《应用文通知》课件

应用文通知本课件将介绍应用文通知的基本要素和撰写技巧,包括通知的基本格式、内容组织、用语选择等方面的注意事项,帮助大家掌握写好应用文通知的方法通知的定义和特征定义特征通知是指单位或组织向特定对象发布的正式文书,用于传达信息、通知具有针对性强、内容简明、表述权威等特点,能够及时准确地发布决定、布置任务或发出指示传达信息,发挥导向作用通知的基本内容要素标题时间要素对象范围内容主旨标题应简明扼要地表达通知的说明通知的生效时间、截止时明确通知的涉及对象，如部门阐明通知的主要事项、要求和主要内容和涉及对象间或期限等、人员等措施等通知的表达方式通俗易懂条理清晰通知应该使用简单明了的语言，通知应该结构严谨、条理清晰,使避免专业术语和晦涩难懂的措辞关键信息容易被读者找到和记忆，让读者轻松理解语气委婉风格统一通知应该采用客观、中性的语气,通知应该遵循单位的文体规范,保避免使用命令或强迫性的措辞持一致的表达风格通知的格式结构标题1通知的标题应该简洁明了，概括通知的主要内容正文2正文部分应包括通知的目的、事项、时间、地点和要求等核心信息落款3落款包括发文单位、日期等基本信息，用以对通知的正式性和合法性进行认证标题的设计要求简洁明确醒目吸引12标题应简单扼要,突出关键信息,让读者一目了然标题应采用引人注目的措辞和格式,引起读者注意突出重点规范统一34标题应突显通知的主旨信息,概括通知的核心内容标题应遵循单位的文字规范和格式标准正文的撰写要点简洁明确层次清晰用语恰当通知正文应简明扼要,避免冗长晦涩的语句,采用分段落、分层次的结构安排,使通知内选用通用性强、贴近读者的词语和句式,避使用简单直接的表述方式,让读者一目了然容有条理、逻辑性,易于读者理解和接受免使用生僻词语、晦涩难懂的专业术语落款的规范格式末尾悬挂样式单位法定署名12通知的落款位于文件末尾,末尾格式为单位名称（签章）年署名须采用单位的全称或法人简称,不得使用非正式的简称月日标准日期格式加盖单位公章34日期以年月日的形式书写,年份使用四位数字重要通知应当加盖单位公章或合法授权的印章,以示正式发文单位的署名规范单位名称公章使用单位全称或常用简称应准确无误,体现在正式文件上需要加盖单位公章,以示单位的真实性和权威性发文的法律效力详细地址联系方式可选择性添加单位的详细地址信息,方可选择性添加单位的联系电话、传真便联系和核实或电子邮箱等,以便快捷沟通日期的表述格式年月日时间表达通知上应当明确写出年、月、日如果通知涉及具体时间，应以上，如2023年3月15日午9:00—11:00的格式清楚表达不同场合用语标准正式格式在日常通知中，可以使用今天、重要公文通知中，应采用标准的明天等相对词语，更加贴近读者月-日表述方式，如3月15日校对和审批流程校对1仔细检查文稿,确保内容准确无误部门负责人审核2由部门负责人进行审查批准主管领导审批3获得主管领导的最终批准发布4经过层层审核后正式发布通知通知在发布前需要经过严格的校对和多级审批流程,确保内容准确无误、格式规范合法校对人员仔细检查文稿,部门负责人进行审核,最后由主管领导给予最终批准只有通过层层把关,才能确保通知信息的准确性和合法性通知的发布方式纸质发布电子发布线上发布多渠道发布通知可以印制成纸质文件,张通知可以通过电子邮件、公司通知可以发布在公司网站、微通知可以采用线上线下相结合贴在公告栏或者发放给相关人内部系统或者即时通讯工具发信公众号或者其他社交媒体平的方式,利用各种有效渠道发员这种方式传统且直接,适布这种方式快速高效,能及台这种方式广泛覆盖,但需布这样可以确保信息的全面合需要书面保证的正式通知时传达信息,但需要保证收件要考虑信息的安全性和隐私性传达和高效覆盖人能及时接收通知的变更和废止通知变更的流程通知的废止方式变更和废止的记录保存如果需要对已发布的通知进行更正或调整,对于已发布但不再适用的通知,应通过正式无论是通知的变更还是废止,都应该建立完应遵循正式的变更流程,包括获得相关部门的废止流程来明确作废,包括发布废止通知整的记录,妥善保存在档案中,以便后续查阅的审批,并及时更新并重新发布新的通知、更新相关信息等废止通知应保留在档案和核对中以作记录范例部门通知1部门通知的特点部门通知通常用于部门内部对工作事项、会议、培训等进行安排和通知其内容明确、简洁,能够及时、准确地传达信息,确保上下沟通部门通知的重要性部门通知是加强部门管理、推动工作开展的重要渠道,有助于增强部门凝聚力,确保各项工作有序进行范例例会通知2定期例会是公司重要的内部管理活动,用于及时沟通信息,制定工作计划和安排部门工作例会通知的主要内容包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等,需要事先发布并发送给相关人员例会通知应当简洁明了,突出重点信息,为与会人员提供必要的准备,确保会议顺利进行同时还需要注明会议纪要的后续分发方式,以便参会人员及时获知会议决议停电通知尊敬的各位用户:为了配合电网维修工作,我司将于2023年5月1日上午8时至下午5时对X公司办公区域进行停电请各位用户做好相应准备,避免停电期间对