老秘谈怎么写公文分享

老秘谈怎么写公文写好公文有什么“窍门”，这是机关工作人员常常遇到的问题本人认为，找“窍门”并非为了偷懒，实际上这是对做好这一项事的谋略问题，也就是借助他人的经验和教训，寻找规律性的东西，不再毫无头绪地去从头盲目探索写好公文的“诀窍”，就是结合自己的实际工作多学、多想、多练，即选准目标、勤学苦练，坚韧不拔、不懈探索，最后由必然王国走入自由王国公文该怎样写？有些人一写文章就落入用什么形式，采用什么格式、构思什么结构的怪圈，实际上这是一个误会文章应该有一种形式，但决定文章怎样写的根本要素是内容，而不是形式公文无非是一个载体，载的内容不同因而载的方法也应不同评价公文写得好不好，主要看行文目的和内容反映得好不好，有没有真知灼见，有没有针对性和指导性，而不是锦绣般的文字目前机关中很多公文的弊病多出在这个方面一是内容空，有其形无其神，言之无物，象似为写文章而写文章二是篇幅长，而且有越写越长的趋势，文章不是围绕一个主题紧密去写，而是摆开架子洋洋万言，生怕把什么事漏了，把所涉及的工作一条不漏地排列开，最后给人的感觉是一份资料、一本流水帐三是论述乱，不分内容特点和对象的知识层次，先论述一番再说，结果议论一番读者最熟悉的东西，毫无作用四是抄袭多现在公文写作中有一种不良作风，就是用剪子加胶水“写”文章，不分时境变化，不分场合变更，照抄照般，搞文字“批发”五是美术化有的人利用计算机优越的打印功能，把公文各种字体、字形、字号摆布赏心悦目,把各级标题“塑造”得很美，追求公文的感官效应这样是写不好公文的还有的文章结构、形式很漂亮气派、词句用得很好，但什么事也没阐明，给人看完后感觉很茫然、一无所得，不能唤起新的启示，这也难以说是一篇好的公文总之，写好公文关键于内容好，能够准确无误于表现出行文目的，有真知灼见，给送达对象以指引、启迪和遵循古人说文无定法作为公文写作来说，虽无定法，却有无形的规范和规律根据实际工作体验，本人认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的

一、老秘谈怎么写公文之一切实领会好领导意图公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动的重要手段因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节想在写文章方面有长进，就必需要反复修改，尤其要乐于让别人修改自己的文章、认真搞好修辞公文修辞的基本要求是四个字简（不罗嗦），切（不空泛）,明（鲜明），2尽（无遗漏）换句话说，就是实现语言表述的准确、鲜明、生动、简练修辞主要有两种方式一个是消极修辞，一个是积极修辞公文写作与文艺创作不同，文艺创作主要是采用形象思维方式，而公文写作主要是采用逻辑思维方式,因而公文写作消极修辞是基本的，积极修辞是争取运用的消极修辞的主要方法，一是锤炼词语，二是选用恰当句式，使公文看起来和谐，用起来准确，听起来悦耳积极修辞主要用描述、替代、引导、变形、排比的方式，使公文生动，增强感染力如把引进外资o和技术比作“借水行舟、借鸡生蛋、借梯上楼”，把部门协作比作“大合唱”采用积极修辞时，夸张的方法要慎用，“双关语”要禁用公文写作注意语言既要用准、用活，还要用响一篇公文中，如果有几句叫得响的语言，往往大增其色，甚至会收到意想不到的效果如“东部大开放，西部大开发”，如“四项基本原则是立国之本、改革开放是强国之路”等使用公文语言，要注意词义概念的准确，口语与书面语的差别；要区分事物的不同分寸、大小、轻重，比如说一个村庄、企业不可讲“取得了巨大成就“，一个基层领导同志不可能“作了重要批示“；要注意感情色彩的不同，贺信、慰问信的语言格调就应该热烈，讣告、悼词和语言格调就应该深沉；要用好模糊与周密、全称与特称，在特别情况下，模糊语言往往是最准确、周密的语言，如“取得了一定成绩”、“尚有不小差距”之类，比用量化概念要准确、贴切得多；还要准确具体表述时间、数字，公文中的年、月、日，是不应简略的、注重改良文风要写好文章，必须注意文风我们所提倡的文风，至少要有这样几条一要3实事求是，不搞虚假浮夸；二要言之有物，不摘华而不实，不搞无的放矢；三要逻辑严谨；四要鲜明生动；五要简洁朴实当前文风中的突出问题是“假、大、空、瘪、长”，其中长最多见的，可以说是久不逾的顽症文章不可长，否则，重要的东西就被淹没了，冲淡了什么时候你总觉着自己Zhi写的文章太长了，那就说明你写文章就有了进步一定要爱惜笔墨，多写一些短而好的文章，切切不可低估了读者的理解水平，切切不可害怕人家看不懂而反来复去地说使文章简练的最好的办法有两条一是使主题集中，一文一事；二是除靴去帽，开门见山，择其要者简述之

