2025年顶级秘书岗位备考攻略高效复习笔记大全

4,比重表

4.1理论知识项目秘书四级秘二级秘%书%秘书%书%基本要求职业道德20202020基础知识30301515商务礼仪56--商务谈判--7-商务沟通接待543-沟通4455办公环境的维护和管理54--办公环境的管理-6-办公模式与安全运营--6-团队管理--5一日常办公室事务34--办公室事务和管埋办公室事务管理--4-办公用品的发放和管理45--办公用品的采购与管理-5--办公资源管理--5-办公效率和时间管理435-办公效率和项目管理--6-常用事务文书常用事务文书的拟与5555会议筹备2456会议中的服务-3--会议协调-5--会议与商务活动会议中的管理--5-会议的善后工作2434商务活动3344商务旅行332-信息管理4355信息与档案档案收集1---档案管理-122合计

1001001001003、校对措施溯源法、比较法、校对法、逻辑法、调查法、数理记录法

4、加工措施信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼，使其具有较高质量1信息加工分为两个层次一是对既有网络上的信息和各部门提供的信息进行初步加工,称为基础性信息此类信息只能供接受者理解动态二是对多种基础性信息进行归纳、综合、分析和调查研究提出有状况；有分析、有提议、有深度的信息,称为高层次信息一一此类信息具有较大的参谋征询作用信息加工能力，是事务型秘书与开拓性秘书的重要界线2加工信息须从如下方面着手第一，充实内容第二，综合分析第三，提出意见三信息的传递1单通道传递信息从信源发出后沿着单一通道，传给信息接受者2多通道传递即信息从信息源发出后，沿着两种以上通道传递给信息接受者信息传递的方式有⑴口头传递⑵书面传递⑶电讯传递传递规定:迅速，精确，保密四信息的运用与储存⑴分类一一对多种信息按一定的规则进行分类⑵著录一一如实的记载制分类卡⑶建立储存检索系统归类寄存⑷保管一一寄存与保护文书拟写第一节文书拟写

一、批转转发性告知批转转发性告知是指批转、转发、印发公文的告知，分为三类批转告知、转发告知、印发告知批转转发性告知的构造是标题+主送机关+正文+落款+成文日期+转发ED文献原件在写批转转发性告知时要注意所有的批转转发性告知均有附带文献它们属于“正件”，而不是“附件”

二、汇报汇报是汇报工作、反应状况、答复上级机关问询的公文汇报具有汇报性、陈说性汇报与请示的区别在于性质规定和行文时限不一样汇报分为三种汇报工作汇报、反应状况汇报、答复问询汇报汇报的构造是标题+主送机关+正文+落款+成文日期写汇报时要注意汇报事项要真实、汇报时间要及时、汇报不得夹带请示事项---、丰—•

二、用不请示是向上级机关祈求指示、同意的公文请示的特点是一文一事、请批对应、事前行文请示分为求示性请示和求批性请示请示的构造是标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注写请示时要注意职能主送一种机关、要逐层请示、语气宜温和谦恭

四、问答函问答函，是不相从属机关就工作问题进行问询或答复的函问答函分为问询函和答复函问询函与答复函的构造是标题+主送机关+正文+落款+成文日期写问答函时要注意单位间交往的问答函应采用“信函式格式”行文单位间交往的问答函属于正式行文，应采用“信函式格式”单位内部交往的信函可采用便函形式

五、简报简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反应状况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“简讯”、“动态”等简报的特点是简、快、新、实简报分为工作简报、会议简报、动态简报简报的构造是报头+报核+报尾写简报时要注意文字凝练，篇幅简短；内容真实、精确、经典；针对性、指导性强；一是一报、切忌面面俱到

六、意向书意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订公约、到达协议之前，体现初步设想的经济意图和目的的意向性文书意向书具有协商性、灵活性和简略性的特点意向书按合作关系的不一样可分为多种类型加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货品运送意向书、财产保险意向书、科技协作意向书等意向书的构造是标题+正文+尾部写意向书时要注意语言精确，体现清晰；忠实于洽谈内容

七、订货单订货单是订购产品和货品的单据订货单的特点是协约性和严厉性订货单的一般构造是标题+正文+尾部写订货单时要注意制作订货单应注明有效期限，注意订货单与订货协议的区别

八、商品阐明书商品阐明书是商品的生产者向消费者或顾客简介其商品的特点、成分、性质、构造及注意事项等有关知识的阐明文商品阐明书具有真实性、科学性、条理性和通俗性的特点简朴商品阐明书由标题和正文构成复杂商品阐明书由封面、目录、概述、正文、封底构成写商品阐明书时要注意如实简介，真实可信；抓住特性，突出个性；语言简洁通俗明了；设计新奇，美观大方第二节收发文处理

一、缮印文书文书缮印是对文献进行誉抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作文书缮印的规定是文字精确、字迹工整清晰；符合规定体式，页面美观大方；不随意改动原稿；装订齐整牢固；注意保密缮印文书的工作程序是确定印制的文书，确定印制格式，完毕印制，交付印制的文书缮印应建立登记制度，登记文书名称、送文单位、印文数量、印制时间、印制人姓名等项目

二、校对文书文书校对是根据定稿对文献校样进行查对校正文书校对的内容包括校订清样上的错字、漏字、多字；规范字体、字号；检查版式；检查引文、人名、地名、数据等与否有误文书校对规定把握原则，仔细校对；认真仔细，一丝不苟；对的使用校对符号；进行一校、二校、三校3个校次文书校对的工作程序是准备好原稿和校样，选定校对措施，查对校正进行文书校对时要注意对同音异体、字形相近的字的核查；注意对数字、人名、地名的核查;校出的错漏，要以规定的符号标明

三、传阅文书文书传阅即在工作职责范围内传递阅读文献文书传阅的规定是迅速、精确地将文书送达阅文人；文书的传阅要辨别内容的轻重缓急和职责分工；传阅的次序是由管理层到一般人员文书传阅的工作程序是确定传阅对象，选择传阅方式，传递文书，履行传阅手续，检查清理文献传阅文书时要注意严格传阅范围、严禁文献横传、调控文献运行第三节文档管理

一、档案的分类档案分类是按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文献划分为若干层次和类别,构成有机体系的工作常用的档案分类措施有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法档案分类规定对的鉴定档案文献所属年度、对的判断档案文献所属机构档案分类的工作程序是理解文献的形成状况，分析档案形成单位状况，选择档案分类措施,文献归类

二、档案检索工具的编制档案检索工作是对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作，包括档案信息存储和信息查检两方面工作档案检索工具是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具考试大编辑整顿档案检索工具分为归档文献目录、分类目录、主题目录、人名索引和全宗指南档案检索的工作程序是选择检索工具，分析档案的内容，形成档案条目，构成检索工具档案检索要注意检索工具有书本式检索工具、卡片式检索工具;为了满足多方面的运用需求,应编制不一样功能的检索工具

三、档案的鉴定档案鉴定是按照一定的原则、措施和原则，鉴定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保留价值的档案予以销毁的档案业务工作档案保管期限分永久、长期和短期3种档案鉴定工作规定逐件、逐页阅读档案内容，综合分析文献的各方面特性，结合档案的需求鉴定档案价值档案鉴定的工作程序是判断文献与否需要保留，分析档案价值，确定文献的保管期限，对保管的档案进行复审档案鉴定期要注意经鉴定要销毁的档案，应办理同意手续;对要销毁的档案要编制销毁清册

