应用文写作基础知识

46、向不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项，用请示行文

047、凡是向不相隶属的机关（无论是高级别、低级别还是相同级别行文一律使用函

55、决定一般分为指挥性决定和知照性决定

（1）

二、单项选择

1、公文写作中所采用的论证方法，主要有例证法、（c）、因果法A论述法b分析法c对比法实证法

2、下列分析不正确的一项是（b）a“职务转正考核述职报告”采用单标题,一目了然b述职报告要使用双标题述职人的姓名字不出现在题目中c标题中可以采用阿拉伯数字

3、演讲稿在选材上要求（a）a精练、生动b层次分明c衔接恰当d安排有序

4、写好一篇调查报告的决定性基础是（c）a大量占有材料b用典型材料阐明观点c认真分析研究材料d注意表达方式

5、写作调查报告，在表达方式上，要做到（d）a只叙不议b只议不叙c议多叙少d叙议结合

6、《国家行政机关公文处理办法》规定的行政公文中，除某种公文外，应当加盖印章这某种公文指的是（b）a通知b会议纪要c通报d通告

7、转发性通知不能转发（b）a上级机关的公文b下级机关的公文c同级机关的公文d不相隶属机关的公文

8、适用于在一定范围内公布社会各方面应当遵守或者周知的事项的公文叫

9、有篇通报第一部分概述了5月份税收收入完成和增长的情况，第二部份具体分析了收入增长的原因，并提出了下一步确保实现收入目标的具体要求和工作措施这篇通报是（c）a表扬性通报b批评性通报c情况通报d知照性通报

10、某项工作的审批权本属于上级机关，需例行请求批准的手续这种请求批准的请示公文的行文时间应在（a）a工作开始之前b工作结束之后c工作开始后被领导发现之时d工作取得经验或出现问题之中

11、报告这一公文对所写内容和所用语言要求严格，非常讲究，不能随意而行它所表达的内容和使用的语言都是（c）a宣传性的b论说性的c陈述性的d指令性的

12、下列要素中不属于公文标题范畴的是（b）a单位b要点c内容d文种

13、下列关于行政机关公文成文日期的书写哪项是正确的（b）a7月8日b二00三年七月八日c二00三年壹月五日d二00三年四月

14、公文正文的内容必须符合（c）a上级的需要b为人民服务的精神c便于执行和检查的原则d时事政治

15、下列标题中有错误的一个是（c）a国家税务总局关于全面加强税收执法监督工作的决定b_市国家税务局关于5月份税收收入情况的通报c_区国家税务局建设工程规划许可证的函d国家税务总局关于在全国税务系统进一步推行岗位责任制的意见

16、规范性公文的规范性表现在（a）a规范性的行文和格式b文件结构的周密有效c文件的文字条理清楚d文件的语言简约不繁

17、起着上情下达、下情上传、左右沟通、交流经验作用的公文文种是（c）a总结b计划c简报d调查报告

18、对未来一定时期工作作出打算和安排的公文文种是（d）a简报b总结c调查报告d计划

19、有段述职报告在谈“精心组织税收业务工作”时，提出了以打好“四大战役”为主线、精心组织实施税收工作大合唱的构想一是科技兴税战役；二是依法治税战役；三是促产增税战役；四是文明办税战役从以上四点可以看出这段文字论述过程的主要特点是（c）a中心突出，事实典型b论据有力，逻辑严密c层次清楚，条理分明d由浅入深，语言简洁

20、某述职报告最后写道“以上报告，请领导和同志们评议，欢迎对我的工作多提宝贵意见，并借此机会向一贯关心、支持和帮助我的各位领导、各位同志表示诚挚的谢”这个结尾所采用的是（意b）a总结归纳式结尾b谦逊式结尾c表决心式结尾d综合使用以上三式结尾

21、写讲话稿时，把总论点分为几个分论点，每一个部分阐述一个分论点，分论点与分论点之间成平行关系这样安排主体结构的写作方法叫（c）a递进式b螺旋式c并列式d交叉结网式

22、对工作实践进行全面、深刻概括，找出经验和教训的公文文种是（a）a总结b简报c计划d方案

23、总结写作要做到（c）a材料统领观点b观点支撑材料c观点与材料统一d观点与材料平分

24、题为《度工作总结》正文在宏观上分为五个方面

一、主要成绩；

二、基本做法；

三、主要经验；

四、存在的问题；

五、工作打算，即“成绩一一情况一一经验一一问题一一打算”这是常见的一种程序化的写法，其结构叫做（c）a条文式结构b比较式结构c五段式结构d总分式结构

25、简报的语言要用（b）a口头语言b书面语言c模糊语言d新潮语言

28、下列各字中不属于简报写作要求的是（c）a新b简c快d多

26、在例文《—市国家税务局关于度工作的报告》中有“为搞好税收宣传，提高公民纳税的意识，我们精心组织了一年一度的税收宣传月’活动”的话它使用了（c）a祈使式强调b复指式强调c前置式强调d后置式

27、强调《关于表彰—先进集体和先进个人的（c）》a通知b通报c决定d通告

28、《—区国家税务局关于申请建设工程规划许可证的（a）》a函b意见c请示d报告

三、多项选择题

1、公文生效的标志是ada印章b文件头c发文字号d领导签署

2、撰写公文选择文种的依据是（abed）a工作关系b行文目的c职权范围d政策法规

3、公文的标题在实际运用中可以有（abed）形式a发文机关+事由+文种b发文机关+文种c事由+文种d文种

4、与一般—相比，机关应用文的特点是（abd）a时效性b实用性c形象性d程式性

5、公文的主要特点有（abed）a作者的法定性b体式的规范性c制发的程序性d作用的权威性

6、常用的总结分类主要有（bed）a长期总结b单位总结c个人总结d专题总结

7、下列公文属于或部分属于平行文的是（abc）a意见b函c通知d决定

8、述职报告的导言包括（ab）a任职介绍b任职评价c任职说明d任职描述

9、写作述职报告个性鲜明要求（abc）a突出个性b展示个人风格和魅力c不要千人一面d相同的岗位述职报告大体相同

10、对“在我们共同探讨税文化这个主题的时候，我们早已相识，因为我们同是共和国国土上和蓝天下的纳税义务人”分析正确的是（ab）a开门见山式的开头，直接切入主题b用语亲切，与听众沟通感情c采用了简要介绍法d以问候语作为开场白

11、比赛演讲稿的写作要求一般是（abed）a把握论说性b把握表演性c把握感染性d把握互动性

12、计划的特点主要有（abc）a指导性b执行性c预见性d激励性

13、《X义国税分局关于开展整顿和规范税收秩序专项检查的实施方案》包括开展活动的指导思想、组织领导、检查对象、检查内容、检查时间、检查步骤、检查要求等从这个提纲看，该项实施方案具有较强的（ae）a针对性b综合性c宏观性d适应性e可操作性

14、各类总结的写作要求主要是（abed）a注意分析，总结规律b一分为二,事实求是详略得当，c重点突出d条理清楚，用语确切

15、调查报告是为了工作需要和特定目的而撰写的，有鲜明的特点，主要包括（bee）a反映的内容广泛b针对性强c用事实说明d政策的灵活性大e揭示规律性

16、写作调查报告的步骤要求，一般认为有（abed）a确定主题b拟定提纲c占有资料d叙议结合

17、通知事项是通知正文的主体内容，包括什么事情和具体要求等这部分常见的结构形式有（abe）a分条列项式归纳式b条表综合式c纵横交错式d篇段合一式

18、通报的主体，也即是其主要内容，它通常由（be）构成a形势b情况c分析d号召

19、请示的正文包括（abd）a请示缘由b请示事项c请示日期d请示结语

20、拟写报告，要克服的是（ae）a流于形式，言之无物b篇幅规范，不长不短c内容繁杂，言不及义

21、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，它具有（abc）的特点a行文的多向性b内容的广泛性c功能的多样化d语言的个性化

