信息化档案管理制度

42.

2.

61.

7.

4.

2.硬件设施保障配备符合国家标准的档案管理专用服务器，确保数据存储的安全性和系统的稳定运行同时，定期对硬件设备进行维护和升级，以适应不断增长的数据存储需求软件系统维护采用先进的档案管理软件，定期进行系统更新和维护，确保系统功能与国家档案管理法律法规及行业标准保持一致同时，对软件进行安全检测，防止病毒和恶意软件的侵害数据备份与恢复建立完善的数据备份机制，定期对系统数据进行备份，确保在数据丢失或系统故障时能够迅速恢复，降低档案管理风险安全防护措施实施网络安全防护措施，包括防火墙、入侵检测系统、数据加密等，确保档案数据的安全性和保密性技术培训与支持对档案管理人员进行信息化档案管理系统的操作培训，提高其使用效率同时，设立技术支持热线，为用户提供及时的技术咨询和故障排除服务系统兼容性确保信息化档案管理系统与现有办公自动化系统、电子公文系统等实现无缝对接，提高档案信息的共享和利用效率应急预案制定档案管理系统故障应急预案，明确故障处理流程和责任分工，确保在系统故障时能够迅速恢复正常运行信息化档案的收集与整理

3.全面性原则收集档案时，应确保覆盖单位所有业务领域，不遗漏任何具有保存价值的电子文件真实性原则收集的档案资料必须真实可靠，严禁篡改、伪造档案内容及时性原则对具有保存价值的电子文件，应在第一时间进行收集，确保档案的时效性安全性原则在收集过程中，要确保档案信息安全，防止数据泄露、丢失和损坏单位内部产生的各类电子文件，如办公文档、项目管理文档、合同协议等单位与外部单位进行交流、合作过程中产生的电子文件，如往来信函、会议纪要、合同协议等单位在履行职责、开展业务活动中产生的各类电子文件，如政策法规、标准规范、统计数据等直接收集:通过单位内部信息管理系统、办公自动化系统等渠道,直接收集具有保存价值的电子文件间接收集通过档案管理部门与其他部门、外单位之间的协作，收集相关电子文件网络收集利用互联网资源，收集具有保存价值的电子文件，但需确保收集内容的合法性和真实性分类整理按照档案的来源、内容、形式等特征进行分类，便于查阅和管理编目整理对收集到的档案进行编目，建立档案目录，确保档案检索的便捷性标准化整理遵循国家档案管理的相关标准和规范，确保档案整理的科学性和规范性数字化整理将纸质档案、录音、录像等非数字化档案进行数字化处理，提高档案利用率定期检查对已整理的档案进行定期检查，确保档案的完整性和准确性

3.1收集原则全面性原则收集档案时，应全面涵盖单位内部各部门、各层级、各类型档案，确保档案资料的全面性和系统性真实性原则收集的档案资料必须真实、可靠，不得篡改、伪造档案内容，确保档案的原始性和可信度规范性原则严格按照国家有关档案收集的法律法规、标准规范和制度要求，规范档案收集工作流程，确保档案收集工作的合规性及时性原则对具有保存价值的档案资料应及时收集，避免因时间延误导致档案资料的丢失或损坏准确性原则在收集档案资料时，应确保档案内容的准确无误，对档案名称、编号、分类、内容等关键信息进行严格审核安全性原则在档案收集过程中，要确保档案资料的安全，防止档案资料在收集、整理、归档等环节中发生泄露、丢失或损坏可追溯性原则收集档案时应注重记录档案来源、收集时间、收集人等信息，便于后续查询和追溯经济性原则在保证档案收集质量的前提下，合理控制档案收集成本，提高档案资源的利用率

3.2收集范E单位内部各类文件、资料、图表、数据等，包括但不限于各类报告、请示、批复、通知、会议纪要、工作总结、调研报告、工作计划等与单位业务相关的法律法规、政策文件、行业标准、合同协议、招投标文件等单位内部各类项目、工程、活动的档案资料，包括项目立项、设计、施工、验收、使用、维护等全过程文件单位内部人员的人事档案，包括个人简历、工作经历、培训记录、考核评价等单位内部信息化系统建设、运维、升级改造等过程中的各类技术文档、操作手册、系统日志等

3.3收集方法电子文件自动采集通过单位内部办公自动化系统，如系统、系统等，实现电子文件的自动采集系统自动将业务流程中的电子文档转化为档案格式，确保文档在生成的同时即被纳入档案管理系统纸质文件数字化对于无法直接电子化处理的纸质文件，应采用扫描、拍照等方式进行数字化处理数字化过程中，需确保图像清晰、文件结构完整，便于后续的检索和使用网络资源采集对于来源于网络的外部信息，如市场调研报告、行业政策等，应通过合法途径进行采集采集过程中，需注明信息来源，确保信息的真实性、完整性和时效性档案移交与接收按照国家档案局相关法律法规，定期与相关部门进行档案移交与接收工作移交的档案应按照档案分类标准进行整理，确保档案的有序性信息收集与整理通过查阅文献、调研、访谈等方式，收集与单位业务相关的信息资料收集的信息资料应进行分类、整理，并按照档案管理的相关规定进行归档用户提交鼓励单位内部员工主动提交个人在工作中形成的重要电子文件，如报告、总结等对员工提交的文件，档案管理人员应进行审核，确保文件符合档案收集要求定期清理定期对已收集的档案资料进行清理，删除重复、过期或无保存价值的档案，确保档案库的精简和高效