四、老秘谈怎么写公文之四语言使用得当不同文种的语言特色是不同的指挥性公文（如指示、意见、命令）的语言，应色彩庄重；知照性公文（如通报、公告）的语言，应通俗具体；报请性公文（如请示、邀请）的语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）的语言，应简约规整；提要性公文（如会议纪要）的语言，应概括凝练总之，语言使用要得当语言使用得当，关键是公文的语法语气要旨如其份所谓语法，也叫“文法”，是语言的结构规律语法包括词法和句法等语气，也是语法范畴之一，通过一定的语法形式表示说话人对行为动作的态度语气，有的是陈述语气，有的是虚拟语气，也有的用语气助词和语调来表达语法和语气相辅相成，不能截然分离但是语气决定使用什么样的语法,而语法又会强化语气效果语法语气可以反映和表达出行文主体的威信和影响力，产生良好的社会共呜效果在起草机关公文时，必须针对特定的事因和对象，注意机关公文的语法语气把握好公文的语法语气，可以充分表达出公文或者其他各种文字材料所要表现的内涵，有利于提高国家机关在社会管理中的影响力和号召力同样，领导的讲话、报告、讲演等也要注意语法语气，这样能进一步体现领导者的讲话意图，有利于实现领导者所要追求的目的

（一）词法公文写作，在遵守写作一般选词规律的同时，重点是掌握好下列修辞方法、敬词为了适应上行、平行文的意境需要，公文写作中应当注重敬词的使用所谓敬词，即1表示尊敬的词语敬词多用于公文主文尾或开端，如“请”、“贵”、“遵照”、“呈”、“报请”、“谨呈”、“为荷”等、雅语公文要求在公文写作中尽可能使用雅语，不用俗语，这是公务活动的严肃性在公文中2的体现所谓雅语，即比较典雅的书面语在雅语的具体运用上应注意，要用规范化的书面语不用口语，即是用雅语，有的典雅词语如“夫人”、“先生”之类，除因礼仪、引用等特殊需要，一般情况下不使用一些文言词语虽然文字简明、含意深刻，但要酌情使用、强调语公文中的主张、意见、要求部分，常常大量用强调语作为每一部分的开始词所谓3强调语，即带有强调口气的词语，多是一些能愿动词，例如“要”、“必须”、“务必”、“坚决”、“严加”、“禁止”、“襁”、“严禁”等、进解对前边使用了一个词，接着做出进一步的解释，这种解释的目的4或是赋以新意，或是拓宽其含意进解方法，在前词与后解之间或是使用“就是“，或用“即”，或用“也就是说”等运用这种修辞方法，可以给读者一个完整的概念和更加准确、清晰的印象，有利于防止歧义、警语公文写作中为了做到言简意赅、发人深省，当多使用一些警语警语在公文中运用主5要有三种一是以格言为特征的警语如“失败乃成功之母”、“吃一堑长一智”等二是以成语为特征的警语“两袖清风”、“一身正气”、“为政清廉”等三是以比喻、歇后等辞格为特征的警语如“夹紧尾巴做人”、“老鼠过街，人人喊打”等、换字它也是在公文写作中较多使用的一种修辞手法所谓换字，就是为了语言表达的准确、6形象、明快，将比较固定的一具词语中的某一个字临时加以更换如“与其说他向前看，倒不如说他向，钱，看”可见换字可使语言很有说服力，铿锵有力，十分生动，形象逼真

