公司印章、证照管理制度

公司印章证件管理制度第一章目的第二章第三章职责范目第四章印章、证照分类印章的刻制与注销第五章印章、证件的管理第六章印章、证件的使用第七章印章、证照的使用要求第八章印章专管员的职责与义务第九章第十章附件公司印章留样备案表印章名称章审批人_______________________刻制人____________________________________启用时间__________________________________配置及保管部门____________________________印章用途__________________________________印章专管员____________________印章留样本留样印章自年月日启用印章领用凭据及承诺本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于一年—月—日自公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚印章专管员___________________年—月—日关于公司停用有关—专用章的通知草根投资管理有限公司各部门及分子公司根据草根投资管理有限公司《公司印章管理办法》第一条的规定，由于,现公司决定作废停用原由公司—部门专管人员管理的“专用章”—年—月—日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效特此函告附件停用印章样式年月日停用印章样式主题词印章停用通知抄送,,,，年月日印发印章交接单NO:__________部门名称_________________________________________交接印章名称_____________________________________交接日期月—日用印注意事项说明

1、交接人双方的行为均应遵守草根投资管理有限公司《公司印章管理办法》之规定

2、其他说明事项______________________________________________

3、印章留样:留样

4、本印章自年—月—日____________时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人负责移交人接收人年—月—日年—月—日印章授权人签字确认年月日印章专管人离职交接单NO:_________部门名称_________________________________________离职交接印章名称_____________________________________交接日期______月—日

1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守—甘肃中企商务广告有限公司《公司印章管理办法》之规定

2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失，无论公司何时发现，印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任

3、其他说明________________________________________________

4、印章留样

4、本印章自年—月一日—时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人负责留样移交人:接收人:年—月—日印章授权人签字确认:印章外出使用审批单

1、部门名称_________________________________________

2、外出印章名称_____________________________________

3、使用日期______月—日

4、用印事项_________________________________________

5、外出使用原因_______________________________________________

6、用印责任人_______________________________________________印章留样留样

7、本印章自一年—月—日—时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由印章负责申请人__________________年一月—日印章授权人签字确认年月日用印审批记录单NO:___________申请人；申请日期O申请人所在部门____________________________所在部门负责人审核意见同意□（由当事人勾选）___________________文件名称正/复印件份数用途说明口正本口复印件口正本口复印件口正本口复印件□正本口复印件办公室负责人同意口签名财务部负责人同意口签名审批同意人【本栏根据是否需要逐级审公司业务部负责同意口签名批的具体情况填写，不需填人全所有栏目】总经理同意口执行董事同意口签名申请使用的印章用印情况（由当事人勾选）口公司印章口法定代表人印章口合同专已用印口_______（申请人签名）_________（日期）用章口财务专用章已用印口_______（保管人签名）_________（日期）备注说明注意事项用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件合同专用章用印审批单NO:___________用印申请部门合同份数经办人签字联系电话甲方签约方乙方其他方（包括担保方或丙方）涉及金额签约负责人联系电话部门经理签字顾问律师意见:公司业务部意见:总经理审批执行董事审批公司—印章使用登记簿【年月—日至年一月—日】填表部门填表人文件名称及批准部印章专管员或代行序号批准人备注盖章时间发文号门人印第一章总则公司印章、证件是公司对内、对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规范公司所有印章、证照的安全使用及管理，维护印章与证照的严肃性，加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，从而使公司印章、证件的管理更加趋于规范化、制度化，现结合公司实际情况，特制定本制度第二章适用范围本制度适用于公司各部门、各子公司所有的印章和证照第三章职责范围

1、公司总经办

2、负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改

3、负责本制度的实施与监督

4、公司其它各部门、子公司

5、负责按本制度规定执行第四章印章、证照分类

1、公司印章、证照的分类

2、公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、部门章、公司银行U盾等

3、证照包括企业法人营业执照（正本、副本）、组织机构代码证（正本、副本）、卫生许可证、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税）、法人代表身份证（复印件）等第五章印章的刻制与注销

1、凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写《刻制印章申请表》向总经办或财务室提出申请，经公司领导确认同意并批准后方可刻制或更换

2、印章刻制或新证照办理或更换由总经办及财务室统一负责，刻制标准或证照办理应符合国家相关规定

3、申请新办的印章或证照须在总经办及财务室进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由总裁办进行存档后，原件由使用部门签收方可进行办理印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图第六章印章、证照的管理

1、印章、证照的管理

2、公司印章、证照由公司董事授权以下部门分别管理

（1）公司的所有印章、证照，均由总经办负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人

（2）由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由公司总经办及财务室登记、留样或办理年检年审手续公司总经办及财务室应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等

