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机关公文写作知识讲座
（一）任何一个刚刚走上文字秘书岗位的人，只要他是热爱这项工作的，都想尽快熟悉情况,尽快独立成文，甚至巴不得一下子就成为“大手笔”这里所说的“大手笔”是指各级党政机关和各部门、各单位中那些才华横溢、出类拔萃的文字秘书们他们之所以被称为“大手笔”，是由于:有较丰富的知识，博览群书，博学多才，古今中外、党政财文等各方面的知识均有所涉猎，并在某一个或几个方面有较深造诣；有较扎实的文字功底，熟悉谋篇布局、语法修辞等各种要领，通晓机关各种文稿写作常识并能娴熟运用；有较敏锐的洞察力和较强的思维能力，可以用对的的立场、观点、方法分析问题和解决问题,善于以文辅政，为领导出谋献策；有较高的写作水平，不仅才思灵敏，倚马可待，并且文笔精彩，质量优良；不仅善于领略领导意图，并且富有发明性；不仅能杰出完毕自身的写作任务，还经常担任改稿、统稿任务，发挥“龙头”作用但是我们不得不认可各级机关从事文字工作的人虽然成千上万，但可以称得上“大手笔”的人还是不多，有的单位甚至千挑万选还找不着一个难怪常听一些领导同志抱怨找一个过硬的“笔杆子”太难了，简直比找老婆还难！找不着，有些领导同志只好亲自动手写稿，或者列个提纲先到会上去讲，尔后让秘书去整理其实，秘书们又何尝不着急呢？他们也想成为令人羡慕的“大手笔”，但由于种种因素，总是迟迟上不了路，写出来的东西多半被领导“枪毙”掉！那么如何使更多的机关文秘人员成为“大手笔”？我想，领导的重视和培养固然十分重要,但起决定作用的还是文秘人员自身的刻苦努力自身不努力，领导再重视也没用作为文字秘书,在写作上要有“出人头地”的雄心壮志这不是狂妄，而是一种气概假如自己看不起自己，自己不给自己施加压力，那就永远也成不了“大手笔”此外还要掌握方法，这样就可以少走弯路,就会成熟得快一些具体地说，要过好“三道关”，坚持“三勤”，做到“三不”“三道关”即知情关、适应关、基础关所谓“知情关”，就是尽快熟悉情况，通过看书看报、阅读文献、参与会议、下基层调研等各种渠道，对本地、本单位的基本情况和工作运营情况有一个基本的了解，这样才干慢慢进入“角色”所谓“适应关”，就是尽快适应机关工作的“气候”和文秘工作的职业特性，涉及工作性质、职责范围、基本规定和有关规章制度，还涉及如何与领导和同事相处、如何思考问题、如何与基层干部和群众打交道等这一点，对于没有从事过机关工作和文秘工作的同志尤为重要适应得快，工作就能不久上路；适应得慢，上路自然也要慢一些所谓“基础关”，指的是机关文稿写作的基本常识，涉及机关公文的种类、格式、行文规则、写作规定、解决办法等等，都要了解和掌握多看，多琢磨、多请教，抓住带有规律性、规范性的东西，慢慢就能熟悉了“三勤”即勤积累、勤练笔、勤比较积累资料对于文秘人员来说实在是太重要了，这不仅是掌握知识的重要方法，也是做好本职工作的必要手段同样是读书看报，有些人也许作为一种消遣，漫不经心，看过就丢，但文秘人员绝对不可以，而要处处留心，注意积累所谓积累，就是把学到的、看到的有价值的东西和其他必须掌握的东西通过一定的方式（或工具）集聚起来并使之日渐增多积累其实就是知识的储蓄其作用何在呢？一是备查，以防遗忘；二是引用，方便写作；三是启发，帮助思考；四是“营养”，充实知识即使有些东西永远也用不上，但由于通过记载，印象加深，事实上对你的知识功底起了潜移默化的作用可见，勤于积累，不仅初学写作者应当做到，就是那些已经达成炉火纯青之境界的“大手笔”也不能忽视由于事物是不断发展变化的，所以对知识的积累也应是永不断止、永不满足的文秘人员需要积累的东西涉及很多方面,我认为大体可分为五大类:一是大政方针和重要言论；二是格言、佳句；三是大事、要事（涉及历史的和现实的、国内的和国外的，本地的和外地的，物质文明领域和精神文明领域的重大事件,