（二）句法切实掌握公文写作中的常用句式及其特征是十分必要的，它不仅可以提高公文写作的时效性，而且可以把公文写得言简意赅、鲜明生动公文句式的修辞，除遵守一般写作句式修辞规律外，还要按照公文写作的特殊要求，突出自身的句法特征常用句法有以下几种、以“为”、“为了”做句首，以直接说明目的为特征的句式为了把行文目的准确、简明1的表达出来，便于受文方理解和掌握，常用以介词“为”、“为了”做句首，并切直接讲行文目的句式说明上又分为两种方法一是在“为”、“为了”的后面直接写出目的、对象、内容二是先叙述所提出公务活动中的问题，尔后在“为”、“为了”的后面用“此”、“这一问题”以此说明为什么要行文如“为此，特布告如下”，“为了解决这一问题，特作如下通知”这样做可以使文字简洁明快、以“数词”为特征的浓缩句式为了言简的需要，在公文写作中常对一些内容特定的长句，2通过附以数词手法，进行高度浓缩，使之言简意赅比如，把的基本路线概括为“一个中心，两个D基本点”；再如“两个转变”，“三改三加强”等浓缩句式要借助于数词或数量词采用这种修辞方法，应当注意切勿为浓缩而浓缩，使句意难懂，甚至带来歧义、以“综合”为特征的综说句式使用综说句可以使公文达到简洁、精干的修辞效果所谓综3说句，即把几个并列成分联结在一起，由句中的一个相同意思的成分综合成句的一种句式这种句式一般分作两种情形一是综合修辞在前，并列成份在后如把“实现干部革命化，实现干部知识化，实现干部专业化，实现干部年轻化”，综合为“实现干部革命化、知识化、专业化、年轻化”二是并列成份在前，综合修辞在后这种用法前句多用虚拟语气，，如“只要只要只要就要可见不仅节省文字，而且铿锵有力XXX,XXX,X XX,XXX、以“将”为特征的宾提句式一些批转、转发性通知及载运总结、计划、调查报告等非法定4公文时所用的法定公文（即文件头），通常在开头起笔处采用这种句式这种句式会使语言刚劲有力比如现将《》发给你们，请认真办理”“现将《》送上，请审示”XXXXXXX XXXXXX、以“是”、“妥”为特征的重后句式公文中请示的结语，基本上采用重后句式所谓“重5后”，是指一句话中两个截然不同的含意，一个为“虚”，一个为“实”，而且“虚意”位前，“实意”在后例如“是否可行，请批示”、“当否，请批示”前半句是“虚意”，是作者本心不愿看到的后半句为“实意”,是作者的真正意图请示的结尾采用重后修辞，不仅文字精炼，而且，体现了作者的肯定性要求与工作的严肃性、以“强调语”为首做特征的祈使句式下行文中常用的祈使句，主要有两类一类是带有命6令语气以示肯定的句式如“必须、“要义义”、X XXX“坚决、“严格等，其中处于句首的“必须”、“要”、“坚决”、“严格”均属强XXX XXX”调性词语另一类是带有禁止语气以示否定的句式，如“不准、“严禁、“禁止、X XX”XXX”XXX”“打击等，它们大都是冠以“禁止”、“制止”、“严禁”、“不准”、“不得”等强调意义XXX”词语，以示庄重、严格一些强调词语在祈使句中运用，能进一步加强祈使句的强调语势，给人一种必须照办,不得有误的感觉，这与下行文“令行禁止”的风格与意境密切吻合、以“了”为特征的陈述句式公文中的陈述句有其运用特点，一般在一些类似于“解决”、7“完成”、“锻炼”、“推动”、“开展”、“巩固”、“克、“取得”等动词的后面加助词“了”a”字，直接表示事情的完成时态，下面带宾语，形成一种完成了某一工作、任务，解决了某一问题、困难，取得了某一成绩、进展等时态的动宾句式公文中采用以“了”为特征的陈述句式，有利于把话说的直接、简短、明快，这与公文写作“开门见山”、“直来直去”的意境是紧密相关的

