会计档案管理规章制度参考

会计档案管理规章制度参考会计档案管理规章制度参考范文

一一、为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》的规定,结合本公司的实际情、况，制定本制度

二、本制度适用于公司档案部门和财务部门的会计档案管理工作第二章会计档案管理部门及人员

一、档案部门和财务部共同负责会计档案管理工作的开展和协调

二、公司档案部门和财务部指定专门人员作为会计档案员负责会计档案的保管工作档案员应具备爱岗敬业、认真负责、耐心细致、熟悉相关法律法规、持有《会计从业资格证》等条件

三、按照不相容岗位分离的原则，出纳员不得兼任会计档案员第三章会计档案归档的范围

一、会计凭证

（一）原始凭证

1、自制原始凭证

（1）一次凭证如入库单、出料单、支付申请单等；

（2）累计凭证如限额领料单等；

（3）汇总原始凭证如发料凭证汇总表、收料凭证汇总表、现金收入汇总表等；

（4）记账编制凭证如购货发票、收据等

（二）记账凭证

二、会计账簿凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料

5.增值税专用发票和普通发票第四章会计档案的整理会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号

1.会计凭证1按月立卷每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份2分散装订根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观3装订封面的所有内容要填写齐全，包括单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等

2.会计账簿各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管1会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容2会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列3活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册不同规格的活页账不得装订在一起4会计账簿的装订顺序会计账簿装订封面账簿启用表账户目录按本账簿页数顺序装订账页会计账簿装订封底5装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象6账簿装订的封口处，应加盖装订人印章7装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号8会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存借款日记账、分户明细账、辅助账

3.会计报表会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管第五章会计档案的归档保管

1.当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管

2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作

3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收第六章会计档案的借阅使用

1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册

4.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续

5.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换

6.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制第七章各种会计档案保管期限

1.会计凭证保管15年

7.会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年

8.会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存第八章会计档案的销毁

1.会会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止

2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导第九章附则

1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理包括总账、明细账、日记账、各种辅助账等

三、财务会计报告包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表（新的会计准则要求在年报中披露）、附表及会计报表附注和财务情况说明书

四、其它会计核算资料凡与会计核算机密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料如经济合同、银海余额调节表、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等实行会计点算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理第四章会计档案的整理和装订

一、会计档案的整理立卷会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即分类标准统

一、档案形成统

一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号

（一）分类标准统——般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他

（二）档案形成统一案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一

（三）管理要求统一建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册

（四）会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订

1、会计凭证的装订一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档

（1）会计凭证装订前的准备工作a.分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；b.按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；c.摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成通记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整;d.整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现却号要查明原因再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;e.记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全

（2）会计凭证装订时的要求a.用“三针引线法”装订，装订凭证应该使用棉线，在左上角打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占的部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于时候查阅；b.凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；c.装订凭证厚度一般

1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方

（3）会计凭证装订后的注意事项a.每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；b.在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅

2、会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷基本要求是

（1）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，帐页数是否齐全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的帐页、会计账簿装订封底的顺序装订

（2）活页账簿装订的要求a.保留已使用过的帐页，将帐页数填写齐全，去除空白页和撤掉帐页夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册b.多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类帐页装订在一起c.在本账的封面上填写好账目的种类，编号卷号，会计主管人员和装订人员（经办人）签章

（3）账簿装订后的其他要求a.会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象b.会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章c.封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银海存（借）款日记账、分户明细账d.会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号

3、会计报表的装订会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失小公司可按季装订成册第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订;第二，跨级报表装订顺序为会计报表封面、会计报表编制说明书、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;第三，按保管期限编制卷号第五章会计档案的移交财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行

（一）开列清册，填写《会计档案移交单》

（二）在账簿使用日期栏填写移交日期

（三）交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章第六章会计档案的归档保管

一、公司档案部门和财务部专门指定档案室或档案柜存放会计档案保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满后移交档案部门保管

二、会计档案的保管要求

（一）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；

（二）采用透明塑料薄膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；

（三）会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；

（四）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；

（五）设置保管清册（附表5）,严防毁坏损失、散失和泄密；

（六）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施会计档案保管专员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作

三、机构变动或档案管理专员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接受

四、会计档案的保管期限按其特点可分为永久性和定期性两类凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如1996年年度终了日为12月5日，保管期限按1997年元月1日开始计算为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错第七章会计档案的借阅使用

一、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经总经理、财务负责人批准

二、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信、经总经理、财务总监或财务经理批准后，方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续档案库管员应登记《档案借阅登记表》，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚

三、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散员卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）

四、借出的会计档案，会计档案管理专员要按期如数收回，并办理注销借阅手续第八章会计档案的销毁

一、会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同编写《档案销毁申请表》，提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册

二、机关、团体、事业单位和非国有公司会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁；国有公司经公司领导审查，报请上级主管单位批准后销毁

三、会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁

四、销毁会计档案时前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销；各级主管部门销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销;财务部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员参加监销;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查F面分享更多会计档案管理规章制度参考会计档案管理规章制度参考范文二第一章总则为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本单位实际情况，制定本办法第二章会计档案管理部门

1.单位档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件

2.财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密第三章会计档案归档的范围

1.会计凭证包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等年度终了都必须按照规定归档

3.会计账簿包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等

4.财务报告《会计制度》包括规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告

5.其它会计核算资料。