重要成果和重要经验教训等）；四是两个文明建设中涌现的先进典型和经验；五是基本情况和工作运营情况积累的内容可以有所侧重，综合部门的要相对全面一些，专业部门的要相对集中一些总之如何有助于增长知识，做好工作就如何积累，惟一不可取的是偷懒省事，无所专心，视积累为额外承担有道是“读书破万卷，下笔如有神”，我们所追求的正是“厚积而薄发”，不“厚积”则无以“薄发”每一个有志成才的文秘人员，都应通过学习和积累，努力使自己成为“知识的富翁”所谓“勤练笔”，当然是很重要的“必修课”由于是新来乍到，拿大稿子毕竟还差火候，还是要老诚实实、认认真真地从写“豆腐块”、“火柴盒”开始，比如告知、简报等，由易而难，由浅而深,反复练习，熟能生巧当然也可以自我加压大稿子起草任务既然暂时还摊不上,那就偷偷地按商定的提纲也从头至尾写上一遍,哪怕搜肠刮肚生拼硬凑也不要紧,毕竟是一种锻炼然后承担某一部分，然后独立成篇，一次不行两次，两次不行三次，久而久之就摸出其中的门道了所谓“勤比较”，就是反复研读那些质量较高的文稿，看看人家怎么写的，设想假如自己来写会写成什么模样，从中发现自己的局限性尚有一个好办法是，把自己起草的、被领导或“大手笔”们改过的稿子好好保存下来，即使改得面目全非也不要紧，然后逐行逐段、逐字逐句地进行对照分析，搞清楚人家为什么这么改，自己那样写为什么不行，从中受到启发和教益“三不”即不怕失败，不固步自封，不三心二意所谓“不怕失败”，是指在初学写作阶段,要有一股子“初生牛犊不怕虎”的锐气和“丑媳妇不怕见公婆”的勇气，大胆地写，刻苦地练，毫无保存地把自己的“底子”亮出来，成功了固然好，失败了也不要紧事实上，这个阶段往往是失败之作居多，但正是这一次次的失败，成为一步步通向成功的阶梯有的同志缺少这种心理素质,好胜心太强，太爱面子，生怕写出来通但是、遭人笑，所以写起来缩手缩脚，老半天憋不出几行字,这样反而成问题尚有的同志看到自己的“作品”被“枪毙”了，或者被改得面目全非了，就垂头丧气，妄自菲薄,这种心理也是很要不得的所谓“不固步自封”，即不满足于一时之得、一尺之进，而要不断自我加压，朝着更高的目的努力有的同志刚刚摸到一些门道，就自认为了不起了,学习放松了，口气也大起来了，甚至搞起“文人相轻”那套东西来,这种骄满情绪必然成为前进的绊脚石要知道，山外有山，楼外有楼强中更有强中手，更何况你才刚刚上路呢？只有永远把成绩当作新的起跑线，才干不断有新的进步、新的突破所谓“不三心二意”，就是要干一行，爱一行，心无旁警，专心致志说句实在话，秘书虽然算不得什么官，但毕竟身在官而官是热闹的、复杂的，甚至是令人眼花缭乱的，这种情况下，为秘书者特别要做到“心静”C,C二字，不静则浮,不静则躁，不静则难以成大器机关公文写作知识讲座
（二）有的文字秘书也许文字基础非常好，但不一定能写好机关公文稿，只能说具有了写好机关文稿的条件这是由于机关文稿有其独特的性质、特点和作用，起草机关文稿有其独特的思维方式和写作规定，假如把握得不好、不准，即使你驾驭文字的能力再强，文章也未必能对得上路机关文稿无论是领导发言、重要文献、工作总结、调研文章等“大块头”文章，还是告知、批复、纪要、信息等“小块头”文章，都必然涉及政治、经济、历史、哲学、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、军事、保密、统一战线等多方面的知识，每一门知识又涉及了方针政策、专用术语、不同时期的任务与规定等大量具体的知识假如缺少这些方面的知识，不仅材料写不下去、写不对路，还难免说外行话，甚至还也许说错话这一点，对于党委、政府文字综合部门的工作人员尤为重要作为专业部门的秘书人员，也许你对部门工作的相关知识烂熟于心，但你也不能不了解其他有关方面的专门知识由于一个部门的工作不也许孤立运营，而要在党委、政府统一领导下，与其他各部门各单位的工作协调、配合运营假如各部门文秘人员