（三）语气一般说来，日常所用语气种类繁多，但使用于机关公文的并不多，常见的有以下几种命令语气、指教语气、定义语气、说明语气或称介绍语气、论述语气、陈述语气等等行政公文的语法语气o不同，给人的内在感受也大相径庭、祈使（命令）语气这种语气是由上级或领导者对下提出一种不得违背、必须遵循执行的1语言气势这种语气更能够体现出权力的强制性和约束性恰如其时其地用一些命令式语气，可以提高感召力，体现出政权力的力量但命令式语气使用不当，例如场合不当、层级不当、比例不当Zhi等，都容易在下级中产生一定的心理抵触因素、指教语气指教语气是老者对少年，上级对下级常用的一种启发教导式的言辞这种语气2有着启发人、教导人、引导人去做某些事情的鼓动力有机关文字中用好指教语气能够充分体现出行政管理的层级和上级机关要谋求达到的行政管理目标但指教语气的用场受讲授者和接受者的制约很大，用不好容易产生负作用、定义语气定义语气一般用于教科书中，之所以在此列出，是因为把某些概念和定义用在3公文中常常起到强化人注意力作用，在一种比较客观平等的气氛中，引导人们的思路，向要表达的方向逻辑延伸这种语气是一种学识多和经验多的表达形式，有一定的征服力，往往可以体现出讲话者处于较高的理论水平和实践层次，强化讲话者的威望这种语气在理性表达时效果较好，但使用过多会让文章呆板、说明语气说明语气给人们的感受不是强制性的，但却有潜在的让人接受的作用，也就是4在平静之中有着潜在的征服作用它能让人在了解事物的真实情况的同时，不自觉地接受某些观点和看待问题的态度同时，说明式语气也会给人谦虚的印象、论述语气论述语气在公文中，特别是在领导人的讲话中常常使用这种语气看似是对某5一论点进行全面的论述，但在机关公文中应用，目的是为了统一人们的思想认识，是为了行政沟通，因而论述式语气的用途往往是说服人，但论述语气过浓，会使文章呆板，没有灵气、陈述语气这种语气与说明式语气比较接近，但不带有对事物的看法，而只是叙述事情发6生变化的经过这种语气常常用于情况反映之类的文字材料中，主要对一个事物进行客观地讲叙，而不带有讲授者的观点公文中要讲求语气的使用艺术，合理使用好语气非常重要语气用得好，能使文字材料充分表达行文主题，达到良好的效果但是在机关文字工作中，人们常常由于语气使用不合理，使公文达不到令人满意的效果用好语法语气应注意以下几点（）确定语气基调语气基调指整个文章语1气基本特征其方法一是根据文种格式确定基调二是根据对象确定基调三是根据事物的重要程度确定基调（）注意语气搭配语气的搭配是指在文章段落中各种语气的使用结构一是根据2表达的主题确定语气搭配二是根据行文方向确定语气搭配三是根据重要观点确定语气搭配（）3把握语气变化主要做到三个结合，一是强制与说服相结合，使读者（听者）达到自觉执行的效果二是理性与感性相结合，给读者（听者）客观真实的感受效果三是说理与启发相结合，给读者（听者）亲切可信的影响效果另外，讲话稿要符合讲话人惯用的语气要根据公文写作的需要和讲话人的思维习惯、讲话习惯、表达方式习惯去写作，去思考

（一）公文写作与领导意图的关系在机关工作应当了解而且必需了解公文写作与领导意图的关系公文与一般文章最大的区别的姓“公”，是公务文书公文写作必须体现“公务”的特征和内涵公务活动特征是层级领导，公文写作当然也要体现层级负责的原则，即行文的目的和要求必须符合领导的意图，最终由领导拍板定论“公务”的内涵表明公务活动是有组织和目标的，是在领导要达到的预期中按一定的方式进行活动的，文字工作也不例外换一句话来说，公文成功与否，在很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度O机关公文写作一般讲有两种情况，一种是职守写作，另一种是授命写作所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，是本职工作中所必需记录、表达、传递公文写作,因而是带有局部性和例行性，公文涉及内容的跨度较小职守写作，写作者最熟悉本职业务工作情况和特点，储备的素材比较集中，专业性较强，文种和格式相对集中，同时由于领导意图平日都以批示和口头的方式给予传达，并切由领导亲自签发,相对来讲写作难度小一些，一般容易被领导认可授命写作，也就是“命题作文”，就是写作者虽不具体从事某项工作，但领导安排要求承担该项工作的写作任务公文中的领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等等，以及领导交办的其它写作任务都属于授命写作授命写作的内容往往带有全局性、综合性、指导性和思想性授命写作的除了要把握好前面所讲五个写作要点外，非常需要体现领导的意图，运用领导者的思维方式，符合领导者平日的讲话习惯和风格授命写作有一个重要原则，就是受命于谁，文章思维和特征服从于谁o在这个基础上融会有关政策、精神和理论，在领导的意图上进行阐述发挥，这样的授命写作才能打得住授命写作切不可人云亦云，没有主见；但也决不可固执已见，把自己的观点强加于领导意图之上，写进公文之中

