2024年度会务服务合同

成收台、会议室清理及恢复等会场整理工作

5.1按【周、月】向甲方提供会务活动及其接待信息统计数据5信息报送与总结

5.2会议结束后，会议负责人及时对主力、/申请方进行回访，填写《客户服务需求登记表》【其他会务服

6.1负责甲方与会务管理的司勤保障服务6务】

6.2按照甲方需求，为与会人员提供茶歇服务L2活动支持服务内容及标准服务内容序号服务标准备注

1.接到甲方需求之日起一周（临时活动3个工作日）内完成中小型外场活动承办方案（以下简称”承办方案”），并提交甲方审核；审核不通过的，丙方应自收到甲方修改意见之日起【1-2】日内完成修改并再次向甲方提交审核，根据甲方的要求，直至甲方满意为止策划、统筹、组织

2.中小型外场活动正式举办前两日，丙方人员开始对活1中小型外场活动的动场地进行布置及氛围营造承办

3.严格按照甲方核通过的承办方案组织活动，确保活动正常完结

4.人员接待，交通、餐饮保障，住宿保障均按甲方要求完成

5.全年提供不超过8次中小型外场活动

1.3会务服务分级标准说明预约时间逊型工一级会议副厅级别及以上领导所参与会议提前2个工作日【会议礼遇】迎宾/控梯/茶水/咖啡/矿泉水/摄影安排，参会人员到来前附件2会务服【1分钟前完成电梯控梯，以及迎宾指引；务考评表【会议物品】桌卡/方案/笔/纸/纸巾；一级会议会务服务考评表【会议设备】电脑/投屏/鹅颈麦/手持麦供应；保障内容【准备时限】会议开始前【1】小时完成会议布置、设备调试以及会务物资准备、摆台等会前准备工作；【人员配比】固定岗保障人数2人，辅助岗2-4人二级会议管理局局领导所参与会议提前半个工作日【会议礼遇】迎宾/茶水/咖啡/矿泉水；【会议物品】桌卡/方案/笔/纸/纸巾二级会议【会议设备】电脑/投屏/鹅颈麦/手持麦；保障内容【准备时限】会议开始前【1】小时完成会议布置、设备调试以及会务物资准备、摆台等会前准备工作；【人员配比】固定岗保障人数1人，辅助岗『2人管理局各处室/开发公司/平台公司人员所提前半个工作日三级会议参与会议【会议礼遇】迎宾/矿泉水；【会议物品】桌卡/方案/笔/纸/纸巾【会议设备】电脑/投屏/音响；三级会议保障内【准备时限】会议开始前【1】小时完成会议布置、设备调试以及会务物资准备、容摆台等会前准备工作；【人员配比】前端服务固定岗保障人数1人，期间保障为期间保障岗人员（随机分配）考核对象考核期间年月【】日至年【】月日序号考核内容具体考核标准乙方按照投标文件规范要求完成岗前准备工作1发现一处不符合扣2分2协助甲方制定会务保障方案，并组织实施3会前填与《会议服务登记表》，详细记录参会时间、地点、与会人数熟练使用会议设备设施，保障会务正常进行4及时通知与会人员会务信息，并确认参会信息5VIP会议、一级会议、二级会议保障，会议开始前1小时完成会议布6置、摆台VIP会议、一级会议提供接待迎客，客户到来前10分钟完成电梯控梯，7以及迎宾指引礼貌接付参云人贝，并指引入座8会议负责人必须到会场监督，巡视会议室的准备情况和会务的进行情9况，以便有突发事件时及时应对会中每30分钟空调测温一次，保障会场内温度舒适，确保会议设施设10备正常运行每10-15分钟巡视一次会场，VIP会议、一级会议每20分钟补11充与会人员茶水，二级会议每30分钟补充与会人员茶水负责会后收台、会议室清理及恢复工作，保证会议室达到随时使用状12态，做到“人走、灯闭、门关”会议结束后，会议负责人及时对主办/申请方进行回访，填写《客户服13务需求登记表》按照甲方要求按周、月输出会务接待信息及总结14负责甲方与会务管理的司勤保障服务1516按照甲方需求，为与会人员提供茶歇服务17未经甲方同意，工作时间未在工作岗位（无故缺勤）18每季度有效投诉（甲方投诉后，丙方未能于2日内完成整改）不超过）不超过1次半年度人员流动不超过1次19制定应急预案并在突发情况发生事立即启用20得分情况甲方考核人员（签字）附件3会务服务费用报价表

