S1.1文件控制程序

文件履历表版次修订章节修订内容描述修订人审核人修订日期发行章制定单位签核日期制定陈红升2017-12-28办公室审核晏康明2017-12-28批准张红彬2017-12-

281.目的使公司所有与管理体系有关的文件与资料的流通、应用、处理等得到有效管制，以控制与本标准要求有关的所有文件与资料，确保生产现场各相关场所都使用最新的有效版本

2.范围凡本公司管理体系所涉及到的有关物料采购、制造、检验、试验、储运、包装到交付各阶段作业的文件与资料和顾客、供应商提供的相关文件与资料及与政府、安全和环保法规有关的相关外部文件与资料的管制均适用之

3.术语

1.1受控文件公司内与管理体系有关的文件和资料的制定、修改、作废均在受控中

3.2非受控文件公司内用于参考的过时文件或提供给外单位使用的文件和资料，变更时无需收回

4.职责

4.1管理者代表负责组织管理手册的编制，以及管理手册的控制、更改等管理工作

4.2各职能部门负责程序文件、操作文件的编制工作

4.3办公室负责管理性文件的保管、控制、更改、发放和换版等工作

5.4办公室负责对技术文件、图面资料的保管、控制、更改、发放和换版等工作

6.5各部门负责本部门使用的文件的管理

5.相关文件

7.1记录控制程序

8.相关记录编号记录名称保管部门保存年限1文件发放回收记录表办公室三年2受控文件清单办公室三年3文件更改申请表办公室三年4文件作废申请单办公室三年5外来文件清单办公室三年阜城县国华灯具有限公司文件控制程序文件编号:FC-QP-017版本号C/0第3页共4页流程与控制要点

7.流程部门输入输出补充说明r负责参与通报1文件编制、1文件编制:质量手册由管理者代表组织编制，程序文件由各部门负顾客要求法责人编制其它质量文件由部门负责人指定人员编制外来文件编制计戈IJ规要求相关各部门2文件审批:质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准发文件外来文件清单方要求k布三级文件由部门经理审核，管理者代表批准___

2.1外来工程规范等技术文件.___对顾客工程标准/规范及其更改应按外来文件进行管理，在五个工作日内由生产部组织有关部门进行评审，按顾客要求的时间进度及时组评审织实施公司应保存每项更改在生产中实施日期的记录当涉及PPAP文件（如FMEA、控制计划等）时，应对相应文件进行更新编制的文件管理者代部门经理审批的文件3文件的发放质量手册和程序文件由文控人员按照文件发放范围，外来文件表注明分发号，经管理者批准后负责复印、装订、发放三级文件由文控人员统一编号、发放部门内管理文件由各部门自行登记、编号、发放文件领用人领用文件时须在文件发放清单上签署姓名、收到日f期3文件发放/借阅/回收文件发放/回收4文件的管理审批/评审通记录表文件借a）文控人员建立“受控文件清单”，每月定期发放到各部门，各部门办公室各部门负责人安排专人依据“有效文件清单”对所有的文件进行整理和保过的文件阅记录管4文件使用管理a）当文在丢失后，使用人应办理申请手续，经原审批人员审批后由管理员补发，给予新的编号，并注明丢失文件的分发号作废必发放的文件要时将作废文件编号通知各部门以免误用各部门文员受控文件清单资料b）文件（包括软盘）经拟制、审核、批准后，原版文件交生产部存档r并填写文件移交单，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件5文件的更改均有备份-----►c）原版文件原则上不外借、外传、外赠、或复印若需复印需经文件原文件管理者代文件更改申请归口负责人批准，由文件管理统一复印受控文件文员编制部门表单d）文件的标识质量手册、程序文件、三级文件加盖“受控”章、分发号外来文件按时间顺序编排流水号，并加盖“外来文件”评宙、宙批印章文件作废时，文员应按“文件发放回收签收单”收回旧文件，作废文件盖“作废”章因工作需要保留的作废文件由更改过的文管理者代管理员加盖“作废”章并注明保留方可保留但生产现场不得N部门经理文员审批的文件保留作废文件件表阜城县国华灯具有限公司文件控制程序文件编号FC-QP-017版本号C/0第4页共4页部门输入流程输出补充说明负责参与通报5质量管理体系文件的更改a）各部门在执行文件过程中，发现不完善之处，填写“文件更改申审批/评审过6文件发放收回办公室各相关部文件发放/回收记请单”说明更改原因，对重要的更改，还应附有充分的证据，交的新文件门录表原制订部门进行修改，并按原审批程序审批b）作废文件由文件管理员填写“文件作废申请单”，经管理者代表批准统一销毁c）品质部组织有关部门每年一次对现有《质量手册》和《程序文件》进行审核，必要时予以修改，经过多次修改或更改量大影响文件收回的旧文7评审文件办公室相关部门文件处置决定清晰时，则重新印发件6当文件破损严重影响使用时由使用部门填写文件发放申请表申请补发，同时交回破损文件，新领用的文件仍沿用原分发号，管理员负责将破损文件销毁17办公室评审作废文件是否保留并作为参考，如失去参考价值，直文件处置决管理者代文件作废申请单文接废弃，如果还有参考价值，应在文件上注明明显的作废保留标8作废文件的处置办公室定表件销毁记录识8作废文件的处置当文件需要作废时，文员提出申请，罗列清单，经管理者代表批准后实施销毁处置；9各部门把上述标准及其它与质量管理体系有关的外来文件纳入部门受控文件管理管理记录9记录归档办公室资料清单。