集团公司会议制度

弘远益艮贵州弘远益民实业（集团）有限公司会议制管理度（试行）年月制订201311（机密）贵州弘远益民实业（集团）有限公司发布弘远益民（集团）会议管理制度

一、总则

1、为及时研讨处理贵州弘远益民实业集团在生产和经营中存在的问题，明确工作的方向、提高工作效率、协调各部门之间的工作、保证企业决策贯彻到位，特制定本制度；

2、本制度适用于贵州弘远益民实业集团及各分子公司所有类型的会议；

3、会议召开应本着精简有序、高效、注重效果的原则进行

二、会议分类、董事长质询会1A、参会人员董事长、总裁、执行总裁、各副总裁、财务总监、董事长助理、总裁助理、董事长秘书、集团总部各职能部门负责人、各项目公司负责人等常设成员及董事长指定的其它人员参会；B、时间周期由董事长根据需要随时召开；C、会议内容对集团公司所有生产经营存在的问题和经营运转情况进行询问；D、主持人董事长、总裁办公会2A、参会人员董事长（出席或列席）总裁、执行总裁、各副总裁、财务总监、总裁助理、董事长助理、集团总部各职能部门负责人、各项目公司负责人等常设成员及总裁指定的其它人员参会；B、时间周期原则上每周一上午9点召开，可根据总裁时间适当进行调整；C、会议内容公司经营计划事项、公司管理制度执行情况、公司合理化建议管理事项，上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达，公司其他重大经营决策和管理问题等；D、主持人总裁或执行总裁、财务分析会3A、参会人员董事长（出席或列席）总裁、执行总裁、各副总裁、财务总监、总裁助理、董事长助理、集团总部各职能部门负责人、各项目公司负责人等常设成员及财务总监指定的其它人员参会；B、时间周期原则每月召开一次，可根据公司实际经营情况随时调整；C、会议内容（请赵总协助细化会议内容）D、主持人财务总监、项目分析会4A、项目分析会由项目负责人通知行政人事部门召集涉及项目相关的人员及部门参加，项目负责人主持；B、项目分析会主要内容就项目的可行性、进度实施情况和项目存在的其它相关的问题进行分析研究、部门例会5A、部门例会由各部门负责人根据工作需要组织主持召开，该部门全体员工参加,开会时间，参会人员，不得与公司其它会议冲突；B、部门例会的主要内容是部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报近期工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和近期的工作安排、与会人员讨论有关事项、部门负责人提出部门近期工作要点、具体安排和有关要求；C、部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求、部门联席会议6A、部门联席会议由总裁指定人员组织召开，由行政人事部通知涉及会议内容部门的人员；B、部门联席会议主要是需要几个部门同时协同解决完成某一项工作而召开的会议、专题会议5A、专项会议公司由公司经营班子成员确定召开，由总裁指定人员主持，由行政人事部通知召集涉及专题会议相关部门及人员参加B、专题会议是公司根据战略、对外投资项目、突发状况而不定期召开的会议，按照工作分工或委托，就专题专项工作组织召开会议、员工代表大会7A、员工大会原则上每个季度召开一次，主要针对公司安全生产、经营管理、企业发展、文化建设、生活福利和民主管理等方面建议和意见讨论和收集；B、参会人员由各部门、各项目公司推荐选举代表参加；C、会议由集团总公司行政人事部召集，主管领导主持，相关领导出席或列席、集团年会8A、会议时间公司年会每年召开一次，具体日期由总公司经营班子讨论决定一般为每年年末举行（1月2月）具体时间视情况而定〜B、由总公司行政人事部负责组织召开，集团所有人员出席C、会议主要内容是年终总结、表彰先进、先进发言、员工代表言、总部高管、各部门负责人、各项目部、各分（子）公司负责人或总经理、副总经理作述职评议并作年终绩效考核其它年会内容由总部经营班子讨论添加

三、会议组织

1、会议组织遵照“谁主办，谁组织”，行政人事部配合的原则；A、会议通知单必须有会议时间、会议地点、会议主题、会议内容及议程、会议主持人、参会人员，原则上会议通知单的制作由会议主持人完成后交行政人事部转发至各参会部门及人员；B、会议通知以电子邮件的方式提前1天（紧急情况下的会议除外）发送至参会人员，请各参会人员收到通知回复确认，如在外出差或不能及时收到邮件的人员，由行政人事部电话或短信再行通知确定参会人员名单；C、除公司年度会议外，其它各类会议时间原则控制1~2小时以内（特殊情况的会议可适当延长）；

2、会议主持人须遵守以下规定A、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备B、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明C、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率D、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见F、主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确

四、会议准备

1、会议准备包括议题议程，主持人，记录人，将要下发的文件，准备的发言，对会议进程的预测和对策

2、会议召集者就议题准备充分的资料和信息拟就议题进行顺序及时间分配，确定好主持人及会议记录人

3、与会人员接到通知后认真就会议议题准备好言简意赅的发言稿或会议资料

4、会议场所由行政人事部提前布置，保持整洁干净卫生、所需仪器设备提前到位并调试正常

五、会议纪律

1、应准时到会，并在《会议考勤表》上签到；

2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；

3、遵循会议主持人对议程控制的要求；

4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；

5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；

6、必须做好本人的会议纪录；

7、会议记录为公司的机要档案，与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况，故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚；

9、参会不得迟到、早退、缺席，否则按以下处罚（如遇特殊情结未能及时到会的人员请与会议主持召集人请假，征得同意后可免予处罚，否则一律按下列办法进行处罚）A、迟到参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到，每次罚款50元;B、早退凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退，每次罚款100元；C、缺席凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席，每次罚款200元；D、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担；F、会议违纪的相关情况由记录人记录在案交行政人事部存档，作为绩效考核的原始考核依据

六、会议记录

1、公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录由行政人事部统一安排；

2、专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；

3、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；

4、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；

5、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签批后送至各参会人员签字确认；

6、负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；

7、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员

8、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政人事部存档备查；

9、各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送行政人事部统一归档备查

七、执行监督

1、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，由主持人指定；

2、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；

3、会议主持人对会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，行政人事部配合，并将该工作内容作为当事人工作绩效考核重要的依据；

4、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排

八、附则

1、本制度由总公司行政人事部负责解释；

2、凡本制度未明确规定的奖惩，按公司有关规定执行；

3、本制度由经营班子办公会审议通过，经董事长批准后生效，自颁布之日起执行；

4、会议考勤表及会议通知单附后页贵州弘远益民实业（集团）有限公司二零一三年H■■一月二十五日。