集团公司采购管理制度

同利实业有限公司文件编号HR-009版本/换页A/0采购管理制度页次1/7采购管理制度编写人/日期审核人/日期审批人/日期文件分发控制标识发布实施2013-6-12013-675QB同利实业有限公司企业标准采购管理制度

一、总则

（一）、为规范本公司及子公司和控股分公司的采购工作，特制定本制度

（二）、本制度适用于本公司及子公司和控股分公司的采购活动

二、采购原则

（一）、严格执行询议价程序凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在10万元以下的必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外，超过10万以上的采购须以招标的形式进行

（二）、合同会签制度固定资产的采购合同，必须经过有关部门采购部、生产部、财务部、属生产型企业须总经办、技术研发部等共同参与，调研汇总各方意见，经总公司分管领导审核，总裁批准签约属公司总部采购的项目，直接报总裁批准

（三）、职责分离物资采购人员不得参与物资和服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，应由采购部或各分公司相关部门根据合同要求及有关标准与供应商协商完成

（四）、一致性原则采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致在市场条件不能满足部门、分公司要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5%〜10%

（五）、最低价搜寻原则采购人员定时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购

（六）、廉洁制度所有采购人员必须做到

1、热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本

2、加强学习，提高认识，增强法治观念

3、廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手

4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督

5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失

6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信,息、O

（七）凡大宗或经常使用的材料、物资，如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品、等都应通过询议价或合同会签的形式，由采购部、财务部、生产部等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应商、价格，签订供货协议,以简化采购程序，提高工作效率对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市场行情，调整采购价格

4、采购程序及报账要求

4.1属批量大且长期使用的物料，由仓库主管根据需求填写大宗物料采购申请，经生产总监审核、总经理审批后交由采购员根据采购申请找对应供应商进行“三对比核价”后，上报生产经理/厂长审核、财务部审核、总经理审批后与符合条件供应商签订采购合同后进行采购

4.2属订单产品的钢材和配件采购，由生产排产员根据订单需要查询现有库存后编写《购进通知单》，交生产经理/厂长审核、仓库主管复核（现在库存的复核）、总经理审批，采购员根据审批后的《购进通知单》与符合条件的供应商签订采购合同后再行采购属订单的塑料则由生产排产员根据产品需要直接开具《采购申请单》，由仓库主管查询现在库存后填写实购数量交由采购进行采购

4.3属自销产品参照

4.

24.4属于第一次采购的物品需经过仓库主管核准单价后才能付予采购，未经核准的单价不予承认

4.5采购员根据《采购申请单》或《呈批表》之需求按时间要求进行采购，采购员自购现付物料采购完成后连同《采购单》或呈批表、购货票据、入库单等到财务部办理报账手续，采购月结物料根据合同订立条件附带上述单据按期结算

4.6财务部依据商品入库单的内容，对《采购单》或《呈批表》、购货票据、入库单、审批（按付款权限设置表）等核对无误付、入账，对暂没收取的票据作登记并督促采购人员收取5采购合同的订立

5.1采购合同的订立，签订采购合同必须包括以下内容供需双方、收货地点、材料名称、规格、数量、质量要求、交货日期、价格、付款期等信；合同签订后，必须分别提供复印件给仓库和财务部，大批量采购合同还需提供一份给总经理

5.2采购合同的变更，已订立采购合同的，当采购内容因实际需求发生变化时，由物料请购部门及时通知采购部与供应商联系变更并收回原采购合同后重新订立（重新订立合同流程参照《合同管理制度》）6采购材料入库

6.1物料进仓以先检验后进仓为原则采购的生产物料需经过品检部QC检验合格、采购的办公用品经行政部检验合格后，再办理进仓手续品检部或行政部根据仓库提供的《采购合同》或《采购申请单》、呈批表上列明的信息检验货物，如发现跟合同、申购不符或质量有问题时，仓管员有权拒收，同时通知采购人员验证货物

6.2采购员验证后确实不合乎采购要求或没有达到质量要求的货物，采购人员必须与供应商联系在三天内退货，否则，造成的损失由采购人员承担，如果是仓管员没有通知采购员该批货物不合格未能如期退货而造成的损失，由仓管员承担损失7供应商考核

7.1每季度采购员必须对供应商进行考核，内容包括价格、回货时间、质量、回票情况等，对不合格的供应商停止对其进行货物采购，开发新的供应商必须重新向物控部申请并符合供应资质后才可进行采购

8、市场特价调查

8.1采购员要定期对物品价格进行市场调查，并填写好《物料市场单价调查表》上报仓储部和财务部，此项工作作为采购员职务考核的一部分

9、采购稽核

9.1公司指定稽核人员定期对采购货物的价格、存货量等进行稽核，以核对采购

10、定资产的购置和建设价格、库存量的合理性等；对利用职位之便，舞弊私营者将按公司制度严肃处理固定资产《生产设备和非生产设备》的申请购建、建设安装、验收使用、结算付款等程序参照财务部的固定资产管理制度

5.0相关文件

5.1《产品的监视和测量程序》QP-

8246.1《月度采购计划》QJ-740-

016.2《生产需要物资通知单》QJ-740-

026.0相关记录

6.3《临时采购计戈U》QJ-740-

036.4《采购记录》QJ-740-

046.5《物资登记表》QJ-740-

056.6《供方评价报告》QJ-740-

066.7《合格供方名录》QJ-740-

076.8《采购申请单》QJ-740-

086.9《采购物资验证报告》QJ-740-09

（七）、招标采购凡大宗或经常使用的材料、物资，如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品、等都应通过询议价或合同会签的形式，由采购部、财务部、生产部等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外,还应随着掌握市场行情，调整采购价格

三、采购程序

（一）、供应商的选择和审计

1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得需求部门或子公司同意，并报有相关部门批准备案

2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购时应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同生产部、财务部、采购部等相关部门对供应商定期进行评估和审计

3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素

4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定

5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购大宗商品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理

6、对于零星且规格繁杂的物资，每年度根据部门预算计划统计造表交行政人事综合部，向三家以上供应商询价，经有关部门及采购部综合评估后，选择合适的供应商，签订特约供货协议，定期结算

（二）、采购程序

1、物资的采购计划及资金预算计划一一采购计划——＞资金预算

2、固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门及分公司填写请购单，写清采购物资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到货日期等,由部门负责人或分公司负责人签字上报总部领导逐级审核批准后，交公司总部采购部负责统一采购

3、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部、生产部、财务部、工程、维修、分公司总经办及使用部门共同完成，报主管领导审批生产、质量、工厂维修、使用部门负责采购材料的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、资信调查、合同付款条款的审核，法务人员负责合同条款的审查，审计部门负责合同的事前审计和事后财务审计采购部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及联系售后服务事宜凡由总部统一采购的物资，采购合同签订后，由总部采购员将合同传真至物资需求的项目或子公司

4、计划、仓储负责计划汇总、接货、记录，接收报告的出具仓储、质量部门负责原辅包材的验收，并出具检测报告并于每月10日将本月收货入库单、检测报告汇总连同原辅料库存数传真至总部行政人事综合部物资设备由申请部门、工程技术部门验收，并出具验收报告

四、审计监督采购全过程进行财务监督和审计在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中，除有生产、质量、使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外，财务、审计部门要全程参与财务部门主要负责材料价格的核查，审计部门主要负责合同条款的审核和财务支付的事前事后审计采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任本制度未尽事宜报总裁批准后可随时修改调整。