四、档案的保管档案保管是根据档案的成分和状况所进行的寄存管理和维护完整与安全的活动档案保管工作规定做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘，保持库房的清洁卫生档案保管的程序是理解档案库房的编号，熟悉档案柜架的摆放与编号，调整保管场所的温湿度，进行卫生、安全检查，进行档案流动中的保护秘书考试（四级）复习笔记之会议管理会议概述会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息，体现意愿的行为过程会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种一般而言,会议申报与审批大体有三种形式口头申报、书面申报、会议申报秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关要分析会议与否有必要开,能否合并开,可否用其他方式处理问题等会议审批还应遵照“一支笔”的原则会议管理会前筹办

一、拟订会议议程、日程

（一）会议议程和会议日程的内容及作用

1、会议议程的内容会议议程是为完毕议题而做出的次序计划，即会议所要讨论、处理的问题的大体安排，会议主持人要根据议程主持会议会议议程是会议详细的概略安排，它通过会议日程显示出来大中型会议的议程一般安排如下开幕式；领导和来宾致辞；领导作汇报；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决策；闭幕式

2、会议日程的内容会议日程就是根据议程逐日做出的详细安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的根据

3、会议议程和日程的作用通过理解会议议程和日程，与会者可以更好地理解会议所要讨论的问题,清晰会议次序计划,即获得有效信息会议议程更是一种沟通的平台，一种高效的市场管理工具

（二）会议议程的制定程序

1、明确目的和参与者

2、安排各议程事项的时间

3、确定每一项议程

4、决定会议讨论形式

（三）会议日程的编制措施

1、制定议程表时，应注意议题所波及多种事物的习惯性次序和我司章程有无对会议议程次序的明确规定

2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排

3、宣布议程，然后阐明某些有关本次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题

4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席

5、保密性较强的议题，一般放在背面

二、提供会议地点的备选方案

（一）会议地点选择的规定

1、交通便利

2、会场的大小应与会议规模相符

3、场地要有良好的设备配置

4、场地应不受外界干扰

5、选择会议地点应考虑有无停车场所

6、场地租借的成本必须合理

（二）会议场地选择的工作程序

1、会议的目的与形态

2、实质上的需要、与会者的期望

3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地

4、对会议地点进行确认考试大编辑整顿

5、签订书面协议

（三）实地考察会议地点的注意事项

1、会见能作决策的人，有助于后来处理也许出现的问题

2、只要也许，一定要在酒店提议的日期去参观

3、不要出于个人原因再次参观酒店

4、不要带家眷同行参观

5、要考虑与否以一种一般客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待状况

6、要考虑此外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面

三、布置会场和安排座次

（一）会场整体布局安排

1、会场整体布局的规定

（1）庄严、美观、舒适

（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式发明出友好的气氛

（3）中大型会议要保证一种绝对的中心

（4）小型会场要注意集中和以便

2、会场整体布局的类型

（1）较大型会场的座次安排

（2）中小型会议的座次安排

3、会场整体布局安排的工作程序

（1）确定会场形式

（2）合理摆放桌椅

（3）布置附属性设备

（二）主席台的座次和场内座次安排

1、主席台座次和场内座次的规定主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点多种大中型会议均应当设主席台座谈会和平常工作会议一般不设主席台或主席桌无论与否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，防止同与会人员背向现象止匕外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请发言人和主持人即可

2、主席台的座次和场内座次安排

（1）安排主席台的座次会议主席台就坐者都是主办方的负责人、来宾或主席团组员，安排座位时应注意如下通例1）依职务的高下和选举的成果安排座次职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的次序依次排列正式代表在前居中，列席代表在后居侧2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务次序就座3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于来宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签

（2）安排场内其他人员的座次1）小型会场内座位的安排分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置2）中大型会场内座次的安排常见的安排措施有三种

①横排法是按照参与会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的措施

②竖排法是按照各代表团或各单位组员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的措施将正式代表或组员排在前，职务高者排在前，列席组员、职务低者排在后

③左后排列法是按照参与会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的措施

四、公布会议信息

（一）会议信息的内容和类型

1、会议信息的内容会议信息的内容包括会议的报名时间、地点、费用及措施；会务联络电话与联络人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息、；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决策内容

2、会议的类型会议信息分类是根据信息所反应的内容性质和特性的异同，将信息提成各个类别，使信息条理化，便于寄存和查找，提高信息运用的效率

（二）公布会议信息的工作程序

1、传递会议告知信息

2、分发传递会议文献

3、沟通传递会议有关状况

（三）注意事项

1、公布会议信息前要进行报审

2、要对媒体进行选择

五、安排会议食宿（-）会议餐饮的常识和工作程序

1、会议餐饮的常识

（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不挥霍

（2）就餐大体上是一种原则，要合适照顾少数民族代表和年老体弱者确定好伙食原则和进餐方式，照顾南北不一样代表的口味

（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的贯彻状况，并事先将座位卡及菜单摆上

（4）座位的告知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人

2、安排会议餐饮

（1）根据会议的经费和人员状况决定会议餐饮的原则

（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，倡导实行自助餐制和分餐制

（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点

（4）事先设计和确定就餐的凭证

（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多

（6）事先要准备好洁净的饮食用品

（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜

（8）做好饮水、饮料的供应

3、会议餐饮的类型和原则

（1）早餐早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐

（2）会场休息期间的茶歇一般供应咖啡、茶或其他饮料

（3）午餐午餐不适宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排

（4）正式晚餐晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色

（5）招待会应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐

（二）会议住宿的常识和工作程序

1、会议住宿的常识

（1）要提前编制住房方案

（2）长者、尊者、领导要合适照顾

（3）详细安排住宿时,要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排

（4）有时还要按地区集中，统筹安排

（5）不一样原则的房间要作合理分派，一般是根据房间的不一样规格并结合代表详细状况列出住宿表

（6）报经有关领导审定后，按表分派住宿，做到有条不紊

2、安排会议住宿

（1）安排方式的选择

（2）预定会议住宿的程序

（3）确定会议住宿的程序

3、会议房间的分派

（1）假如由主办方支付费用，则需按其职务原则安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导,其他与会人员的住宿原则应相近

（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件很好的房间

（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间

（4）可预先在会议回执上将不一样规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订

（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余

六、邀请会议嘉宾

（一）、会议嘉宾的类型和规定

1、会议嘉宾的类型

（1）组织方的上级领导和政府官员

（2）企业的重要客户和多种利益有关方

（3）社会名流和电影明星

（4）对实现会议目的有潜在奉献的人

2、嘉宾邀请的规定

（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场

（2）要发出正式邀请函

（3）要做到有礼貌

（4）要理解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系

（5）对于难以辨别与否应当邀请的人士，最佳能采用“宁可邀请，而不排斥”的原则

（6）嘉宾人数不适宜过多

（二）邀请会议嘉宾的工作程序

（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实行

（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美

（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会状况

（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联络，并确认怎样接送

七、准备会议资料、会议用品（-）会议资料的类型和准备

1、会议资料的类型

（1）来宾资料会议手册、宣传材料、会议管理性材料

（2）会议资料开会的请示、提交会议审批的文献、会上用的文献、会议宣传性文献

（3）沟通资料来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组组员通讯录

2、会议资料的准备

（1）来宾资料袋内容会议手册、会议文献资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等

（2）会务资料内容接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组组员通讯录

（3）沟通资料内容会议参照文献、会议宣传文献资料、多种记录、多种会议协议和协议以及有关资料（-）会议用品的类型和准备

1、会议用品的类型

（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备1）会议内设备重要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、摄影机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等

（2）特殊用品是指某些特殊类型的会议所需用品和设备例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会常常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等