（2）提供会务保障车辆不少于4台（7座/台）第二板块为甲方的开工仪式、集中现场签约、奠基仪式、年会等各类中小型外场活动提供全过程支持（以下统称“活动支持服务”），提供包括但不限于现场布置（如活动主视觉设计及延展、设备租赁、广告物料制作搭建等）、场地租赁、茶歇餐饮安排、现场人员（包括但不限于主持人、现场服务人员及秩序维护人员等）安排、活动宣传、嘉宾邀请、交通接送等活动配套服务每年提供具体活动次数以甲方实际需求为准服务标准要求以《活动支持服务内容及标准》（详见附件2）约定为准；每次会议如另有其他合理要求的，以甲方要求为准

二、会务服务费及支付方式L服务费用

（1）本合同暂定含税服务费用总价为人民币（大写）【】（小写¥【】），其中，不含税价人民％币（大写）【】（小写¥【】），增值税为人民币（大写）【】（小写¥［））,增值税税率为【1其中，包含8次中小型外场活动费用人民币（大写）【】元，该费用包含丙方为完成8次中小型外场活动所需的场地租赁费等一切费用；若本合同服务期限内中小型外场活动未满8次的，合同结束后按照实际已发生的中小型外场活动费结算，结算公式为单次外场活动费用*实际发生次数）具体费用构成详见附件3最终结算费用根据乙方考核评价结果确定

（2）如因国家税法相关规定增值税税率变动，本合同含税总服务费用不变（不含税费用及增值税予以相应调整），并按含税总服务费用作为付款依据上述款项包含了乙方为完成本合同项下所有会务服务所包含的全部服务费用及税费，除另有约定外，甲方不再向乙方支付任何其他费用

2.考核评价与扣款

（1）考核评价周期甲方按照《会务服务考评表》（详见附件2）以季度为周期考核乙方的服务质量如服务期内剩余的最后服务期间不足三个月的，以实际期间为一个考核周期或与上一个完整季度合并考核

（2）考核评价结果的应用当周期考核评价结果2【90】分时，相应周期的服务费用按约定标准的【1001%支付；当周期考核评价结果〈【90］分时，相应周期的服务费用按约定标准百分比支付，百分比比例为考核得分/

1003.服务费支付

（1）本合同前三季度采取“先付费再服务”“按季度支付”的方式，第四季度服务费用按季度考核结果和中小型外场活动费执行情况确认后结算

（2）合同签订后，甲、丙双方按合同暂定总价的25%支付第一季度服务费；

（3）第二季度、第三季度开始的171个工作日内，甲、丙双方就本季度应支付的服务费进行核对，核对无误后甲方按约支付甲方应支付的服务费为合同暂定总价的25%减上一季度应扣除的服务费（如有）、缺勤费（如有）、违约金（如有）；

（4）第四季度结束的【7】个工作日内，甲、丙双方就本季度应支付的服务费进行核对，核对无误后甲方按约支付甲方应支付的服务费为A.中小型外场活动次数满8次的合同暂定总价的25%减第

