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文本内容:
环境管理系统版本版次A0制定日期:年月日文件编号修改日期川、说匕求昌埋在序XX-2-081页次1/3目的确保与体系活动有关之环境记录，易于阅读、识别、查阅、归档、储存、维护与处理,以证明所需环境已达成且证明环境管理系统之有效运作本公司及来自相关方之有关环境记录均属之，如各阶段环境监测记录，内部环境稽核报告，测量仪器的内外校对记录，环境因素识别表，环境因素清单，管理评审……等
三、标准
四、权责IS014001/
20157.
5.2创建和更新
7.
5.3文件化信息的控制各相关责任单位:对环境记录的保管与维护
五、定义环境记录是指显示遵照体系而实施之活动或已达成之结果的客观证据之文书，（记录亦可使用磁盘，光盘等之媒介物）
六、作业内容
6.1记录的书写与修改
6.
1.1书写书写时须以不容易褪色,不容易擦除之方法;
6.
1.
1.2不得使用铅笔；
6.
1.
1.3核准者不得用文字处理机打印但可用印章
6.
1.2修改
6.
1.
2.1修改环境记录时,须以容易明白其原委之方法来进行,并视情形,标示修改日、修改者修改时不可以用修正液等予以清除，须将订正处以（二条）抹除线等划除并修改
6.2需管制保存之环境记录以【环境记录管制一览表】管理,文管中心负责在文件制订、修订或废止时，若有相关之环境记录变更应实时制作一份最新的【环境记录管制一览表】，并依三阶文件分发、回收方式作业
6.3环境记录之归档,储存,维护原则
6.
3.1归档方式环境记录编号采流水号码者:其归档方式采流水码由小而大连续编成制定日期16年05月15环境管理系统版本版次A0日文件编号修改日期环境记录管理程序XX-2-08页次2/
36.
3.
1.2环境记录编号采用单据编号原则者:依单据编号连续编成顺序排列
6.
3.
1.3无流水号或单据编号者:采记录日期依序归档
6.
3.
1.
3.1窗体无编码者各部门依以下编码原则自行编之:MA:管理代表Q:品保部P:生产部S:营业MM:管理部
6.
3.2归档时机:依各种记录选择最适当的时机予以整理归档,如
6.
3.
2.1每日整理方式:如日报表……
6.
3.
2.2每月整理方式:如月报表……
6.
3.
2.3每季整理方式:如日报，周报，月报……
6.
3.
2.4每半年整理方式:如月报……
6.
3.
2.5每年整理方式:如月报,季报,年报……
6.
3.3归档标示于整理归档完成时,环境记录之外部、封箱外部加以标示,环境记录内容及期间之环境记录，以达易于取阅之原则，如标示于档案夹之外部或整理成叠之日报表封页上
6.
3.4归档索引索引方式可如上述归档标示方式或于环境记录之封页内加“目录索引”，便于查阅
6.
3.5储存原则
6.
3.
5.1为达资料储存之完整与有效性,外来传真资料需再次以复印机复印方式处理；环境管理系统版本版次A0制定日期16年05月15日环境记录管理程序文件编号修改日期XX-2-08页次3/
36.
3.
5.2储存于档案夹（柜）中;
6.
3.
5.3汇整整理捆绑方式,装订成册；
6.
3.
5.4置于箱中，抽屉中，摆放整齐；
6.
3.
5.5储存于信息系统中
6.
3.6储存之环境记录应定期（如每年年终）予以检视,若发现变质或损毁时,应立即处理,并保存其完整性,若完整性不足时,应知会相关单位,尽可能补建资料,若无法补建完整,应报请管理代表裁决
6.4若客户或供货商欲查阅或索取所需之记录时，若合约有规定，在双方同意的时间内，应可提供其评估使用
6.5环境记录可为书面、样本或储存于信息系统内
6.6环境记录之保存期限依【环境记录管制一览表】所载,若法规有规定或客户有要求者,应按法规规定或客户合约要求之年限保存
6.7逾期环境记录之销毁各保存单位在每月底检视库存档案,超过保存期限者,得自行决定销毁或继续保存，如属保密性环境记录则统一由行政部用碎纸机销毁
七、参考文件
7.1《文件与资料管制程序》
八、流程图无
九、使用表单
9.1《环境记录管制一览表》。
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