2、准备会议用品

（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷

（2）检查好灯光、扩音设备

（3）检查黑板、白板，保证已擦洁净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用品

（4）如有陌生人或外来人参与会议，摆放好姓名牌，注意文字大小合适，清晰易认

（5）在每人座位前摆放纸笔

（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等

（7）假如有选举、表决、表扬的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品

（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务

（9）假如是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好

八、安排会议礼仪服务（-）会议礼仪的种类

1、会议的通用礼仪

（1）会议文书礼仪

（2）迎送礼仪

（3）参会礼仪

（4）服务礼仪

2、主持人的礼仪

3、会议发言者礼仪

4、会议参与者礼仪

（二）安排会议礼仪服务的工作程序

1、选择会议礼仪服务人员

（1）从组织内部员工中选择

（2）聘任专业礼仪企业或礼仪人士承担会议重要的礼仪服务

2、分解工作程序

3、培训会议礼仪服务人员

（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训

（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训

（3）对会议的设备和用品的使用常识培训

4、准备服装用品

（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调

（2）迎接一般的与会者不需要献花

5、礼仪执行

（1）接待礼仪及程序

（2）引领

（3）乘车的座次安排

九、检查会议常用视听设备与否正常（-）会议常用视听设备的选用音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等对于会议使用的设备，应设专人操作与维护

（二）检查会议常用视听设备的工作程序

1、确定工作人员的职责

2、预演和检查会场视听设备会议管理会中服务

一、安排会议值班（-）会议值班工作的内容和意义

1、会议值班工作的内容

（1）值班电话记录

（2）值班接待记录

（3）值班日志

（4）做好信息传递

2、会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联络内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行

（二）安排会议值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息处理制度

（2）岗位责任制度

（3）交接班制度

2、明确值班工作任务

（1）在会议中协助搜集有关状况、文献和资料，传递多种信息

（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制

（3）手边要有企业和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示

（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录

（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻

（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项详细的服务

（7）做好会议期间各项活动与多种矛盾的协调工作

（8）必要时，应建立主管领导带班制度

3、编制会议值班表会议值班表应包括如下内容

（1）会议值班时间期限和详细值班时间

（2）会议值班人员姓名

（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号

（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名

（5）用简要的文字表明值班的工作内容

（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名

二、接待采访会议的新闻媒体

（一）有关知识

1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则

（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合

（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别

（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定

（4）要准备得全面周到、积极积极

（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑

（6）在会议中，秘书要随时注意搜集外界舆论和新闻媒体对会议的反应信息的报道

（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料

2、接待新闻媒体的工作内容

（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送

（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，刊登消息

（3）在会议结束时，召开记者汇报会，由会议领导者直接简介会议状况，并亲自回答记者提出的问题

（二）工作程序

1、媒体人员登记

2、为媒体人员提供简朴的会议材料

3、安排拍照和新闻公布会等老式活动

4、安排媒体沟通会

（三）妥善处理新闻媒体的负面报道

（1）迅速作出反应

（2）联合或聘任专业公关企业处理危机

（3）让负责人出面

（4）对未知的事实不要推测

（5）不要隐瞒事实真相

（6）为媒体采访敞开大门

（7）统一口径，用同一种声音说话

（8）频繁沟通

三、做好会议的记录工作和简报工作

（一）做好会议的记录工作

1、会议记录的内容

（1）会议描述

（2）与会者姓名

（3）缺席者请假条

（4）宣读上次会议记录

（5）有会议记录中产生的问题

（6）通讯记录

（7）一般事务

（8）其他事务

（9）下次会议日期

（10）主席签名

2、会议记录的规定

（1）速度规定

（2）真实性规定1）精确2）清晰3）突出重点

（3）资料性规定

3、会议记录的工作程序会议记录的构造是标题+正文+尾部

（1）标题一种是会议名称+文种另一种是文种

（2）正文首部+主体+结尾

（3）尾部右下方写明“主持人（签字）、“记录人（签字）”

（二）做好会议的简报工作

1、会议简报的内容会议简报要迅速反应会议的实际状况，交流会议的经验，沟通会议的信息要反应出会议的新状况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用

2、会议简报的规定

（1）真实精确

（2）短小精悍

（3）快是简报的质量体现

（4）生动活泼

3、会议简报的工作程序

（1）会议简报的内容

（2）会议简报的构造

四、搜集信息的分类（-）会议信息的分类

1、按照会议信息的作用划分

（1）与会者信息

（2）会议指导性、宣传性信息

（3）会议议题性信息

（4）会议主题内容信息

（5）记录性、成果性文献信息

（6）会议的程序性文献信息、

（7）会议交流性文献信息

（8）会议参照性信息

（9）会议管理性信息

2、按照会议信息的保密性划分

（1）保密性会议信息

（2）内部性会议信息

（3）公开性会议信息

3、按照会议信息传递方式划分

（1）会议发言信息

（2）会议书面信息

（3）会议声像信息（-）搜集会议信息的规定

1、齐全

2、及时

3、精确

4、有效

（1）责任到人

（2）履行登记

（3）严格保密

（4）明确范围，

（5）有针对性

（三）搜集会议信息的工作程序

1、确定会议信息的搜集范围

2、选择会议信息的搜集渠道

3、确定搜集会议信息的措施

（1）召集开会

（2）提供书面材料

（3）个别约见

（4）会议结束时及时搜集

（5）个别催退

（6）按清退目录搜集

（7）限时交退

五、反馈会议信息

（一）反馈会议信息的内容和规定

4.2专业能力项目秘书〃秘书四级”%秘书%峋秘书%商务礼仪9-5-商务谈判--■6商务沟通接待956-8568沟通办公环境的维护和管理7---办公环境的管理-78-办公模式与安全运营---9团队管理---7日常办公室事务99--办公室事务和省埋办公室事务管理--6-办公用品的发放和管理78--办公用品的采购与管理--7-办公资源管理---9办公效率和时间管理777-办公效率和项目管理---7常用事务文书常用事务文书的拟写91212128988会议筹备会议中的服务-5--会议协调--7-会议与商务活动会议中的管理---8会议的善后工作46466776商务活动商务旅行786-6768信息管理信息与档案裆案收集4---档案管理-556100100100100合计

七、工作能力工作内容与能力规定本原则对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力规定依次递进，高级别涵盖低级别的规定

1、反馈会议信息的内容

（1）反馈会前信息

（2）反馈会中信息

（3）反馈会后传达贯彻的状况

2、反馈会议信息的规定

（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合

（2）会议信息反馈的目的要明确

（3）充足重视会议的反馈信息沟通

（二）反馈会议信息的工作程序

1、布置会议信息搜集工作

2、会议信息的搜集渠道的选择和建设

3、建立定期的会议信息反馈制度

4、做好会议信息的反馈汇报工作

5、抓好会议反馈信息的贯彻工作会议管理会后贯彻

一、会议文献资料搜集的规定（-）搜集会议文献资料的规定和内容

1、搜集会议文献资料的规定

（1）确定会议文献资料的搜集范围

（2）搜集会议文献资料要及时，保证文献资料在与会人员离会前所有搜集齐全

（3）选择搜集文献资料的渠道，运用搜集文献资料的不一样方式措施

（4）搜集会议文献要履行严格的登记手续

（5）搜集整顿过程中要注意保密

2、需搜集的文献资料

（1）会前准备并分发的文献

（2）会议期间产生的文献

（3）会后产生的文献（-）会议文献的立卷归档

1、会议文献立卷归档的意义

（1）保持会议文献之间的历史联络，便于查找运用

（2）保持历史的真是面貌，反应工作的客观进程

（3）保护会议文献的完整与安全，便于保留和保管

（4）保证会议秘书工作的联络性，为档案工作奠定基础

2、会议文献立卷归档的范围的范围和分工

（1）会议文献立卷归档范围

（2）会议文献立卷归档分工

3、会议文献立卷的基本原则和措施

（1）会议文献立卷的基本原则

（2）会议文献立卷措施

4、会议文献立卷工作程序

（1）大中型会议文献立卷

（2）平常工作会议文献资料立卷

（三）会议文献资料搜集整顿的工作程序将搜集的文献资料进行登记一一向上级总结、汇报状况一一甄别整顿、分类归卷一一卷内文献的排列一一卷内文献的编号、编目一一填写卷内文献的备考表一一案卷标题的拟制一一填案卷封面一一移交给档案室一一清理-销毁不再运用的纸张