3.4整理流程归档准备各部门在完成文件材料的形成、积累工作后，应按照归档要求，对文件进行分类、整理，确保文件内容完整、准确，符合归档标准文件鉴定对收集的文件材料进行鉴定，区分永久、长期、短期保存期限，并剔除无保存价值的文件，确保档案的合理保存文件编码按照《档案分类与编码规则》对文件进行分类编码，确保档案的检索和利用便捷纸质文件数字化对需要永久保存的纸质文件进行数字化处理，确保档案的长期保存和便于检索利用电子文件归档对电子文件进行整理，确保文件格式、内容完整，并按照规定进行归档档案整理按照《档案装订规范》对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、美观和便于保管目录编制编制档案目录，包括案卷目录、文件目录等，方便档案的检索和查询档案上架根据档案分类和编号，将档案有序上架，确保档案的存放安全、便于管理和利用档案维护定期对档案进行检查和维护，防止档案因自然或人为因素造成损坏档案利用根据档案利用规定，为内部和外部用户提供档案查阅、复制等服务，确保档案的合理利用5分类与编号

3.分类应保持稳定性和可扩展性，适应档案数量的增长和业务发展的需要综合类档案包括行政管理、人力资源管理、财务管理、党务工作等综合性档案类别号:根据档案类别划分,采用两位数字表示,如综合类为“01”件号采用两位数字表示，表示同一类别、同一年度内档案的顺序，如第I件档案为“01”当档案类别、数量或内容发生变化时，应予以调整，确保分类体系的准确性和完整性信息化档案的存储与管理

4.根据档案类型和存储需求，选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、磁带等备份策略应包括全备份、增量备份和差异备份，根据实际情况灵活调整备份数据应存储在安全可靠的异地，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失定期对档案数据进行病毒检测和清理，防止恶意软件对档案数据的破坏建立安全审计制度，记录档案数据访问和操作情况，为安全事件提供追溯依据

4.1存储介质选择安全性:存储介质应具备良好的数据安全性，能够有效抵御病毒、误操作、物理损坏等因素对档案数据的威胁可靠性选择具有较高可靠性的存储介质，保证档案数据的稳定存储和快速访问兼容性存储介质应具备良好的兼容性，能够适应不同型号的计算机设备和操作系统，确保档案数据在不同环境下都能被读取和使用可扩展性存储介质应具备一定的可扩展性，以便随着档案数量的增加和存储需求的提升，能够方便地进行升级和扩充经济性在满足上述条件的前提下，应优先考虑经济性，选择性价比高的存储介质硬盘存储采用高速、大容量的硬盘作为主要存储介质，适用于日常档案的存储和备份光盘存储作为辅助存储介质，适用于档案的长期保存和备份，具有较好的防潮、防磁性能磁带存储对于需要长期保存且数据量较大的档案，可以考虑使用磁带存储，但需定期进行数据验证和转移，以防止数据损坏云存储利用云计算技术，将档案数据存储在云端，实现远程访问和数据备份，提高档案管理的灵活性和安全性选择存储介质时，应综合考虑档案的属性、存储需求、预算等因素，确保档案信息的安全、完整和可访问性2存储环境要求

4.

8.3413数据备份与恢复

4.备份内容应包括系统数据库、应用程序配置文件、用户数据等关键信息备份日志应详细记录备份时间、备份内容、备份介质等信息，便于后续查询和恢复恢复过程中，应先进行数据一致性检查，确认数据完整无误后再进行系统恢复定期进行备份与恢复测试，以验证备份策略的有效性和恢复流程的可行性4安全管理

5.权限控制对系统用户进行严格的权限管理，根据用户职责分配不同的操作权限，确保只有授权用户才能访问、修改或删除档案数据访问控制实施严格的访问控制策略，限制外部访问，确保档案数据仅在内部网络中传输和使用数据加密对存储在数据库中的敏感档案数据进行加密处理，采用强加密算法，防止未授权访问和数据泄露备份与恢复定期对档案数据进行备份，确保在数据损坏或丢失时能够及时恢复备份应存储在安全的环境中，并定期检查备份的有效性日志管理系统应记录所有用户操作日志，包括登录日志、操作日志、错误日志等，以便于追踪和审计病毒防护定期对系统进行病毒扫描，确保系统免受恶意软件的侵害，保障档案数据安全安全审计定期进行安全审计，评估系统安全性能，及时发现并修复安全漏洞物理安全确保服务器和存储设备的安全，防止物理损坏或盗窃,如安装监控设备、设置访问控制等员工培训对涉及档案管理的人员进行安全意识培训，提高员工的安全意识和操作技能应急预案制定应急预案，明确在发生安全事件时的应急响应流程，确保能够迅速有效地处理安全事件5查询与利用

