山东热电公司会议管理规定

山东热电公司会议管理规定第一章总则第一条目的为加强山东热电公司及（以下简称公司）各类会议管理流程，加强计划、过程和记录管理，保证质量、提高效率，制定本规定.第二条适用范围本制度适用于山东热电公司及第三条术语与定义会议相关的文件和记录要按统一规则进行编码第二章管理职责第四条依据管理职责,明确会议审批部门和运行管理部门，安排专门的技术人员,保障会议系统管理工作的顺利进行

（一）办公室是会议系统的职能管理部门，办公室为公司会议管理归口部门，负责年度会议计划和预算编制工作，负责会议策划方案的审核工作，负责会议通知的审核和发布工作，负责会议系统应用的审核工作，负责做好视频会议室的管理及视频会议的组织协调工作；

（二）生产技术部是会议系统的技术管理部门，统筹管理、组织协调会议系统的建设和维护负责向上级公司提出对公司会议系统的优化与技术改造建议，协调设备供应商依第十一章议定事项落实第三十八条主办部门负责对各项会议中议定的事项和部署的任务进行传达和督办第三十九条公司各部门要及时贯彻落实有关精神，坚决执行各项决策部署，认真落实议定事项，按期保质完成任务第四十条办公室负责会议经费归口管理，按照规定严第十二章费用管理格进行经费的控制、管理和审核未经批准的费用不予报销经批准的费用出现超支，超支部分不予报销会议费用由主办部门负责在公务活动完成后一个月内按照本部费用报销相关管理办法完成报销第四十二条主办部门负责在各类会议完成后一个月第十三章归档内按照归档范围收集整理各项资料，完成电子归档主办部门责任人需将文件材料整理上传至办公系统，并做好策划方案、相关过程记录等已完结流程的关联设置，整理完成后通第四十三条各类文件材料的纸质归档按照公司档案过流程提交办公室审核确认相关管理办法执行第四十四条执行本制度形成的报告和记录清单及表样见附件lo第十四章报告和记录第十五章附则第四十五条本规定由公司办公室解释第四十六条本规定自发布之日起施行附件

1.报告和记录清单及表格样式

2.山东热电公司各类会议及召开时间34046-

04.

12.01-A01-JL01报告与记录清单保存形式纸序号记录编号名称填写部门保存地点保存期限质/电子34046-

04.

12.01-A011-JL01报告与记录清单办公室办公室长期纸质23456附件2山东热电公司各类会议及召开时间会议分类会议名称召开时间一般为周一下午召开，如遇特殊情况，可随时召开，具体时决策会议党委（扩大）会议间由党委书记确定一般为周一下午召开，如遇特殊情况，总经理可决定临时召决策会议总经理办公会议开会议工作会议年度（年中）工作会议在上级公司年度（年中）工作会议召开后择机召开月度工作会议（安全生产月每月召开一次，于每月第一周的周一上午9:00召开，遇有例行会议度工作会议）节假日或其他原因可顺延或适当调整每月召开一次，于每月第三周的周一上午9:00召开，遇有例行会议周工作会议节假日或其他原因可顺延或适当调整专题会议各类专题会研究专项工作时召开专业会议季度经济活动分析会议每季度召开一次，具体时间为

1、

4、

7、10月上旬专业会议月度业绩考核考评会议每月8日前召开每月20日前召开，如遇特殊情况，可由分管安全生产的副专业会议技术监督网络会议总经理或总工程师确定召开时间其他会议领导班子碰头会根据工作需要，在党委会议、总经理办公会议前召开据维护协议完成相应设备的巡检与维护，对公司会议系统的运行维护技术服务单位进行监管，并依据技术服务合同对其服务能力、服务水平和服务质量进行考核；

（三）中企时代公司是会议系统的运行维护技术服务单位负责公司会议系统整体运维、设备管理和会议调试及会议保障工作

（四）办公室是会议的服务部门，负责会议室和会议室物品的管理、日常维护、保洁工作，负责提供会议期间的服务第五条会议管理实行主办部门负责制，主办部门负责会议的策划、组织和实施工作，包括起草会议方案、会议通知、会议材料，负责会议的组织实施、会议记录、起草会议纪要、督办会议决定事项、通报考核等

