管11档案室管理制度

档案室管理制度

一、总则为加强本公司档案工作，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度

二、档案范围、企业行政文书档案（包括国家、行业的法律法规文件；园区管理机构、政府专项1管理职能部门文件；公司的规章制度、管理规范、会议记录等文件）、企业人事档案（包括员工联络簿、人事资料、劳动工资、教育培训方面的文件材2料等）、企业科技档案（包括科技立项、专利技术、技术研究档案、设计图纸、产品档案3等）、企业财务档案（包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等）

4、企业业务档案（包括各类合同、协议；与客户的往来函件、传真等）

5、企业仪器设备档案（包括仪器、设备方面的说明书等文件材料、固定资产及办公6用品清单等）、企业基建档案（包括基本建设、工程设计、施工、竣工、装饰装修、维修等方面7的文件材料）、企业证照档案（包括公司设立、变更的申请、登记等工商资料；各类证照、印鉴8清单；企业荣誉等认定资料）、企业声像档案（包括照片、光盘、录像档案等）9

三、公司档案管理制度、公司档案管理机构综合管理部统一管理公司各类档案；

1、档案保管人必须维护档案的完整与安全；

2、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制由综合管理部负责主体档3案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则由本部门负责立卷和归4档，并定期向公司档案室移交保管中国•西安经济技术产业开发区洋京工业园洋一路东段第1页共4页

四、立卷归档制度

（一）档案材料的收集与整理、建立、健全立卷归档制度，确定归档范围、归档时间、保管期限；

1、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料，各部门2责任人应积极配合

（二）归档的时间办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档；、按年形成的文件，第二年上半年归档；

1、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档；

2、凡是机密性的文件，随时形成，随时归档3

（三）归档的要求、档案质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系,区1别不同的价值，便于保管和利用；、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；

2、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件立在一起，不得分开；

3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；4跨年度的会议文件放在会议开幕年；、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，5即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列、案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰6

（四）部门归档要求、编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷；

1、文件按时间顺序排列，最先发生的在最下面；

2、一个项目一个立卷，一个档案盒；

3、定时交档案管理员文件量少的，一年交一次，次年上半年收集文件量大的,一4年交两次，次年上半年和下半年各一次、档案管理员在收到业务部门的归档和文件后进行分流排列编日，作进一步的整5理和局部调整等、记录档案文件材料须钢笔或签字笔写，在无特殊情况下，须用纸6A4

四、档案管理工作

（一）档案的管理、及时登记档案台账；

1、区分全宗，明确立档单位；

2、分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；

3、案卷排列并编制案卷目录，严格保证与台账的一致性4

（二）档案保管、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；

1、公司设立专用文件库保存档案；

2、做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等3工作，门窗应结实牢固

（三）档案的鉴定、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值；

1、确定各类档案的保管期限，其中财务档案见财务档案保存期限；

2、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种介于两种保管期限的，保管期限从3长

（四）档案的销毁、已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；

1、办理销毁手续，须经总经理批准，方能进行；

2、销毁时要有二人以上的监销，并在清册上签字3

五、档案的利用

（一）公司内档利用的方式由但案室提供档案原件，必要时提供档案复印件―；

（二）档案利用的要求、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人1员批准后，方可借阅，其中受控文档的借阅要由总经理签字批准;、档案借阅的最长期限为两周对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、2丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理；、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如现遗失必须及时汇报，追究责任；

3、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷4内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制；、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等；

5、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续;

6、政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助；

7、依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作8

六、附则、档案管理部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率；

1、本制度由行政人事部解释、补充，由公司总经理批准颁行2。