（二）怎样领会领导意图应当明确的是，领会领导意图并不等于领会领导个人意图，而是领会领导群体工作意图，但也不可排除领导者个人独有的思想观点和某些言语领会领导意图有多种途径，主要的方式有以下几种一是学习好和国家的路线、方针、政策和法律、重要规划，了解每个时期突出强调的方针政D策这是因为领导意图从本质上讲是、国家和人民意志的具体体现因此要把握住这个方面就会把D握住领导意图的总体，这是领导意图最重要的部分二是主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌握领导层的活动意向和动态领导的行政活动是领导意图的具体体现形式，了解了领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时有利于把领导意图具体化三是积极参与领导参加的活动，与领导常谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其连贯思索，这样对领导的思想情况会有系统、整体的理解四是直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题予以澄清这样会避免写出文稿后作大的改动,甚至推倒重来

（三）熟悉领导者的领导习惯领会好领导意图，还应熟悉领导者的思维方式、常用工作方法和讲话习惯这里所要讲的并不是习惯的好坏问题，是讲话者自身一些特有的东西许多公文，特别是讲话和报告类的文字材料，由于是领导者亲自讲，因而要根据个人的思维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果要通过听、谈、议、读等渠道，从领导者讲话中了解个人的特点，然后再将这些特点反映到公文中去否则，文与人的习惯特征不统一，领导者和听众都会产生一种陌生感或不习惯的感觉，不会达到预期的效果从另一个方面来讲，公文特征与领导习惯相差太远而不被领导者看中和接受，也很难完成自己的工作，不利于自身的影响熟悉领导的思维和讲话习惯并不难，只要留心亲耳仔细听几次领导者脱稿讲话,就会熟悉基本特征，再琢磨分析一下，一般都会适应这个适应过程一般可以缩短O一是感受并分析讲话人的思维特征思维指理性认识或理性认识的过程，是人对客观事物间接的和概括的反映语言是思维的工具，但人的思维规律性也反映在语言上，语言表达符合思维的规律性要熟悉领导的思维习惯，主要是看语言逻辑性、看思维的逻辑性强否，分析形象思维和抽象思维、感性思维和理性思维、纵向思维和横向思维、正向思维和逆向思维等方面有什么特点，以及综合分析归纳能力等特点在分析中熟悉了领导者的思维规律性，就容易使写出来的文章被领导者接受o有的稿子写出后被领导调架子，往往是思维特征不同造成的二是感受并分析讲话风格应注意讲话人的语气结构和风趣程度语气结构是指讲话人语言中的语气构成情况，不同的人因修养不同、地位不同常常形成自己的语气特色分析语气结构，注意各种语气的分布情况，所占比例如何，确定讲话人语言的语气基调同时，还应对领导者的幽默特点给予关注，在写作中也有一定体现,使讲话稿活跃、富有生气三是感受并分析讲话人的观点和工作方式领导在不同场合讲话，既是一种说服、教育、引导的思想沟通方式，又是一种行政领导方式为领导者起草的文章能否打得住，很重要的一个方面是该文章能否体现了领导者在工作上的观点和工作方法在某个时候，领导者对某个问题都有相对稳定的看法，对某项工作都有一定的主张，离开这些观点和主张自然不会被领导者接受所以在平时要注意领导者的主要谈话精神、思想认识和某些方面工作的主要意见，常讲的规范性的词句，将此充分应用到写作中去四是感受并分析讲话人的理论层次理论指概念、原理的体系，是系统化了的理性认识科学的理论是客观事物的本质、规律性的正确反映，其重要意义在于它能指导人们的行动了解讲话人的理论层次，可以把握好文章的理性程度，能避免出现常讲实际问题的领导，讲稿理性太重；而常讲理论问题的领导，讲稿理性太轻的问题讲稿理性无论轻重，都要注意理论与实践相结合，没有理论指O导的实践是盲目的实践，脱离实际的理论是空调的理论五是感受并分析讲话人的分析综合能力分析综合能力就是指能否对事物内部的各个方面正确准确进行具体分析，能否正确准确地综合起来把握矛盾的总体，抓住事物的本质，把握事物发展的规律分析与综合贯穿于思维的整个过程把握住讲话人的分析综合能力，才能在起草文字过程中确定理性分析的“平台”，才能使领导者感到文章是与其自身分析认识客观事物的能力是相符的，要求是一致的