22、下列事项中，可以用函来处理的有（ad）a、X县人事局拟撰文请求县财政局拨给补干考试办公费b、X县纪委拟向地委汇报重大案件查处情况c、X市教委拟向所属学校公布初中毕业统考时间及要求d、A县工商局委托B县工商局协助调查A县个体户张X在B县营业状况

23、下列文种属于行政公文的是（ace）a通告b总结c请示d讲话稿e批复

24、公文按行文方向分，可以分为上行文、平行文、下行文意见属于（abc）a上行文b平行文c下行文

25、在以汇报成绩和经验为主的报告中，介绍工作经验时，要具体要求写清（acd）a、取得成绩的原因b、创造的经济价值c、介绍行之有效的办法d、总结带有规律性的体会

四、简答题

1、现行公文的种类有哪些？现行公文有12种

（1）命令（令）

（2）决定

（3）通告

（4）公告

（6）通报

（5）通知

（8）请示

（7）报告

（9）批复

（10）函

（11）意见

（12）会议纪要

2、什么叫上行文？它包括哪些文种？答下级机关向上级机关报送的文件叫上行文它包括报告、请示，有时也用“意见”、“函”

3、什么叫平行文？它包括哪些文种？答平行文是指平级或不相隶属机关之间递送的公文包括“函”，有时也用“意见”、“通知”

4、什么叫下行文？它包括哪些文种？答下行文是指上级机关向下级机关发送的文件包括命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、意见,有时也用“函”

5、通知有哪些种类？

6、通报正文主体部分应如何写？（见217页）

7、报告的正文部分包括哪些内容？（见230页）

8、请示的正文部分包括哪些内容？（见244页）

9、报告与请示的不同点是什么？

（2）答报告与请示的不同点有

（1）目的作用不同；

（3）行文时限不同内容结构不同；

10、函的写作，应该注意什么？（见265页）

11、述职报告的写作要求是什么？（见16页）

12、个人总结的写作要求是什么？（见120页）

13、述职报告的标题有哪些不同写法？

14、述职报告的写作要求是什么？（P16）

14、计划的正文一般写哪些内容？答计划正文部分的内容主要包括开头、主体、结尾三部分开头简要说明制订计划的指导思想、目的、依据等；主体写目标和任务、办法与措施、时间的安排；结尾提出完成计划的要求和希望应用文写作基础知识4公文的概念公文是国家机关，社会团体及企事业单位在公务活动中，为行使法定职权而制作的文件它能够跨越时间，空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息因而行政公文虽然数量不多，但却是应用文中的一个主要门类

一、决定决定的适用范围决定记录和反映了各类机关的重要决策结果和内容，它是一种带有制约，规范，指导作用的下行文，对于下级机关的工作过程或者活动具有强制力和约束力,是一种兼具领导性与规定性的公文决定以机关名义发布，以国家行政机关为例,按照有关法律，决定的发布机关是国务院，国务院各部委，以及县级以上（含县级）地方各级人民政府;乡，民族乡，镇人民政府也可以发布决定决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项决定的写法决定的格式主要由标题，正文，签署和日期组成1,标题决定的标题应当精炼地反映决定的主要内容，通常要求写全项标题，即发文机关，事由和文种2,正文决定的正文，应具体表达决定原由及对具体事项或行动的意见，要求，方法，措施等内容具体写法有两种:宣告性决定，因其内容相对简单，篇幅又较短小，所以，常按〃决定原由〃，〃决定内容〃的顺序作篇段合一的方法来进行表述指挥性和表彰性决定，因其内容相对复杂，所以，常采用二部式结构表述:第一部分是开头，阐明决定的原由;第二部分是主体，阐明对有关事项或行动的意见，要求，方法，措施等内容，可按一定逻辑顺序分条列项进行表述;有时也可采用小标题的方式来表述3,签署及日期决定的签署与其他行政公文一样，在正文的右下方签上发文机关及成文日期，其中，如果是需要明确通过决定的时间及会议，则可将二者写在标题的下方撰写决定的注意事项:第一，要注意决定的必要性第二，要注意决定的正确性

二、通知通知的适用范围在机关，团体和企事业中，作为通用公文的〃通知〃是应用范围广，使用频率高的一个文种通知适用于批转下级机关相关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员通知的适用范围广，从公布国家的政策法令，到基层单位的事务告知，无论是党，政，军机关，群众团体，还是企事业单位，上至中央,下至地方，单位无论大小都可以使用通知这种公文形式由于通知的限定性小，机动性，灵活性大，所以处理各种事项用其他公文不好归类和使用时，常常考虑用通知来发文通知均以机关名义发布通知的写法与撰写注意事项通知的写作格式由标题，受文单位，正文，签署和日期几部分组成标题常用的写法有两种:一种是发文机关，事由，文种三要素俱全，另一种标题是只有发文事由和文种两要素，受文单位即被通知对象或主送单位，一般是单位，有时也可是个人通知的正文多用祈使语句，适当配以说明语句，而且口气坚定，不容置疑签署和日期通知的正文结束后还要将发文机关名称写上，然后再写成文日期，最后要加盖公章撰写通知的注意事项第一，要认真仔细第二，被通知单位的名称要写清写全通知的主送单位可以是一个，可以是几个，也可以是所有下属单位，发文时必须写清楚，通知周全如使用〃省政府有关部门〃一类略称，所附发文单位则应写明〃有关部门〃的名称，以避免发文不全，贻误工作

三、报告报告的适用范围报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问报告从性质上看是一种陈述性的公文;从行文关系上看，是一种典型的上行文报告的特点第一，已然性第二，总结性第三，陈述性报告的种类报告，按其呈报要求可分为呈报性报告，呈转性和呈复性报告报告，按其内容可分为综合报告和专题报告，工作报告和情况报告，以及调查报告报告的写法与撰写注意事项报告的写法报告由标题，主送机关，正文，落款及日期四部分组成1,标题一般由规范化的〃三要素〃的写法即发文机关，报告内容和报告组成，也可以由事由和文种组成，省略其发文单位2,主送单位主送机关写在正文前第一行3,正文报告的正文一般也分为开头，主体和结尾三部分组成正文的开头，一般是简要说明报告的目的或有关情况，有时是对报告的情况作简要概括采用的方式常用说明式或概括式正文的主体应集中反映报告的核心内容其具体写法，因报告种类不同而略有差异综合性报告及呈报性报告，专题报告，因是汇报工作，按其内容基本上是采用顺叙法呈转性报告，因其主要目的是反映对具体问题的意见，所以其内容安排亦采取顺叙法，正文的结尾，一般的报告多无特殊的结尾，汇报完毕，即告结束结尾常用语是〃以上报告，如有不妥，请指正〃呈转性报告，其结尾比较固定，常用语是〃以上报告，如无不妥，请批转XXX,X XX贯彻执行〃落款及日期如果标题是〃两要素〃的写法，或者即使标题是〃三要素〃写法，为了郑重起见，则先落款即发文单位全称，再写成文的日期撰写报告应注意的事项第一，要注意明确写作目的一是根据目的确定报告的具体种类，二是根据目的选择典型材料和重点内容第二，报告的材料应确实，可靠第三，报告里的观点要正确第四，文字要简练

四、请示请示的适用范围请示适用于向上级机关请求指示，批准请示从行文关系看，它是一种典型的上行文，从性质上看是期复性公文上级机关收到请示后，应当及时给予指示,批复请示一般以机关的名义发出，在国家行政机关中，为了明确行政领导负责体或企事业单位处理事务的文件，主要用来传达和贯彻党和国家的政策法令，指导工作，提出要求，答复问题，通报情况，交流经验，传递信息公文制作比较严格，具有一定的法律效力，在写作和使用时，要根据国家最新的行政机关公文处理办法，区分每类公文文种的行文要求和使用范围，确定适用的文种形式，确保其使用效率

