自用物资管理办法

文件编号HL-SR-石狮华联超市有限公司版本编号试用版标准作业规范书页码共3页制订日期2008-04-10文件名称自用物资管理办法

一、目的为规范公司自用物资的采购与使用，使之即满足员工工作需要又杜绝铺张浪费,特制定本办法

二、范围

1、本管理办法所指自用物资为员工日常工作所用文具、办公自动化所需用的耗材（含色带、墨盒等）、各种单据、购物袋、收银纸等以及其它特殊物品

2、本管理办法适用于公司各部门及公司下属的各门店

3、公司内所有部门及门店自用物资的采购、领用及报废等管理

三、自用物资分类

1、办公常用品圆珠笔（芯）、水笔（芯）、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸

2、控制品名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台（油）、量具、刀具、软盘、刻录盘

3、门店耗材购物袋、连卷袋、平口袋、电子秤纸、标价签、商品卡、色带、碳带、电脑打印纸、收银纸、保鲜膜、扎口胶等

4、特批品（不列入自用物资费用考核）印刷品（各类宣传单、各类表格等），财务帐本、凭证，彩色墨盒及打印纸，U盘等

四、职责

1、行政办负责自用物资的管理，每月核定一次自用物资费用额，实施定额管理

2、自用物资采购员负责外购自用物资的采购

3、公司设立自用物资仓，由总台文员负责自用物资的入库、保管、发放、建帐及部分特殊自用物资的制作、发放、建帐、保管

4、人力资源部负责每季度核定一次各部门（门店）应该领用自用物资的管理人员和非管理人员人数，报送行政办和相关部门（门店）

五、规定

1、自用物资由部门（门店）统一领用，其费用按财务部核定定额标准执行部门（门店）管理人员每人每月的办公用品费10元、非管理人员每月1元；其他特殊用品费用另计（用于印制各类报表所用的纸张、耗材，不列入办公费用定额内）一次性领用总额超过400元或单价在400元以上的，需经总经理批准

2、自用物资费用（其他特殊物品除外）可月度间调剂使用，年底结算、考核

3、特殊物品需专题报告，经公司主管领导批准后，方可购买，不受定额限制

4、行政办用于各部门打字、复印等公共使用的自用物资应单独做计划，由财务部审核，纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公费开支，报公司总经理审批

5、办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部分的用品，按固定资产的有关规定办理

6、任何人不得从门店拿未经买单的商品充做自用品，否则一律按内盗处理门店所有的办公用品一律需加贴公司统一制作的自用标签

六、程序

1、自用物资的计划审批

①自用物资采购员负责填报《自用物资价目表》，公布现采购的自用物资价格，如有变动，应及时发布

②自用物资（其他特殊物品除外）领用计划每月制订一次（特殊情况除外），于每月20日前，各单位根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数及本部门的销售计划,按实际需要，本着节约原则，在定额范围内填写本单位《物资领用单》一式四份，经部门（门店）领导审核签名后，交行政办；超过上述标准的，需经过公司总经理审核，并报送总经理批准各部门若需采购临时急需的自用物资，由部门负责人填写《物品领用单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，报总经理批准后由行政办负责实施采购任务

③行政办对各单位上报的《物资领用单》进行审核（核定是否超定额，品种是否适宜），并将审核的各单位《物资领用单》汇总成《自用物资计划费用汇总表》一式两份（包括公共使用的自用物资计划），附一份各单位《物资领用单》报公司总经理审批

④行政办将经批准的《自用物资计划费用汇总表》、各单位《物资领用单》一式一份,交总台文员；一份《物资领用单》退回各部门（门店）作领用文具物资的依据；另一份《自用物资计划费用汇总表》及一份《物资领用单》由行政办留存

⑤总台文员根据公司各单位《物资领用单》，核对库存，汇总并整理成《自用物资补仓单》一式三份，经相关负责人审核签名后，交一份给自用物资采购员采购，总台文员留存一份，一份交财务部经理留存

2、自用物资采购、储存、发放、核算考核

①自用物资采购员根据总台文员制定的《自用物资补仓单》实施采购，并及时办理入库手续对专业性物品的采购，由所需部门协助自用物资采购员共同进行采购对单价大于400元以上物品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报总经理同意后，方可实施采购任务

