关于办公室系统建设的调研报告

关于办公室系统建设调研报告办公室是各级行政领导机关的办事机构，是机关对内、对外的窗口，是直接为领导工作服务的部门办公室具有执行者和领导者的双重角色，是一个机关沟通上下左右关系的枢纽和桥梁，是领导的重要参谋和助手，其工作地位特殊、关系重大，稍有不慎就会带来全局性的影响因此，要做好新形势下的办公室工作，也就要求我们要进一步转变工作作风、改进工作方式、加大服务力度、提高服务质量为此，我办组织力量对办公室系统建设进行了专题调研，向全县各乡镇和县级各部门下发了调查问卷，共收回80份口其中口乡镇29份口县级部门51份□此外口还组织调研组到**等6个乡镇和财政局、教育局、规划建设局、农业局、畜牧食品局、供销社等6个县级部门进行了座谈口综合各方情况口我们对办公室系统建设有如下思考

一、我县办公室系统的现状□一口办公室系统队伍建设情况全县办公室队伍534人□平均年龄

38.9岁其中□公务员200人口占

37.5%□事业编制145人口占

27.2%□工勤95人□占

17.8%□借用人员94人口占

17.6%大专以上学历343人口占

64.2%口高中及以下学历191人口占

45.8%能熟练操作电脑229人口占

42.9%**镇等8个乡镇和财政局、水利农机局等15个县级部门设有专职信息员和电子政务工作人员□其余乡镇和部门均为兼职人员口二口办公室系统办公环境各乡镇、县级各部门均配有1-2间办公室和专用档案室口打印机、传真机等现代化办公用品基本齐全口按照有关保密规定的要求口基本做到了一机一网、专机专网□杜绝了党政网和互联网混用现象的发生为便于工作的开展口个别条件较好的乡镇和县级部门设立有打印室口同时拨有专项办公经费口其他乡镇和县级部门基本上也做到了实报实销总的来说口随着经济的发展和办公室作用的不断显现口全县办公室系统办公环境得到了一定的改善口基本能够满足工作需要□三口办公室系统履职情况2008年□全县办公室系统共收文103432件□其中口乡镇收文49204件口县级部门收文54228件□共发文17390件□其中口乡镇发文7369件口县级部门发文10021件办公室系统共计筹办大型会议2117个口其中全县性会议188个口举办大型活动595个口撰写文稿5099篇□撰写调研报告365篇口在市级以上刊物和媒体发表82篇

二、办公室系统建设存在的问题□一口部分单位对办公室工作重视、关心不够部分乡镇、县级部门对办公室工作认识有误区认为办公室就是“打杂的“、“只会用钱的“部门，忽视了办公室的参谋助手和综合协调作用，在人、财、物等方面不能给予办公室足够的支持一是在用人上，办公室人员受到提拔重用的机会相对更少近两年来，全县办公室系统干部职工提拔到副科级领导岗位上的仅2人二是在经费上，除**镇等7个乡镇党政办和文体局、总工会、团县委等6个部门办公室有2000口60000元不等的专项办公经费外，其余单位均无专项办公经费三是在硬件上，办公条件较差突出表现为办公电脑严重缺乏特别是乡镇口**镇等12个乡镇党政办仅有电脑1台，只能满足党政网公文传输需要□二口办公室队伍存在“三少”一是年轻人少全县办公室队伍平均年龄超过40岁的乡镇和部门有32个口占40%口其中口平均年龄超过45岁的有H个口占

