山东热电公司档案管理规定

山东热电公司档案管理规定第一章总则第一条目的为保障山东热电公司档案工作，加强档案业务建设，不断提高档案管理水平，切实地贯彻党和国家档案法规和方针政策以及上级要求，更好的为山东热电公司的生产经营和管理发展服务，制定本规定第二条适用范围本规定适用于山东热电公司各部门第三条术语和定义档案是指在生产经营和管理等活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案和实物档案等第二章管理职责第四条分管领导

（一）档案工作由总经理分管领导，组织贯彻执行档案工作的法律法规，并接受上级档案管理部门检查指导

（二）负责全厂档案工作的有序、规范推进第五条办公室

（一）负责制定档案工作的各项管理制度；

（二）负责对档案工作实行统筹规划、组织协调和监督指导

（三）负责组织档案的收集、整理、归档、保管、利用、份填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数卷内目录、卷内备考表不编写页号.卷内目录、案卷封面、脊背、卷内备考表的编制式样执行4国家标准

（十二）科技档案的修改补充.为防止科技档案的内容与实物不符，生技部对所管辖的生1产系统进行改造后，应及时对相关专业档案进行修改审核无误后移交档案室更换存档如因利用不准确档案导致生产经营中造成经济损失，则追究移交单位的责任；.科技档案修改内容较小时，可直接在图面上“杠改”、“刮2改”或者发送变更通知单，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标出修改标记；.图纸修改内容较多时，应另出新图，原图作废，新图列入3原图纸目录，并注明所代替的原图号，作废图纸应注明新图编号，根据需要另外保管第十八条会计档案

（一）会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据具体包括会计凭证，会计帐薄，会计报表，（包括文字材料）工资单，会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等

（二）会计档案主要接收财务部门移交的财务专业档案每年形成的财务档案，由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，由档案联络员统一交档案室归档

（三）财务档案的立卷财务档案立卷原则，按照财务档案自然形成规律及本身固

1.有的特点，保持各类会计核算材料的历史联系，便于保管，查阅利用；财务档案工作由财务部门根据会计核算材料的名称、时间、

2.特点，随日清月结的会计程序整理；.档案室保管的会计档案，必须保持财务部门移交的原卷册3的封装，不得随意拆封；第十九条声像档案

（一）声像档案是公司所属各部门和个人在行政职责或从事生产、经营活动中形成的具有保存价值的照片（包括底片、反转片）、录音带、录像带等特殊载体材料，以声像为主并辅以文字说明的历史记录

（二）声像档案主要接收党群部、办公室等部门移交的具有保存价值的特殊载体材料

（三）声像档案按照问题分类，根据企业每年形成的声像材料比较少，声像档案分为生产、非生产两大类，按年度问题一一流水号编号排列

（四）归档的声像材料必须是原版、原件，声像清晰完整声像材料由摄录人员按要求整理后交档案部门归档，任何人不得私自留存

（五）摄录人员应按下列要求整理首先将形成的声像材料按不同载体分开，机密性和一般性

1.分开，不同保管期限分开；.照片要求万像素以上，对反映同一内容的若干张照片，2800应选择其主要照片归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点；.声像材料必须说明事情的发生时间、地点、人物、事件、3摄录人；.单张照片的说明，横画面照片在照片正下方书写，竖画面4照片在照片右侧书写总说明在第一张照片的上方书写大照片和说明可另纸书写，一同保存.照片固定在芯面上面（装订线右侧），案卷内的芯页数520页为一组卷，并填写卷内目录照片题名应简洁准确反映案〜30卷内容，名称一般不超过字卷宗内备考表与文书档案相同，50放在案卷的最后一页

（六）照片档案的整理.照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、1有利于提供利用的原则；.照片档案的分类按年度一问题一保管期限进行分类；

2.照片的排列按问题结合时间、重要程度等进行排列；

3.照片的编号采用格式年度一册号一张号4年度照片形成年度；册号年度内照片册的排列从开始的顺序编号“1”张号照片在册内的排列从开始的顺序编号“1”.照片的文字说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、5作者（摄制者）等，准确揭示照片的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全，时间用阿拉伯数字表示