2.日常行政机关公文日常行政机关公文是指上述国家法定的行政机关公文以外的一些事务文件是指简报、计划、总结、调查报告、规章制度，介绍信、证明信等用来处理单位内部日常事务，与具体部门进行工作联系的应用文它们的行文格式不像公文那样严格，制作也比较自由日常事务公文不具有法定的权威，一般不单独行文，如有必要，需另行备文，按法定公文处理，否则只作为参考材料有些日常事务公文还可在报刊上发表

（二）专业工作应用文专业工作应用文是指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的应用文由于分工不同，社会各行各业经管的事务有很大的差异这样，在长期的工作实践中便逐渐形成了一些与其专业相适应的应用文，称为专业工作应用文专业应用文除了要遵守应用文的一般规则外，还有很强的专业特点，外行人是不能写好的，如财经部门常用的预决算报告、审计报告、市场调查报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电、经济合同等;司法部门常用的起诉书、判决书、证词、辩护词、立案报告、破案报告;文教部门常用的教学计划、教学大纲、教案、教学管理条例；医务工作常用的病历、处方、护理日志、诊断证明书、死亡报告;外事工作常用的照会、声明、国书、意向书、备忘录、国际公约、联合公报等等制，重要的请示，比如涉及有关全国或者一个地区，一个方面工作的方针，政策,计划和重大行政措施等事项的请示，也可以由机关的正职行政领导签署发出请示的特点第一，行文关系具有固定性请示的行文不能超越法定的隶属关系，而且一般是逐级行文第二，行文的内容具有单一性凡较规范的请示，都是具有这种单一性的，即一篇请示的公文只写一件事或一个问题，亦即所谓的〃一文一事〃，〃一事一请示〃这样做的原因是由行政管理权限及行文效果所决定的第三，行文目的鲜明性这主要表现在两个方面:一是对请示事项或问题所持的意见是非常明确的;二是对上级机关的有关请求也同样是非常明确的在这里，一切的含糊其辞都是不允许的请示与报告的区别第一，行文目的不同请示用于向上级请求指示或批准某些事项，待上级明确审批意见后再开展或结束工作，在请示中可以向上级明确提出务必予以答复的要求;报告却不能请求指示或批准，更不能要求必须复文第二，两个文种的作用不同请示对工作起到启始或中续作用;报告则起到汇报工作，反映情况供上级了解或参考的作用第三，两个文种的形成时间不同请示只能在事前，报告则在事后或事情进行当中形成

四、请示的写法请示由标题，主送单位，正文，签署及日期组成1,标题请示的标题由请示单位的法定名称，事由（请示事项）和文种（请示）组成标题中的事由必须是请示的主要内容的精炼概括，一般为请示事项或问题的名目2,主送单位即请示单位的直接上级机关如有双重隶属关系时，则应主送能够直接批复的隶属上级，另者则以〃抄报〃处理，即主送单位只能是一个不要轻易越级行文，如因特殊需要，必须越级行文时，应在报送更高的隶属上级机关的同时，抄报被越过的直接隶属的上级机关3,正文请示的正文包括请示缘由，请示事项及请示批准的希望或要求请示缘由部分应简明扼要地写出导致提出请示事项或问题的主要情况，也是构成原因的主要理由第二部分的请示事项是全文的重点，明确提出请示的事项或问题以及相应的具体意见最后一部分是向上级机关提出请求批准的希望或要求，常用语有〃妥否，请批准〃〃以上请示，可妥，请指示〃等，如果是呈转性请示，结尾时常写〃以上请示，如同意，请批转XX XX地执行〃等以上内容，视繁简程度，可分别作一段或若干段安排4,签署及时间请示全文之后要写上请示单位的全称和请示正式签发的时间,完整的年，月，日请示撰写的注意事项第一，必须做到〃一文一事一请示〃第二，撰写请示事项时，意见要具体明确，决不能含混不清，不知可否第三，凡请示事项或问题的解决涉及有关单位者，应事先商同有关单位，或在请示中加以说明；不能在主送的同时抄给下级机关第四，一定要把请示与报告区分开来，不能混用，亦不能写成〃请示报告〃

五、批复批复的适用范围批复，是上级机关根据有关的方针，政策和法律法规，依据自身的职权，针对下级机关的请示事项所作书面形式的答复批复表达了领导机关对下级机关要开展某项工作或者处置某种事项所持的态度，或指示性意见因此，批复具有强制约束力和严肃郑重性，并有很强的针对性和结论性，受文者必须贯彻执行批复适用于答复下级机关的请示事项批复是专门针对下级机关的请示而发的，一般是〃一请示一批复〃，不涉及请示以外的其他事项它属于指示性下行文批复的用途主要是通过对请示事项的具体答复或指示，实行对下级单位的具体指导，对全局工作及时协调

三、批复与批示同属于上级机关发往下级机关的指导性公文，但它们有明显的区别批复是专门答复下级机关请示事项的，内容具有明显的指导性，属于被动发文;批示是上级机关对某些问题或某项工作发表的指导性意见，其内容常常有较强的针对性和参考作用，属主动发文

四、批复的写法与撰写注意事项

1、标题批复的标题一般都是规范的〃三要素〃的写法，即由发文单位的全称,事由和文种构成，也有的批复的标题由事由和文种构成

2、主送单位批复的主送单位即原请示单位，换言之即答复是谁的请示，主送单位就应该是谁，若带有普遍指导意义的，需要发给下级机关，则用〃抄送〃的形式另外，标题中如有请示单位的，则不必再写主送单位

3、正文批复的正文一般都很简短，因为它不像通知和指示那样详细阐述道理或意义，也不必像请示那样充分说明理由，而是答复问题正文一般由〃引语〃和〃答复意见〃两部分组成

4、落款及时间批复因具有通知和指示的性质，所以文中要写发文机关名称和成文具体时间；如果标题中已有发文机关名称，正文后也不再落款而只写成文日期但无论是哪一种都必须加盖发文机关公章，以示严肃性撰写批复的注意事项第一，针对性和真实性写批复意见必须依照党和国家的方针，政策，针对所请示的问题，并核实请示原由的真实性，实事求是地给予明确答复第二，明确性和具体性写批复，意见要明确，不可模棱两可，意见还应尽量具体，以利下级机关执行第三，及时性和一致性批复是答复请示事项的公文，对请示事项的答复，一定要及时，以免误事凡请示事项涉及到其他部门或地区的问题，批复前要尽快与其协商，取得一致意见，然后写成批复意见，以利于下级机关的实施第四，正确使用〃批复〃与〃答复函〃两个文种批复是一种针对〃请示〃而发的下行文，作者必须是受文机关的上级领导或指导机关，否则不能使用这一文种