13.8%办公室队伍严重老龄化的主要原因是口办公室工作繁杂口工作时间也不能象其他部门口站所口一样灵活安排口且加班时间多又没有相应的补贴口所以其他部门口站所口人员不愿到办公室工作□同时□我县公务员队伍考录名额很少新进公务员只有极少部分被安排到办公室工作口造成办公室队伍年龄结构断挡口如宋家镇最年轻的公务员也已经38岁二是从事具体工作的人少乡镇在机构改革后口大部分乡镇把退二线的老同志和负责宣传、组织、人事工作的同志归口到党政办口造成党政办人数虽多但从事具体工作人少的局面如**镇党政办现有19人口实际从事办公室具体业务的只有6人口银山镇党政办现有15人口实际从事办公室具体业务的只有5人县级部门也大多将专职司机归口到办公室如县教育局办公室在编人员14人口实际从事办公室具体业务的只有3人口规划和建设局办公室人员现有10人口其中口司机和门卫就占到7人三是专业人员少文秘人员严重缺乏，这也是收回的调查问卷中反映最突出的问题超过三分之二的乡镇党政办和近一半的县级部门办公室能担任文秘工作的只有1人口其中口**镇、县规划和建设局、县农业局等单位都是由办公室主任亲自从事文秘工作并且口现有的文秘人员也基本上没有接受过正规系统的业务培训口在草拟文件和写作文稿方面口基本上属于“依样画葫芦”、“摸着石头过河”制发的文件和草拟的文稿质量不高乡镇党政办在收发文程序的各个环节上还很不规范所以口部分单位的领导在重要的文稿写作上口不得不亲自动手同时□各乡镇党政办能熟练操作电脑的只占27%匚I**镇等乡镇党政办甚至只有1个人会电脑□三口办公室日常工作多，创新工作少一是文件制发泛滥,随意性发文现象严重虽然县委办、县政府办每年都发文要求控制发文数量，但从调研情况看，文件滥发的现象并未得到遏制2008年口乡镇党政办平均收文近1892件□发文283件□县级部门平均收文1085余件□发文200件□最典型的是县财政局口收文数量高达5179件□发文1802件口平均每个工作日仅是公文处理量就达到29件收发的文件大部分都要求以正式文件形式上报，甚至部门工作的年终总结也要求以正式文件形式报送，使节俭的无纸化办公又回到了耗费物力、人力、财力的原始办公二是工作创新少办公室主要精力被迫用于应付这些事务性工作口对自身工作总结反思少口调研工作少本次调查中，只有县财政局办公室创新了“工作代理AB岗制度”其余的单位都没有创新工作同时口办公室开展调研少口客观上口领导极少安排办公室人员调研机会口办公室人员也忙于应付事务性工作主观上口办公室人员也缺乏工作主动性□导致办公室对单位全面工作不熟悉口文件和文稿草拟多为“闭门造车”口缺乏针对性信息工作滞后口全县有法院、财政局、审计局等26个单位办有信息刊物口仅占32%口办公室参谋助手作用发挥不明显口四口上级部门的指导、管理不到位办公室与其他职能股室口站所口不同口没有明确的主管部门口县委办、县政府办虽然是上级部门却没有直接的业务隶属关系口在管理上存在真空同时口办公室工作无法量化口难以统一考核标准难以进行评定、表彰近十年来口全县没有对办公室人员进行过系统的办公室工作培训口也没有组织召开会议对办公室工作进行指导口没有对办公室工作进行表彰所以办公室人员缺乏归属感口缺乏荣誉感口工作热情不高

三、对策建议口

一、领导重视要到位领导重视是做好办公室工作的关键一是加大办公室工作人员提拔重用力度各级各部门在选拔任用干部时应打破身份限制，优先考虑综合能力强、工作成绩突出的办公室工作人员，对特别优秀的办公室事业干部，可以破格提拔为行政实职副科级领导二是全力保障工作经费对办公室特殊岗位，如党政网专职工作人员，可以给予适当的岗位补贴，使办公室人员安心工作三是重视办公室硬件建设办公室至少应配备党政网、党政外网等两台专用电脑，另外，传真机、打印机、复印机、数码相机等办公设备也应配齐口