（七）声像档案的保管.声像档案的保管分为日常保管和入库保管其中日常保1管由拍摄当事人完成，按照一年为期限，待整理后交档案室入库保管声像档案库应保持℃℃相对湿度应保持

2.15-20,35%-45%声像档案应立放，磁带库必须避开奥斯特以上的磁场，磁带盒30与盒的间距不小于3111n

1.对声像档案库，要半年检查一次

3.归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清4洗、消磁和涂改第二十条实物档案

（一）实物档案指各单位在各项活动中直接形成的具有保存价值的以实物为载体的历史记录包括奖状、奖旗、证书、奖杯等

（二）实物档案主要接收各部门获市级以上的荣誉载体

（三）实物档案的整理.由于实物档案数量较少，一般不装订成卷，而是以件1为保管单位，依照形成时间顺序进行流水登记；.实物档案编制文字说明，文字说明包括赠送（颁发）单位，2接受单位，赠送（颁发）时间，原由

（四）实物档案保管.实物档案保管方式可分为陈列、保存两种方式具有陈列1价值的实物档案，经档案部门同意，登记编目后可进行陈列其他的实物档案移交档案部门保管；.由于实物档案载体的特殊性，与纸质档案分库保管、分别2管理

（五）实物档案的保管期限分为永久、长期、短期三种第二十一条电子档案

（一）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软硬件说明

（二）电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据

（三）电子文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上

（四）归档前由文件形成单位对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案部门

（五）电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素

（六）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成写操作的状态

（七）归档电子文件以件为单位整理，并编制机读目录和纸质目录（）归档电子档案的保管除应符合纸质档案的要求外,还应A符合下列条件归档载体应作防写处理避免擦、划、触摸记录涂层

1..单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压

2.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离环境3温度选定范围（；相对湿度选定范围172-2TC35%-45%

（九）利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内，未经批准任何单位或个人不允许擅自复制电子文件

（十）档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计第五章档案的鉴定与销毁第二十二条科技档案鉴定，一般五年进行一次，文书、会计档案，声像档案保管期限满进行鉴定第二十三条鉴定领导小组，由分管档案工作领导及相第二十四条鉴定工作结束后，由鉴定领导小组组长组关部门领导共同组成织编写工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经办公室批准后方可销毁第二十五条.鉴定财务档案时，对未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务后再进行鉴定销毁，对工程项目在建时的财务档案不得销毁，待工程竣工后，经鉴定确无保存价值时再行销毁第二十六条,销毁档案，应由分管档案领导指定人员与有关部门共同监销，防止档案丢失或泄密，监销人要在销毁清册上签字第六章档案更改、借阅管理第二十七条已完成归档的档案如发生错误需要更改替换原件的由归档人填写《档案资料更改申请单》（见附表134046-

04.

12.03-A01-JL02）0第二十八条档案的提供利用工作必须在迅速准确、安全保密的原则下进行，档案管理人员本着一切为了公司的发展，为了提高生产工作效率，积极主动地为利用者提供档案第二十九条本厂职工只可在紫光系统中查阅与本职工作相关的档案查阅其它文件必须紫光系统中填写审批借阅单重要档案原件借阅，须经档案部门主管领导批准，并填写《档案资料原件借阅申请单》（见附表134046-

04.