三、四季度考核应扣除的服务费（如有）、缺勤费（如有）、违约金（如有）B.中小型外场活动次数不满8次的在合同暂定总价的25%减第

三、四季度考核应扣除的服务费（如有）、缺勤费（如有）、违约金（如有）后，与实际发生的中小型外场活动费用据实结算

（5）甲方付款前，乙方需开具符合甲方要求的发票以及符合甲方要求的付款材料（如经甲方确认的服务考评表），前述材料自甲方审批通过之日起15个工作日内支付

（6）各方同意，服务费计算结果采用四舍五入并保留两位小数，由此产生的费用差额损益由双方各自享有或承担

4.乙方收款信息乙方账户开户行银行账户税号公司地址联系方式

三、甲方权利义务

1.甲方有权按照合同约定对乙方的会务服务进行监督检查及考核

2.甲方有权就具体会议在会务服务范围内对乙方服务提出具体要求，乙方应当按甲方要求予以执行；甲方亦可要求乙方提交相应的会务方案，由甲方审核通过后执行

3.甲方有权对乙方服务情况及其派驻人员工作情况进行不定期考察，如考察发现乙方服务不符合约定的，甲方有权要求乙方限期整改，或要求乙方就派驻人员进行更换，乙方应在甲方要求的期限内予以更换逾期未更换的，自逾期起至完成人员更换前，乙方应按【】元/人/日的标准向甲方支付违约金

4.甲方有权要求乙方驻场人员外出提供会务服务，乙方应按照甲方的要求积极协调其人员予以配合

5.甲方要求乙方驻场人员外出提供会务服务的，甲方应当为乙方驻场人员提供适当的交通、食宿安排

6.甲方按合同约定及时支付服务费

7.本合同、合同附件中约定的其它权利义务

四、乙方权利义务

1.甲方要求就具体会议提供会务方案的，乙方应自收到甲方的要求之日起【2】日内提交会务方案，并取得甲方的同意如甲方在上述方案确定后提出取消或增加等更改服务项目的要求，乙方应积极配合妥善解决若该等取消或变更产生实际损失时，则该损失由甲方自行承担，但不因此增加服务费用

2.乙方应于合同签订后【7】日内派驻人员进场，派驻人员进场前应提供人员资料供甲方审核，经过甲方同意后方可派驻；同时，乙方应向甲方提供驻场人员劳动合同，并提供符合甲方要求的其他资料3乙方应严格对派驻甲方之工作人员进行安全教育、培训和管理，如工作期间发生非甲方责任的财产损失及人身伤亡，责任均由乙方承担

5.会务保障车辆的油费、年检费、保养维修费均由乙方自行承担，甲方不承担任何额外费用；且提供的车辆保证证照齐全有效，车辆性能良好，干净整洁，无事故记录，安装有监控和导航功能的设施设备，并保证该等设施设备正常运行

6.服务期限内，出现违规、交通违法、肇事、交通事故或其他原因造成车辆损失，或乘车人或第三方人身或财产失的，由乙方自行处理，修理费等损失由乙方自行承担

7.乙方确认，乙方派驻人员与甲方无关，由乙方依法与其派驻人员建立劳动关系乙方应为其派驻人员办理合法的劳动用工手续，签订劳动合同，并严格对派驻人员进行安全教育、专业培训和管理，如因乙方服务引起非甲方责任的人身或财产损失（包括乙方派驻人员的损失及甲方损失或其他第三方损失），责任均由乙方承担，乙方可自行向法定责任方追偿同时，乙方应承担甲方因此遭受的全部损失（包括但不限于甲方向第三方支付的赔偿款、甲方因相关纠纷支付的律师费、诉讼费、保全费、鉴定费等）

8.乙方派驻人员离职后，乙方应在【5】日内完成人员的补充，逾期未完成补充的，自逾期起至乙方补充人员到位前，乙方应按［200］元/人/日的标准向甲方支付违约金

9.非经甲方书面同意，乙方不得将本合同项下服务全部或部分以任何形式交由第三方完成,经甲方书面同意乙方转委托第三方提供相应服务的，第三方服务标准不得低于本合同标准，且乙方就第三方服务对甲方承担责任