六、函函的适用范围函，也称公函，是商洽性公文各级各类机关在开展工作中经常需要与平行或不相隶属的机关进行联系，以便更好地协调工作事项,这种联系常用〃函〃进行函，国家机关，企事业单位都可以使用它是公文中运用最为灵活的一个文种函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项函与批复的区别首先，可以从概念上加以界定函是用来相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准的批复是专门用来答复请示事项的其次，从作用与行文关系上来区分批复的作用仅限于有隶属关系或业务主管关系的上级对所管辖的机关单位行文，准与不准的态度鲜明，往往具有通知和指示的性质，它只能是下行文而函的答复更多为平级行文，并只是商洽性，联系与咨询的答复，一般情况都是平行文请示函与请示的区别公文处理中，平行单位之间请示与申请批准内容的函混淆的情况时有发生，虽然它们都有请示的性质，但它们也有明显的区别，主要有以下两点:第一，请示是上行文，函是平行文第二，请示的制发单位和受文单位之间的关系是领导与被领导的关系，函的制发单位与受文单位是平行或不相隶属的关系函的写法函的一般格式主要包括:标题，主送单位，正文，落款与时间标题函的标题是全要素标题，即包括发文单位，事由及文种其中事由应是对正文主要内容的标准而精炼的概括正文函的正文是文件的主要部分强调就事论事，应直陈其事第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求去函的正文先写商洽，请求，询问或告知的事项，然后提出希望，请求或要求最后明确提出〃以上意见可否，请函复〃，〃敬请函复〃，〃特此函告〃等〃事项〃部分基本是叙述和说明的写法，是什么就写什么，应简单扼要，又要交待清楚〃要求〃部分可多可少，如果事项很简单，而且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成;如果事项复杂些，或要求多些可以单列一段来写，甚至分条列项来写，而且无论是哪一种内容，也不论是对哪一级，要求的‘口气都是谦和的复函正文的一般结构是:先引述来函，可引来函的文件名称，发文字号，主要内容如〃贵厂X字X号文悉〃这样的格式，也可以直接写〃电悉〃〃函悉〃，然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，要准确表达本机关的意见，态度要鲜明复函的结尾一般可写上〃此复〃〃特此函复〃等话语在复函中要针对来函中提出的问题予以答复:同意或不同意，同意将怎么办;不同意是什么原因或应该怎么办，不应该怎么办等文中用语应言简意赅落款与日期函的正文写完之后，最后要有签署和日期，并要加盖公章

七、会议纪要会议纪要的适用范围和种类会议纪要也是一种比较重要的法定公文为了体现民主集中制的原则，各级机关，人民团体，企事业单位的公务活动经常采用会议形式，这就使以记录会议情况和议定事项的会议纪要具有较高的使用频率会议纪要适用于记载，传达会议情况和议定事项会议纪要是一种特殊文种，主要用于传达会议的主要精神和要求，与会单位共同遵守执行的事项，以沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作它是在归纳，整理会议记录及其他有关会议材料的基础上，按照会议的宗旨和要求，针对会议讨论研究的工作事项和问题综合整理而形成，它既可以反映会议的基本情况，主要精神和中心内容，也能够用以解决问题，统一协调各方面的步调，还可以向上级机关汇报会议情况例如《XX大学思想政治教育工作座谈会会议纪要》会议纪要的种类会议纪要从本身反映的内容和性质及作用来看，大体可分为三种:第一类，指令性会议纪要第二类，通报性会议纪要第三类，座谈会纪要

三、会议纪要的写法与撰写注意事项会议纪要的格式一般包括标题，时间，正文等项标题会议纪要的标题有两种写法:其一是单标题，其二是双标题，这里有两个语言结构，前一个是主标题，概括会议的主题，后一个是副标题，说明会议的名称及所用文种时间会议纪要的时间，一般是会议纪要形成的时间，有时也可以写会议结束的时间会议纪要的时间一般写在标题下方的居中位置，并且首尾加圆括号正文会议纪要正文一般包括开头，主体和结尾三部分开头部分用简练的文字写出会议概况:介绍召集会议的单位，会议的目的，开会的时间，地点，会期，参加人员，会议的议程和进行情况等主体部分主要写会议内容，即会议研究的问题，讨论的意见及所形成的结果这部分的表述方式比较灵活多样，可以加写序号按问题的顺序逐一表述，也可以直接以小标题形式表述，还可以按内容性质加序号分若干部分表述结尾部分有两种写法•种是提出希望，号召，要求有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会上提出的各项任务;另一种是不另写结尾，正文的主体部分结束就是全文的结尾，一般工作会议纪要常常采用这种写法撰写会议纪要应注意的事项:第

一、要真实，准确地概括会议内容，尤其是会议的议决事项会议纪要，既要忠实于会议的实际内容，又要作好归纳整理工作，不能随主观意图增减或更改会议的内容，而必须做到真实，准确地表达会议内容第

二、要突出反映会议的重点内容，这主要是指重点反映会议所讨论的问题及形成的统一意见，即会议明确和解决的问题第三，会议纪要的写作要及时，否则拖延时间过长，会给人〃时过境迁〃之感，影响公文的效果应用文写作基础知识5能力目标正确理解应用文写作知识，并会具体运用写作知识进行写作实践教学设计通过具体的实例讲解应用文写作基础知识导入“博士”寻驴从前，有一位老先生，号称学富五车、才高八斗，方圆百十里地享有很高的声望，人称“博士”，他也因此得意洋洋、自视很高这一天，家人来向他报告:家里一头最精壮的黑驴莫名其妙地丢失了，而眼下正是田里、家里活儿最多、最需要牲口的时候，请老爷赶紧想办法或者找回黑驴、或者重买一头新驴当时一头正值壮年的驴也还很值几个钱，于是有好事者提醒博士说，还是先写个寻驴启事，也许还能找回来呢!博士连连点头称是于是磨墨铺纸，提笔运腕，一张寻驴启事一气呵成，墨迹未干就赶紧让家人拿出去，张贴在闹市口了可是，转眼几天过去了，一点黑驴的消息也没有，博士决定亲自到街头去看一看、听一听，了解了解关于黑驴的消息来到闹市口，自己写的启事还在，还真有不少人在围观，博士混入人群，心下得意，想听听大家的说法只听得有好事者正摇头晃脑地给大家念着”……，我中华古国、历史悠久，文化灿烂、民风淳朴、文明教化，……盘古开天……，唐宗……，宋祖……”什么嘛!什么嘛！”“什么意思!瞎耽误工夫！”围观的人没等好事者念完，就已连连唾弃着地四下散去原来，“博士”真不愧为博士，一个寻驴启事洋洋洒洒上万字下去，还没提到一个驴字，难怪他等了好几天没有任何消息呢!原来大家还没等他讲到驴就早已不耐烦读下去了！那么，到底什么是应用文呢？关于应用文的概念，1979年上海辞书出版社出版的《辞海》的解释是应用文是人们在日常生活、工作和学习中所应用的简易通俗文字，包括书信、公文、契约、启事、条据等定义很简单，但没能概括出应用文的本质特征，仅仅指出应用文的“简易通俗”，这才只是应用文的一些方面，而不是全部特征根据国务院办公J J颁布的《国家行政机关公文处理办法》中对公文的定义，推广开来，应用文的定义应为应用文是机关团体、企事业单位以及人民群众在日常工作、生产和生活中办理公务以及个人事务时，交流情况、沟通信息，具有直接实用价值和惯用格式的一种书面交际工具这个定义规定了应用文的本质特征，使它明显区别于其他文体，又涵盖了应用文的基本特性应用文的起源至迟可以追溯到殷商社会晚期，也就是距今3000多年前，可以说我国有初步定型文字的最初年代也就伴随着有了应用文的使用殷墟出土的甲骨卜辞，商周时期的钟鼎文，《周易》中的卦、爻辞等，都是应用文的原始形态所以，如果说，神话是中国文学的“祖先”，那么甲骨文则是应用文的“祖先”了应用文的使用非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层、每个个人比如，科研单位的人员，需要用学术论文;政府机关指导工作，需要用公文;工商企业经营，需要用合同；打官司，需要用诉状；即使个人今天生病了、不能上课，也需要用到请假条;……O相对于其它文体来说，应用文的使用频率要高得多许多人可以一辈子不写小说、剧本、诗歌、散文，但他在工作、生活、学习中却免不了要写应用文，小到写张请假条，大到计划、总结、论文等正如叶圣陶先生所说的那样“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要能写工作和学习中实用的―，而且非写得既通顺又扎实不可”可以这么说，应用文使用的广泛，已经到了无所不在的程度今天在中国特色的社会主义市场经济条件下，应用文是任何企事业单位和个人日常工作、生活中不可缺少的一个重要工具应用文同别的文体比较，有共性，也有个性共性是他们都是对客观事物的反映，都要谋篇布局、用词造句、使用标点符号，讲究条理性、逻辑性，同样使用叙述、说明、议论等表达方式，要求准确、鲜明、生动的文风具体表现在以下几方面教学内容第一节应用文的主题应用文写作基础知识既有与一般文体写作的共通之处，更多的是其在写作知识运用上的独特性，只有掌握其独特性，才能正确、规范地写好应用文体主题先行性