不努力掌握多方面的知识，仅仅知道或者仅仅强调本部门的工作和利益重要，写起材料来各行其是，那就有也许出现政策打架、步调不一的现象，就会影响机关总体工作的有效运转所以，作为一名称职或者基本称职的文字秘书，除了要掌握语言文字基础知识和各种机关文稿的写作常识外，还要重点掌握以下方面的基本知识一是历史知识以史为镜，可以知替兴忘掉历史意味着背叛，不懂历史意味着浅薄我们的民族历史悠久、文化灿烂,其中很多东西值得我们去结识、把握和继承、运用作为文秘人员，除非毕业于历史专业，不也许都对历史有全面的、具体的了解，但对人类社会发展演变的重要阶段、重要历史人物和重大历史事件、重要经验教训等应有较清楚的了解，对党史、建国以来的发展史特别是改革开放以来的发展史更应熟记于心,对地方史和有关专业史也应有所掌握这不仅是拓宽知识面的需要，也是胜任本职工作的需要起草文稿很多时候会用到历史知识，不少领导同志发表发言也会运用有关史实，或用于探讨事物发展规律，或用于阐释某种道理，或用于印证观点、警示世人，假如我们不懂得一定的历史知识，经常会陷入对某个问题知其然不知其所以然，想说清楚但说不清楚，想说透彻但说不透彻的窘境，文章就会欠缺深意和厚度而显得单薄、干涩二是理论知识理论来源于实践又指导实践，没有对的的理论就没有对的的实践，而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中，所以文秘人员掌握理论知识的重要性是不言而喻的理论知识的贫乏必然导致思维的苍白，甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇因此必须努力学习和掌握马列主义、毛泽东思想，在现阶段特别要全面、准确地领略和把握邓小平理论，用这一理论武装头脑，指导写作也许有同志会说,理论都是些玄而又玄甚至使人厌烦的大道理，我们不是搞理论的干吗要学？学了用得着吗？芽这话大错特错一方面，既然你在机关从事文秘工作，理论不能不学，政治不能不讲，否则就要犯错误；即使别人厌学、不愿学或者装模作样地学，但文秘人员非得老诚实实、认认真真地学不可另一方面，说到用得着用不着的问题，关键看你怎么用不动脑筋，照抄照搬，当然没用；空洞说教，脱离实际，当然没用；望文生义，牵强附会，当然没用；固守教条，缺少创意，当然没用我们所需要的是，通过打牢理论功底，增强对实际问题的理性思考，学会用马列主义的立场、观点、方法观测问题和分析问题，并以此贯穿于文稿写作之中三是经济知识经济建设是党的所有工作的中心，涉及起草文稿在内的各项工作都要围绕这个中心来进行很难想象，一个不懂得起码经济常识的文秘人员可以胜任本职工作这对于党委综合部门和各职能部门的文秘人员尤为重要，由于党委是对两个文明建设起核心领导作用的，组织、纪检、宣传、统战等各项工作无不与经济工作密切相关，而客观上，文秘人员接触党务工作多，接触经济工作少，但起草文稿又必然接触大量的、多个方面的经济问题，所以在学习经济知识方面应比其他部门文秘人员更积极、更自觉一些政府综合部门和专业经济部门的文秘人员似乎好办一些，由于你天天都在和各种经济政策、报表、动态乃至各种矛盾和问题打交道，但也有一个懂得多与少、深与浅的问题概而言之，无论哪个行业的文秘人员，都必须努力学经济、懂经济这涉及经济理论、经济发展规律、经济政策及常用名词术语等，特别要注意学习市场经济理论和有关知识，把握市场经济运营的规律和特点；随着我国加入和知识经济时代的到来，WT0还必须学习有关新理论、新概念和涉外经济知识有了这些知识，我们才干贴近改革与建设的实际需要，通过起草文稿为加快发展献计出力四是科技知识科学技术是第一生产力经济和社会发展离不开科技，因而起草机关文稿也离不开对科技知识的掌握要了解科技革命的历史，了解科技创新对于经济发展的重大意义，了解国内外高新技术发展趋势，以适应推动科技进步、转变经济增长方式的需要同时要积极掌握现