二、会议纪要的内容和规定（-）会议纪要的种类

（1）办公有关纪要

（2）工作会议纪要

（3）协调会议纪要

（4）研讨会议纪要

（二）会议纪要的内容

（1）会议状况简述

（2）对会议精神的阐发

（三）会议纪要的规定

1、会议纪要的拟写规定

（1）实事求是，忠于会议实际

（2）内容要集中概括

（3）要有条理

2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保留

3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发

（1）确定印发范围

（2）确认接受者

（3）签发会议执行

（四）工作程序完善会议记录一起草、编写会议纪要一确定印发范围一接受者确认一领导签字一打印成文一印制、分发或归档保留

三、会议经费结算的措施

（一）会议经费结算的措施和规定

1、会议的收费与付费措施

（1）收款的措施与时机

（2）付款的措施和时间表

2、会议付费的规定

（1）会议经费的名称要规范

（2）遵守企业零用现金、消费价格及用品报销的多种财务制度和规定

（二）会议经费结算的工作程序告知与会人员结算时间地点一清点费用支出发票一核算发票一填写报销单、将发票贴于报销单背面一请领导者签字一到财务部门报销一与有关部门及人员结清费用

（三）会议经费结算的注意事项考试大编辑整顿

（1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等

（2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用

四、跟踪反馈贯彻会议精神

（一）会议决定事项的传达

1、会议传达决定事项的规定

（1）传达会议决定事项必须精确，必须原原本本传达

（2）传达会议决定事项必须及时

（3）传达会议决定事项必须到位

2、会议传达贯彻的作用

（1）会议决策传达贯彻是实现会议决策目的的最重要环节

（2）会议决策传达贯彻是衡量下级组织得力与否的重要标志

（3）会议决策传达贯彻是对会议决策的检查

3、传达贯彻会议决策的详细实行

（1）传达动员

（2）分解任务

（3）互相沟通

（4）操作控制

（5）效益考核

（二）会议决定事项反馈

（1）反馈的原则

（2）反馈的重点

（2）综合反馈

（三）跟踪反馈贯彻会议精神的工作程序会议决定事项的传达一会议决定事项的催办与登记制度一会议决定事项的反馈

（四）跟踪反馈贯彻会议精神的注意事项

（1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项

（2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项办公自动化鉴定要点与重点提醒

一、鉴定要点掌握计算机网络的概念、特性和重要功能等；理解打印机、数码相机、传真机、复印机等常用办公设备的使用措施

二、重点提醒

1.计算机网络的概念计算机网络是计算技术、通信技术和微电子技术相结合的产物

2.计算机网络的构成计算机网络重要由两大部分构成通信子网和资源子网

3.计算机网络的重要特性计算机是网络中信息处理的主体；网络系统中的每台计算机都是独立的；计算机之间的通信是通过通信协议实现的

4.计算机网络的重要功能数据通信；资源共享；负荷均衡；提高可靠性

5.计算机网络的分类按传送数据所用的构造和技术分类；按网络覆盖的范围分类；按网络的拓扑构造分类；按通信传播介质分类；按信号频带占用的方式分类

6.计算机网络系统设备与构成网络工作站点；网络通信介质；网络互联设备

7.计算机网络的使用⑴计算机网络可提供的服务数据与信息的查询、高速通信服务、电子教育、电子娱乐、电子购物以及各类应急信息服务祈求和社会保障类电子化服务⑵计算机网络的使用包括查询网络信息、电子邮件等方面来源:考试大-秘书资格试速记基础鉴定要点与重点提醒一*、鉴定要点理解速记的特点，速记与文字的关系；掌握双式速记的原理及中文速记略写规则；纯熟地运用中文速记的词语、语句的略写法

二、重点提醒

1.速记的特点速记的特点就是快，速度是速记的“灵魂”速记能把语言完整无误地记录下来

2.速记与文字的关系速记和文字同样，都是以记录语言的意义为目的的书写符号但就其功能来说，两者具有很大的区别

3.双式速记原理

（1）中文速记原理1）中文速记是采用中文草书的快写2）中文速记是对汉语中字、词、句、段的合理精简和缩略的快写3）中文速记是灵活运用借代的快写4）中文速记可应用同音字、汉语拼音字母、各学科符号、象形字、会意符号等替代，有助于提rWj书写速度

（2）拼音速记原理拼音速记是根据《汉语拼音方案》的原理，选用某些简朴而有系统的符号和创制多种有规则的略写措施，通过“记音”到达“记意”的目的

4.中文速记略写规则为提高迅速书写速度，不仅要对的掌握草字快写及迅速连写，同步，还应掌握多种略写法略写措施是把字、词、句、段的繁琐复杂的形式变化为简朴好写的省略形式

5.纯熟运用中文速记的词语、语句略写法⑴词组略写法1）并列式构造词组2）常用复音词构成的词组3）成语略写法⑵合体字替代法1）双音节词合体字2）三音节词合体字3）词组合体字法律与法规鉴定要点与重点提醒一*、鉴定要点掌握企业法、外商投资企业法、协议法、劳动法、知识产权法和世界贸易组织法等基本法律知识，提高自身参谋和辅助决策能力，可以协助领导处理有关事务

二、重点提醒

1.企业法⑴企业与企业法1）企业的不一样种类2）企业法的基本制度的内容企业的名称和住所；企业章程；企业的权利能力与行为能力；企业的资本；企业财务与会计制度

（2）有限责任企业1）有限责任企业的设置条件、股东的出资方式、企业的设置登记2）有限责任企业的组织机构和职能3）有限责任企业的股权制度包括股权证书、股权转让4）国有独资企业国家授权的投资机构或国家授权的部门单独投资设置的有限责任企业企业法规定，国务院确定的生产特殊产品的企业或属于特定行业的企业，必须采用国有独资企业的形式⑶股份有限企业1）股份有限企业的设置条件、设置方式2）股份有限企业的组织机构的构成和职能3）股份有限企业的股份发行和转让制度股份发行实行公开、公平、公正的原则，同股同权,同股同利；股票发行价格可以按票面金额，也可以超过但不得低于票面金额；股票一般采用纸面形式或证券管理部门规定的其他形式；企业的发起人、国家授权投资的机构法人发行的股票应为记名股票对社会公众发行的股票，可认为记名也可认为无记名股票；企业登记成立后，即向股东正式交付股票；企业发行新股，应当具有法定条件⑷企业的合并、分立、终止和清算1）企业的合并与分立的方式企业合并包括吸取合并、新设合并两种形式企业分立也包括两种形式，一是原企业解散形成两个以上新的法人，二是原企业继续存在，分离出来的部分形成新的法人2）企业终止的事由宣布破产、自愿解散和强制解散

2.外商投资企业法

（1）中外合资经营企业法1）中外合资经营企业及其设置条件采用先进技术设备和科学管理措施，能增长产品品种，提高产品质量和产量，节省能源和材料；有助于技术改造，投资少、见效快、收益大；能扩大产品出口，增长外汇收入；能培训技术人员和经营管理人员2）中外合资经营企业的组织形式和中外合资企业的注册资本的有关法律规定3）中外合资经营企业的权力机构和经营管理机构的内容