一、主题的特点主题单一性主题显露性应用文的主题就是解决问题的方法、建议其主题是十分明确直接的，主题的确立大多不是写作者有感而发，而是应客观实际的需要，为解决实际问题而产生的，由此可以说应用文主题就是解决问题的具体方法因此应用文的主题具有以下特点文学作品的主题是从生活中、从已获取的材料中提炼出来的，往往反对主题先行而应用文主题的确立与文学作品主题的确立不同，其主题确立在全文写作之前，所谓“意在笔先”因为应用文总是先产生了具体问题而后产生写作的需求，而解决这一问题的方法、结论往往也产生在—写作之前；同时执笔者的写作行为往往也是被动的，是应解决问题而动笔，写作的过程更是确切地体现主题如《国务院关于同意黑龙江省调整哈尔滨市部分行政区划的批复》一文就是为答复《调整哈尔滨市部分行政区划的请示》而写的表示同意请示提出的请求事项而作，主题一定是确立在写作之前一般说文学作品的主题具有其复杂性，对主题的理解更呈多元化然而应用文的主题则必须单

一、明确，读者对主题的理解不允许多元，而要求理解上的同一性，这样才利于统一认识，更有利于问题的解决如《关于当代青年消费问题的调查报告》一文就消费观念、消费现状、消费趋势和消费结构等四个方面,展开调查，尽管涉及面广，材料较丰富，但—紧紧围绕“当代青年消费”这一中心，内容集中，一题一议，主题单

一、明确文学作品的主题要求含蓄、曲折，令人回味而应用文写作就不同，要求直截了当地点明主题，表明态度，提出解决问题的措施和办法，对—所涉及的各类问题，必须有明确的观点立场，应该怎么做，解决什么问题，达到什么目的，都要明确地表达出来标题显旨

二、主题的表现方法开头点旨结尾点旨应用文主题的表达要做到明确、显露那么怎么才能做到主题从—中显露出来呢下面就给大家介绍几种表现方法标题显旨，就是在—的标题中直接点明主题如《三季度物价水平再次转降,出口增速趋于稳定》，这篇经济活动分析报告的标题就直接点明了主题，让人一在各类应用文中，专业工作应用文涉及的面最广，发展最快随着社会经济的发展和科学技术的进步，社会分工会越来越细，为适应工作需要随事立体的应用写作新形式，也将会不断增多

（三）日常生活应用文日常生活应用文主要指个人用来处理日常生活事务和礼仪的应用文，如书信、电报、启事、请柬、讣告、日记、读书笔记日常生活应用文与个人的日常生活、人际交往活动关系密切，使用范围很广日常生活应用文虽然也有一定的格式，但不十分严格，写作较灵活自由以上只是从大的方面来划分如果进一步，还可根据行文方向、内容性质或其他管理文件的标准来划分应用文写作基础知识2

一、【结构】

1.结构的含义结构是指—内部的组织和构造，是作者按照主题的需要，对材料所进行的有机组合和编排，又称谋篇布局—的结构具有两重含义一是宏观结构，即—的总体构思、大体框架;二是微观结构，即对—的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计作用

①使—言之有体“体”指体裁应用文在长期的写作实践过程中，大都形成了比较固定的结构形态，也叫程式

②使—言之有序合理安排结构，就是根据一定的思路，将零散的材料组织起来，使之条理清楚，成为一个有机的整体看就大致明白了—的主要内容，主题十分显露这不失为是一种使主题显现的好方法这种方式是在—的开头或每一段落的开头用简短的语句陈述主题，使主题凸现出来如《经济形势展望》一开头就指出“展望，经济回升的势头还比较微弱，促进经济的持续向好仍然需要克服许多困难”开宗明义，点明主题再如《靠名牌赢得市场一一关于深圳市飞亚达（集团）股份有限公司的调查》一文在“启示现代企业必须重视实施名牌战略”的小标题下，分三段来阐述这一问题,在每段开头用段首句点明主旨第一段的段首句实施名牌战略是提高产品质量、提升企业品味的内在要求第二段的段首句实施名牌战略是企业参与市场竞争尤其是国际市场竞争的客观需要第三段的段首句实施名牌战略是增强国家经济实力的重要手段在这三句主题句的提示下，每段的中心就十分明了这种方式是在—的的结尾之处点明—主题如李政道的论文《基础、应用科学与生产三者关系》一文就是采用这一方法结尾—的结尾指出“我再重复一下，没有基础学科就没有应用学科，没有应用学科就没有生产学科，三者是紧密结合在一起的”非常清晰地显示了主题主题决定材料的选取

三、主题的作用主题决定文种的选用主题决定结构的安排主题决定表达方式的选用实训根据下面材料概括出主题，并用主题句表现出来

1.目前，全世界的年教育经费已超过亿美元，在公共资金的支出中仅次于军事经费，占第二位世界工业化国家人口只占世界人口约三分之一，其教育经费比发展中国家多十倍以上中国人口占世界总数超过五分之一，但教育经费仅占约三十分之一按1982年的数字算，人均教育费为

11.2元人民币，属世界14个人均教育经费不足5美元的国家之一

2.国外有两家鞋厂，各派一位推销员到太平洋某岛国去推销本厂的鞋子上岛后不久，他们各发回一份电报一位的电文是“此岛上的人都不穿鞋，明天我就回去”另一位的电文是“太好了！这个岛上的人都没穿上鞋子，我打算长驻此岛”第二节应用文的材料材料的真实性

一、材料的特点材料的现实和新颖性材料的典型性应用文写作对材料是十分依赖的，常言道“巧妇难为无米之炊”，为了表现主题我们需要收集一系列材料，或综合或舍取运用到—的写作之中，使主题真实立体地表现出来应用文材料的使用除了与文学作品有共通之处外，更多地体现自身特点应用文在材料的选用过程中不准改变材料本身性质，必须保持材料的真实性，对材料的时间、地点、数据、事实过程及结果都不能任意改动，否则就会使材料本身的价值发生变异，导致歪曲事实的真相，弄虚作假的后果，失去应用文的主题应有的价值，不仅不能解决问题，反而于事无补应用文要求的真实是“绝对的真实”，也就是说所有材料要确凿无误、持之有据不仅对搜集到的材料要反复核实，在材料的解释上，也要有科学的态度，实事求是应用文写作是为了解决现实问题而作的即时之作，其主要的材料需选取能反映现实的新颖材料所谓现实是指，围绕—要解决的问题所存在的事实（数据）材料而非通过联想和推论得到的材料如在《新的消费热点出门旅游过年》一文中，为了陈述出门旅游过年的现状，就采用了大量的事实（数据）材料“根据国家旅游局对江苏、广东、云南、海南、北京、福建、广西、四川、黑龙江、湖南、山东、山西等13个省、自治区、直辖市的调查，……今年春节期间，这些地区直接由旅行社接待的国内旅游人次比往年至少有15%的增长……以上13个省、区、市的旅行社，春节期间共接待旅游者124万人次，旅行社营业收入14亿元”文中采用的材料都是新近现实发生的，这是大多数应用文材料的特点所谓新颖是指，材料本身是新近产生的，如新事实、新政策、新的统计数据、新发现的问题等和用新的角度重新审视其新意所谓典型性是指那些最能支持主题和说明问题的材料典型材料可以是一个具体的事例，一些有说服力的数据和一些带有普遍性的现象如题为《“小解放”为何俏销湖北》的市场调查报告中，在说明“优质服务获得良好口碑”这一经验时，采用了这样一则事实材料“去年10月的一天傍晚，河南省郑州市某单位的一辆小解放牌车在去广州途径武汉时，在武汉黄鹤楼处出现问题，求助电话打到了该销售中心，中心经理立即亲自带队迅速赶到现场，发现该车是用户对后驱动桥端面螺丝没拧紧而发生齿轮油漏尽，导致差速器锥齿烧损当维修人员在后半夜将修好的车交给用户时，用户激动地说虽然我们不属于该省管辖，又没带保用手册，并且问题又是因我们使用不当所致，你们还这样及时周到地服务，太让我们感动了！‘小解放走到哪服务到哪，此言不虚，以后再买车，还买小解放”这一材料就是一则很能表现主题的材料，是典型的材料直接获取获取材料的方法