（一）工作会议、例行会议和党委会议、总经理办公会议主办部门为办公室，专业会议主办部门为专业或责任归口部门，专题会议主办部门为责任归口或牵头部门；

（二）一级会议主办部门为办公室，二级、三级和四级会议主办部门为责任归口或牵头部门；

（三）检查调研会议主办部门为责任归口或牵头部门；

（四）外部会议主办部门为责任归口或牵头部门第三章会议管理原则第六条计划管理原则加强会议的计划管理，编制会议计划，报总经理办公会审定，并严格按计划组织实施第七条精简原则从严控制会议数量，精简各类会议原则上年初专业会议、工作部署性会议，会议时间不超过2小时需要现场召开的专题会、研讨会、座谈会，原则上不超过半天第八条规范原则组织召开会议必须严格执行会议管理程序，明确部门职责，严格执行有关标准第九条节俭原则从简办会，严格控制会议成本公司内部会议一律安排在公司会议室召开，不摆放鲜花、绿植、果盘等座谈会议原则上不印发纸质材料专题会、座谈会一律不设置会标和背景板需要安排就餐的一律安排在公司食堂统一用餐内部会议不允许以任何名义发放纪念品第四章会议分类与分级第十条公司会议主要包括决策会议、工作会议、例行会议、专业会议、专题会议、上级会议、检查调研会议、外部会议八类

（一）决策会议指为研究拟定、讨论决策以及贯彻执行公司重大决策和重要事项召开的会议主要包括党委会议、总经理办公会议；

（二）工作会议指公司为总结年度（半年）工作，安排部署下一阶段目标任务和重点工作，分析形势，研究讨论工作思路以及重要问题解决措施而召开的会议，主要包括党委（扩大）会议、年度工作会议、年中工作会议和部门主要负责人会议；

（三）例行会议指公司为掌握阶段性生产经营指标和重点工作进展情况及存在问题，安排部署下一阶段任务而召开的周期性会议，主要包括月度、周工作例会和领导班子碰头会议；

（四）专业会议指公司为进行专业管理而召开的常规会议和专业、专项领导小组会议和为贯彻落实集团公司及上级公司决策部署，研究安排本专业系统阶段性重点工作而召开的会议如经济活动分析会议等；

（五）专题会议指为研究、解决、协调和处理具体问题或专项任务而召开的会议；

（六）上级会议指由集团公司或上级公司组织，公司参加的各类会议；

（七）检查调研会议指集团公司或上级公司组织到公司进行各类专业或专项检查和调研时召开的会议；

（八）外部会议指由外部机构组织，公司参加的各类会议；第十一条公司会议按照参加范围的不同分为四级

（一）一级会议为公司总经理、党委书记主持或出席的会议;