（2）中外合作经营企业法中外合作经营企业设置条件国家鼓励兴办产品出口或技术先进的生产型合作企业2）中外合作经营企业的组织形式具有法人资格的合作企业，其组织形式为有限责任企业；不具有法人资格的合作企业，合作各方的关系是合作关系3）中外合作经营企业注册资本的有关法律规定合作各方应依法和依协议的约定投资或提供合作条件，其方式可以是货币，也可以是实物、工业产权、专有技术、土地使用权等财产权利可以用人民币表达，也可以用合作各方约定的一种可自由兑换的外币表达在合作期内注册资本不得减少，因投资总额和生产规模等变化，确需减少的，须经审查同意机关同意4）中外合作经营企业的组织机构董事会制、联合管理制、委托管理制⑶中华人民共和国外资企业法1）外商独资企业的设置设置外资企业必须有助于国民经济的发展，可以获得明显的经济效益国家鼓励外资企业采用先进技术和设备，从事新产品开发，实现产品升级换代，节省能源和原材料，鼓励举行产品出口的外资企业2）外商独资企业的组织形式外商独资企业的组织形式为有限责任企业，经同意也可为其他组织形式3）外商独资企业注册资本的法律规定外国投资者可以用自由兑换的外币出资，也可以用机器设备、工业产权、专有技术等作价出资注册资本的增长、转让，须经审查机关同意

3.协议法⑴协议与协议法1）协议的概念和特点2）根据不一样的原则，可以把协议划分为不一样的类别种类，理解和掌握这些分类的内容⑵协议的签订1）协议成立的要件2）协议的基本条款3）协议签订的程序当事人签订协议，采用要约、承诺方式4）协议的成立书面协议自当事人签字或盖章时成立；如采用电文形式签订协议的，可在协议成立之前签订确认书，签订确认书时协议成立⑶协议的效力1）协议生效的条件2）无效协议的情形一方以欺诈、胁迫的手段签订协议；恶意串通，损害国家、集体或第三人利益；以合法形式掩盖非法目的；损害社会公共利益；违反法律、行政法规的强制性规定3）可变更、可撤销协议的情形因重大误解签订的协议；在签订协议步显失公平；一方以欺诈、胁迫的手段或乘人之危，使对方在违反真实意思的状况下签订的协议4）无效协议和被撤销协议的法律后果⑷协议的履行1）协议履行原则2）协议内容约定不明时协议的履行规则质量规定不明的，按国家、行业原则履行；价款或酬劳不明的，按签订协议步履行地的市场价格履行；履行地点不明，在接受货币一方所在地履行；履行期限不明的，债务人可随时履行；履行方式不明的，按有助于实现协议的目的的方式履行；履行费用承担不明的，由履行义务一方履行3）协议履行的担保方式

（5）违约责任1）违约责任及其构成行为人从事了违反协议的行为；违约行为给当事人一方导致损失；非违约方所受损失，是由违约方的违约行为导致的2）承担违约责任的原则协议法对违约责任采用的是严格责任原则3）承担违约责任的方式

4.劳动法⑴劳动法及其合用范围1）劳动法的调整对象及劳动法的合用范围2）劳动者的基本权利和基本义务⑵增进就业增进就业是指国家为保障公民实现劳动权所采用的发明就业条件、扩大就业机会的多种措施的总称增进就业的目的是为了实现充足就业⑶劳动协议和集体协议劳动协议是劳动者与用人单位之间建立劳动关系，明确双方权利和义务的协议集体协议是指企事业组织的工会代表或职工代表与企事业组织的代表，就职工的集体劳动事项签订的书面协议1）劳动协议的签订方式2）签订劳动协议的原则平等自愿，协商一致3）劳动协议的内容期限；工作内容；劳动保护和劳动条件；劳动酬劳；劳动纪律；终止条件；违反协议的责任4）集体协议的签订、履行、变更和解除

①协议的签订由工会代表职工与企业签订，应遵照平等自愿、协商一致的原则

②协议的履行当事人必须全面履行自己承担的义务并行使各项权利

③协议的变更和解除当事人协商一致，协议可以解除；根据的法律、法规已修改和废止的；因不可抗力的原因致使协议部分或所有不能履行的；企业转产、停产、破产、被存并的，致使协议无法履行；工会组织依法撤销的

（4）工资制度1）工资是指用人单位根据国家有关规定或集体协议、劳动协议的约定，以货币形式直接支付给本单位劳动者的劳动酬劳2）工资分派原则工资总量宏观调控原则；用人单位自主分派原则；按劳分派为主体、多种分派方式并存原则；效率优先、兼顾公平原则3）劳动法有关工资支付保障制度的规定以货币形式按月支付给劳动者本人，不得克扣或无端拖欠；劳动者在法定休假日和婚丧假或依法参与社会活动期间，用人单位要依法支付工资⑸劳动安全卫生制度1）劳动安全卫生是指国家为了改善劳动条件，保护劳动者在劳动过程中的安全健康而制定的多种法律规范的总称，它包括劳动安全和劳动卫生两方面内容劳动安全卫生工作的方针是安全第

一、防止为主2）劳动安全卫生制度的内容劳动安全设施符合国标；提供劳动安全卫生条件和劳保用品；劳动安全卫生教育制度；劳动安全卫生检查制度；劳保用品发放管理制度；劳动安全卫生监察制度；汇报和处理制度

（6）职业培训1）职业培训是指对规定就业的或已就业的劳动者进行专业技术知识与实际操作技能的教育和培训I职业培训的目的是为了培训劳动者的专业技术能力，提高劳动者的操作技术水平2）职业培训形式就业前培训和就业后培训；脱产培训、半脱产培训和业余培训

（7）社会保险和福利制度1）社会保险是指国家通过立法设置社会保险基金，使劳动者在临时或永久丧失劳动能力以及失业时获得物质协助和赔偿的社会保障制度2）社会保险的特点强制性、赔偿性、互济性3）社会保险的项目退休、患病、负伤、因工伤残、患职业病、失业、生育等

（8）劳动争议处理制度1）劳动争议是指劳动者与用人单位之间因执行劳动法律、法规或履行劳动协议、集体协议发生的争议2）劳动争议处理机构劳动争议调解委员会、劳动争议仲裁委员会、人民法院3）劳动争议的处理途径协商、调解、仲裁、诉讼

5.知识产权法

（1）著作权法1）著作权是作者对自己的文学、艺术和科学创作作品依法享有的人身权和财产权的民事权利2）著作权的内容3）著作权的主体的类别和著作权的客体的形式4）著作权获得原则和保护期限对公民、法人或非法人单位的作品，无论与否刊登，实行自动保护原则签名权、修改权、保护作品完整权的保护期不受限制，刊登权、使用权及获得酬劳权的保护期规定为作者终身及其死亡后50年⑵专利法1）专利权的获得和保护期限2）专利权的终止和无效的法律规定专利权的终止一是自然终止，二是由于一定法定事由而终止自专利被授权之日起，任何单位和个人认为该专利权的授予不符合专利法的规定，都可祈求专利复审委员会宣布该专利无效

（3）商标法1）商标权的主体和客体2）商标专用权的获得原则、程序和保护期限

6.世界贸易组织法⑴世界贸易组织的建立及其法律地位1）世贸组织是一种独立于联合国的永久性国际组织该组织的基本原则和宗旨是通过实行市场开放、非歧视和公平贸易等原则，来到达推进实现世界贸易自由化的目的2）世界贸易组织的职能3,世界贸易组织的法律地位及宗旨通过建立一种开放、完整、健全和持久的多边贸易体制，增进世界贸易的发展，有效合理地运用世界资源改善生活质量、扩大就业、保证明际收益和有效需求的稳定增长

