会务前期准备工作

会务前期准备工作会务前期准备工作会务前期准备工作会议的设计与策划服务根据实际要求和费用预算、提供整体策划，明确开会的目的、性质并做好宣传工作确认开会时间、与会人数及布置要求

1.公关礼仪服务礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等人员的准备

2.会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件

3.选择会议场地

4.准备会务用品（代表证、餐票、横幅等），收集、整理、印制会议内容梗概和装订会议资料

5.发邀请函，会议通知，整理会议回执，参会名单整理并列表

6.会议酒店预订，用餐安排（预算餐费和酒店费用预算），车辆安排（落实接站人员及车辆的安排）

7.签到准备工作如签到簿、横幅等会议过程服务

1.会场协调管理工作（会场资料收集、整理与分发）

2.秘书事务服务及翻译（同声或资料翻译）服务

3.根据人数和要求，确定会议的台形并根据要求摆放根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌），并要求台面整洁，各种用具干净、齐全、摆放符合标准按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等会议开始前半小时，各项准备工作到位（备好充足开水、调试音响，开启灯、空调〈22-24〉）o

4.根据要求，将指示牌放在特定位置

5.礼仪接待小姐开会前30分钟，在门口等候

6.会议的全程服务当参会来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座先到达的客人入以后，提供茶水服务，会议人数到齐后通常每半个小时左右为代表添加茶水等，特殊情况要按代表要求服务会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品

7.会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品

8.会议留念拍照，意见反馈观光考察服务:会后安排参观、考察等活动为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项目会展后期服务票务服务为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务接送车服务为会议代表提供接送机场、车站、码头服务会议结束时服务会议结束，礼仪小姐和服务员应站在门口，微笑着向客人道别会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等将会议用具、设备整理好，关闭［空调、电灯、窗、锁好会议室门］公司内部资料年中会文件201*年年中会议准备工作会议前准备工作

1、会前所需准备的文件会议通知、会务组负责工作内容清单、主持稿、参会人员表、会议议程、各组名单（分派到各组长手上，负责会议和活动前的点名）、座次表、餐卷、会议横幅、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料（各文件具体形式如附件）

2、会前准备工作流程

2.

1、会议的计划1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等3）决定会议的工作人员和服务人员（会务组），必要时成立筹备组

2.

2、确定会议日程编排会议日程表，并与会前发给各参会人员1）议程表将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员2）日程表与作息时间表按两天时间订出日程表和作息时间表

2.

3、会议成本预算:会议的成本场地租借费+文件资料费+交通费+食宿旨+活动费

2.

4、准备会议资料1）开幕词、工作报告、发言稿等2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等

7.

1、发送会议通知及接受回执1）会议通知本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知2）回执为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执第1页；共3页公司内部资料年中会文件

7.

2、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下1）会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签2）主席台席位第一排的正中为首席，其次是左位，再次为右位-先左后右,左高右低，前排为主、后排为次，其他的依次类推在席位前放置姓名桌签，便于按位入座3）会场设施会场的所有设施必须在开会前准备齐全、如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、记录纸、文具、茶具等等仪器、设备等应事先反复检查、调试，以免临时发生故障或出现差错

2.

7、其他准备会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲

二、会议期间工作

1、会议期间需准备的文件签到表、会务发放表、考勤表

2、会议期间的工作流程

2.

1、在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站

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2、做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作

2.

3、会场桌椅摆设确认:

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4、会议现场

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5、专人负责会场的协调事务工作（包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等）

2.

6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作

2.

7、协助会议期间的交通工具的安排

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8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发

2.

9、共3页公司内部资料年中会文件事件能以最短的时间解决

三、会议后续工作

2.

10、需准备的文件参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、

2.

11、新闻稿、返程票登记表

2、会议后的工作流程

2.

1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录会议记录应准确会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准

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2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作

2.

3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录

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4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务

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5、共3页。