物业公司组织机构和职能部门及岗位职责

湘西自治州宏泰物业企业组织机构和职能部门及岗位职责管理架构

一、宏泰物业企业组织架构、协助上级执行企业的培训计划以及有效的后勤保障工作；

3、协助组织、开展企业文化活动；

4、建立多种物品、低值易耗品的登记台帐，并随时进行盘点，5保证财产物资的完整；、建立固定资产卡片台账，对已提完折旧仍在用的固定资产、6设备及帐外物资另建帐保管;、负责员工考勤工作；

7、填制和上报各类人事报表、收入月报表等工作；

8、负责搜集、整顿业主档案和保留物业企业筹办、建立和发展9的资料及人事档案；、完毕领导交办的其他工作10

三、行政文员、协助经理安排组织有关会议，做好会议告1知和会议记录，做好会议纪要的整顿工作;、负责文献的起草、打字、复印等工作，并及时归档企业的相

2、负责往来文献、信件、的签收、拆封、登关文献;记、呈转及归3档工作、管理企业重要资质证件及办理企业所需各项证照；

4、负责发放平常福利、节日福利；

5、负责办公用品的保管与发放工作；

6、负责编制采购计划，并督促采购员及时采、负责企业公章的管理工作；

8、完毕总经理或行政经理交办的其他工作9物业管理部部门职能、对所辖物业实行一体化综合管理，推进企业质量方针、质量1目的、管理目的以及经济效益指标的实行;、贯彻企业有关商业楼盘及住宅小区的有关规定、决策，有计2划、有环节地完善小区的房屋公共设施和综合服务管理、定期向企业各职能部门和企业领导汇报本部门的工作状况，3听取企业领导的意见和规定，并负责贯彻实行岗位职责

一、物业管理部经理、贯彻执行企业制定的各项管理规章制度”、全面负责管理项目的经营管理工作，制定部门月度、年度的2经营计划，并保证计划的实行；保量的完毕各项工作；保质、调动员工的积极性，以身作则，、

3、热情接待业户，及时有效的处理各项投诉，并做好记录；

4、定期对本部门员工进行培训和考核，不停提高员工的业务水5平和服务质量；、协调本部门与各部门的关系，合理调配人力和物力资源；

6、负责部门内各项不合格服务的纠正跟踪工作，不停增进物业7管理与服务水平的提高；、负责制定本部门的各项管理制度、服务原则和操作检查贯彻；、及时掌握所管辖项目的物业费收取状况，督促下属及时有效9的完毕物业费收取；、完毕领导交办的其他工作任务10

二、各项目主管、负责制定工作计划并负责经物业经理承认后的组织实行，协1助物业经理制定和实行工作职责及考核计、负责对物业管理员的平常工作进行管理、记录有关资料并及2时向物业经理汇报；验证，并进行跟踪、负责发现工作中存在的不合格服务项目，、3及时向上级领导汇报并协助处理善后遇有紧急事故，处理业户投诉,工作；、接受及处理业主投诉，并予以记录，重要状况及时向上级领导汇报，负责配合物业管理员收缴各项4费用；、负责清洁用品采购计划的编制和购置物品的验证工作，并控5制其合理的使用，协助管理员合理储存和使用保管；、每月、季做好业主物业费收取状况的记录报表，并及时上报6总企业；、协助管理物业小区清洁、绿化、维修、接待、回访等服务工

7、搜集有价值的物业信息，为推进企业物业服务工作的发展出8筹划策；、收取及审阅小区的巡楼汇报及每天的有关投诉记录并对重点9内容进行归纳；、负责对管理员的工作做出安排并进行指负责装修档案,业主档案的管理；11导”

0、负责定期对服务质量进行记录、分析、并提出整改方案；12总经理物业经理物管部财务部行政人事部部管安工程部保洁部主管主管主管主管会计文员保安员出纳负责人保洁班长管理员各部门主管消防专干收费员水电工保洁员、负责门禁卡的使用及管理工作

13、完毕领导交办的其他工作任务14

三、物业管理员、保持物业企业同业主的联络，通过与业户接触和定期拜访，1搜集、整顿业主信息和需求，并及时传到达有关部门；、安排新入住的业主办理入住手续，领取钥匙及填写单元设施2交接单，协助业户办理装修申请，负责联络业主的搬家事宜，并作好各项登记工作;、配合工程部、安管部对二次装修进行管理,及时纠正违章施3工；、催缴物业管理费、停车费及其他费用；