（2）世界贸易组织的组织机构⑶世界贸易组织法的基本原则最惠国待遇原则，国民待遇原则，互惠原则，透明度原则,逐渐削减关税原则，一般取消数量限制原则企业管理基础鉴定要点与重点提醒

一、鉴定要点掌握企业的概念、特性和类型；理解企业管理的基本内容；掌握现代企业制度的基本特性和基本内容；掌握现代企业文化的特性及其构成；掌握会计的职能与会计要素的划分；掌握会计核算的一般原则和措施；掌握税收概念、特性和职能；理解税收制度的基本构成要素；理解不一样的税种及其包括的税目；掌握货币的本质、职能、货币的形式；理解人民币制度;理解信用的形式及信用工具；理解利息的含义、种类和计算措施

二、重点提醒1,现代企业管理

（1）企业的重要特性⑵现代企业管理的基本内容⑶现代企业制度1）现代企业制度的特性2）现代企业制度的重要内容⑷现代企业文化1）现代企业文化的内涵是现代企业在长期经营实践中形成的全体员工共同的精神、观念、风格、心理、习惯等的总和2）现代企业文化的构成3）现代企业文化的功能导向功能；约束功能；凝聚功能；稳定功能；辐射功能4）现代企业文化的特性

2.财税常识⑴会计制度1）会计监督的内容2）会计工作三项原则真实原则，完整原则，合法原则3）会计的职能4）会计的基本要素资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大要素5）会计核算措施重要有一系列的专门措施，包括设置会计科目及账户；复式记账；填制和审核凭证；登记账簿；成本计算；财产清查；编制会计报表

（2）税收制度1）税收的特性2）税收制度的构成耍素3）流转税、所得税、财产税、特定行为税、资源税所包括的税目

3.金融常识⑴货币制度1）货币的概念、货币的职能、货币的形式2）通货膨胀的概念及特点通货膨胀是在一定期间内价格持续上升的过程，或者说是一种货币价值持续贬值的过程通货膨胀是一种极为有害的经济现象，它会破坏生产发展、扰乱流通秩序、引起国民收入盲目分派并导致信用危机等3）人民币制度⑵信用形式与信用工具⑶利息的含义、种类和计算措施⑷金融机构体系的构成中央银行、商业银行、政策性银行、非银行金融机构、外资银行商务沟通鉴定要点与重点提醒一鉴定要点可以辨别接待对象，确认接待规格，确定接待计划；理解横向沟通与纵向沟通的一般知识,并且在工作中选择合适的方式，应对沟通中的冲突

二、重点提醒

1.接待规格⑴秘书必须根据来访者的身份确定接待规格接待规格是从主陪人的角度而言的⑵接待规格有3种高规格接待、低规格接待、对等规格接待

2.接待规格确实定秘书首先要理解客人的身份，据此确定由谁来出面接待最合适止匕外，影响到接待规格的尚有如下某些原因⑴对方与我方的关系当对方的来访事关重大或我方非常但愿发展与对方的关系时，往往以规格接待IWJ⑵某些忽然的变化会影响到既定的接待规格如上司生病或临时出差，只好让他人替代，碰到此类状况，必须向客人解释清晰，向客人道歉⑶对此前接待过的客人，接待规格最佳参照上一次的原则

3.制定接待工作计划接待计划的重要内容有三项确定接待规格、确定日程安排、提供经费列支⑴人员安排表包括时间、地点、事项、重要人员、陪伴人员⑵日程安排日程安排要详细，包括日期、时间、活动内容、地点、陪伴人员等内容，一般以表格的形式列出

（3）接待经费列支包括1）工作经费租借会议室、打印资料等费用2）住宿费3）餐饮费4）劳务费讲课、演讲、加班等费用5）交通费6）参观、游览、娱乐费用7）纪念品费用8）宣传、公关费用9）其他费用

4.横向沟通⑴横向沟通概念横向沟通一般体现为部门间员工的沟通，在横向沟通中不存在直接的上下级关系横向沟通的目的是为了增强部门间的合作、减少摩擦横向沟通在组织中的体现形式一般为会议、面谈、备忘录、汇报等

（2）横向沟通也许碰到的障碍1）部门“本位主义”和员工短视倾向2）“一叶障目，对企业组织构造的偏见3）性格冲突4）猜疑、威胁和恐惊⑶横向沟通的方略1）选择针对性的沟通形式2）树立“内部客户”的概念3）耐心倾听而不是论述4）换位思索

5.纵向沟通⑴纵向沟通的概念纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通纵向沟通中，从上至下进行的下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键

（2）下行沟通和上行沟通1）下行沟通是管理沟通的主体下行沟通在组织中的体现形式一般为企业政策、汇报、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等2）上行沟通则开辟了一条管理人员听取员工意见、想法和提议的通路，提供员工参与管理的机会，从而减少了员工因不能理解下达的信息而导致的损失⑶纵向沟通也许碰到的障碍1）接受者沟通技能上的障碍2）沟通各方心理活动引起的障碍3）不善聆听4）草率评判5）语义体现和理解方面的歧义⑷纵向沟通方略1）下行沟通方略

①制定沟通计划

②减少沟通环节

③“去繁从简”，减轻沟通任务

④言简意赅，倡导简约的沟通

⑤启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价；采用多介质组合，例如书面形式与电话相结合2）上行沟通方略

①建立信任

②适时采用走动管理，安排非正式的上行沟通

6.冲突产生的原因

（1）信息传达不够精确或不够完整

（2）目的不合，难以合作

（3）责任不明，缺乏效率

（4）敌对或其他负面的感觉

7.冲突处理方略按兵不动、粉饰太平、铁令如山、制定规则、和平共存、讨价还价、弃子投降、全力支持、携手合作信息与档案信息的特性客观性时效性可塑性共享性依附性传递性（通过一定媒介才可传播）开发性（取之不尽，用之不竭）无限性（会随时间推移不停产生）信息种类

（1）按信息源划分自然信息和社会信息

（2）按信息体现形式划分语言文字表象计算机缩微品信息

（3）按信息内容设计领域划分政治经济信息

（4）按信息稳定程度分为静态（资源记录）信息和动态（市场）信息

（5）按来源分为横向纵向信息

（6）按工作作用划分额为预测动态反馈信息信息搜集规定价值性时效性层次性针对性全面性信息搜集措施

（1）观测法

（2）阅读法

（3）问询法

（4）问卷法

（5）网络法

（6）互换法

（7）购置法观测法简朴灵活,能获得较为客观的信息，但信息量有限,深层次信息少合适对人物环境事物实际状况的理解阅读法信息量大波及面广合用性强但有失真的也许问询法灵活实用，信息价值大但费时费力规模小问卷法客观，便于定量分析省时省力效率高但质量难以保证网络法不受时间地区限制，可获取广泛迅速时效性强的信息互换法及时合用针对性强省时购置法可获取系统化专业化的信息来源广但费用高费时费力信息形态