二、老秘谈怎么写公文之二广泛收集素材拥有充分的素材是撰写好公文的基础写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群-平时注意收集分析材料公文写作决不可凭主观想象，而是要建立在充分素材的基础上，这就提出了材料的收集分析问题收集材料，就是掌握素材，包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点素材是公文写作的基础，如同搞建筑一样，必须有水泥钢筋、木石砖瓦等建筑材料要注意“备料”一定要充裕，“材料”要包括思想观点,特别是一些带战略性的思想有人对收集材料觉得并不重要，不当回事，而在写作运用时却常常有了新的认识，感到它的使用价值了，后悔没有积累，再找时间来不及了,甚至无法找到有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点，一个事例，一句话，这个材料没有白白积累因此积累时不可嫌多，运用时又不可能很多，这也许就是素材积累与使用之间的一个特点收集材料主要有三个途径、调查研究，取得第一手现实材料特别是写“讲话稿”、“意见”、“规划”时特别需要这1样的依据通过调查取得的第一手材料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深深入实际、深入群众、深入现场往往是处于复杂多样的境状之中，各种矛盾、问题及思想认识交织在一起这就需要在调查了解情况时，坚持实事求是的思想路线，不唯上，不唯书，坚持真理，不看风使舵，不随风倒，更不能带着各种框框去找材料，削足适履，歪曲事实要客观地倾听，平等地讨论，适当地提问，注意点面情况的结合，对调查的材料要做必要的核实、广开材源，积累第二手材料即收集一些与所写公文有关事物的变革情况，以便分析其发展2变化，作出正确的分析判断，提出有见解的观点报纸、文件、会议材料，信息、简报等与自己工作有关的材料等等，都可及时记下来，分门别类，积累起来，用时非常方便这些材料一般是用于作背景材料，或作对比、深入了解的线索，或作为研究分析的借鉴、有备无患，储备基础材料积累一些与公文写作有关的公文，包括法律、规章、政策、文件、3讲话、纪要等，甚至收集一些古今中外的精辟议论，作为形成公文观点和进行综合分析的依据，或直接引证所用调查、收集、积累材料有三忌一忌凭兴趣出发，要从工作需要、贯彻执行的方针政策的需D要出发；如果凭兴趣出发，就可能片面、狭隘，甚至有意无意地歪曲了材料二忌听风就是雨，道听途说，一知半解，凭想当然办事三忌实用主义地调查收集材料总之调查积累材料，要靠勤看、勤问、勤想，一要广，二要实这样可使你的材料库和思想库应有尽有，样样俱全，头绪清晰，有备无患，垂手可得