10.未经甲方书面同意且履行相应程序，乙方不得使用甲方场所开展活动

11.本合同、合同附件中约定的其它权利义务

五、保密条款

1.乙方应对本合同的内容、因履行本合同或在项目合作期间获得的甲方的商务、财务、未公开政策、或其它标明保密的文件或信息等一切未对外公开的内容（简称“保密信息”）负有保密责任，未经甲方书面事先同意，不得向本合同以外的任何其他方披露，但乙方为履行其职责而向确有必要知悉保密信息的雇员或其关联机构、其他顾问机构的雇员披露以及依据可适用的法律法规或相关规则要求需要披露的情形除外，但乙方同时须指示其雇员及相关机构、人员遵守本条规的保密及不披露义务乙方应仅为本合同目的使用保密资料

2.需要时，乙方派驻人员应签署符合甲方要求的保密承诺函

3.服务期限届满后，乙方应根据甲方要求，在【3】日内返还或销毁其掌握的甲方保密信息

4.本保密条款不受其他条款效力的影响，应在本合同终止后仍然有效，直至有关保密信息被公开

六、通知条款L协议各方同意，与本协议有关的任何通知，以书面方式送达方为有效书面形式包括但不限于传真、快递、电子邮件上述通知应被视为在下列时间送达以传真发送的，在该传真成功发送并由收件方收到之日；以快递或专人发送的，在收件人收到该通知之日；以电子邮件发出的，在电子邮件成功发出之后即为送达

2.通知送达下列地点，或传至下列传真号码，或发至下列电子邮箱视为有效送达如任何一方的通讯信息有变更时，需在变更前【10］日以书面形式通知对方因迟延通知而造成的损失，由过错方承担责任［甲方］姓名王茜联系方式:电子邮箱:地址三亚崖州湾科技城中核产业园2号楼［乙方］姓名联系方式电子邮箱地址

七、违约责任L合同双方任何一方违约的，应赔偿因此而造成的守约方的全部损失，并向守约方支付其实现合法权益的必要支出，包括但不限于律师费、差旅费、诉讼费、鉴定费、保全费等，按合同约定涉及违约金的，从违约金中予以赔偿，违约金不足赔偿的，守约方有权要求另行赔偿

2.如甲方未按合同约定期限支付服务费的，每逾期一日，乙方有权要求甲方按拖欠费用的［11%的标准支付违约金，最高不超过合同暂定含税服务费用总价的【31%o

3.乙方有下列情形之一的，甲方有权解除合同，并要求乙方按合同暂定含税服务费用总价的【3】％支付违约金，合同解除后，未支付的服务费不再支付，已支付费用按乙方实际服务时间及服务考评期综合考评结果进行结算

（1）乙方逾期完成相应服务且超过甲方要求时间【5】日或乙方逾期完成相应服务达到【4】次以上的；

（2）乙方逾期按甲方要求补充、更换人员超过【10】日；

（3）乙方或乙方派驻人员违反本合同保密条款或知识产权条款相关约定；

（4）乙方擅自将全部或部分服务交由第三方履行的；

（5）会务方案累计调整【5】次仍无法通过甲方验收或未按甲方要求的时间提交会务方案达【5】次的；

（6）未经甲方同意且履行相应程序的前提下便使用甲方场所开展活动，按照合同约定、依据乙方考核情况可解除合同的

（7）乙方周期考核评价结果低于【601分的如出现本款第

（3）项违约行为的，不论是否通过甲方验收，亦不论是否在本协议有效期内，甲方均有权按照本条款要求乙方支付违约金

4.乙方保证向甲方提供的一切服务或成果不会侵犯任何第三方的合法权益（包括人身、财产等），若甲方因使用乙方所提供服务或成果而遭受索赔的，则由乙方承担全部法律责任并赔偿甲方因此遭受的全部经济损失（包括但不限于诉讼费、保全费、担保费、律师费、调查费、被司法机关判决的赔偿等）