（1）文字形态

（2）声像形态

（3）记忆形态秘书要常常查阅运用信息筛选措施

（1）留心标题

（2）复印裁剪

（3）摘记

（4）标识阐明筛选规定

（1）有指导意义的

（2）与业务有关的

（3）带有倾向性动向性突发性

（4）能预见未来趋势

（5）为决策提供超前服务

（6）剔除过时虚假反复缺乏实际内容的信息

3.3三级秘书（原高级）职业功能能力要求相关知识（-）商能够进行涉外接待

1.涉外接待礼仪务礼仪

2.涉外交往常识i.能够拟订涉外接待工作计划

1.外事工作的原则及要求

一、商务

（二）

2.能够正确安排礼宾次序

2.迎送外宾的要求沟通接待

3.能够指导安排涉外宴请

3.涉外宴请常识

（三）能够选择、运用有效的网络沟通工刖络沟通的特点和形式沟通具，完成内、外部的沟通

1.办公环境和办公布局设置

1.能够按照需求设置办公环境要求

（一）办

2.能够实施办公环境的安全管理

2.办公室人、财、物、信息公环境的

3.能够应时办公环境中出现的紧的安全管理要求管理急情况

3.常见的紧急情况应对知识和方法

1.办公室事务工作流程改（-）办

1.能够提出改进办公室事务流程进的基本要求公室事务的建议

2.文稿审核的方法及相关管理

2.能够审核文稿

二、办公知识室事务和管理

1.能够选择办公设备和办公用品

1.办公设备和办公用品供应

（三）办的供应而商选择的基本原则公用品的

2.能够进行库存监督•

2.办公设备和办公用品收发采购与管

3.能够完成办公设备、办公用品的及库存管理的监督要求理采购工作

3.采购程序及步■骤

1.制定和实施办公室工作

（四）办

1.能够拟订和实施办公室_L作计计划的基本要求公效率和划

2.日常办公事务承办周期时间管理

2.能够建立承办周期制度的要求

1.市场调查报告、述职报告

1.能够拟写市场调查报告常用事务的写作要求

三、常用

2.能够拟写述职报告文书的拟

2.计划、总结的写作要求事务文书

3.能够拟写计划、总结、写

3.招标书、投标书的写作要

4.能够拟写招标书、投标书求职业功能工作内容能力要求相关知识

1.会议方案的内容（―）会

1.能够拟订会议的筹备方案

2.会务机构的分工议筹备

2.能够提出会议预算3,会议预算方案的内容

4.电话会议及视频会议知识（―）会

1.能够做好会务协调

1.会务协调的基本要求议协调

2.能够辅助引导会议按计划进展

2.引导会议进程的方法

四、会议

（三）会与商务活议的善后能够做好会议的总结工作会议总结工作的内容与要求动工作

1.能够组织签字仪式的准备工作L签字仪式的程序

（四）商

2.能够完成典礼仪式的准备与服务

2.典礼的程序务活动

3.能够组织信息发布会

3.信息发布会的程序

（五）商能够拟订大型团队旅行计划并组织实大型团队旅行活动的安排要求务旅行施

1.能够进行信息的开发

1.信息开发的基本要求

（一）信

2.能够进行信息的利用

2.信息利用的基本要点息管理

3.能够利用信息反馈指导工作

3.信息反馈的目的及特点

五、信息与档案能够有效利用档案

1.档案利用的概念、意义和（-）档方法案管理

2.档案深层次开发的概念第二部分复习资料办公室平常事务第一节办公室平常事务

一、值班工作（-）值班的任务和作用值班大体设置值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型值班室的任务重要有如下几种方面

1、办理领导交办的有关事项

2、下班后和放假期间的文献和事务处理

3、来访接待工作

4、沟通上下级通讯联络

5、记好当日大事记（三项记录电话记录、接待记录、值班日志）

（二）对值班室与值班人员的规定值班室要制定严格的岗位责任制,做到职责分明，奖罚分明值班人员必须做到如下几点

1、服务的精神和高度责任心

2、要提高警惕,遵守值班纪律

3、认真做好保密工作

4、接待来访来电要热情

5、要认真学习业务知识，提高业务水平

6、填写值班日志，做好交接工作.

（三）值班日志与交接班填写值班日志应注意如下事项

1、填写值班者的姓名和值班时间

2、填写值班记录做到内容简要扼要，语言规范,字迹清晰,不加评论,不带个人感情,实事求是

3、注意做好交接班工作

（四）安排值班工作，编制值班表

1、值班工作的重要内容记好值班电话记录；记好值班接待记录；记好值班日志；做好信息传递

2、值班表包括的内容1）列出值班时间期限和详细值班时间2）按照规定填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名3）用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案⑶值班管理制度的重要内容信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度

二、印章及简介信的管理工作印信和简介信是各级各类组织对外联络的标志和行使职权的凭证（-）印章秘书部门掌管的印章重要有三种

1、、单位印章（含钢印）；

2、单位领导人“公用”私章；

3、秘书部门的公章印章的作用

（1）标志作用

（2）权威作用

（3）法律作用.

（4）凭证作用

（二）简介信的管理简介信是用来简介被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等状况的一种专用书信，具有简介和证明双重作用出具简介信要通过单位内部的审批手续，填写清晰，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查

（三）印信注意事项

1、印信的刻制

2、印章启用前应备文告知有关部门

3、保管者不得委托他人代管

4、盖章要端正,清晰

5、盖章要领:把握原则，印泥适度,用力均匀,落印平稳

三、电话工作

（一）通话工作的内容包括:打电话、接电话和作电话记录

1、接打电话熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领

2、电话记录它包括五个部分:即来话时间（年月日时分）、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人签名（复述、查对）

3、传话问清收话人姓名、职务、电话号码

（二）通话工作的规定

1、礼貌热情

2、作好记录

3、收话后，必须立即处理问题

4、不属于职权范围内的事，不随便应允或反驳

四、保密工作信息保密是秘书人员的基本和重要的职责,是保卫国家,组织利益的起码的规定一种组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发,将秘密信息控制在一定的范围和时间内,防止被泄露和运用，使其自身价值得到充足有效的实现而采用必要手段与措施从载体上分,信息的安全及保密工作一般包括*口头信息的安全及保密工作1）不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息2）在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息3）只向来访者提供组织容许提供的信息4）按会议规定传达会议信息*纸面信息的安全及保密工作1）接受保密文献要登记，传阅保密文献要签收，保留保密信息要归类，携带保密文献要放在文献夹或文献盒中2）离开办公室时，要把保密文献锁入抽屉或柜子；用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”；高密级信息由工作人员亲自送交收件人3）当传真保密信息时，应使用品有保密功能的接受设备或规定接受人等待在传真机旁4）极为重要但不常常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保留到银行保险柜里；不再需要的保密文献要销毁*电子信息的安全及保密工作1）计算机显示屏应放置在他人看不到屏幕的地方；打印保密材料时要人不离机2）在提交电子信息前要向上级查对，不能给未被授权的人；有保密信息的软盘不应带出单位3）使用密码保护计算机数据，密码应常常更换；不要随意安装借来的程序，常常查毒、杀毒；重要文献要做备份