（二）注意加强对材料的系统分析公文写作选材用料关键在分析有分析才能选择材料反映的情况是错综复杂的，往往真假相间，精粗并存，表里难分，彼此相关，必须进行去伪存真，去粗取精，由表及里，由此及彼的分析改造玉不琢，不成器许多人装订了一本本材料，但不去分析研究，派不上用场，或不得其用，失去时效，积累了又有什么用处所谓分析，一是分析事物之间的复杂联系所谓分析事物的复杂关系，方面很多,难以尽列举例来说，事物之间有因果关系，或然关系、平行关系（如鹰击长空，鱼翔浅底）、隶属关系、对抗关系等等，弄错了这些关系，就不能写出服人的报告、讲话及其他文件，甚而会闹出笑话弄清关系，才能找到规律，正确反映规律二是分析所掌握材料的典型性，即在某种范围内的普遍意义，要善于分析材料的代表性和价值分析材料，要站得高，看得远，仁者见仁，智者见智站得高，从根本上说，就是要站在马克思列宁主义立场上，用科学的世界观、方法论来看问题要有政高度，联系Zhi路线、方针、政策，特别是一个中心两个基本点；要有理论高度，议大事，懂全局，看本行这样才能抓住有价值的材料，认识材料的价值三是分析材料的真伪，要分析真伪，去伪存真对无论多么复杂问题，只要出于公心，做到“兼听”，就不难办到这一点四是分析材料的内在价值、分量、意义分析材料最重要的是要发现新情况、新问题，能把萌芽的东西迅速准确地抓住古人讲“见微而知著”现实生活中有许多代表社会发展、历史发展方向的新生事物，当其萌芽时，很幼弱，习惯势力往往对它评头论足，不适宜地埋怨,数不清的清规戒律，抱无穷的忧虑没有新生事物社会就没有生气，没有前途，看准并支持新生事物意义重大我们必须善于从常人不以为然的现象中发现有重大价值的东西,要善于从表象看到实质，从个别看到一般，从平凡发现伟大，从现在预见未来在这个意义上说，要敢于“标新立异”总之，学会分析材料才能学会识别材料，在平常中发现不平常进一步说，只有学会分析材料，才能学会选择材料、提炼材料，使具体上升到抽象，由感性上升到理性这就是要讲的一个方面

（三）系统思索储蓄观点好文章要有真知灼见，那就要在思想认识达到一定程度，形成观点群并有较强的逻辑线索之下才能形成历史上的不朽名作，都是在相当的思想积累、生活积累、感性积累，观念积累之下，经过提练加工完成的例如作家的成名作、代表作，就是作者在充分的积累和加工条件下写成的同样有些作家写了一两本好书再写不出新东西，也是积累不足或者耗尽的缘故我们所讲的观点问题，实际上就是对客观事物的分析认识得出的结论，是在认识客观事物运动规律的前提下如何结合实际去有针对性地认识问题、揭示问题、解决问题思路写文章不能就事论事，要把理性与现实结合起来有了材料，不能堆砌，而要虚实结合，理论联系实际无实，空洞无据，不能服人，更不能具体生动地感人；无虚,就事论事，就没有浓度，不能发人深思，启迪人的智慧选材用材得当才能避免“空”和“长”的问题所谓储备观点，就是讲要注意积累一些有战略性的思想，有备无患，需则用之这样在写文章时，就可以在分析、选择、提炼材料的基础上以逻辑思维为经，以事实叙述加必要的形象描述为纬，织出美的绫罗绸缎来否则现学现卖、现想现卖都不会搞好文字工作一个没有观点储备的领导人不o是称职的领导，同样一个没有观点储备的文字工作者也不是合格的观点问题是思想活动的问题，与一个人认识客观世界、运用所具有知识的能力有相当大的关系，因而又是个素质问题，需要一定的时间，付出相当的努力才能有提高在这个问题上幻想一劳永逸和立竿见影都是不可能的一些同志写作公文往往摆不脱抄公文的困扰，东拼西凑，通篇都是从概念到概念，内容空泛，不分析解决实际问题这种现象往往要经过一个过程才能克服就需要在实际中经过理论联系实际的学习探索，学会调查研究收集材料，分析材料，提炼材料，学会如何去综合和概括，有敏锐的观察力当然也要加强其他方面的修养锻炼储备观点关键要能抓住抓准问题抓问题是指抓一个时期有反映价值的情况能不能写出有意义、有分量的文章，首先看问题抓得准不准问题抓得准，抓在点子上，抓在要害上，抓在火候上，文章就有了生命力，写的文字差一些也不要紧,那只是个修改、补充问题了反之，问题抓不准，文字写得再好，精雕细刻，也不能用所谓抓在点子上，就是说现实生活中，实际工作中有这个情况，而且是个重要情况，而中和上级部门正需要了解这个情况；抓在火候上，就是眼下最需要Y这个情况，早了不行，迟了也不行；抓在要害处，就是抓住这个情况的最本质最关键的部分，而不是拖泥带水，喧宾夺主抓题目一定要思想解放，敢于思索，富有创新精神当今需要在坚持大原则前提下，勇于创新，提出并写出别人没写出的问题，提出并写出人人心中有而笔下无的东西，写出别人欲言而又未言的东西横量一个文字工作者水平的标准有三点别人没想到的你写出来了，为上；别人想到但没说出来而你写出来了，为中；别人想到并说出来了而你又说出来的，为下由此可见抓问题对提高文字水平十分重要