6.信息化档案管理系统应设定不同级别的查询权限，确保档案信息的安全和保密具体权限如下系统应支持按档案名称、档案编号、档案类型、归档日期、责任部门等条件进行精确查询用户申请借阅档案时，应填写《档案借阅申请单》，经档案管理人员审核批准后方可借阅用户需要复制档案时，应填写《档案复制申请单》，经档案管理人员审核批准后方可进行用户需要打印档案时，应遵守相关规定，不得擅自复制、传播或泄露档案信息系统应对所有查询和利用行为进行记录，包括查询时间、查询人、查询内容、利用方式等，以便于管理和监督信息化档案的利用与维护

5.合法性原则档案利用必须符合国家法律法规和档案管理相关规定，确保档案的合法性和安全性真实性原则提供的信息化档案应当真实、准确、完整，不得篡改、伪造保密性原则对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的信息化档案，应当严格保密线上查询通过档案管理系统，用户可以在网络环境下实时查询和下载档案信息线下查阅用户可到档案管理部门实地查阅档案，工作人员提供必要的协助复制利用用户可按照规定程序，对信息化档案进行复制，但不得擅自篡改内容系统维护定期对档案管理系统进行维护和升级，提高系统性能和安全性权限管理对档案管理系统进行严格的权限管理，确保只有授权人员才能访问档案信息培训指导对档案管理人员进行培训，提高其信息化档案管理和利用能力定期对信息化档案的利用情况进行评估，包括利用次数、利用效率、用户满意度等指标，以便不断优化档案管理和服务水平评估结果应及时反馈给相关部门，为改进档案工作提供依据

5.1利用规定合法用途档案利用必须符合国家法律法规、档案法规及本制度的规定，仅限于合法、正当的目的查阅权限档案查阅实行实名登记制度，查阅者需提供有效身份证明根据档案的密级和保密要求，查阅者需具备相应的查阅资格查阅方式档案查阅应通过信息化系统进行，查阅者应按照系统操作指南进行操作，不得擅自复制、打印或下载档案内容保密要求查阅档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私对涉及保密内容的档案，应采取加密或脱密处理借阅规定确需借阅档案的，应填写借阅申请，经档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续借阅期限由档案管理部门根据档案性质和利用需求确定归还管理借阅的档案应在规定期限内归还，归还时需检查档案是否完好无损如发现档案遗失或损坏，查阅者应承担相应的责任档案复制档案复制需经档案管理部门批准，复制件不得用于非法用途复制过程中，应确保档案内容的完整性和准确性违规处理违反本规定的，视情节轻重，给予警告、通报批评、罚款等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任定期检查档案管理部门应定期对档案利用情况进行检查，确保档案利用规定得到有效执行

5.2利用程序权限管理系统根据用户角色分配相应的权限，确保档案的访问权限与用户职责相匹配用户需通过身份验证后方可访问系统，访问权限可根据实际工作需要调整检索功能系统提供全文检索、分类检索、关键词检索等多种检索方式，用户可快速定位所需档案信息借阅申请用户需填写借阅申请单，注明借阅档案的名称、数量、用途等信息，经审批后方可借阅在线查阅对于公开档案，用户可直接在线查阅，系统将对查阅记录进行跟踪和记录下载与打印用户在获得授权后，可下载或打印所需档案下载和打印功能应限制在合理范围内，防止档案信息泄露档案修改与归档档案管理人员对系统内的档案信息进行修改时,需严格遵守相关规定，确保档案信息的准确性和完整性修改完成后，应将修改后的档案及时归档数据备份与恢复系统定期进行数据备份，以防数据丢失或损坏在数据丢失或系统故障时，能够及时恢复数据，保证档案信息的安全系统日志系统记录所有用户操作日志，包括登录、检索、借阅、修改、删除等操作，以便于追踪和审计培训与支持定期对用户进行信息化档案管理系统的操作培训，确保用户能够熟练使用系统同时，设立技术支持热线，及时解答用户在使用过程中遇到的问题

