安全文件档案管理制度

安全文件档案管理制度安全文件档案管理制度

11.目的为进一步标准公司安全文件、档案管理工作，有效地保障安全生产管理工作的顺当进行依据《安全生产法》、《档案法》及有关规定，结合公司实际，制定本制度

2.适用范围适用于本公司安全文件、档案管理本制度所称安全文件、档案是指在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录

3.管理体制与职责

3.1公司的安全生产直接责任人负责安全生产档案工作的领导，指定一位档案管理员，负责档案日常管理工作

3.2安全生产档案管理员应具有安全生产及档案专业学问，集中统一管理本公司安全生产档案，对各部门、车间的安全生产档案工作进行监督与指导

3.3安全生产管理档案员职责1但凡企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定搜集齐全，整理归档2建立健全安全生产档案管理责任制和规章制度建立主要安全生产过程、大事、活动、检查的安全记录档案，并强化对安全记录的有效管理，充足利用文件和档案信息资源，为安全生产服务，标准安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序，特制定本规定

（二）适用范围本制度适用于公司的文件、档案管理

（三）标准性引用文件《安全生产法》《档案法》

（四）职责

1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理

2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理

（五）管理要求

1.档案管理范围

1.1公司对触及主要安全生产过程、大事、活动、检查的安全生产资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案管理

1.2对一般的安全记录按公司的《记录掌握程序》执行

2.保管事项

2.1公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案管理要求，有文件柜存档的文件，运用文件夹档案袋存柜，分类清晰合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风枯燥

2.2重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室

2.3一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管

2.4保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志

2.5档案箱、柜；钥匙专人保管无关人员不得进入档案室

2.6完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏

2.7案资料的保管和存放应科学、标准，便于查找

3.归档时间

3.1办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档

3.2按年度形成的文件，第二年上半年归档

3.3但凡有法律效用的文件材料，一经辨认就立刻归档

3.4但凡有机密性的文件，随时形成，随时归档

4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管

5.安全档案的借阅

5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记前方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案员同意后，方可查阅

5.2查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经主管部门批准，予以复制

5.3公司重要的文件、技术资料、合同（协议），未经公司领导批准同意，任何人不得查阅、借阅

5.4专业工具书，一律施行先归档保存，再办理借阅手续，如长期运用11的，部门内部应自备一本

5.5外单位来公司查阅档案、资料，必需得到分管副总经理以上领导的批准同意

5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月，可以续借，到期由档案室人员负责催讨，如须长期运用的部门内部则复印予以备份，并保证文件内容不得外泄

5.7查阅、借阅档案资料人员，要爱惜公司财产，运用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者严格处理

6.保密事项

6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传严禁任何人私自保管档案

6.2对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥当保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放

6.3保密文件的复制必需履行审批、登记手续要严格根据批准的份数,不得擅自多印留存复制文件应按原文进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁

6.4绝文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必需摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄

6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸,要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保密安全

6.6对够不上又不宜公开的档案，可划为“内部”

6.7和保密期限确实定和变更以及解密，必需经公司分管领导审核批准

6.8查阅“绝密”档案必需由总经理批准，未经批准不得复制和摘抄

6.9“绝密”档案必需放在保险柜中单独存放

6.10定期检查档案保密工作，发现问题按时处理档案人员应严格遵守保密纪律，防止泄密大事发生，对造成泄密大事的责任者，要视情节严格处理

7.修改、补充事项

7.1修改、补充科技档案，必需填写修改、补充申请单，并经分管副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动

7.2档案室必需对自己归档的科技档案的修改，进行监督和检查

8.销毁

8.1档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步看法，并对拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进行初审

8.2汇总初审看法，编造档案销毁清单销毁清单是准备销毁案卷的登记簿同时还应当撰写一份销毁档案的书面报告

8.3销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准

8.4销毁时要进行监销经鉴定批准销毁的档案，必需送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必需派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清单上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责经检查不准销毁的档案仍连续保存，并再销毁清单上具体注明