12.03-A01-JL03）o第三十条借阅档案者必须爱护和妥善保管档案，确保其安全完整，严禁折叠、剪裁、抽页、涂改、勾画、力口注、划线、拆散、损坏及丢失第三十一条公司档案不外借，若外单位因工作需要查阅摘录本厂档案，需对口部门人员介绍办理并执行本公司的审批程序第三十二条上级部门及与本公司有关的审计、监察、监事会等单位查阅档案须经接待部门领导或办公室领导批准，由接待部门人员办理查阅手续，如需借出或复印须经档案主管领导批准，由接待部门人员办理借阅手续第三十三条地形图、土地征用类档案只有在涉及公司法律诉讼需要凭证作用时方可借出，否则不准借出，无关人员不得查阅第三十四条查阅厂党委会议记录、纪要和纪检、监察机密档案，须经党委、纪委主要领导批准，并在档案室内由档案人员监护下查阅指定范围第三十五条.财务档案不外借，除个人工资档案外，公司的其它财务档案只有财务、审计监察部门有权调阅，其它人员及外单位人员确需调阅时，需经财务主管领导批准方可调阅第三十六条文书、声像档案借出一般不得超过七天；科技档案一般不超过天；30第三十七条标准、技术手册类图书只许在档案室阅览,技术图书一次限借二本，借期二个月第三十八条借用档案者在节假日、因公外出、工作变动及离退休时，必须归还档案，如因没归还档案影响工作正常进展甚至造成严重后果的，由借用档案者负责第七章库房管理.第三十九条坚持“以防为主，防治结合”的原则，对档案库房进行科学管理，消除影响档案安全的各种因素，最大限度地延长档第四十条档案库房的温度应控制在之间，日14-24C案寿命变化幅度不超过，相对湿度应控制在日变化幅度±245%-60%,不超过±5%档案库房应做到防火，防盗、防光，防尘,U!防潮，防高温，防有害气体，应配备温、湿度调节记录仪表,并根据气候进行温、湿度调节第四十二条库房内应定期投放防虫，防鼠药物，并定第四十三条库房内不得放置与档案无关的物品第四十四条库房与办公室、查阅室严格分开，档案采期检查及更换失效药物取分库保管第四十五条档案工作人员必须掌握各类档案的库存第八章档案的统计第四十六条档案部门建立统计台帐，对档案的收进、量和管理状况，做好档案统计工作，以便更好地提供利用移交、保管、整理、鉴定、利用情况、机构人员经费、设备等情况以数字形式进行统计第四十七条定期向上级档案主管机关上报档案工作基本情况统计表第九章档案的安全保密第四十八条档案室是重要文件材料的汇集地，要加强各项安全措施，做好“七防”，保证档案绝对安全十九条档案人员要执行《保密法》，维护档案的安全和完整，防止档案丢失和泄密鉴定、清理、销毁工作

（四）负责开展档案的利用工作

（五）负责档案的“八防”工作，负责库房环境监督和管理第六条公司各部门.

（一）负责专业资料收集、整理、归档工作在要求时间内向档案室移交，并对其真实性、可靠性、完整性负责

（二）各专业人员监督、指导各参建单位将归档资料按要求整理立卷后，在要求时间内向档案室移交，并对其真实性、可靠性、完整性负责第七条鉴定领导小组第三章归档范围、归档时间及归档要求负责档案鉴定销毁工作的组织领导和审批工作第八条科技档案归档范围详见《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（）DL/T241-2012o第九条声像档案归档范围

（一）反映公司重大工作成果的声像资料

（二）国家领导人视察、国家电力投资集团公司及行业主管单位、地方政府领导调研等重大活动的声像资料

（三）本公司组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料

（四）其它具有保存价值的声像资料第五十条凡需查阅机密级档案，原则上要在档案室查阅，特殊情况需要借出，应经主管领导批准，并办理登记手续，阅毕限时归还第五十一条对造成失密、泄密的部门和个人，应追究其责任，并视其情节轻重，按照保密条例，给予必要的处分第五十二条.定期进行保密文件的档案的清查工作，当发现丢失现象及时向领导报告，采取有效措施处理第五十三条.保密档案材料的管理和利用，密级的划定、变更和解密，必须按照国家有关保密制度和规定办理第十章报告和记录第五十四条执行本制度形成的报告和记录清单及表样见附件1第十一章附则第五十五条本规定由办公室负责解释第五十六条本规定自发布日起施行第五十七条支持性文件