二、人员保障要到位一是优化办公室人员年龄结构对新考入公务员，除有特殊要求外，首先安排到办公室锻炼，既有利于办公室年龄结构逐步年轻化，也有利于新入公务员快速、全面了解本单位情况，尽快进入角色、适应工作在公务员数量不足的情况下，采取轮岗制，按照个人自愿和组织安排相结合的方式，以2-3年为一个周期，让更多的年轻人轮流到党政办工作二是提升现有人员综合素质积极为办公室人员提供参与协调处理重大问题的机会，提高其综合协调能力，努力挖掘办公室人员内在潜力，充分发挥老同志的传、帮、带作用，帮助年轻人成长全面落实多岗锻炼和工作代理AB岗制度，使办公室人员成为能够胜任不同岗位工作的多面手，避免因一人脱岗而其工作无人接替现象三是加强专业人才队伍建设建立办公室领导干部和文秘人员后备库，加强对后备人员的理论和业务培训适当放宽对办公室选人用人的种种限制口将优秀的文秘人才引入办公室队伍□

三、主动工作要到位一是进一步遏制发文过滥现象从县委办、县政府办做起，每年初对县级各部门全年发文数量进行规定，可根据上年发文总数的90%来确定上限，以后按此比例逐年递减，对县制发的文件口不要求乡镇每件都写出对应的实施方案、总结口努力避免“以文件落实文件”口对乡镇、部门上报的各类材料口能不用公文形式的口尽量不用公文口进一步规范使用党政网”公文交换箱”口县信息办应该定期清查口对发文单位不分主送单位一律全县普发的、按规定不该进入公文交换箱的口由县委办、县政府办督查室进行通报批评二是进一步规范发文程序严格按照文件起草、办公室文字初核、分管领导会签、主要领导签发、办公室和起草部门共同校核、印制正式文件的程序发文实行涉秘文件专人管理制口由专人收发密级文件□并按照密件登记、送领导审阅、阅后立即收回、另行交办、专柜存档、年终交回发文部门的程序严格涉秘文件的办理三是加强无纸化办公管理除涉密或有特殊规定的公文、资料外口其他公文、资料都应该通过党政网“公文交换箱”或“个人资料交换箱”进行传送口尽量减少纸质材料打印□逐步实现无纸化办公四是建立超前快捷的信息调研机制开展全员办信息调研，将信息调研工作纳入办公室岗位目标责任制中，任务量化到人可实行办公室工作人员联系行业及股室工作的信息调研工作机制，分口负责信息调研工作各单位可以自办信息调研刊物，出版间隔时间由各单位自定，为领导了解情况及决策提供依据实施信息调研采编奖励，各单位可根据自身情况对信息调研文章的编写及被上级部门采用给予奖励，以提高其工作积极性及信息调研文章质量五是建立高效有力的督查督办机制加大公文督办力度口建议乡镇和部门在公文处理签上设立“是否纳入督查督办”栏，对领导确定需要进行督查督办的事项或领导交办的其他督办事项，由办公室安排专人进行跟踪督办，并将结果及时反馈相关领导强化机关工作人员上下班督查，特别是乡镇应加强对县级部门派驻乡镇机构人员上班情况的督查，对未按照上下班制度严格上下班的进行通报，并将通报情况报送主要单位领导和派驻机构的主管部门领导口

四、指导管理要到位一是加强培训指导每年由县委办、县政府办组织开展「2次全县办公室系统业务培训口特别要加强对办公室新进人员的业务培训当前急需进行的是公文处理和公务礼仪知识培训建立跟班学习制度口各单位选送办公室工作人员到两办相应股室跟班学习口有针对性地提高业务能力口县委办、县政府办也应积极推荐工作人员到市级或更高一级党委、政府办公室跟班学习口学习上级的先进经验和工作方法二是加强学习交流建立全县办公室系统年会制度和业务交流制度口每年由县委办、县政府办召集全县各级各部门办公室主任召开一次年会口总结工作口交流经验由各乡镇分片区、县级各部门分系统每季度召开一次办公室业务交流会口同时还可根据工作需要适时开展其他形式的业务交流会三是落实表彰激励探索对全县办公室系统进行考核评定□逐步建立完善相关制度口以县委办、县政府办的名义口每年对先进办公室和先进个人进行表彰对连续10年担任办公室主任且年龄超过45岁的口建议组织部门给予其副主任科员待遇口提高其工作积极性。