二、材料的选取间接获取围绕主题，挖掘材料的意义材料的使用根据主题的需要，进行详略处理合理安排材料，注重条理如何获取材料，哪些材料是应用文写作值得关注的？下面我们谈谈这个问题:在实践之中积累材料在自身及周围同事的工作实践中做个有心人，时刻关注有价值的事件及数据，如在工作中及时对做了什么工作、采用了什么方法、取得了什么效果、有哪些人参与等信息及时记录收集在观察中掌握材料在观察时要做到实事求是，防止主观武断、先入为主，同时要全面、系统、动态地进行观察，以获取真实、广泛、完整的材料，并能把观察所得及时整理成文字，给写作提供基础在调查中拓展材料个人的实践和视野总是有限的，观察也不可能做到深入细致，这样就需要走向实际、走向社会，向有关人士了解情况，做一些调查，以扩大自己的视野，获取材料上的补充经济类的应用文，调查是必不可少的步骤,如市场调查报告，市场预测报告需在调查之后，才能动笔通过查阅文献资料获取材料应用文写作材料常常从有关文件、正式出版物,以及会议资料中获取材料，为写入具体—之用，因此大量查阅文献资料来获取材料，是应用文写作经常采用的方法获取材料是写作的第一步总的来说，获取材料要求以多为好，以全为贵材料多了，便于比较、鉴别，更有选择的余地;材料全面，观点才能不至于偏颇,因此，动笔之前，应当围绕主题，占有详尽而充实的材料其次，强调对感性材料的分析研究，不能停留在表面的认识上，要挖掘材料能凸现主题的一面，使其在—中发挥挖掘主题的作用如有这样一则材料某日，某国驻广州领事馆的外交官员去珠江三角洲某市参观，市长亲自接待，但讲不好普通话请了一个翻译，本来10分钟就可以讲完的话，结果用了20分钟此外交官用标准的普通话问广东不是在大力推广普通话吗么？这则材料从不同的角度可展现不同的主题，但意义深浅不一从较粗浅的角度看，可表现“市长不重视说普通话”的主题;进一步挖掘可表现“我们的官员素质的高低，直接关乎办公的效率”这样的材料还可以根据主题的需要进行开拓同学可以动动脑筋来挖掘一下使用材料时，要分清主次对材料的加工整理，无非是为了突出—的主题，加强应用文的表达效果，处理材料的详略要以此为据突出事件特征的材料要详写，一般材料可略写;处于主体地位的材料详写，处于从属地位、过渡的材料略写;读者不熟悉的材料详写，熟悉的略写;材料之间角度相异的详写，材料之间相同的略写根据主题的需要，按照一定的组织形式，安排材料的先后顺序，在安排顺序时要考虑材料的主次、时间的先后、材料间的逻辑顺序、人们认识事物的规律、事物发展的过程等因素最后，数字材料是应用文写作中十分重要的材料，数字有时比文字材料更具体、准确、更能说明问题因此，要注意⑴真实、准确地用好数据材料⑵运用统计数据，展开分析论证，更好地为主题服务⑶适当地使用统计图表⑷变抽象的数字为具体，使其形象如有两篇介绍乐山大佛的文字，其中一篇在介绍时用了这样一些数字“乐山大佛身高71米，头高

14.7米，宽10米”这些数字看似具体清晰，但比较抽象，大佛的高大这一主题没有凸现出来另一段文字这样写道“佛像有三十多层楼高，耳朵有四人高，每只脚背上可以停五辆解放牌汽车，脚大拇指上，可以摆一桌酒席”这段文字也用了数字，但采用文字叙述的方法，使抽象的数字形象了，大佛的高大形象仿佛就在眼前，极好地体现了主题实训概括下列材料的主题

1.随着市场的进化，专业化分工的加强，未来10年内，以往支撑家电企业的自营渠道因为成本原因将全面撤退，而其他大量零星的代理商将通过特许经营方式加盟到大的品牌渠道中，成为品牌渠道的连锁店

2.据1987年国家审计局的公报，1985——1986年仅对2700多个县以上的教育主管部门的审核，查出被挪用、占用普教经费，竟高达5亿多万，占审计总额的5队成了违纪金额中的主要项目被占用的钱用来建干部宿舍、招待所、办工楼、买小汽车、经商办厂一个县教育局竟把40万转入银行吃利息，而置全县二万多平方米的学校危房于不顾第三节应用文的结构固定性

一、应用文结构的特点条理性文种不同结构不同应用文是经过长期写作实践，逐渐形成较固定的写作结构，以适应实际工作需要，使写作更快速，阅读更便捷，提高办事效率特别是公文写作，其格式更规范，结构更固定应用文写作要求有严密的思路，表现在结构上以求清晰有条理在写作中要根据主题的需要安排好结构如写事件，就应按“开端一一发展一一结果”的顺序安排结构;写问题就应按“发现问题一一分析问题一一解决问题”的顺序安排结构凡文种都有相对稳定的结构样式，应用文写作结构安排需适应不同文体的要求如写合同就需要将合同的条款按标的、数量、质量、价款等内容分条列项地写清楚;写通知要按目的依据、事项、执行要求的顺序安排结构

二、常见的应用文结构模式

（一）单段式正文内容用一个自然段来表达用于内容少而单一，不便分开，往往采用一段文字来表达如写在商品外包装上的说明文;公文中的函、批复，也常用一段文字来进行写作“玉兰油”写在外包装上的说明“经实验证明能帮助减少细纹四星期内，肌肤重现青春光泽请不要涂抹在眼睛及眼睑周围如不慎入眼,即用清水彻底洗清如有持续眼睛刺激，请向医生咨询如有持续皮肤刺激，请停止使用请置于儿童接触不到的地方”这就是单段式

（二）两段式正文内容用两个自然段来表达用于内容简单，不需每层内容都分段这种结构模式，一般用于以下几种情况

1.把结语部分内容和主体内容分开写，单列一个自然段，成为两段式即行文的缘由和行文事项为一段，希望、要求等结语为一段

2.写作目的缘由、行文事项各为一段

3.在转发、发布性公文中，将发布或转发的文件名和发文意见列为一段，执行要求另为一段

4.在答复性公文中，将表示收到对方文件为一段，而答复事项为另一段

5.没有开头、结语部分，将主体内容列为两段

（三）三段式这是短篇应用文比较规范的常用模式正文把写作目的缘由、写作事项、结尾分为三段来写

（四）多段式它用于内容较多，篇幅较长的应用文书，总共有四个自然段以上一般是开头概述基本情况、说明原因、目的、依据，结尾单独成段或省略结尾，主体部分内容分为若干个段，各部分不分条列项如短文式的说明书、简单的市场预测报告等内容多、篇幅长的应用文书，一般不宜采用多段式，宜采用将主体内容分成几部分，用小标题或总分条文式应用文写作基础知识