5.甲方有权直接从应付未付的款项中扣除乙方应承担的费用、损失、违约金、赔偿金、补偿金及其他应由乙方承担的款项甲方收取违约金的权利不影响甲方根据本合同或适用的法律享有的其他权利

八、争议解决因履行本合同所发生的一切争议及与本合同相关的争议，双方应协商解决协商不成的,提交甲方所在地的人民法院通过诉讼解决

九、其他约定L本合同自双方签字并加盖公章或合同专用章之日生效，之前甲乙双方签署的相应协议或其他形式的文件内容与本合同有冲突的，以本合同为准

6.本合同未尽事宜，双方可签订补充协议或以附件的形式作出补充说明届时，本协议的补充协议或附件作为其不可分割的一部分，与本协议具有同等的法律效力

7.在下列文件有效适用的前提下，下列文件均是本合同的组成部分，在彼此内容不一致或者发生歧义时，按如下顺序进行解释；但涉及到乙方服务标准的部分，应以最严格标准为准:

（1）补充条款及补充协议（如有）；

（2）合同附件、经甲方确认的会务服务方案（如有）；

（3）本合同正文；

（4）中标/中选通知书；

（5）乙方的投标/响应文件、澄清等；

（6）甲方的招标/采购文件；

（7）合同履行期间经合同双方指定代表人签字确认的函件，如通知、会议纪要、备忘录、补充协议书、指令、传真、电子邮件、变更和洽商等书面形式的文件°

8.本合同涉及填空内容的，须以机打内容为准，涉及手写内容处须加盖单位印章确认

9.甲方依据本合同相关约定解除合同时，该合同自甲方书面通知乙方之日解除，但甲方书面通知书中另行载明合同解除日期的，则以该载明日期为合同解除日期10本合同部分条款无效，不影响其他部分的效力本合同内如出现可以理解的笔误和打印错误，将不影响其法律效力11本合同一式【】份，具有同等效力，甲方执【叁】份，乙方执【】份，具有同等法律效力12其他约定【】附件

1.会务服务内容及标准

2.会务服务考评表（以下无正文，为《会务外包服务合同》签署栏）甲方三亚崖州湾科技城管理局乙方负责人/授权代表法定代表人/授权代表:签订日期年月日附件1:服务内容及标准

1.1会务服务内容及标准服务内容序号服务标准备注

1.1乙方安排【10】人驻场提供会务服务，驻场人员应满乙方应结合足【无刑事犯罪记录，责任心强，工作认真负责，形象气每次会议的质佳】的条件规模、等级

1.2乙方驻场人员工作时间按照【甲方的工作时间执行，等实际情况1人员驻场服务如甲方在节假日或工作日工作时间外有会议安排，乙方仍匹配相应的应安排人员到场提供服务】会务服务，

1.3【乙方驻场服务人员应当统一整齐着装】不同等级的

1.4【乙方的派驻人员须听从甲方调动指挥，并遵守甲方管理制度】

2.1协助甲方制定会务保障方案，并组织实施会议的具体

2.2会前填写《会议服务登记表》，详细记录参会时间、服务要求详地点、与会人数见附件12会前准备服务《会务服务

2.3及时通知与会人员会务信息，并确认参会信息分级标准》

2.4VIP会议、一级会议、二级会议保障，会议开始前1小时完成会议布置、摆台

3.1礼貌接待参会人员，并指引入座

3.2每10-15分钟巡视一次会场，VIP会议、一级会议每20分钟补充与会人员茶水，二级会议每30分钟补充与会人员茶水3会中管理服务

3.3会中每30分钟空调测温一次，保障会场内温度舒适，确保会议设施设备正常运行

3.44会议负责人必须到会场监督，巡视会议室的准备情况和会务的进行情况，以便有突发事件时及时应对

4.1会议室每【日】全面清洁1次，会议间隙间循环保洁4会后管理服务

4.2会前【1】小时完成会场保洁，会后【1】小时完。