②自用物资采购员应将自用物资采购的供方详细列出，分别报公司财务部经理和总台文员，如有变动应及时更改

③总台文员负责自用物资的验收、发放、保管，按财务部的有关规定建立台帐并填写入库单，并将自用物资贴上自用标签对不符合要求的，由自用物资采购员负责办理调换或退货手续

④每月28日后，各单位凭公司领导审批后的《物资领用单》，到总台文员处领取申领的自用物资总台文员对《物资领用单》审核后发放，并登入各单位领料台帐门店领取物资后应将《物资领用单》与所领物品交门店会计验收，填写《物资入库验收单》并入账，每月初核算上月本门店的自用物资费用

⑤总台文员每月统计各单位实际领用文具的数量、费用总额，列表报行政办、财务部,供考核用

⑥财务部每年对各单位文具费用进行考核，对超标单位进行减发

七、物品使用

1、严禁员工将自用物资带出公司挪作私用

2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应依《物品领用登记表》所领物品一并退回（消耗品除外）有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续

3、凡属各部门或部门内员工共用的自用物资应指定专人负责保管

4、公司员工应本着节约的原则使用自用物资

5、自用物资若被人为损坏，应由责任人照价赔偿

八、其它

1、总台文员应对自用物资进行每月盘点，盘亏盘盈应查找原因，并向行政办主任汇报

2、行政办对自用物资的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理，对自用物资进行监督抽查，对自用物资使用情况进行月度通报

3、各部门要控制和合理使用自用物资，杜绝浪费现象水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等自用物资重新领用时应以旧换新

4、应将所领用的自用物资（一次性消耗品除外）如数归还

5、办公设备的耗材及维修费用

①电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用，总部另定定额标准属多个部门共用的，按公司财国部规定的标准进行分摊；属各部门或个人保管使用的，计入所在部门定额费用

②耗材包括打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒（水），复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等；其申购由设备使用部门（人）负责，并经总经理批准，属多个部门共用的，由指定管理的行政办负责申购

③办公设备的报修参照耗材申购程序办理

九、物品报废非消耗性自用物资因使用时间过长需要报废注销时,使用人应提出自用物资报废申请，经部门主管审核，并报总经理同意后，到行政办负责办理报废注销手续编制审核批准生效日期办公文具用品管理规定

1.本规定所称办公文具分为可消耗品、管理消耗及管理品三种

（1）消耗品铅笔、刀片、胶水、胶带、胶水、大头针、图钉、曲别针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、涂改液、标记纸订书针等

（2）管理品剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型削笔器、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥、打印台、文件夹、文件袋、签字笔、白板笔、笔式擦、电池、其他办公文具等

2.办公文具分为个人领用和部门领用两种“个人领用”个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮擦、文件夹等；“部门领用”系本单位共同使用用品如打孔机、大型订书机、打码机、投影仪等

3.文具用品及经常性使用物品的申领（包括卡片、信纸、信封的印刷等），必须填写《请购单》，统一由公司人事行政部审批，财务部确认后，交采供部进行定制或采购

4.各门店/部门于每月的某一日提出次月文具需求计划表，送总公司人事行政部统计公司需求量交采购人员购买后发放但管理性文具的请领不受上述时间限制

5.人事行政部可向文具批发商采购，或采购部与相关的供应商联系，其必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊文具无法采购者，可以经人事行政部门同意授权各门店自行采购

6、原则上办公用品严格控制在本商场优先购买，如无贷才考虑外购

7、采购公司的所有物品，均必须货比三家，在质量相同的情况下，如有员工提供供货商的价格比原来采购的物品低，采购人员必须与原来的供货商协商，按低价格供应，如协商不成，应立即更换供货商，尽最大的可能采购到价廉物美、高质量的物品

8、采购的所有商品，必须经过验收入仓程序，总部办公室物品的验收由人事行政部

9、验收入仓时必须详细填写供货商的电话、地址，同时入仓单上必须注明品牌、品种型号、单价、数量和厂家等，以备查价部查核，否则验收人员有权不提供验收证明

10、采购人员必须对采购物品的质量作保证

11、仓库和财务有权就采购物品的价格、质量和数量进行监督和投诉

12、如采购过程中或采购回来后，发生损坏或质量有问题的货物，由采购人员负责

13、消耗品可依据历史记录（如以过去半年好用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作情况调整发放时间

14、管理消耗品、文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但村消耗品不再此限

15、管理性文具列入移交，如因使用自然发生故障或损坏，应以旧品换新品，如因认为保管不当造成损坏必须由部门或责任人负责，如遗失应由个人或部门赔偿或自购

16、门店领用所有物品必须经过审批后交出纳登记，否则不予发放文具严禁取回家私用印刷卡片必须确认，否则出现错印问题由印制人确认。