代化办公有关技能,使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才五是法律知识依法治国是党中央提出的宏伟治国方略随着我国社会主义法制的逐步完善，各种法律法规正日益广泛地覆盖所有经济和社会活动，有法必依、执法必严、违法必究也越来越为推动经济发展和社会进步所必需因此，作为机关文秘人员，毫无疑问要努力学法、懂法，涉及基本法和有关专门性的法律法规，即使不也许所有学深学透，也要尽也许地多学、多懂一些这样，起草文稿时才干体现依法办事的原则，对的使用有关法律概念和规定，不至于出现与法律法规相悖的现象当然，作为政法机关和行政执法部门的文秘人员，则应学得更精、懂得更多一些，在学法、守法、用法方面当表率特别在对外经济交往当中，很多关系需要依*法律来调整，很多矛盾需要运用法律来解决，所以不仅单位负责人要懂法，文秘人员也应懂法，否则就也许给经济导致不必要的损失六是领导科学知识文秘人员虽然不是领导，但所从事的工作是直接为领导服务的，就必须懂得一定的领导科学知识领导科学所包含的内容很深、很广，文秘人员不也许所有掌握,但对最基本的内容，如决策要素、决策过程和决策实行方面的知识，驾驭全面、组织指挥、化解矛盾方面的知识，市场经济条件下如何改善工作方法、提高领导水平方面的知识等等，都应有一定的了解只有掌握这些知识，才干在起草文稿中全面、准确地领略和反映领导意图，才干在决策中当好领导的参谋助手事实上，文秘人员天天与领导打交道，涉及请示报告、参与会议、陪同搞调查研究等，对领导的决策过程、领导方法和工作风格等方面可谓耳濡目染，只要你有“心”，这方面的知识不难掌握怕就怕“不识庐山真面目，只缘身在此山中“，不善于捕获和积累这方面的知识，自觉不自觉地把自己隔离于领导活动之外，仅仅从“做文章”的角度去考虑学什么和思考什么除上述方面之外，尚有其他一些必须掌握的知识，各部门也尚有各自的专业知识，这里就不一一列举了总之，学历史可以使人深刻，学理论可以使人清醒，学经济可以使人精明，学科技可以使人聪慧，学法律可以使人机敏，学领导科学可以使人成熟，一句话，有了这些知识，工作中就能得心应手，左右逢源当然，假如能懂得一些文学和音乐知识，那就更好To世界上的知识浩如烟海，一个人的精力和时间是有限的，这就需要我们掌握一些对的的学习方法，不断充实和更新知识第一，根据本人的知识基础和工作需要，采用缺什么补什么的方法，做好学习计划，选定一批必读的书目；第二，根据难易限度和业务的关联限度，把必读书目分为粗读和通读两大类，粗读即一般了解，把重要的东西记住就可以了，哪怕一目十行也不要紧；通读要逐字、逐句、逐段认真阅读，做到基本弄懂弄通；第三，在粗读、通读的同时，择定个人的主攻领域,即“专”的方向，然后重点研读这方面的书目，即精读，并结合实践进行思考，举一反三，加深记忆和理解，达成触类旁通、融会贯通的目的；第四，在精读的同时，不能疏忽了粗读和通读有关书目，即不能片面求“专”而疏于求“通”，要通过合理分派学习时间？穴如零碎时间用于粗读和通读、整块时间用于精读？雪、采用不同记忆方法穴如一般内容记大意、重点内容记原意？雪，区别不同理解限度（如全面理解和局部理解，深度理解和一般理解）等，使学到的知识既全面又有重点，既不因过于宽泛而停留于一知半解，又不因过于偏狭而显得孤陋寡闻在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下，新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷，假如我们不注意不断充实和更新知识，就跟不上时代前进的步伐，就难以胜任本职工作为此，我们必须以一种强烈的“知识恐慌”感迫使自己:学习、学习、再学习。
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