三、老秘谈怎么写公文之三安排文章结构所谓双层思维就是在文章特别是那些常用公文运用的写作方法第一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇第二层就是基本柜架通过后再围绕表达主题在语言、逻辑方面进行“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写中按这两层次运行，提出一个较细纲目，形成基本雏形，然后再从观点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工这样做，往往可以节省不少的时间和精力其原因很简单，授命写作不是个人说了算，而是领导意见决定文稿成功与否，这样会经常出现与领导要求不符的情况如果所有的精力时间都用上，也难得一次就通过再着说，精力无重点地使用，不利于思考和提高构思的效果，本身就不利于提高通过率当然对一些简短和非常熟悉的文章应潇洒一气哈成，效果也会很好

（一）设计好文章结构围绕主题设计结构是起草文稿的重要方略一个写作任务下来，撰写者首先应当在这方面下功夫，不能一见任务就作战术考虑，马上钻到具体材料的遣词造句的技术工作中去文件起草，首先是从宏观上考虑，如同盖房子先要有设计，有骨架一样，如果设计结构不行，只是在粉刷装修上下功夫，房子质量就没有根本上的保证，甚至还会塌下来报告起草常常见的大返工，往往出在内容及主体结构上所以，撰写者首先要使自己成为一个具有战略眼光的人，拥有领导方略，会谋篇布局结构就是言之有序，就是文章内容的组织和排列形式，即构思、谋篇安排结构的基本原则是四个字不板不乱意即不死板，不杂乱具体要求有四一是纲目清楚，思路贯通；二是层次清晰，段落完整；三是衔接紧密，符合逻辑；四是开头明快，结尾有力安排结构要考虑到以下四点第

一、全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要第

二、层次段落要围绕主旨，按照表现事物本质和特征的需要来安排第

三、条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受第

四、各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体尽管公文种类繁多，但基本结构形式并不复杂主要有三种形式一是纵向结构,有递进式、时序式、倒悬式等二是横向结构

一、

二、

三、四，平排开来三是纵横结合结构，象前纵后横，纵横交叉等，长篇公文多采取这种办法如要写一篇年度工作总结，前半部分按时间顺序概述一下工作情况，后半部分提炼出几条工作经验，横向排列开来，此种写法就是“前纵后横”通常情况下，层次段落的安排，取决于观点及观点间的联系，而主次则决定着详略和先后布局的方式一般有两种一是列书面提纲提纲是详是略，应根据公文内容需要和作者的行文习惯而定一般搞文字工作的人都有体会，重要公文、尤其是多人参与写作的公文，诸如大型会议上的领导同志讲话之类，提纲应尽可能列得细一些，甚至可以细到每段几个层次，每个层次阐明什么问题以及精彩的阐述语言等这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇象样的公文二是打腹稿虽没布局成文，但中心有个轮廓勾画，短一些、急一些的公文多采取这种办法

（二）雕琢好文章品质文章在写作过程中，要在“精于战略”的同时也要“娴于战术”写作时要尽可能的排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路而当文章草就之后，则须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改有人说“一成文章半成改”，有的甚至说“文章是改出来的“，可见修改文章在写作中非常重要、深入发掘主题修改的重点是十六个字深化主题，增删材料，调整结构，润色文字第一，1深化主题，既有在原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换尤其要注意看主题是否符合上级精神，领导意图和本地实际第二，改动材料累赘的，要删剪；不足的，要增补；过细的要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换第三，调整结构凡是层次段落不清楚，连结不紧凑交待不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列第四，润色语言一是消肿，将多余的段、词、句、字删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份;三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色修改有基本方法一是读改法自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改尤其是领导同志的讲话，采取这种办法最好二是冷处理文稿拟就之后,暂时搁置一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病三是集体会诊稿子写成之后，请熟悉文字或相关业务的同志共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏执时间和条件允许，可以发征求意见稿，在较大范围内修改四是求助高手可请领导或文字经验丰富的同志帮助修改在修改时最忌讳的是保守残缺、固执已见，怕别人对自己的文章挑剔、修改应当懂得，若。