（一）科学技术档案案卷构成的一GB/T11822-2008般要求

（二）鉴定火电建设项目文件收集及DL/T241-2012档案整理规范

（三）归档文件整理规则DA/T22-2015

（四）电力工程竣工图文件编制规DL/T5229-2016定

（五）火电建设项目文件收集及档案整理规范DL/T241-2012

（六）电力工程竣工图文件编制规定DL/T5229-2016

（七）数码照片归档与管理规范DA/T50-2014（）录音录像档案管理规范A DA/T78-2019

（九）企业档案工作规范DA/T42-2009

（十）技术制图复制图的折叠方法GB/T

10609.3-2009

（一）建设工程文件归档规范H GB/T50328-2014

（十二）纸质档案数字化规范DA/T31-2017

（十三）第号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》10

（十四）《上级公司档案管理办法》

（十五）《档案法》附件.报告与记录清单及表格样式

1.档案管理流程2附件1报告与记录清单保存形式纸序号记录编号名称填写部门保存地点保存期限质/电子134046-

04.

12.03-A01报告与记录清单办公室办公室3年纸质1-JL01档案资料原件借阅申请单134046-

04.

12.03-A02各部门办公室5年纸质1-JL02134046-

04.

12.03-A0档案资料更改申请单3各部门办公室5年纸质1-JL03紫光档案系统4档案移交单各部门永久纸质1-JL04档案资料原件借阅申请单申请部门使用时间档案名称使用事由申请部门经办人部门负责人年月日办公室审核意部门负责人见年月日主管领导审核总经理意见年月日档案资料更改申请单申请部门更改时间更改的档案资料名称及具体内容更改事由申请部门经办人部门负责人年月日主管领导审核意副总经理见年月日办公室审核部门负责人意见年月日附件2134046-

04.

12.03-A01-LC01档案原件借阅流程档案归档工作流程本部档案归档工作流程办公室各部门01下发本部档案归档通知02文件材料整理预立卷03检查指导04,全面收集整理并录入条目信息，生成移交目录初步审核06问题整改完毕确认签字7▼部门主任审批移交清单及实物并签字08▼接收档案确认签字档案鉴定销毁流程第十条归档时间

（一）文书档案归档时间办公室文书及各部门将上级下发的管理性文件材料，在翌年三月末将归档的文件材料组成卷，由各部门负责人审定整理后，移交档案室存档

（二）科技档案归档时间运行分场将值长调电考核记录簿等机组运行过程中形成的

1.生产档案，在第二年的一月立卷归档；课题组人员在科研课题发布后，十五日内将科研档案整理

2.立卷，移交档案室存档；.招投标文件在职能部室取得中标通知书后，一个月内由职3能部室整理后统一归档；.小型技改项目、小型基建项目档案在工程结束一个月后，4由专业负责人整理立卷归档；.设备档案开箱后，专业负责人整理一个月内归档；

5.技术改造、大修记录在改造后及大修后十五天之内,由项目6责任单位的档案联络员整理后归档；大型技术改造项目在项目竣工后一个月内由项目施工负责

7.单位整理后移交归档；合同及审批文件在合同签订后一个月内由签订人员

8.整理归档

（三）财务档案的归档时间，财务部根据其专业的特殊性，当年的财务档案由财务部门保存两年后，在第三年的六月前由档案形成部门整理立卷归档

（四）实物档案随时归档

（五）声像档案材料每年年末由形成部门集中整理归档第十一条归档要求

（一）归档的文件材料应齐全、完整，准确地反映企业生产、基建、科研和经营管理等各项活动做到内容真实、层次分明、图物相符，技术数据准确可靠符合其形成规律和历史过程，签字手续完备

（二）材料要按照《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（）进行分类、组卷案卷封面、卷内目录、备考表DL/T241-2012按国家标准进行填写和装订卷内文件材料按照文件内容主次程度，时间顺序排列打印页号封面填写准确，清楚，题名一般不超过字50

（三）文件材料书写（包括各种记录）一律采用兰黑、碳素墨水书写，做到字迹工整，图面清晰，无任何金属物,纸质优良

（四）设备开箱文件材料与协议、合同型号不符或数量不足时，供货单位和订货单位在验收单上注明补齐时间、内容（时间十五天）否则，不予签收

（五）企业各部门形成的文件材料（含声像档案，电力生产档案），一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料适当增加归档份数基建、设备、科研档案应归档两份