6.准确1准确，就是要正确地、恰当无误地表达出所要表达的内容，用词用语含义清楚，概念恰当明确，不产生歧义，不引起误会，无溢美之词，无隐恶之嫌要做到语言准确，必须要把握词语的分寸感和合适度特别是要区分同义词、近义词在适用范围、词义轻重、搭配功能、语体雅俗、词性差别等方面的细微差别要做到语言准确，还要注意语意鲜明，不能模棱两可，含糊其辞，以免产生歧义，延误工作如“大致尚可”、“有关部门”、“条件许可时”、“事出有因，查无实据”等表达含糊的词应谨慎使用.简明2简明，指文字的简洁、明白，用较少的文字清楚表达较多、较丰富的内容，要“有话则长，无话则短”要做到简明，首先要精简文意，压缩篇幅，突出主干，把无关或关系不大的内容删去其次要反复锤炼，提高概括能力，杜绝堆砌修饰语，适当使用缩略语，如“五讲四美”等第三，要推敲词语，锤炼句子，一句话就能说明白的决不用两句话，一个词能概括清楚的决不用两个词恰当地运用成语、文言词语等，也有助于语言的简明第四，要注意用词通俗，不用生僻晦涩的字句应该指出的是，“简”要得当，不能苟简，要以不妨碍内容的表达为前提，绝不能为简而生造词语、乱缩略、滥用文言，不能让人不明白或产生歧义，引起误解平实

3.应用文是为解决实际问题而写的，它的语言重在实用一个字、一句话，往往至关重要为了便于读者理解，应用文语言应力求平实行文时多用平直的叙述，恰当的议论，简洁明了的说明比如公文，它具有行政约束力和法定的权威性，因此，用语必须朴素、切实，不能浮华失实，不能乱用形容词或俚俗口语应用文写作要求用语平实，但平实不等于平淡我国历史上保留下来的许多—既是应用文，同时又是文学佳作得体

4.应用文实用性强，讲究得体，一方面要适合特定的文体按文体要求遣词造句，保持该文体的语言特色如公文宜庄重，调查报告须平实，学术论文应严谨,社交文书需较浓的感情色彩，广告就常用模糊的语言，使用说明书则需具体实在,商业交际文书要委婉，合同书则要精确等另一方面要考虑作者自己的身份，阅读的对象，约稿的单位，行文的目的，甚至与客观环境的和谐一致，恰如其分比如需要登报或张贴的，语言要通俗易懂，需要宣读或广播的，语言应简明流畅、便于朗读;书信的写作，要根据远近亲疏、尊卑长幼的关系使用相应的语言；公文的写作要根据不同文种和行文关系而使用相应的语言，否则就不得体总而言之，作者应有针对性地运用得体的语言取得最佳的表达效果应用文写作基础知识7

一、应掌握的应用文写作基础知识

（一）公文格式

1、行政公文的格式的概念

2、行政公文的格式的内容

（1）眉首

（2）主体是文件的主要部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件八个部分

（3）版记版记也称文尾，位于公文末页最下部，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个要素版记的最后一个要素置于最后一行

（二）行政公文的行文规则一个机关的文件，按照行文关系、文件的去向，可以分为上行文、平行文、下行文和泛行文基本行文规则

（1）根据机关隶属关系和职责范围行文的原则

（2）公文不直接报领导者个人的原则

（3）非特殊情况不越级行文原则

（4）同级机关可以联合行文的原则

（5）部门会签未经协调一致不得各自单独行文的原则受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关以下两种情况不宜用抄送

1、请示不得在主送上级机关的同时向其下级机关抄送；

2、凡与办理公文无关的机关一律不予抄送

二、种应用文体的写作12

（一）计划与方案

（二）总结个人总结行文结构一般由标题、正文、落款三部分组成

③使—言之成文通过精心安排结构，可以增加—的文采，从而增强其可读性

2.安排结构的原则

①要服从表现主题的需要主题是作者的写作目的、意图的体现，结构必须服从主题的需要，为表现主题、突出主题服务例如怎样安排开头与结尾、怎样划分层次与段落、怎样设置过渡与照应、怎样确定主次与详略等等，都要围绕主题进行这样，才能使—组成一个严谨周密、内容形式统一的有机整体

②要正确反映客观事物的发展规律和内在联系应用文是对现实生活、客观事物的反映，客观事物总有一个发生、发展、结局的过程，作者对它的认识也遵循一定的规律这种规律性，也就表现为—结构的基本形式

③要适应不同文体的要求文体不同，结构的样式和要求也会不同应用文不同于文学作品，不同类型的应用文体结构方式也存在着区别

3.结构的要求

①严谨自然指—结构精当严密，顺理成章要求作者思路清晰，思维严密,以主旨贯穿全文始终，不枝不蔓层次段落的划分要恰当，组织严密，联系紧凑,脉络畅通，行止自如过渡和照应要自然，不能刻意的雕凿，更不能牵强拼凑

②完整匀称指—各部分要配置齐全，比例协调，详略得当，完整合理，重点突出，符合格式要求如—一般都有开头、主体和结尾三部分，三部分比例要协调，主体要内容充实，不能虎头蛇尾或尾大不掉;对并列内容的处理，要注意处理好详写和略写的关系，以保证结构的完整和匀称，使之浑然一体

③清晰醒目大多数应用文不要求行文曲折波澜，而要求纲举目张、清晰醒目，以便读者把握要领或贯彻执行，所以常采用加小标题、写段首撮要、条目式等形式这在一些法规性文体中最为明显

4.结构的内容标题单位名称+期限+内容+文种正文

1、前言交代与中心内容有关的情况；

2、全面总结一般包括成绩收获、经验体会、问题教训三个部分；

3、总结经验教训，提出努力方向落款写作者姓名、日期

（三）简报简报是反映所在单位或系统完成工作任务的情况和经验，实际工作中出现的新情况、新问题及值得注意的新思路，或某项调查研究的成果和有价值的统计数字的内容简要的内部资料，起着上情下达、下情上达、左右沟通、交流经验的作用工作简报的版式由版头、正文、版尾等要素组成简报的写作要求

1、新反映新情况、新问题、新经验；

2、准材料真实确切、问题切中要害、政策把握准确；

3、简篇幅短小精悍，语言简洁明了；

4、快迅速及时，快编快发；

5、全要素齐全，格式规范

（四）调查报告调查报告是为了工作需要和特定目的，对某一事物、问题或事件进行调查研究后，通过分析、加工，利用调查材料和研究结论整理撰写出来的书面报告调查报告也称为考察报告其主要特点

一、是针对性强一针对人们普遍关心的事情或者亟待解决的问题而写；

二、是用事实说话一报告的内容真实准确，建立在深入细致的调查研究基础之上；

三、是揭示规律性一通过对事实的分析研究，得出规律性的认识调查报告按照调查范围和内容，可分为综合调查报告、专题调查报告；按照作用，则可分为基本情况的调查报告、典型经验的调查报告、新生事物的调查报告、揭露问题的调查报告、澄清事实真相的调查报告等五类调查报告一般由标题、正文、落款等三部分构成

（五）汇报提纲汇报提纲是下级机关向上级机关汇报工作时所撰写的汇报内容提要按照汇报内容分为综合工作汇报提纲和专题工作汇报提纲汇报提纲在内容上具有特定的针对性，结构上具有逻辑条理性，语言上要求朴实简练汇报提纲一般分为标题、正文、落款三个部分