（一）秘书在保密工作中需要注意的几种方面⑴文献保密做好接受、传递、保管工作

（2）会议保密不能随意扩散和泄露

（3）科技保密

（二）做好特定信息的保密

1、人事信息

2、财务信息

3、产品信息

4、客户信息

五、接待工作接待工作可分内宾接待和外宾接待

（一）内宾接待

1、掌握来宾状况如所属民族、职务、性别、人数、所乘车船班次、时间和大体意图

2、指定专人负责贯彻各项安排

3、搞好迎送、食宿和平常服务

4、理解来访目的，予以必要协助

5、接待来宾应持的态度

（二）外宾接待

1、来宾的性质

2、外宾接待工作的内容，这是具有高度政策性的工作

3、做好各项接待准备工作⑴物质准备（吃住外）⑵人员准备⑶资料准备⑷信息准备⑸政策准备

4、安排好生活服务

5、做好宣传报道和安全保卫工作

6、宴请与赠送活动

7、要安排好外宾的会见

8、做好经费结算与接待工作总结，无遗忘携带之物

（三）送行

六、出差期间的单位工作安排出差期间的秘书工作，应按领导意见与指示、处理有关的事项

七、陪伴

1、陪伴准备

2、物质准备

3、资料准备第二节办公环境管理

一、合理布置办公室（-）布置办公室的规定

1、布置办公室的基本规定

（1）采用一大间办公室

（2）使用同样大小桌子

（3）使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致

（4）将一般有许多外宾来访的部门置于人口处

2、办公室布置的三大原则

（1）有助于沟通

（2）便于监督

（3）协调、舒适

3、办公室布置的详细规定

（二）布置办公室的工作程序

（1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析

（2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来

（3）根据工作需要，选配对应的家俱、桌椅

（4）绘制办公室座位布置图

（5）对设备的安放提出提议

二、营造健康、安全的办公环境（-）安全检查的内容

（1）学法懂法，树立安全意识

（2）上岗前学习有关规章制度

（3）积极识别安全隐患

（4）发现问题，及时汇报

（5）发现设备故障，应立即汇报

（二）健康、安全办公环境的基本规定

（1）办公区建筑必须结实安全

（2）光线应充足

（3）温度要适应

（4）布局应注意通风

（5）办公室空间及作为空间要合适

（6）办公室噪音要低

（7）办公家俱要满足工作需要并符合健康原则

（8）办公区要设置对应的消防设施

（三）工作程序

（1）确定安全检查周期、定期检查

（2）发现隐患，立即汇报

（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务汇报、跟进，直到处理第三节办公设备和用品的管理与使用

一、订购、接受、管理办公用品

（一）有关知识L库存控制概述

2.库存控制卡（-）工作程序1•选择供应商

2.选择订购方式

3.办理进货手续

4.保管

二、数码相机的使用

（一）有关知识数码相机的工作原理数码相机与老式相机的区别数码相机的性能指标

（二）操作环节L拍摄照片

2.连接数码相机与计算机

3.将图片导入计算机

4.编辑图片

（三）注意事项

1.数码相机不合适拍摄自然风光

2.拍摄时要尽量靠近被摄体

3.取景要精确

4.在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光

三、扫描仪的使用（-）有关知识

1.扫描仪的工作原理

2.扫描仪的种类和作用

3.扫描仪的选购常识（-）操作环节

1.安装扫描仪

2.扫描图像

3.扫描文字

（三）注意事项

1.不要忘掉锁定扫描仪

2.注意扫描仪的清洁

3.不要带电接插扫描仪

4.注意更新扫描仪驱动程序

5.不要使用太高的辨别率

6.不要让扫描仪工作在震动的环境中

7.不要频繁开关扫描仪

四、光盘刻录机的使用

（一）有关知识

1.光盘刻录的原理

2.光盘刻录机的分类

3.刻录机重要性能指标

（二）操作环节

1.连接光盘刻录机与计算机

2.光盘刻录机驱动程序与刻录软件的安装

3.制作数据关盘

（三）注意事项

1.安装时注意散热

2.保持清洁

3.防止刻录机长时间工作

4.刻盘过程中的注意事项

5.及时取出盘片

五、投影仪的使用（-）有关知识

1.辨别率

2.亮度

3.对比度

4.带宽

5.均匀度

6.灯泡的类型和寿命

7.接口配置

（二）操作环节

1.安放投影仪

2.连接投影仪与电脑

3.接通电源，设置好输出方式

4.对焦

5.设置辨别率

6.关闭投影仪

（三）注意事项

1.保持投影仪镜头的清洁

2.投影过程中不能用镜头盖遮挡画面

3.不要关机后立即断电

4.不要带电插拔电缆

5.不要频繁开、关机

六、摄像机的使用（-）摄像机概述

（二）基本的摄像技巧

（三）摄像机的操作环节开机、装录像带、拍摄、回放检查、关机

（四）注意事项

1.平常维护

2.镜头的维护

3.磁头的维护

4.磁带的维护

5.电池的使用第四节信息管理

一、秘书信息工作的基本规定一一精确、及时、合用

1、精确要如实地进行反应和描述，决不能迎合个别领导的意图而将状况任意夸张缩小，人为导致信息失真

2、及时信息的时效性决定了信息的生命力在于流动，它的流动速度越快，在实践中获得的价值就高，尤其是经济信息

3、合用合用，既要有针对性，适合领导运用提供信息是为领导决策服务，秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所理解秘书人员在搜集、传递信息时，一定要有鲜明的目的性，时时到处以是适合不一样单位、不一样层次的领导者的需要为出发点但又须看到任何领导者每个时期领导工作均有其中心,均有关注的“热点”和“难点”

二、秘书信息工作的程序包括:搜集——整顿——传递——存储——运用

（一）信息的搜集根据一定的目的,通过不一样的方式搜集,获取信息的过程信息搜集是信息工作的第一步,也是信息整顿的基础

1、搜集内容就某个机关、企业来说,它们搜集信息的内容如下⑴党中央、国务院公布的方针、政策、法规性文献⑵上级机关或领导部门公布的直接与生产、工作有关的指导,指挥性文献如指示、决定、批复⑶本机关、本企业和所属各部门的机构、人员、财力、物力、工作、生产等状况，以及生产计划、指标、记录数据、改革状况、科技发展、经典经验、工作总结⑷本机关执行政策，推进工作以及本企业产品销售后的反馈信息如群众的反应、意见、提议、规定等⑸与本机关、本企、也业务有关的外界状况与新信息如社会动态、思想倾向、都市与农村经济改革⑹与本单位、业务性质相似的其他地区、单位以及国外同行业可供比较的状况材料⑺搜集与本机关企业业务未来发展有关的科技成果（包括新产品、新工艺、新材料）以及先进的经验、措施等信息资料

2、搜集的信息的特点⑴领导者规定秘书人员提供的信息资料大多带有全局性、方向性、综合性与社会组织的整体发展状况大局有关⑵要为变换着的中心工作与临时索要等突发性任务做好准备⑶搜集储存的信息资料大多具有较长时期的使用价值，如起草文献,常常要翻阅过去有关的文献，以求保持政策的持续性;阐明问题或预测未来对常查找过去的资料

3、搜集信息的方式一是，老式搜集形式文献、会议、电话、口头渠道搜集上级来的信息，通过下级机构的口头汇报和书面材料，同级机构其他系统互相互换材料，通过信访或报刊二是，开拓式搜集组织健全的信息网络措施

（1）观测法

（2）阅读法

（3）问询法

（4）互换法

（5）问卷法

（6）网络法

（7）购置法

（二）信息的整顿信息的整顿是对搜集到的大量原始信息,在数量上加以浓缩,在质量上加以提高,在形式上予以体现，使之便于传递,运用和储存的过程，信息的整顿是整个信息工作的关键它包括分类、筛选、校对、加工

1、分类措施A、字母分类法B、地辨别类法C、主题分类法D、数字分类法E、时间分类法

2、筛选措施看来源、看标题、看正文

（1）剔除虚假信息、失效信息和无效信息，从中挑选出有价值的信息除去假的、反复的、过时的、表面的、与本单位关系很小或意义不大的信息,从量与质两方面突出少许的重要信息筛选体现了对内容的初步鉴别，其目的是让领导用至少的时间获得最大量的优质信息

（2）挑选出有价值的信息A、挑选对工作有指导意义,与业务活动亲密有关的信息B、挑选带有倾向性,动态性或突发重要信息C、分析需求,结合中心工作或处理特定问题的需要筛选信息D、挑选能预见未来发展变化趋势,为决策提供超前服务的信息E、坚持信息数量与质量的统一

（3）决定取舍:A、突出主题B、注意经典性C、有新意D、有特点。