5.3维护与更新系统管理员应定期对信息化档案管理系统进行检查，包括系统运行状态、数据完整性、安全防护措施等检查周期可根据系统运行状况和业务需求进行调整，但原则上不少于每月一次系统管理员需定期对档案数据进行备份，确保数据安全备份方式可采用全备份和增量备份相结合的方式，备份介质可采用磁盘、磁带或云存储等同时，应制定数据恢复预案，确保在数据丢失或损坏时能够迅速恢复随着信息技术的发展，信息化档案管理系统需不断进行升级和更新系统管理员应根据实际需求，定期评估系统版本，及时升级至最新版本，以获取新的功能、性能和安全特性为保障系统维护与更新工作的顺利进行，应与系统供应商建立良好的技术支持合作关系，定期进行技术交流与培训同时，对内部管理人员进行系统操作和维护技能培训，提高维护效率档案资源作为信息化档案管理系统的核心，需及时更新系统管理员应定期对档案资源进行审核，确保其真实、准确、完整对于新增档案资源，应及时录入系统，对于失效或过时的档案资源，应予以清理随着信息化档案管理工作的深入开展，制度内容可能需要根据实际情况进行调整和完善系统管理员应定期对《信息化档案管理制度》进行修订，确保其与当前工作需求相适应4紧急情况处理

7.应急预案制定根据信息化档案的特性和潜在风险，制定详细的应急预案，包括但不限于自然灾害、火灾、电力故障、网络攻击等紧急情况应急响应机制建立快速响应机制，明确各部门的职责和任务分工，确保在紧急情况下能够迅速采取行动数据备份与恢复定期进行数据备份，并确保备份数据的完整性和可用性在紧急情况下，能够迅速恢复关键数据，减少数据损失紧急通讯渠道建立畅通的紧急通讯渠道，确保在紧急情况下，相关人员能够及时获取信息并采取行动火灾立即启动灭火设施，并通知消防部门；同时，关闭所有电子设备，防止火势蔓延电力故障启动备用电源，确保关键设备的正常运行；同时，通知相关部门，尽快恢复电力供应网络攻击立即断开受攻击的网络，防止信息泄露；同时，启动应急响应程序，进行系统安全检查和修复事故调查与分析紧急情况处理完毕后，立即进行调查和分析，找出事故原因，采取相应措施防止类似事件再次发生记录与报告对紧急情况的处理过程进行详细记录，包括处理措施、参与人员、处理结果等，并及时向上级部门报告信息化档案的归档与销毁

8.完整性原则归档的电子档案应保持其原始性，包括文件内容、结构、属性等安全性原则归档的电子档案应采取必要的技术手段进行加密和存储，确保档案信息的安全可利用性原则归档的电子档案应便于检索和利用，符合国家档案管理规范档案形成部门在电子档案形成过程中，应及时将电子档案按照规定的格式进行整理档案形成部门在归档前，应对电子档案进行质量检查，确保档案的完整性和准确性档案形成部门将电子档案报送至档案管理部门，由档案管理部门进行审核、登记、分类、存储销毁范围确需销毁的电子档案，包括已过保管期限的档案、无保存价值的档案、因技术原因需要销毁的档案等销毁程序销毁电子档案前，应由档案管理部门提出销毁申请，经单位领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁方法销毁电子档案时，应采用符合国家标准的销毁设备和技术，确保档案信息无法恢复销毁记录销毁电子档案后，档案管理部门应做好销毁记录，包括销毁时间、地点、方法、负责人等信息，并妥善保存销毁监督档案销毁过程中，应有专人负责监督，确保销毁工作符合规定

9.346信息化档案的收集与归档，明确各类档案的收集范围、归档流程和归档要求；信息化档案的整理与分类，规定档案的分类标准、编号规则和目录编制要求；信息化档案的利用与服务，明确档案查询、借阅、复制等服务的流程和权限；信息化档案的安全与保密，加强档案信息安全防护措施，防止档案信息泄露和篡改；信息化档案的培训与交流，提升档案管理人员的信息化素养和业务能力通过实施本制度，旨在提高我单位档案管理的信息化水平，促进档案资源的合理利用，为单位的决策提供科学依据，保障单位工作的顺利进行

1.1制定目的鉴定与销毁根据档案的保存价值,对归档的电子文件进行鉴定，对无保存价值的文件按规定的程序进行销毁版本控制对于同一文件的不同版本，应进行版本控制，确保归档的是最新或最权威的版本2归档程序

6.文件收集与整理各部门应定期收集本部门形成的各类文件资料,包括纸质文件、电子文件和声像文件等收集过程中，应确保文件资料的完整性和准确性，并对文件进行初步分类和整理文件鉴定根据国家档案管理的相关规定和本单位的实际情况，对收集到的文件资料进行鉴定，确定其保存价值鉴定内容包括文件的形成时间、内容、价值等，对于不再具有保存价值的文件，应予以销毁纸质文件应整理成册，按照规定的顺序排列，并在封面注明文件名称、归档日期、页数等信息电子文件应转换为标准格式，并进行压缩处理，确保文件的完整性和可读性归档登记对准备归档的文件资料，应填写《归档文件登记表》，详细记录文件的基本信息，包括文件名称、归档时间、卷号、件号等归档交接各部门将整理好的文件资料提交给档案管理部门，档案管理人员对文件进行验收，确认文件数量、质量和完整性无误后，办理交接手续归档保存档案管理部门应将接收的文件资料按照档案分类体系进行分类、编目和上架保存，确保档案的有序管理档案利用档案管理部门应建立健全档案查阅制度，为内部和外部用户提供便捷的档案查阅服务，并严格履行档案保密义务归档监督档案管理部门应定期对归档程序进行监督和检查，确保归档工作的规范性和有效性对于违反归档规定的行为，应予以纠正并追究相关责任3档案销毁