（六）移交档案时，移交单位在正式移交前应对移交的文件材料录入档案紫光系统并扫描挂接电子版，打印移交目录，交接双方签字完备，各执一份第四章管理要求与整理规范第十二条配备适应档案工作需要的专职档案人员，保持档案机构和工作人员的相对稳定，档案管理人员应具备相应的专业技术和工作能力，政治上可靠，业务上合格第十三条员工调离原工作岗位，必须要由档案部门出具无拖欠资料证明，人事部门方可办理相关手续第十四条保证档案工作经费并列入本单位财务预算,保证档案工作的正常开展第十五条依据《档案法》的规定，坚持“三纳入”“四参加”“四同步”制度，把档案工作纳入本单位的发展规划和年度计划，为档案工作发展创造良好条件

（一）“三纳入”将档案工作纳入本单位工作计划和发展规划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制；

（二）“四参加”档案人员参加生产、项目招投标等重要会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加合同会签与工程项目付款会签；参加重要仪器、设备的开箱验收;

（三）“四同步”下达工程计划任务与提出技术文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步;验收项目工程、鉴定科研成果与验收档案同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步第十六条文书档案

（一）文书档案是指党、政、工、团等部门在企业政治、行政工作活动中形成的具有保存价值的文件材料包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资等管理性文件

（二）文书档案主要接收文书部门和各职能部室在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料

（三）归档文件的整理.整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联1系，区分不同价值，便于保管和利用；.归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本2与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件；归档文件应按件装订装订时，正本在前，定稿在后；正

3.文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后.归档文件按照归档文件整理规则，采用年度4DA/T22-2015一机构（问题）一保管期限方法进行分类.归档文件应依据分类方案和事件号顺序编制归档文件目录5第十七条科技档案

（一）科技档案是企业在生产、基建、科研、经营活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、光盘等各种形式载体的文件材料科技档案主要接收生产部门、基建部门、设计单位、制造单位的科技文件材料

（二）档案部门参加公司召开的生产、基建会议，以便了解生产改造、基建等项目，督促有关部门做好归档工作

（三）新购置的重要设备、仪器到货时，档案人员会同有关单位及时开箱验收生技部专业负责人保存资料，整理后交档案室，任何个人及单位不得私自留存

（四）凡是技术改造、科研成果鉴定、基建工程竣工签证验收单等将原始资料归档

（五）工程项目竣工后，所形成的竣工文件材料由施工单位整理立卷，生技部审查后，移交档案室归档

（六）设备大修、设备改造等技术文件材料由施工单位整理立卷，生技部审核后，移交档案室归档

（七）科研技术资料由形成部门整理后移交档案室归档科技档案的组卷方法A科技档案组卷原则组卷要遵循科技文件材料的形成

1.规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项

2.目里组卷.产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材3料按其结构或阶段等分别组卷引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷

4..一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；5采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图图号.产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材6料并单独组卷排列在原产品案卷之后.设备维修中形成的科技文件材料单独组卷外购设备中的7随机文件可以单独组卷九科技档案组卷要求文字材料组卷完整、准确、系统、签字手续完备，字迹工

1.整幅面规格一律为；297nlmX210mm图纸组卷必须折叠成制度尺寸，标题栏在

2.297mmX210mm图纸右下角；.竣工图纸要逐张加盖竣工图章，竣工图的编制执行国标3《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-2016

（十）卷内科技文件材料的排列.电力生产类材料按时间、专业排列；1科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成

2.果申报奖励和推广应用等时间阶段排列；.基建工程类档案按依据性材料、基础性材料、工程设计（含3初步设计、技术设计、施工设计）材料、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列；.设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收、设备4安装调试、随机文件材料、设备运行维修文件等排列.案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列

5.案卷内科技文件材料应文字在前，图样在后有译文的外6文资料译文在前，原文在后

（十一）案卷的编目案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面开始编写页号

1..单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写2的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号图样页号编写在标题栏外.成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的,原目3录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一。