4、负责业主资料的整顿及归档工作，建立业5主档案和二次装修施工管理档案；、负责管理区内业主的接待工作，做到仪表端庄、态度和蔼、6热情大方、反应敏捷、处事稳健；、按接待来访规定，做好来访登记，对预约的来访要及时7告知有关领导或部门；、负责接待及处理业主征询、投诉工作，并定期进行回访；

8、定期对小区进行巡视，发现问题及时记录并向上级汇报；

9、接受并处理业主投诉，做好记录，并及时向上级领导汇报；

10、记录小区管理日志，跟进所列问题；

11、完毕领导临时交办的工作

12、保洁班长I、熟知小区绿化布局和区域养护状况；

1、负责小区的环境卫生清洁保洁服务、绿化管理服务；

2、根据作业频率，负责绿化，景观护理的日检工作，并做好记

3、负责制定保洁员的值班工作表，安排好平常保洁员的各项工

4、分派好各个保洁员对小区内公共区域的环境卫生、绿化管理5工作；、负责指导保洁员的平常工作；

6、对保洁员的服务质量进行定期或不定期的检查；

7、配合部门经理定期组织保洁员进行业务知识学习和专业技术8的培训；

1、负责上级部门交办及下达的各项工作任务9

五、保洁员、在保洁班长的领导下工作；

1、负责责任区内的保洁、清洁工作；

2、严格按照操作规程操作；

3、严格保证礼仪形象的规定；

4、对突发事件应及时上报并做有关处理；

5、完毕班长交办的其他工作6财务部部门职能、负责企业各项目的财务核算与平常财务管、制定和完善企业内部各项目的会计核算制；度

2、详细负责企业内部的年度财务预、决算；

3、负责协调处理涉税问题，配合银行、税务及总企业的审计工4作；、负责搜集经营活动状况、资金动态、营业收入和费用开支的5资料，定期向总经理汇报;、负责各项财产的登记、调拨，并按规定摊销折旧；

6、组织各部门编制收支计划，结合企业的状况进行综合平衡，7编制月、季、年度财务收支计划和组织编制年度财务预算，定期进行分析；、严格执行国家规定的财务制度，严格遵守有关财经纪律，并督促财务人员遵章遵法，做好财会工作;

8、检查各部门的经济活动状况，防止套汇、挪用内款，贪污盗9窃违法乱纪的行为；、完毕领导交办的其他工作10

一、会计执行企业财务制度，按照国家会计制度的规定进行会计核算，、针对企业财务工作中出现的问题及1产生的原因提出改善提议和措施，会计核算及会计报表要及时精确;、负责指导检查各部门财产的登记保管使用工作，多种财产物资的管理平日要随时完善，并定期2进行盘点,一般季度一小点，年度内进行两次彻底清查，对到期、报废、盘亏、盘盈的资产完善手续及时进行处理和帐务处理，做到帐帐相符、帐物相符；、负责做好管理费用、财务费用等帐簿登记工作，考核与控制3负责编制部门经营状况报抓好平常费用管理工

二、职能部门及岗位职责总经理职能范围、负责主持总企业日勺全面经营管理工作；

1、组织实行总企业及大会决策；

2、审定企业内部管理和基本管理制度；

3、负责审定企业内部机构设置方案、定岗定编；

4、负责企业高层如下人员的任免；

5、组织审定企业的年度财务预、决算方案；6作，各部门费用指标，表；、负责对外来款日勺核算结算，尤其是对应收款帐外部分建立台4同步及时督促有每月做帐内帐外应收报表备查并报总经理一份，帐，关部门进行催款，结清欠帐；、对日勺计算应缴税金，依法依时纳税/5•、负责物业管理软件数据日勺记录和审核，停车场收费系统日勺使6并到达财务记录核算日勺有关要使软件与财务帐互相统一，用和管理,求，用软件规范各项工作流程（如收费流程、有偿服务流程等）到达同步及时对多种欠费日勺催缴及往来帐日勺核算管理；以软件为管理平台，、定期不定期日勺现金、支票抽查制度，并做好现金检查记录，7对出纳银行余额调整表每月都要签字查对；传票，建立、按会计档案管理规定编制和管8理帐册、报表、会计档案目录，平日随时归档，年度一次性归档;、完毕领导安排的其他工作9