7.依法依规档案销毁必须严格按照国家档案管理的法律法规和本制度的规定执行，确保档案销毁的合法性和合规性审慎操作对拟销毁的档案进行严格审查，确保无保存价值后方可进行销毁安全保密销毁过程中，必须采取有效措施，确保档案内容的保密性，防止泄密事件发生审批手续档案销毁前，需经单位档案管理部门负责人审批，并报上级主管单位备案编制销毁清单档案销毁前，需编制详细的销毁清单，包括档案名称、卷号、数量、存放地点等信息审查审批销毁清单经单位档案管理部门负责人审查批准后，报上级主管单位备案记录备案档案销毁完成后，需填写《档案销毁记录》，详细记录销毁时间、地点、人员、销毁方式等信息，并报上级主管单位备案电子档案销毁可采用数据抹除、格式化硬盘、物理销毁硬盘等方式进行销毁监督部门对档案销毁工作进行监督，确保档案销毁工作的合法、合规、安全进行4销毁记录

8.记录保存销毁记录应妥善保存，保存期限应不少于销毁档案的保管期限记录保存应采取以下措施销毁报告销毁完毕后，应填写销毁报告，报告内容应包括销毁记录中的关键信息，并经档案管理部门负责人审核签字后存档监督与审计档案管理部门应定期对销毁记录进行检查，确保销毁工作符合国家相关法律法规和本制度要求必要时，可邀请审计部门进行专项审计责任追究对于违反销毁规定，造成档案信息泄露、丢失或毁损的，应根据情节轻重，依法依规追究相关人员的责任信息化档案的安全保障

9.物理安全对存储信息化档案的设备进行物理隔离，确保设备安全禁止非授权人员接触档案存储设备，对档案室进行24小时监控,防止盗窃、火灾等物理风险网络安全加强网络防火墙和入侵检测系统建设，对内外部网络进行隔离，防止网络攻击定期对网络设备进行安全检查和漏洞修复,确保网络环境的安全稳定系统安全采用加密技术对档案信息进行加密存储，确保数据传输和存储过程中的安全性定期对档案管理软件进行安全升级，修复已知漏洞，防止恶意软件侵入访问控制实行严格的用户身份认证和权限管理，确保只有授权用户才能访问相关档案信息对用户的访问行为进行记录，以便在发生安全事件时能够追溯责任备份与恢复定期对信息化档案进行备份，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复备份介质应进行加密存储，并放置于安全地点应急响应建立健全信息化档案安全事件应急预案，一旦发生安全事件，能够迅速响应并采取有效措施，减少损失安全培训与意识提升定期对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能通过宣传教育，增强全体员工对档案信息安全的重视程度法律法规遵守严格遵守国家有关档案安全的法律法规，确保信息化档案管理符合国家政策和行业标准

9.1法律法规遵守严格执行《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，确保档案的收集、整理、保管、利用等各个环节符合法律规定遵循《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关国家标准，确保电子档案的归档、存储、传输和使用符合规范要求依据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》等国家标准，对信息化档案管理系统实施安全等级保护，确保系统安全稳定运行严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关保密规定，对涉及国家秘密的档案信息采取严格的保密措施，防止泄密事件发生遵循《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，加强信息化档案管理系统的网络安全防护，防范网络攻击、病毒入侵等安全风险定期对信息化档案管理人员进行法律法规和业务知识的培训I,提高其法律意识和服务水平，确保档案管理工作依法进行在信息化档案管理工作中，如遇法律法规更新或调整，应及时更新本制度内容，确保制度的时效性和适用性

7.2技术防范措施对存储在服务器上的档案数据进行加密处理，确保数据在物理介质上的安全采用等加密协议保障数据在传输过程中的安全，防止数据在传输途中被窃取或篡改实施严格的用户身份认证机制，如密码、数字证书等，确保用户身份的真实性建立多级权限管理体系，根据用户角色和职责分配相应的访问权限，防止越权操作定期对档案数据进行备份，确保数据不会因系统故障或人为错误而丢失对用户操作进行日志记录，包括登录日志、操作日志、访问日志等，以便于追踪和审计定期对系统进行安全加固，关闭不必要的端口和服务，降低系统被攻击的风险