办公工作造成影响如有任何疑问,欢迎随时联系我们让我们共同维护电力系统的稳定运行考试通知敬启者:为确保2023年秋季学期考试顺利进行,现就考试安排通知如下考试时间为6月5日-6月9日,共5天考试时间为上午8:30-11:30,下午13:30-16:30请考生务必准时参加考试,并携带学生证和考试准考证入场考试期间请遵守考试纪律,禁止使用手机和其他电子设备培训通知为系统提升员工专业技能,公司定于6月15日至6月21日举办为期一周的产品培训培训将涵盖产品特性、使用说明及售后服务等内容,由资深讲师主讲此培训面向全体员工,请于6月10日前报名参加培训期间住宿及餐饮费用由公司承担,欢迎踊跃参加会议纪要会议纪要是对会议召开情况、讨论内容和决议进行书面记录的文件它全面客观地反映了会议的整个过程,是会议后重要的文字资料会议纪要要求简明扼要、内容完整、条理清晰,对会议决策和后续工作具有重要指导作用通常会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、会议主要内容和决议等基本要素同时还需注明纪要编写人员姓名和联系方式常见错误及修改建议标题错误通知标题应简明扼要,直接反映通知主旨,避免冗长模糊语句错误通知语句应简洁流畅,避免语法错误和歧义词语注意用词恰当,逻辑清晰格式错误通知格式应规范统一,遵循相关制度,注意字体、字号、段落等细节要求通知的撰写技巧总结明确目的结构合理用词准确提示释义确定通知的主要目的,如通知通知应采用标题-正文-落款的措辞准确、语言规范,避免歧对专有名词、专业术语等进行安排事项、传达信息或吁请行标准格式,各部分内容逻辑清义和笼统表述,确保通知内容适当解释,便于受众理解和接动,这将指导撰写内容和表述晰,段落衔接自然清晰明了受方式通知的生成原则明确目标规范格式12在起草通知时,应先明确通知的通知应按照规定的格式和要求目的和预期效果,确保通知内容撰写,包括标题、正文、落款等切合实际需要规范性内容简洁明了注重层次34通知应简洁扼要,用词准确,避免通知的内容应层次分明,主次突冗长和语义模糊,使受众能快速出,有助于受众快速捕捉关键信理解内容息通知的传达注意事项建立沟通渠道明确内容要点跟踪反馈反应确保通知被有效传达给所有相关人员可利通知内容应简明扼要，突出重点信息提供及时收集并分析通知的反馈情况，了解传达用电子邮件、员工群组、内部网站等多种渠必要的背景介绍和操作指引，以帮助受众理效果根据反馈采取后续跟进行动，确保通道进行交流解和执行知落实到位通知的归档保管要求系统归档实体归档将通知文件电子化存档,建立规范对于纸质通知文件,应建立档案室,的文件管理系统,确保内容安全和按流水号、日期等进行有序保管可查责任划分定期维护指定专人负责通知文件的归档管定期检查归档文件状态,及时防范理,保证信息的完整性和可追溯性损坏隐患,确保通知文件长期保存通知的法律效力强制性效力行政管理依据规范性文件行政决定效力通知具有一定的法律约束力,通知是政府机关实施行政管理根据相关法律法规,通知被视通知反映了政府机关的行政决要求受通知对象必须遵照执行的重要依据,具有拘束力受为规范性文件,具有法律效力定,其内容具有法律效力,受通违反通知的行为可能会产生通知对象必须按照通知的内容相关单位和个人必须遵照执知对象不得违反法律后果进行相应的行动行通知的类型与用途日常管理类通知重大事项通知用于部门日常运转、规章制度、用于宣布公司重大决策、重要会工作安排等内部管理事项的通知议、重要培训等重要信息的通知应急事项通知公告性通知用于及时传达突发事件、安全隐用于向广大员工、客户等群体发患等应急情况下的即时通知布一些公示性信息的通知通知的语言表达庄重正式简洁明确通知语言应当庄重得体、语气恳切有通知内容应当简洁明确，语言精炼凝力，体现权威性和正式性练，避免模棱两可或歧义命令性语气礼貌周到通知通常采用硬性措辞，以法律规范用词措辞要恰当礼貌，避免生硬性的语气做出指令和要求orarrogant要顾及受众心理感受通知的版式设计整体布局字体选用12通知的版式应当简洁、整洁、清晰，注重版式元素的协调配标题和正文字体应当美观大方，易于阅读字号大小适中置元素排列视觉效果34各项内容应当井然有序地排布，突出重点，减少空白合理运用色彩、线条、图像等视觉元素，增强通知的视觉吸引力通知的电子化传输邮件发送手机短信推送企业内部网络利用电子邮件可快速高效地传递各类通知,通过手机短信群发方式,可实时向相关人员在企业内部网络上发布通知,能够确保信息并确保信息及时、准确地送达推送最新的通知信息传达到所有相关人员,增强透明度通知的社交媒体发布微信公众号企业微博企业APP通过公众号发布通知便于广大员工及时获取通过企业官方微博发布通知,可让更多人关企业自有APP能提供灵活的通知发布和推送信息,还可利用图文、语音等形式增强视觉注并转发,提高信息传播范围功能,确保关键信息及时送达效果本课程总结与思考通过本课程的学习,我们深入了解了通知这种应用文的定义、特征、内容要素、表达方式以及撰写格式和规范从标题设计、正文撰写到落款规范,课程系统地介绍了通知的各个关键环节,并提供了丰富的实例供参考。