（六）会议记录会议记录是在开会过程中，由专门人员把会议的组织情况和具体内容如实记录下来的文字材料会议记录一般由记录头、记录主体、审阅签名三部分组成

①层次与段落层次是—中作者表达主题的阶段和次序，是—内容展开的次序层次体现了事物发展的阶段，是问题的各个侧面和作者思维的过程，又称为“意义段”、“逻辑段”、“章”、“节”等段落，又称“自然段”，是组成_、表达思想最基本、相对独立的最小单位段落的形式是层次的再分割，是—意思的间歇或转换，以换行为为标志两者有明显的区别，层次侧重于内容的划分，段落侧重于文字形式的表现有时一个段落恰好是一个层次，有时几个段落表现一个层次或一个段落内有几个层次安排层次有两种模式1纵式，即思路纵向展开的结构方式具体有两种类型时间顺序式和逻辑顺序式前者是按照事物的生产流程、事情或事件的发展过程或时间的先后顺序安排层次需要注意的是，采用这种结构方式，不能事无巨细地记流水账，要抓住事物发展的关键环节逻辑顺序关系是按照事理内在的逻辑顺序安排层次这种逻辑关系表现为现象一一本质，原因一一结果，宏观一一微观，个别一一般等按照这样的关系先后为序、环环相扣、层层递进地安排结构，就是逻辑顺序2横式，即思维横向发展的结构方式表现在形式上，它是把整体划分为若干相对的层次，各层次之间互不交织、平等并列，从不同方面和角度共同揭示了事物的整体面貌和主旨，或按照空间方位的变换，或按照材料的不同性质和类型，或按照问题的不同侧面等这种结构形式，在应用写作中运用很广泛，述职报告、调查报告、总结等均可采用

②过渡与照应过渡是指层次与段落之间的衔接与转换，在—中起着承上启下、穿针引线的作用照应是指—内容的前后呼应和关照，可以使—结构周密严谨，浑然一体，还能使某些关键内容得到强调，突出主题一般情况下，当内容由总到分或由分到总时、意思转换时以及表达方式变化时，需要安排过渡过渡的形式有段落、句子或词语如上下文空隙大，转折也很大，常用过渡段连结上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有“特此如下通告”、“现将有关事项告知如下”、“为此，特制定本条例”等作过渡在意思转折不大的情况下，多用关联词，如“因为”、“所以”、“但是”等作为过渡词在应用文中，常用的照应方法有1首尾照应，即在—的结尾处，把开头交待的事或提出的问题再次提起，有的进一步加以概括、归纳、补充，如论文、总结、调查报告等2文题照应，即指在行文中时时照应标题，对主题加以强调、提示如大多数公文标题中都包含着“事由”，—内容自然要与标题相照应3文中照应，即—自身前后内容间的照应，如某些细节和问题在行文中不断被提起，这样能强化印象，更好地实现作者的表达意图

③开头与结尾开头是全篇—的第一步，可以起到统领全篇，展开全文的作用结尾是全文的收束和结局，能帮助读者加深认识，把握全篇，达到预期的写作目的常见的开头方式有1目的式就是将写作的目的和意义直接说明一些公文常用这种方式，常用介词“为”、“为了”领起2根据式就是开头阐明撰文的根据，或引据政策法令和规定指示，或引述全文，或引据事实和道理，常用“根据”、“按照”、“遵照”等领起下文应用文写作基础知识

31、标题中不能出现阿拉伯数字如“度全市国税工作总结表彰大会开幕词”O

2、公文附件的形式可以是附表、附图和文字（

13、公文的成文日期应用汉字书写

4、在13种公文中，上行文包括报告、通报、通知、请示、意见、函

05、公文写作是代表一级机关立言，是“经国之大业”，“政事之先务”

（1）

6、任何公文的标题都必须三要素俱全，请示也不能例

（0）外

7、应用文以实际应用为目的，写作时要采用惯用的格式

18、公文的主送机关（即主要受文机关）应当使用全称或规范化的简称、统称.

19、公文的成文日期通常排列在正文后的右下角（右空四字）“零”写为“0”用汉字书写

（1）

10、公文的结构层次序数第一层为“一”、第二层为“

（一）”、第三层为“

1.，第四层“

（1）”

111、通知、通报、报告、请示、意见、函等文种属于税收事务文书

（0）

12、述职报告、讲话稿、总结、简报等文种属于常用行政公文

013、述职报告是指领导定期向选举或任命机构以及本单位的职工干部所作的工作汇报

014、述职报告要围绕岗位职责和工作目标讲述自己的工作，尤其要体现个人作用，不能写成工作总结

（1）

15、述职报告要突出重点，对影响全局、有创造性、有开拓性的特色工作重点着笔，力求详尽具体，而对日常性、一般性工作的表述则尽量简洁，略作介绍即可

116、我们常说的讲话要得体，指的就是讲话要符合讲话者的身份、习惯、风格和讲话场合的要求

117、讲话稿开头的总的要求是要能充分调动听众的注意力，并能引出主体内容

118、领导讲话要把握现场的气氛和场合，见什么人讲什么话

（0）

19、演讲稿语言生动要求使用叙述、议论、描写、说明、表达方式

（0）

20、在演讲中借用名人名言会给人故弄玄虚的感觉

（1）

21、撰写竞选演讲稿一定要充分展示自己为了取得良好的效果，既要注意内容的客观性，又要开展合理的想象，对某些材料进行典型的艺术加工

022、制定工作计划与方案，要明确“做什么”“怎样做”的问题

123、工作要点不属于“计划与方案”的范畴

（0）

24、制定计划首先要考虑计划的可行性，即符合下情，其次还要考虑计划的政策性，即符合上级精神

025、总结是单位（或个人）对过去一定阶段所做工作或开展活动进行全面、系统的分析、研究和评价

126、总结是一种比较灵活的应用文体，它既是机关单位内部的工作公文，又可以作为新闻媒体的经验性通讯报道，还可以写成研究规律的论文

（1）

27、无论观点如何，只要材料典型，总结的质量便高

（0）

28、写总结是探索规律的，要有个性，主次分明，突出重点

（1）

29、写个人总结，要重在写明担负的工作责任，不一定

（0）要写出个人的工作感受

（1）

30、工作简报语言要简洁明了，力求一个“简”字

35、调查报告的写作，要求“用事实说话”调查报告的写作，要求“用事实说话”

（1）

31、事实胜于雄辩调查报告是用事实说话，只要详尽而具体地列举大量各种各样的事实，就能将话说好，说出令人信服的道理

（0）

32、会议纪要是具有纪实性和指导性的事务文书（）

33、在十三种行政公文中，使用频率最高的公文是通知

（1）

34、通告是政府或有关单位用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文

035、通报的写作，一定要注意概括情况与典型情况相结合，特别突出现在情况，历史情况则可有可无

036、适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况的公文文种称为通报

137、通报和通知一样，一般都属于下行文，但通报有时也可用于上行和平行

038、表彰性通报、批评性通报的标题务必准确概括、恰1当表述被表彰者的先进事迹或被批评者的错误行为

44、请示是主动向上级机关请求指示、批准的公文，文中一定要有请求事项

139、请示有时由于正文内容已经说明清楚，也可不采用结尾词语，自然结尾

040、请示要坚持“一文一事”的原则，切忌“一文数事”

141、“报告”和“请示”虽是两种性质、用途不同的文种，但在实际工作中有时却可以互用

042、请示的内容集中单一，一文一事，其结构也比较固定；而报告涉及内容较为广泛，结构比较灵活

143、意见是对重要问题提出见解和处理办法的公文，具有指导性和针对性的特点，因此只能向下行文公文主旨，是指确定公文的主要意旨、意图，即每篇公文中行文目的和基本思想观点、意图它贯穿于全文的全部内容，集中地表现了对客观事物的感受、认识和理解

44、公文决定具有“法规”和“规章”作用，绝不能与国家宪法、法律相悖

45、决定的事项应明确而具体，用语要准确，内容要得当，表述要谦恭有礼。