（二）二级会议为公司党委委员、副总经理、专家、总监、副总师主持或出席的会议；

（三）三级会议为公司部门代表公司主持或组织，涉及相关部门和外委单位参加的会议；

（四）四级会议为部门内部的会议第五章年度会议计划第十二条公司各部门每年11月份制定本部门下年度会议计划，列入计划的会议主要包括决策会议、工作会议、例行会议和一级、二级专业会议，以及产生费用的三级和四级会议内容主要包括会议名称、时间、参加范围及人数以及会议预算等第十三条办公室负责年度会议计划的汇总、统筹和平衡，制定公司下一年度会议计划，经公司主要领导批准后执行第十四条决策会议由主办部门根据实际工作进展以第六章决策会议议题议案形式，报送相应决策会议的主持人最终确定第十五条决策事项议案内容应包括请示事项主要背景、过程及进展，详细分析和汇报内容，提请决策的事项还应提出该事项的建议第十六条决策事项的审批流程主要包括主办部门（提案部门）拟稿，部门审批，相关部门（列席部门）会签，分管领导审签，主要领导审批等环节其中报送主要领导审批环节中由总经理办公会决策的事项应先报总经理确定由党委会决策的事项应报党委书记确定第十七条办公室负责对决策会议中党委会和总经理办公会的议题进行汇总和跟踪管理，根据实际情况及时协调安排决策会议，并将决策的结果和要求及时反馈至有关部门，确保决策体系有效运转第七章策划方案第十八条大中型会议（50人以上参加）必须明确主办部门主办部门负责起草会议方案第十九条策划方案内容主要包括名称、背景、目标、时间、地点、参加人员、议程等主要内容，以及材料清单、预算清单和工作任务分解等筹备工作内容第二十条策划方案审批流程主要包括拟稿、部门审批、相关部门会签、办公室审核、公司领导审批等环节第八章组织与筹备第二十一条主办部门负责会议的组织和筹备工作，并协调各项准备工作的落实，主要包括会议通知、文件材料和服务等第二十二条会议通知由主办部门起草，通过办公系统发布各类各级会议均需发布会议通知，作为公司日程管理、报销管理、档案管理的依据在公司进行召开的会议应至少提前3个工作日发布通知，在公司外进行的会议应至少提前5个工作日发布通知会议通知主要内容包括名称、时间、地点、参加、列席、议程、说明和要求以及相关附件等审批流程主要包括拟稿、部门审批、相关部门会签、办公室审核、公司领导审批等环节第二十三条文件材料由主办部门负责落实、收集和汇总，各相关责任部门负责本部门相关材料的起草需要参加领导、部门或单位提前阅研的材料应至少提前2个工作日将材料发送至相关人员公司领导的讲话稿由主办部门负责起草涉及企业商密的材料要按保密要求进行严格控制，纸质文件受控分发并及时回第二十四条主办部门负责会议的会务工作，其他相关收，电子文件尽量减少复制并及时删除部门应予以配合；会议室由办公室统一管理，各部门使用会议室，应按本规定相关要求向办公室预约；参会人员要自觉遵守会议纪律，因故不能参加会议的，要履行请假手续第二十五条大型会议或有外部人员参加的会议，主持人应在活动开始前作安全提示第二十六条根据《上级公司本部公务管理办法》要求,在参加会议期间一律禁止饮酒或含酒精的饮料，禁止私自携带酒或含酒精的饮料第九章会议要求第二十七条出席会议人员要严格遵守会议时间，提前5分钟进入会场参加会议第二十八条参加会议人员着装统一为公司工装第二十九条.参加会议人员要自带笔记本，做好会议记录第三十条会议期间与会人员要将手机调至静音状态禁止在会议室内接打电话第三十一条.参加会议人员要遵守保密纪律，保管好涉密会议材料，严格执行会议保密制度第十章过程记录第三十二条会议过程记录主要包括会议记录、会议纪要、会议备忘决策会议须起草会议记录和会议纪要；专题会议须起草会议纪要；检查和调研须起草会议备忘；外部会议须起草外部会议备忘工作会议、例行会议和专业会议根据实际情况和主持人的要求起草相关过程记录过程记录原则在会议结束后10个工作日内完成起草、审批和发布第三十三条会议的记录工作由主办部门负责其中决策会议的记录须准确记录全部与会人员的所有意见和建议，根据会议要求经相关人员审签后存档其他各类会议的记录第三十四条会议纪要、会议备忘、外部会议备忘由主工作根据实际需要执行办部门负责起草并按流程审批发布会议纪要和会议备忘内容主要包括名称、时间、地点、主持、参加人员、议程、主要内容和议定事项及其责任领导和部门、附件等检查调研会议备忘内容主要包括名称、时间、地点、参加人员、主要日程及内容、检查调研情况和有关建议等外部公务备忘内容主要包括名称、时间、地点、参加人员、主要议程及内容、有关建议等第三十五条党委会议纪要由办公室指定专人进行整理，由党委书记签发；总经理办公会纪要、工作例会纪要由办公室指定专人进行整理，由总经理签发；专题会议纪要、专业会议纪要由会议主办部门负责人指定专人进行整理，由会议主持人签发原则上在会后2天内形成会议纪要并下发第三十六条各类会议中公司领导，党委委员、副总经理、专家、总监、副总师的讲话、相关专题发言材料、专业或专项通报等需要对系统内发布的内容均以内部情况通报形式发布（应以正式公文形式发布的内容除外）内部情况通报由主办部门负责整理并按流程审批发布第三十七条会议过程记录的审批流程主要包括拟稿、部门审批、相关部门会签、公司领导审批、分发等环节。