8.5档案销毁的详细工作由办公室承办，并将销毁清单归档对已到保存期限安全生产文件和档案材料，由公司生产技术处或相关部门提出申请，由公司分管领导及相关负责人审核签批，对审批同意销毁的材料，由公司生产技术处或相关部门销毁，并在销毁记录上签字安全文件档案管理制度3

一、目的为了标准安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完好性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度

二、适用范围本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理

三、职责

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理

2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

3、各部门安全员负责本部门文件档案的搜集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案

四、内容

8.6件资料的.搜集安全生产文件档案内容如下1国家有关安全生产法律法规、标准标准及其它要求；2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；4安全生产工作计划、总结、报告等；、5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；6供应商、承包商、施工单位相关材料等；7安全设备检测、检验报告、记录等；8食品安全、职业卫生评价报告等；

2、立卷归档1文件资料应依据其互相联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完好，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；2应依据文件资料的重要性，立案时间分永远、长期和短期三种,进行时间整理、分类归档；3安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存;4各种文件资料按肯定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料名目；5不同价值、不同性质的文件资料应当区分管理，单独立卷；

3、档案保管1档案应入架、科学排列，防止暴露和捆扎堆放；2应实行防潮、防虫措施，防止档案损坏；

4、档案借阅1文件资料档案借阅，必需履行借阅手续，借阅档案要留意爱护,不得丧失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；2借阅的档案要留意保密，未经答应，不得任意公开、发表或转借他人；3归还档案时，由档案管理人员当面查点清晰，并在借阅登记本上注销；

5、档案销毁对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；

五、相关记录《文件档案清单》

六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施3安全生产档案管理员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和相关标准，帮助各职能部门、车间对搜集的安全关联归档材料的完好程度、精确性以及保存价值进行审核4公司办公室负责搜集公司领导在企业安全管理和参与重大安全生产活动中形成的材料

4.档案的范围、搜集与移交

4.1安全生产档案范围包括以下内容1基础档案1企业根本情况；2厂区平面布置图；3主要管理人员登记表；4企业证照文书；5危险化学品登记证；6职业危害申报表及申报回执单；7应急预案备案回执单；8重点部位、关键装置和危险岗位一览表；10特种装备登记表；11特种作业人员登记表附操作证复印件2组织机构1安全生产组织架构图；2关于成立安全生产领导小组的通知；3关于任命安全生产管理人员的确定；4关于印发安全生产职责和安全管理制度的通知5其他与安全组织有关的内容3安全职责各部门、各级人员安全生产职责4安全管理制度安全标准化规定的安全管理制度5安全操作规程6教育培训1企业安全教育培训计划；2企业主要负责人、管理人员的安全教育培训记录；3员工三级教育培训卡；4员工三级安全教育培训记录；5特种作业人员安全教育培训记录；6复转岗、“四新”安全教育培训记录；7日常安全、宣传、教育培训记录及总结；8应急救援预案演练记录及总结，9其他安全培训记录7安全检查1各级政府及行业主管部门监督检杳所发的安全检杳指令书、整改通知书等各类执法文书；2企业执行各类执法文书所实行的措施及上报主管部门的报告；3安全监督执法方面的其他文件、文书和记录4安全检查及整改通知书企业自检部分5车间部门班组例行安全检查记录；6各专项安全检查的计划布置、检查记录；7安全生产领导小组组织季度、年度安全检查记录；8各项安全检查的处理情况及整改验收记录；9各项安全检查的总结汇报材料；8安全投入1全年安全投入的计划及专项安全投入计划；2安全、宣传、教育培训投入的情况记录；3安全隐患整改方面的投入记录；4劳动防护用品方面的投入记录；5安全防护装备、设备方面的投入记录；6安全评价、职业安全健康管理体系、安全文化建设的投入；7其他与安全有关的投入9“三同时”1有关安全设备和劳动防护职业卫生方面“三同时”工程的文件、资料；2“三同时”工程的设计图纸及相关资料；3“三同时”工程的竣工验收报告及相关资料；4其他与“三同时”工程相关的文件、资料10防护装置含职业卫生装备、下同1各类安全防护装备的种类及型号等根本情况资料；2各类安全防护装备运行维护保养情况记录；3应急救援装备的种类、数量、型号及管理部门、状况记录；4其他与安全防护装备相关的，文件、资料和记录；11特种装备1特种装备制造单位、合格证书、运用说明书、安装技术文件和资料；2特种装备的定期检验记录；3特种装备的日常运用及维护保养记录；4特种装备安全附件、安全爱护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常修理保养记录；5特种装备运行故障和事故记录12安全用电1变、配电室运行状况记录2临时用电申请及撤除记录；3配电柜箱掌握柜箱等用电设备运行记录；4变配电室平面图及供电系统图13工伤保险1参与工伤保险员工的名单；2企业为员工缴纳保险费的凭证或单据；3发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；4其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据1本公司内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类;2产生职业病危害的岗位的预防措施情况；3产生职业病危害的岗位定期检测检验报告；4接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况；5确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；6其他与职业病防治相关的文件、材料15劳动防护用品1各类劳动防护用品发放记录；2员工运用和佩戴劳动防护用品的记录；3其他与劳动防护用品有关的文件、材料16事故调查处理1事故调查搜集各类证据；2事故调查的相关会议记录；3工伤事故调查处理报告书表；4按“四不放过”原则对事故进行处理的文件；5其他与事故相关的文件、资料17消防安全1消防安全管理制度及落实情况记录；2消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人的岗位职责；3消防设备、器材平面布置及应急疏散平面图；4火险火灾应急处置预案框图及实施细则；5义务消防队人员名单及其消防装备情况；6建筑物或者场所施工、运用前的消防设计审核、验收以及消防安全检查的文件、资料；7消防设备、器材及防火材料的合格证明材料；8消防设备、器材定期检查、测试报告以及修理保养记录；9有关电气装备检测包括防雷、防静电等记录资料；10火灾隐患及其整改情况记录；11其他与消防安全相关的文件、资料和记录18其他与安全生产相关的内容