（3）所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必须及时向公司总经办及财务室报告

3、公司营业执照（正副本）、公司公章、税务登记证（正副本）、组织机构代码证（正副本）由总经办主任负责管理及使用

4、银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票购买凭证由财务室出纳员负责管理及使用

5、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用

6、总经办及财务室专人保管《印章规范使用表》，财务专用章、法人代表私章统一收归公司财务部专管，行政公单统一收归公司总经办专管，不得授权委托管理

7、部门撤销或重组，原使用部门有关印章、证照应交回公司总经办，由公司总经办上报总经理核准后负责作废、保存、销毁或办理注销手续

8、印章或证照丢失、损毁、被盗，要及时向公司总经办及财务室书面报告,并与总经办及财务室商量补救措施

9、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人承担，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任

10、印章遗失处理

（1）印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报总经办备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制；若各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向总经办部出具书面申请，经总经办报送公司领导审批通过后，由总经办（或指派人员）办理

11、印章注销

（1）公司印章如果需要注销的，先填写印章注销申请报告，上报总经办,由总经办报送公司领导审批印章注销申请报告批准之后，由总经办派专人与需要注销印章部门管理人员按照国家规定的注销程序进行注销第七章印章、证照的使用

1、印章、证照的使用

2、所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写《用印申请表》

3、按《用印申请表》内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批

4、主要用印文件审批流程

（1）合同主办部门负责人签字确认一公司总经办及财务室审核一（公司经理级以上领导审批一总经办及财务室盖章（合同原件存档公司总经办，复印件由相关部门存档）一返回主办部门

（2）对外公文及证明主办部门签字确认一公司总经办及财务室确认一公司经理级以上领导审批一公司总经办及财务室盖章（《用印申请表》、复印件存档）一返回主办部门

（3）支票等其他用印文件主办部门一财务部审核一报公司总经理批准一返回财务部（《用印申请表》、复印件存档）一返回主办部门（注:支票等需在《用印申请表》标注票号）第八章印章、证照的使用要求

1、印章、证照的使用要求

（1）印章或证照管理人员对不符合用印手续、用印文件内容与审批件不符的，或不符合证照办理程序的，有权拒绝办理并及时告知部门负责人

（2）盖章确保规范、清晰，上不压正文，下骑年盖月

（3）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无需经上述程序，但内部须建立用印登记表备查

（4）公司印章（一般为行政专用公章、法人代表私章）不允许随意带出公司，确因工作需要将印章或证照带出使用的，应按规定填写《用印申请表》说明事项，经董事授权批准后携带使用；使用完毕，立即归还印章保管部门5对外使用证照，一般使用复印件，并注明只限于当次使用范围；如必须使用证照原件，需董事授权批准后携带使用，或者由证照保管部门授权相当人员陪同前往办理相关业务6公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，由申请人写明原因用途，并在审批表上注明为何需盖空白资料，必须经总经理书面批准，公司总经办及财务室做特别登记、追踪管理持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回第九章印章专管员的职责与义务

1、公司所有印章专管员应遵守本条以下规定1印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告2印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项4专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人5交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件4的《印章交接单》，登记交交接日期、管理印章类别交接人员签字，印章授权人签字认可后备存6印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理

（7）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章

（8）印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进行处罚

（9）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》（详见本办法附件5）后方可办理离职手续

（10）禁止任何人未经批准携带公章外出如确需带出使用时，须经执行董事批准并填写《公章外出使用审批单》（详见本办法附件6）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件4的《印章交接单》办理交接手续后方可带出

（11）印章保管人员为公司涉密人员，其应该保守因职务行为所知悉的包括但不限于公司经营、财务、客户信息等，违反该保密义务泄漏公司信息的，公司有权追究其责任

（12）若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并由公司对违纪者予以行政处分;造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理

（13）本制度由总经办制定，本制度的解释、修改、废止权归总经办

（14）本制度自发布之日起执行第十章附件附件1:启用专用章通知附件2公司印章留样备案表附件3停用专用章通知附件4印章交接单附件5印章专管人离职交接单附件6印章外出使用审批单附件7用印审批记录单附件8合同专用章用印审批单附件9公司—印章使用登记簿关于公司启用有关—专用章的通知公司各部门及分子公司根据草根投资管理有限公司启用“专用章”,该印章由公司—部门管理，专管人员为O为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自年—月—日起，启用本通知附件的公章，原“专用章”印章同时废止特此函告附件新旧印章样式年一月—日旧印章样式新印章样式主题词印章启用通知抄送,,,o草根投资管理有限公司办公室年月日印发。