7.3人员管理措施岗位明确责任明确信息化档案管理岗位的职责和权限，确保每位工作人员对其职责范围内的工作内容有清晰的认识，并承担相应的责任人员培训I:定期对档案管理人员进行信息化档案管理系统的操作培训，提高其专业技能和信息安全意识，确保管理人员能够熟练操作系统，正确处理档案信息资质审查对从事档案管理的工作人员进行资质审查，确保其具备必要的档案管理知识和实践经验，对于不符合要求的人员，应提供相应的培训或调整岗位权限控制根据岗位需求和工作职责，合理分配系统权限，限制对档案信息的访问权限，确保敏感信息的安全信息安全意识教育定期开展信息安全教育活动，提高全体员工的档案信息安全意识，增强防范意识，防止档案信息泄露或被非法篡改绩效考核将信息化档案管理工作的完成情况纳入绩效考核体系,对工作表现优异的个人和团队给予表彰和奖励，对工作不力的人员进行相应处罚档案管理人员变动管理在档案管理人员岗位变动或离职时，应及时对其工作内容进行交接，确保档案管理的连续性和完整性，防止档案信息丢失或损坏应急管理制定信息化档案管理应急预案，应对突发事件，如系统故障、数据丢失等情况，确保档案管理工作的稳定性和可靠性

7.4应急预案确立应急响应小组，由档案管理部门负责人担任组长，相关技术人员和信息安全管理人员为成员制定详细的应急响应流程，包括事故报告、应急响应启动、事故处理、信息发布和后续调查等环节明确各部门在应急响应中的职责和任务，确保应急处理工作高效有序进行通过演练，提高应急响应小组成员的应急处理能力，确保在真实事件发生时能够迅速、有效地应对当国家法律法规、行业标准或企业内部规定发生变化时，及时更新应急预案内容档案信息资源共享

8.保密安全原则，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应采取必要的安全措施，确保信息安全；内部网络共享通过单位内部网络平台，实现档案信息资源的在线查询、浏览、下载等服务;数据接口共享通过开发数据接口，实现与其他系统或平台的档案信息资源共享；联合目录共享参与国家或地方档案信息资源共享平台，实现跨地域、跨机构的档案信息查询和检索为确保档案信息资源共享的规范性和安全性，应建立健全以下管理制度建立档案信息资源共享的审批机制，确保共享内容符合法律法规和保密要求；

8.1共享原则合法性原则共享信息化档案必须符合国家相关法律法规和档案管理的政策要求，尊重档案所有者的合法权益必要性原则共享信息化档案应限于满足工作需要，避免无谓的资源共享，确保档案信息不被滥用安全性原则在共享过程中，必须采取必要的技术和安全措施，确保档案信息不被非法访问、篡改或泄露可控性原则共享信息化档案应建立严格的权限管理和监控机制,确保共享行为在可控范围内进行便捷性原则在确保安全性和合规性的基础上，优化共享流程，提高档案信息查询和共享的便捷性服务性原则共享信息化档案应以为用户提供高效、优质的服务为导向，不断提升档案资源共享水平保密性原则对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应严格按照相关保密规定进行管理，不得擅自共享

8.2共享平台建设平台架构设计共享平台应采用模块化、分布式架构，具备良好的可扩展性和安全性，以满足不同类型档案的存储、访问和管理需求数据标准化建立统一的数据标准，包括档案分类、编码、命名规范等，确保档案数据的准确性和一致性权限管理实施严格的用户权限管理机制，根据不同用户角色分配相应的访问权限，确保档案信息安全访问控制通过身份认证、访问控制列表等手段，对档案的访问进行控制，防止未授权访问和泄露数据交换与共享建立与内外部系统之间的数据交换接口，实现档案信息与其他业务系统的无缝对接，促进档案资源的共享利用技术支持选用成熟稳定的数据库、服务器等硬件设备，确保平台的高可用性和稳定性同时，配备专业的技术支持团队，及时处理系统运行中的问题安全防护实施网络安全防护措施，包括防火墙、入侵检测系统、规范信息化档案管理流程，实现档案管理的标准化、规范化，确保档案信息的安全性和保密性充分利用现代信息技术，提高档案检索、利用和服务的效率，为机关、企事业单位和广大人民群众提供便捷、高效的档案服务加强档案信息资源的整合与共享，促进档案信息资源的开发利用,为经济社会发展提供有力支撑提升档案管理人员的业务素质和技能水平，培养一支适应信息化发展的专业档案管理队伍建立健全信息化档案管理体系，保障档案信息安全，防范档案风险，确保档案工作的可持续发展

1.2适用范围与单位业务相关的合作伙伴、客户、供应商等外部单位提供的档案资料；本制度旨在规范信息化档案管理流程，确保档案信息的真实性、完整性、安全性，提高档案管理效率，为单位的决策、管理和服务提供有力支持所有涉及档案管理的部门和个人均应严格遵守本制度的相关规定