二、出纳、负责办理现金、银行存款收付及结算业务1）及时登记现金日志帐，现金收付日清月结，防止长短款情（1况发生，接受现金库存日勺抽查并做清点记录；）及时处理银行有关业务，理解银行有关运作流程，掌握企（2业在银行日勺资金存取状况，合理资金调拨;、各项收款业务手续齐备，各审批程序要完整精确，支付及时2多种收付款凭证支付完毕须加盖已收、已经有效，当日收入当日入帐，支或已结清字样戳记同步严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照费用报销日勺有关规定，办理现金收支付业务，做到合法精确、手续完备、单证齐全、物业管理收款日勺录入查对工作，对各项收入日勺物业管理费、3每月与会计帐薄进行查对并编制录入查对状况停车费等要及时录入，表；、月份银行对帐单、工资存卡明细及有关付款明细等日勺保管装4凭证装订前要注意检查，装订，会计凭证日勺编制、订并装订成册存档，编制与否完整、规范；、对物业服务性收费收入、其他由他人代收日勺费用入帐前要对5防止责任不清产生收据或其他收款凭据进行签字确认，对应日勺发票、日勺差错，同步要及时入帐；、负责妥善保管现金、有关印章、空白支票和收据，做好有关6单据、帐册、报表等会计资料日勺整顿、归档工作;、完毕领导交办日勺其他临时性工作7工程部部门职能、负责小区内土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防1系统、综合布线系统及其他公共系统日勺运行管理、平常维修保养、设备维护及故障检修等工作；、负责小区内日勺整体设备设施日勺维修保养工作；

2、负责做好能源消耗控制工作；

3、负责对部门设备设施日勺购置、使用、保养、报废进行论证、4安装、维护及监督管理;、负责项目大、中、小工程维修的组织实行与协倜；

5、负责公共区域内的钥匙管理6岗位职责

一、工程部主管、全面负责工程部的管理工作；

1、负责管理区域内设施、设备的运行、保养、维修，安全检查2工作的安排与贯彻；、履行物业企业签订的设备管理协议，完毕下达的各项管理指3标和经济指标；、保证机电安装维修工程管理的设施、设备处在安全、良好的4运行状态；、执行政府部门的有关行业法规，加强安全管理和安全教育，5建立各级安全制度，防止发生安全事故；、对设施、设备的运行、维修和保养时正常运行每月必须进行6一次全面检查；、负责员工的政治思想教育和专业技能培训,不停提高员工的7综合能力和素质；、负责组织对企业接管的机电设施、设备进行验收及其配套设8施完善工作；、负责组织技术文献盒设备档案的接管、建立和管理工作；

9、负责企业下属管理人员及员工的思想建设；

7、审定企业工资奖金分派方案并组织实行8物业经理职能范围、按分工协助总经理主持企业的平常行政和管理活动；

1、协助组织工作，对企业中层管理如下人员有任免提议权；

2、定期或不定期的召开分管部门会议，听取分、负责业主对机电工作的投诉处理，负责本部门不合格服务10的处理，纠正和防止措施的实行、跟踪和检查；、完毕领导交办的其他工作11

二、水电维修工、负责物业所有公共设备、设施日勺运行管理，保证设备正常运1转；、制定长期和平常日勺维修保养计划并付诸实行；

2、负责物业机电设备日勺平常维护保养工作；

3、负责物业土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系4统、综合布线系统及其他公共系统日勺平常维修保养工作；、负责物业低压配电室日勺值班和平常维修保养；

5、负责客户服务部转发日勺业主报修日勺处理，及满足业户其他有6关日勺服务规定；、负责各系统日勺完善改造及土建设施日勺维修，并组织施工和验7收;、负责做好能源消耗日勺控制工作；

8、熟悉掌握理解小区各类设备、性能并及时输入有关资料;

9、负责监督指导各项目维修，保证积极完毕业主日勺报修工作/1•、负责上级部门交办及下达日勺各项工作指标

11、负责小区强、弱电系统日勺平常巡检工作，对楼宇感应灯、小12区景观照明灯等设备进行日检，发现问题及时处理；楼宇自控系统、保安监、负责消防自动报警系统、通风系统

13、控系统等日勺运行、维护与管理工作；、负责供电系统日勺维保操作及提出供电设备日勺大、中、小修计14划；制定切实可行日勺节根据系统运行状况进行必要日勺技术改造，、15约能源措施，并保证明施，使供电方案为最优；；、定期开展设备日勺维修保养工作

