使用如确系无法专人使用，应在设备周边显眼位置标注简单的操作方法及步骤，以避免误操作带来损坏

4、技术使用性较强物品（如电脑、软件等），分公司与供应商或外部技术部门达成维护协议,职员使用过程中如出现技术问题，应立即反馈到相关管理人员，由相关管理人员负责联系具体维修或维护事宜，如因未及时反馈导致物品损坏,全部视为人为使用不当致损.

5、总公司财务部与行政人事部每年年底将对分公司固定资产进行清算及折旧，对缺乏使用价值的固定资产做报废处理，同时填写“报废申请单”，并汇总分公司下年度申购申请，一同提交至总经理室审核年度过程中固定资产的报废处理必须确认相关责任后，报总经理室审核批准后执行临时或阶段性物品报废也需填写“报废申请单第十五条申购手续

1、办公用品的购买与领用管理，由分公司指定人员负责,指定人员应长期保持与多家供应商的良好关系，以保证采购品物美价廉特殊品或采购不易或耗用量较大物品，应酌量库存

2、办公用品的申请应于每月27日由分公司提交“申购单”交总公司行政人事部报总经理室市核准后统一采购，并于次月1日发放，如遇特殊情况需及时购买，可临时填写“申购单”，向总公司行政人事部报备并及时采购

3、消耗品可根据历史使用记录及经验法则设立领用标准,并可随部门人员的工作状况调整发放进间

4、分公司设立“办公用品领用记录表”，由指定人员保管,办公用品领用时做记录使用，并控制领用状况新进入员到职后，到指定人员处领取文具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交保管员处并做好记录

5、分公司需根据“申购单”进行购买，收到货品后，按送货单进行签收，审核品种、数量、规格及质量后，在送货单上签字盖章,表示收到.

6、总公司财务部应与行政人事部每年年底对分公司办公用品购买及使用情况进行汇总，确定使用情况是否合理，并将意见反馈提交总经理室，为下年调整提供参考依据.第四节文书管理规定第十六条为确保文书事务正常进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度第十七条所谓“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决议、规定、合同、图纸、信件、参考书、公司内部制度、通知等公文第十八条文书处理的基本原则是“准确”与“及时”，基本规定如下

1、凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”形式进行

2、在紧急状况下以口头或电话形式办理的重要事项，事。