1.3制定依据病毒防护等，确保档案数据在网络环境中的安全备份与恢复定期对共享平台进行数据备份，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，降低档案丢失的风险培训与宣传组织相关工作人员进行平台操作培训，提高其信息化档案管理意识和技能同时，通过多种渠道宣传档案共享的重要性,提高全员档案资源利用意识.3信息交换与共享流程8信息交换与共享申请各部门或个人需进行信息交换与共享时，应向信息化档案管理部门提出书面申请，详细说明交换共享的档案类型、内容、目的、范围、频率等信息审核与审批信息化档案管理部门对申请进行审核，确认交换共享的档案符合国家法律法规、档案管理政策及相关保密规定经审核通过后，由信息化档案管理部门负责人审批安全评估在交换共享前，信息化档案管理部门对交换共享的档案进行安全风险评估，确保档案在传输过程中的安全性传输与接收经审批同意的信息交换与共享，按照约定的方式、途径进行传输传输过程中，应采用加密技术，确保档案内容不被非法截获、篡改信息交换与共享记录信息化档案管理部门对交换共享的档案进行登记，包括交换共享的档案名称、类型、交换共享时间、交换共享双方等信息监督与检查信息化档案管理部门对信息交换与共享过程进行监督，定期检查交换共享档案的安全性和合规性，发现问题及时纠正保密管理参与信息交换与共享的各方应严格遵守国家保密法律法规，对所交换共享的档案内容严格保密，不得擅自泄露异常处理在信息交换与共享过程中，如发现档案信息泄露、篡改等异常情况,应及时采取补救措施，并向信息化档案管理部门报告,由其负责调查和处理检查与监督

9.定期检查公司应定期对信息化档案管理系统进行检查，评估系统运行状况、数据完整性、安全性及合规性内部审计内部审计部门应每年至少进行一次信息化档案管理系统的审计，以评估制度执行情况、风险控制及合规性监督机制建立信息化档案管理监督机制，由专门部门或人员负责监督信息化档案管理的日常工作，确保各项制度和流程得到有效执行监测与报告信息化档案管理系统应具备实时监测功能，对系统运行数据进行监控，及时发现并报告异常情况问题整改对于检查中发现的问题，应立即启动整改程序，明确整改责任人和整改时限，确保问题得到及时解决培训与指导定期对信息化档案管理人员进行培训，提高其业务能力和合规意识，确保其能够正确执行信息化档案管理制度外部监督接受外部审计、评估或审查，如政府监管机构、第三方认证机构等，以验证信息化档案管理制度的合规性和有效性持续改进根据检查、监督结果及外部反馈，不断优化信息化档案管理制度，提升档案管理的科学化、规范化水平责任追究:对违反信息化档案管理制度的行为,应根据情节轻重,追究相关责任人的责任，确保制度执行的严肃性和权威性

9.1检查内容制度执行情况检查信息化档案管理制度在实际工作中的执行情况，包括制度执行的一致性、全面性和连续性档案收集与整理审查档案收集的完整性、准确性，以及档案整理的规范性、科学性档案存储与备份核实档案数据的存储安全性、可靠性，以及备份策略的有效性，确保数据不丢失、不损坏档案检索与利用评估档案检索系统的便捷性、准确性，以及档案利用服务的及时性和满意度信息安全防护检查信息安全防护措施是否到位,包括数据加密、访问控制、防病毒等措施的实施情况系统维护与管理评估档案管理系统的维护状况,包括系统更新、故障处理、性能优化等方面人员培训与考核审查档案管理人员是否接受过必要的专业培训,并对其业务水平进行考核法律法规遵守情况检查信息化档案管理制度是否符合国家相关法律法规及行业标准应急预案执行验证应急预案的制定与执行情况，确保在发生突发事件时能迅速有效地进行档案保护和恢复内外部审计与评估定期进行内部审计和外部评估，以确保信息化档案管理制度的持续改进和优化

9.2监1设立内部审计小组，对档案管理系统运行、数据安全、操作规范等方面进行不定期的检查和评估对违反档案管理制度的行为，由管理部门进行调查，并依据相关规定进行处理接受上级档案管理部门的指导和监督，定期向上级汇报信息化档案管理情况对因管理不善导致档案数据丢失、泄露或损坏的责任人，按照公司相关规定进行追责定期对档案管理人员进行信息化档案管理知识和技能的培训1，提高其业务水平和管理能力通过宣传和教育，提高全体员工的信息化档案意识，确保档案管理制度的深入人心建立信息化档案管理制度的反馈机制，及时收集员工和用户的意见和建议根据反馈信息，不断优化档案管理流程和制度，提高信息化档案管理的效率和安全性