16、发生突发状况，应迅速赶往现场，及时采用应急措施，保证17设施、设备的正常、完好；、完毕上级交办的其他工作18安保部部门职能:小区的消防保卫工作，安保部重要负责小区内监控工作,并负责维护小区内平常的秩序多种设施的安全、、及时将国家制定的法律、法规和企业的各项度向员工宣传,以增强员工的法制观念,提高安全保卫规章制1警惕，并做好防火、防盗、防暴、防破坏等工作;、加强内部治安管理，制定多种安全管理规章制度，打击各类2违法犯罪活动；、配合公安机关参与调查重大事故，并写出调查汇报，上报总3经理；、负责小区及商铺的消防安全工作，领导、组织企业警卫和义4务消防队，并开展教育和训练，常常进行安全检查工作岗位职责

一、安保部主管对企业安全管理负责安保部的平常管理及计划的编制工作，、1的全过程进行检查和监督；、教育安保人员自觉遵守国家的法律、法规，认真执行企业各2项管理规章制度；、负责召集和组织安保部的办公会议，研究决策,处理本部门3职权内的各项工作;;《安保员培训计划》拟订年度负责编制安保部的年度计划，、

4、教育和培养安保人员熟悉和掌握小区治安、消防、服务等方5面的工作特点和规律，不停增强安保工作的针对性和有效性；、对安保部的全面工作管理，负责安保员的招聘、录取、考核6和奖惩，对安保人员的录取及解雇有提议、率先垂范做好本职工作，对安保员体现的好坏，有权进行表7扬和批评，并对全班的工作负完全责任;、监督检查对企业各项管理制度、有关法规、政策原则的执行8状况，负责协调有关职能部门，公安机关之间的关系；、及时组织安保人员完毕各项临时警戒警备任务；

9、完毕企业领导交办的其他工作10

二、安保班长管部门的工作汇3报，及时处理工作中出现的问题和矛盾；、检查、督导、催办各部门的工作；

4、负责企业事务及外联工作；

5、全面主抓企业各部门管理工作；

6、负责组织制定分管部门的管理考核原则；

7、协助总经理接待重要客人及处理重大公关事务8行政人事部部门职能、服从命令，听从指挥，认真执行规定的工作计划;

1、根据物业经理的指示、意图及治安、消防、服务等方面的相2关规定，提出工作目的和任务，制定详细实行环节和工作原则，并领导保安人员贯彻执行；、组织安保员进行治安、消防、服务等方面的业务培训和军体3训练，规定班组的学习和训练任务，并常常进行督促检查，保证学习和训练任务时圆满完毕;、根据安保经理的工作规定和岗点值勤规定,带领全班人员严格认真、一丝不苟地做好治安、消防、服4务等方面的工作，并积极配合当日值班员的工作、负责各岗位不合格服务的处理及纠正防止措施和跟踪；

5、负责签订《安全消防协议》，督促、考察安保员消防责任的6贯彻执行状况，对违反规定的有权提出提议；、建立消防岗位责任制度，及时向领导反馈防火工作存在的问7题；、负责组织消防训练和演习，协助制定消防预案，加强消防巡8逻，及时消除火警隐患；、完毕领导交办的其他工作9

三、安保员协调企业各部门之间关行政人事部负责对内的平常事务性工作，系，维护企业整体利益，及时完毕各级领导交办的各项任务，为总经理当好参谋和助手、检查督促各部门的工作执行状况；

1、负责文献的上传下达，并将总经理的指示及时传达至有关部2门和有关人员；、负责企业档案的编目、立卷、归档、借阅工作；

3、负责企业的协议管理工作；

4、负责企业的人事管理工作，包括公布招聘信息、人员招聘及5安排面试等工作；、负责企业印章的管理和使用工作；6岗位职责

一、行政人事部经理、组织制定、执行、监督企业的各项管理制并根据企业职位调整进行对应的变更，组织制定各岗位职责，、2保证与实际工作相符；、根据既有编制及业务发展需求，组织协调、记录各部门的招3聘规定，及时督促与招聘有关岗位的缺岗人、组织检查制度的贯彻执行状况；

4、组织、协调企业年会、员工活动的开展；

5、负责组织编制企业月度、年度工作总结和、考核和指导工作人员的工作并予以业务指导；

7、负责员工的政治思想教育和专业技能培训,不停提高员工的8综合能力和素质；、完毕上级领导交办的其他工作9

二、各部门主管、协助物业经理确定企业的各项规章制度及工作流程；

1、协助上级为其他部门提供及时有效的行政。