4.2搜集与移交1归档材料应是企业开展安全生产标准化管理中形成的各种文件、记录、台帐、规章制度、原始资料、图片、图纸、技术资料等2归档材料应确保完好、精确、系统，反映企业安全生产标准化管理活动的真实内容和历史过程3用纸、用笔标准不用铅笔、圆珠笔，字迹清楚4具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档5本公司及各部门在安全生产管理过程中形成的材料应随时归档,对基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关材料，可在工程结束后整理归档6安全生产档案管理员负责有关归档材料的审核7安全生产档案管理员应对各部门送交的各类安全生产档案认真检查检查合格后交接双方在移交清册一式X份上签字，正式履行交接手续接受电子安全生产档案时，应在相应装备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的全都性，然后办理交接手续8在资产与产权变动时，本公司安全生产领导小组应负责安全生产档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作其安全生产档案由接受单位或原主办单位保存

5.档案处理1依据公司安全标准化管理要求，安全管理档案建档，与危化品企业安全标准化《评审标准》全都，建立以下档案类别，并依据其归档内容分别编制档案名目1法律、法规和标准2机构和职责3风险管理；4管理制度；5培训教育；6生产设备及工艺安全7作业安全8职业健康9危险化学品管理10事故与应急11检查与自评2特别载体安全生产档案录像带、照片、磁盘可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目，并分别保存，注明与相关纸质档案文件的编号3）档案保存，设专用柜屉，实行防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全对破损或载体变质的安全生产档案要按时进行修补和复制4）安全生产档案保管期限分永远、长期（五年）短期（一年）三种5）对保管到期的安全生产档案，由本公司安全生产领导小组及档案工作人员进行鉴定，对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，经鉴定人员签字后，报安全生产第一责任人审批销毁安全生产档案时必需履行签字手续，由两人以上监销，销毁清册长期保存6）安全生产档案工作人员调开工作时，必需办理完安全生产档案移交手续前方可离岗

6.档案利用

（1）安全生产档案的借阅、复制必需经本公司安全生产第一责任人或安全生产直接责任人的批准

（2）在提供、利用、公布安全生产档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益

（3）应主动主动地接受安全生产监督管理部门对安全生产档案管理工作的监督指导安全文件档案管理制度2

（一）目的。