9.3违规处理对于违反档案保密规定，泄露、窃取、篡改、破坏档案信息的行为，将视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职等处分，并依据法律法规追究法律责任对于未按照规定进行档案收集、整理、归档、保管、销毁的行为,将责令改正，并视情节给予警告、通报批评等处理；如造成档案信息丢失、损坏等后果，将追究相关责任人的责任对于因工作疏忽导致档案信息错误、遗漏的行为，将责令立即更正，并视情节给予警告、通报批评等处理对于拒绝配合信息化档案管理工作、阻碍档案信息化建设的行为,将给予警告、通报批评等处理，并视情节严重程度给予相应的纪律处分对于违反档案数字化、电子化管理规定，擅自使用、修改、删除电子档案的行为，将依法给予行政处罚，并追究相关责任人的责任对于滥用职权、玩忽职守，造成档案管理混乱、档案信息安全隐患的行为，将依法给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任对于因违规处理导致档案信息丢失、损坏等严重后果，给公司造成重大损失的，将追究相关责任人的直接责任和领导责任国家档案局发布的《电子档案管理规范》和《电子文件归档与电子档案管理规范》，明确了电子档案和电子文件的管理要求和标准国家发展和改革委员会、工业和信息化部等相关部门发布的关于信息化建设的相关政策和指导意见，为信息化档案管理制度提供了政策支持本单位的组织架构、业务流程和管理制度，确保了信息化档案管理制度与单位整体管理体系相协调和我国国家标准关于信息化管理的相关标准，为制定本制度提供了参考依据国内外先进单位的档案信息化管理经验，为本单位信息化档案管理制度的制定提供了借鉴.4定义与术语1信息化档案指采用电子化、数字化方式存储、管理和利用的档案资料，包括电子文件、图像、音频、视频等多种形式的数据档案管理系统指用于对信息化档案进行收集、整理、存储、检索、利用、维护和销毁等管理活动的计算机软件系统电子文件指以电子形式存在的文件，包括电子邮件、电子表格、电子公文、电子图表等档案元数据指描述档案内容的结构性信息，包括档案的来源、形成时间、作者、主题、内容摘要等档案目录指对档案资源进行分类和索引的目录体系，便于用户快速检索和定位档案档案存储介质指用于长期保存档案数据的物理载体，如硬盘、光盘、磁带等档案安全指在档案管理过程中，确保档案数据不被非法访问、篡改、破坏和泄露的一系列安全措施档案利用指档案用户根据需要，对档案进行查阅、复制、引用等操作的行为档案销毁指在档案保管期限届满或因其他原因需要时，按照规定程序对档案进行销毁的处理行为档案管理规范指国家或行业制定的相关档案管理的法律法规、政策、标准等档案管理人员指负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作的专业人员组织与管理

2.为确保信息化档案管理制度的有效实施，需建立健全的组织管理体系，明确各部门、各岗位的职责与权限，形成统一协调、高效运作的管理格局成立信息化档案管理领导小组，负责统筹规划、决策信息化档案管理工作，协调各部门间的合作与资源分配设立信息化档案管理部门，作为日常管理的执行机构，负责信息化档案的收集、整理、保管、利用和统计等工作各部门根据工作需要设立信息化档案管理岗位，明确岗位责任，确保档案管理工作落到实处审批信息化档案管理重大决策，指导、监督信息化档案管理工作的开展各部门应按照信息化档案管理制度，明确各部门档案管理职责，确保档案管理工作不脱节各部门负责人应对本部门档案管理工作负总责，确保档案管理工作的顺利进行建立健全信息化档案管理制度，明确档案收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节的流程和标准加强信息化档案管理队伍建设，提高档案管理人员的业务素质和职业道德加强与上级档案管理部门的联系，及时了解和掌握档案管理工作的最新动态和政策要求速有效地应对

2.1组织结构档案管理部门作为信息化档案管理的核心部门，负责制定和实施信息化档案管理制度，对全机构档案信息进行统一管理，确保档案的完整性、准确性和安全性信息技术部门负责信息化档案管理系统的开发和维护，提供必要的技术支持，确保系统稳定运行，满足档案管理的需求业务部门各业务部门在各自职责范围内，负责收集、整理和提交本部门产生的档案资料，同时配合档案管理部门进行信息化档案的管理工作综合办公室负责协调各部门之间的工作，对信息化档案管理制度执行情况进行监督检查，确保制度落实到位内部审计部门负责对信息化档案管理制度执行情况进行定期审计，评估制度执行效果，提出改进建议

2.2职责分工负责信息化档案系统的建设、维护和升级，确保系统功能完善、安全可靠；案信息；各部门及人员应严格按照本制度规定，履行各自职责，共同维护信息化档案管理的规范化和科学化

2.3人员培训培训内容培训内容应包括但不限于信息化档案管理的基本理论、档案法律法规、档案信息化标准与规范、档案管理软件操作、信息安全意识与防护措施等培训对象培训对象应涵盖公司所有从事档案管理工作的员工，包括档案管理员、档案保管员、档案鉴定员等培训方式培训方式可采用集中授课、线上学习、案例分析、实操演练等多种形式，以适应不同员工的学习需求和特点培训频率根据信息化档案管理工作的实际需要，每年至少组织一次全员培训，针对新入职员工和有特殊需求的员工，可适时增加专项培训培训考核培训结束后，应对参训人员进行考核，考核结果纳入员工个人档案，作为评价员工能力和工作绩效的依据之一培训记录培训部门应建立完善的培训记录制度，详细记录培训时间、地点、内容、参训人员、考核结果等信息，确保培训工作的可追溯性和有效性。